Приложение N 2. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью города Заречного Пензенской области

Приложение N 2
к постановлению
Администрации города Заречного
Пензенской области
от 27.11.2024 N 1990

Функциональная структура системы управления проектной деятельностью города Заречного Пензенской области

1. Постоянные органы управления проектной деятельностью

1.1. Проектный комитет:

1.1.1. Координация и формирование портфеля проектов:

- Координирует подготовку предложений и формирует портфель приоритетных проектов (программ), включая оценку их реализации.

- Рассматривает проектные предложения, одобряет, отклоняет или отправляет на доработку.

- Утверждает паспорта проектов и принимает решения о начале их реализации, включая значимые промежуточные результаты и завершение проектов.

1.1.2. Планирование и контроль:

- Утверждает сводные планы проектов и вносит в них изменения.

- Принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов проектов.

- Рассматривает информацию о ходе реализации проектов и координирует деятельность исполнительных органов.

1.1.3. Взаимодействие и информационная поддержка:

- Запрашивает материалы и информацию по вопросам реализации проектов.

- Заслушивает руководителя городского проектного офиса и представителей органов местного самоуправления.

- Одобряет отчеты о реализации проектов.

1.1.4. Оценка и развитие персонала:

- Устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проектов, оценивает их эффективность.

- Назначает кураторов и руководителей проектов.

- Координирует развитие и применение системы стимулирования муниципальных служащих.

1.1.5. Стратегическое развитие и инновации:

- Принимает решения о реализации проектов в режиме эксперимента.

- Определяет порядок осуществления внешнего управления проектами.

- Рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и информационных технологий.

1.1.6. Проектный комитет несет ответственность за:

- Обеспечение соответствия проектов стратегическим целям города.

- Утверждение ключевых решений по проектам на всех этапах их жизненного цикла.

- Контроль за реализацией проектов и достижением установленных целей.

- Регулярное внесение изменений и улучшений в проектные процессы.

1.1.7. Общие положения:

- Осуществляет иные функции, возложенные на Проектный комитет в соответствии с муниципальными правовыми актами.

1.1.8. Структура и функционирование Проектного комитета

1.1.8.1. Руководителем Проектного комитета является Глава города Заречного Пензенской области.

1.1.8.2. Проектный комитет формируется Главой города Заречного Пензенской области на постоянной основе для реализации всех приоритетных проектов (программ).

1.1.8.3. Подготовку и организацию проведения заседаний Проектного комитета осуществляет ответственный секретарь Проектного комитета.

1.1.8.4. Решение о проведении заседания Проектного комитета принимается его руководителем. Заседание комитета считается правомочным, если на нем присутствуют более половины его членов.

1.1.8.5. Решения Проектного комитета принимаются простым большинством голосов. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего.

1.1.8.6. Решения оформляются протоколом, который подписывается председательствующим. Протоколы рассылаются членам комитета и заинтересованным сторонам в течение 2 рабочих дней после подписания.

1.1.8.7. Решения вступают в силу по истечении 3 рабочих дней с даты подписания протокола.

1.1.8.8. Решения Проектного комитета обязательны для исполнения исполнительными органами местного самоуправления.

1.2. Городской проектный офис:

1.2.1. Формирование и ведение портфеля проектов (программ):

- Обеспечивает формирование и ведение портфеля проектов (программ).

- Готовит и согласовывает предложения по параметрам и приоритетам для формирования портфеля.

- Готовит, согласовывает проектные предложения, паспорта и сводные планы.

1.2.2. Координация и согласование в проектной деятельности:

- Согласовывает кандидатуры руководителей, администраторов и кураторов приоритетных и ведомственных проектов (программ) на утверждение.

- Координирует деятельность Проектного комитета и внедрение передовых методов проектного управления и информационных технологий.

1.2.3. Мониторинг и анализ проектной деятельности:

- Обеспечивает мониторинг проектов (программ), анализ их рисков и функционирования системы управления проектной деятельностью.

- Оказывает содействие в организации мониторинга проектов и проведении оценки.

1.2.4. Методическое и консультационное сопровождение:

- Обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности, включая разработку типовых форм, планов, шаблонов, проектов.

- Оказывает экспертную и консультационную поддержку в управлении проектами, в том числе при разрешении сложных ситуаций.

1.2.5. Развитие проектного управления и профессиональных компетенций:

- Координирует работу по накоплению опыта, развитию профессиональных компетенций и систематизацию опыта проектного управления.

- Готовит рекомендации по подготовке кадров в сфере проектного управления и ведет научную, экспертную и образовательную деятельность по развитию управления проектами.

1.2.6. Подготовка и согласование нормативных документов:

- Согласовывает проекты муниципальных правовых актов и участвует в подготовке проектов муниципальных правовых актов в целях совершенствования проектного управления.

1.2.7. Иные функции по усмотрению организации:

- Выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами.

2. Временные органы управления проектной деятельностью

2.1. Куратор

2.1.1. Оказывает содействие успешной реализации проекта (программы).

2.1.2. Согласовывает общие подходы к реализации проекта (программы).

2.1.3. Согласовывает кандидатуру руководителя проекта (программы).

2.1.4. Назначает администратора и руководителей рабочих органов проекта (программы).

2.1.5. Выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами.

2.1.6. Куратор назначается руководителем Проектного комитета из числа заместителей Главы Администрации города Заречного Пензенской области.

2.1.7. Куратор может назначаться по одному или нескольким проектам (программам).

2.1.8. Куратор инициирует согласование и утверждение проектов муниципальных правовых актов.

2.2. Функциональный заказчик

2.2.1. Определяет основные требования к результатам проекта (программы).

2.2.2. Обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов проекта (программы).

2.2.3. Участвует в работе городского проектного офиса.

2.2.4. Участвует в проведении мониторинга и оценки проектов (программ).

2.2.5. Выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами.

2.2.6. Функциональный заказчик назначается Проектным комитетом из числа исполнительных органов местного самоуправления, наиболее заинтересованных в результатах проекта (программы).

2.3. Руководитель проекта (программы)

2.3.1. Осуществляет оперативное управление реализацией проекта (программы).

2.3.2. Руководит рабочими органами проекта (программы).

2.3.3. Обеспечивает разработку и актуализацию сводного и рабочего планов проекта (программы).

2.3.4. Обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта (программы).

2.3.5. Согласовывает кандидатуры руководителей входящих в программу проектов и рабочих органов.

2.3.6. Выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами.

2.3.7. Руководитель программы может выступать в качестве функционального заказчика в отношении входящих в программу проектов.

2.4. Администратор проекта (программы)

2.4.1. Осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта (программы).

2.4.2. Обеспечивает ведение мониторинга и формирование отчетности по проекту (программе).

2.4.3. Учитывает методические рекомендации по организации проектной деятельности.

2.4.4. Выполняет иные функции, предусмотренные муниципальными правовыми актами.

2.4.5. Функции администратора могут возлагаться на городской проектный офис, иные организации или участников приоритетного проекта (программы).

2.5. Рабочие органы проекта (программы)

2.5.1. Рабочие органы и участники проекта обеспечивают выполнение работ в соответствии с планами и указаниями руководителя проекта (программы).

2.5.2. Решение о привлечении работников в проект принимается руководителем проекта и руководителем структурного подразделения.

2.5.3. Руководители структурных подразделений несут ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников.

2.6. Временные органы управления проектной деятельностью обязаны ежемесячно представлять отчеты о ходе реализации проектов и достигнутых результатах на заседаниях Проектного комитета

3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью

3.1. Эксперт и экспертная группа

3.1.1. Эксперт определяется, а экспертная группа формируется для внешнего экспертного сопровождения реализации приоритетного проекта (программы).

3.1.2. Эксперт и экспертная группа оказывают содействие руководителю проекта (программы) в разработке эффективных путей достижения целей и результатов проекта (программы), мер реагирования на риски и открывшиеся возможности, а также в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта (программы).

3.1.3. Эксперт и экспертная группа готовят заключения о сводном плане проекта (программы) и представляют Проектному комитету и руководителю проекта (программы) предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта (программы).

4. Порядок взаимодействия органов управления проектной деятельностью

4.1. Взаимодействие между органами управления проектной деятельностью

4.1.1. Постоянные, временные и обеспечивающие органы управления проектной деятельностью взаимодействуют на основании настоящего Положения, регламентов и иных муниципальных правовых актов.

4.2. Информационное взаимодействие

4.2.1. Вся информация, необходимая для реализации проектов и принятия решений, будет передаваться через автоматизированную информационную систему (АИС) после ее закупки и внедрения. До момента внедрения АИС информация передается с использованием существующих средств коммуникации.

4.3. Совещания и заседания

4.3.1. Совещания и заседания проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц для обеспечения оперативного управления проектами и координации деятельности всех участников.

4.4. Отчетность и мониторинг

4.4.1. Руководители проектов ежемесячно представляют отчеты о ходе реализации проектов в городской проектный офис.

4.4.2. Городской проектный офис ежеквартально представляет сводные отчеты в Проектный комитет.

4.4.3. Периодический мониторинг системы мотивации участников проектной деятельности проводится ежеквартально и ежегодно.

4.5. Разрешение споров

4.5.1. Споры, связанные с реализацией проектов, рассматриваются городским проектным офисом. При необходимости споры передаются на рассмотрение Проектного комитета.

4.5.2. Споры передаются на рассмотрение Проектного комитета в течение 5 рабочих дней после получения письменного уведомления о споре.

4.5.3. Решения Проектного комитета по разрешению споров принимаются в течение 10 рабочих дней и являются окончательными.

5. Заключительные положения

5.1. Актуализация и пересмотр функциональной структуры

5.1.1. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью пересматривается и актуализируется не реже одного раза в три года.

5.2. Инициатива пересмотра

5.2.1. Инициатива пересмотра функциональной структуры может исходить от любого участника проектной деятельности, руководства Администрации города или Проектного комитета.

5.3. Внесение изменений

5.3.1. Изменения в функциональную структуру вносятся на основании предложений и замечаний, собранных Проектным офисом, и утверждаются постановлением Администрации города Заречного.

5.4. Взаимодействие с внешними организациями

5.4.1. Для реализации проектов могут привлекаться внешние организации на договорной основе с учетом требований к конфиденциальности и безопасности информации.

5.5. Обучение и повышение квалификации

5.5.1. Все участники проектной деятельности обязаны регулярно проходить обучение и повышение квалификации, организуемое городским проектным офисом.

5.6. Документирование и архивирование

5.6.1. Все документы по проектам должны быть утверждены до их применения и своевременно обновляться. Документы хранятся в течение установленных сроков и должны быть восстановимыми при необходимости.

5.7. Оценка эффективности проектной деятельности

5.7.1. Оценка эффективности проектной деятельности проводится регулярно и включает анализ достигнутых результатов, оценку экономической эффективности и удовлетворенности заинтересованных сторон.

5.8. Заключительные мероприятия

5.8.1. По завершении проекта проводится итоговая оценка, включающая анализ достигнутых целей и результатов, оценку соблюдения сроков и бюджета, оценку эффективности управления проектом. Итоговая оценка обсуждается на заседании Проектного комитета, и на её основе принимаются решения о необходимости внедрения изменений в процесс управления проектами.