Приложение N 2. Регламент коллегии Министерства труда, социальной защиты и демографии Пензенской области

Приложение N 2
к приказу
Министерства труда, социальной защиты
и демографии Пензенской области
от 13 мая 2013 г. N 142-ОС

Регламент коллегии
Министерства труда, социальной защиты и демографии Пензенской области

1. Планирование работы коллегии

1.1. План работы коллегии формируется на год и включает перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и ответственных за подготовку вопроса.

1.2. Заседания коллегии проводятся по утверждённому плану, как правило, в четверг, не реже одного раза в квартал и не чаще 1 раза в месяц.

1.3. План работы коллегии формируется по предложениям заместителей Министра, членов коллегии, руководителей структурных подразделений Министерства (далее - инициатор), руководителей учреждений, подведомственных Министерству, которые передаются секретарями коллегии (по направлениям) в отдел организационно-информационной работы и делопроизводства до 15 ноября года, предшествующего планируемому и содержат:

1.3.1. формулировку вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения;

1.3.2. фамилию, имя, отчество руководителя структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку вопроса (далее - ответственный исполнитель);

1.3.3. дату рассмотрения вопроса на заседании коллегии.

1.4. Инициатор вносимого на рассмотрение коллегии вопроса предварительно согласовывает его с заместителем Министра, заместителем Министра - начальником управления, курирующим данное направление работы.

1.5. Предложения о проведении совместных заседаний коллегии предварительно согласовываются инициатором с руководителями соответствующих органов государственной власти Пензенской области.

1.6. На основе предложений лиц, указанных в пунктах 1.3. и 1.5. настоящего Регламента, отдел организационно-информационной работы и делопроизводства формирует проект плана работы коллегии, который до 18 ноября года, предшествующего планируемому, передаётся на утверждение председателю коллегии.

1.7. Утверждённый план работы коллегии включается в план работы Министерства на год, а также в течение двух рабочих дней рассылается отделом организационно-информационной работы и делопроизводства членам коллегии и руководителям структурных подразделений Министерства, указанным в плане.

1.8. Решение об изменении утверждённого плана работы коллегии в части формулировки рассматриваемого вопроса, переноса срока его рассмотрения либо снятия с обсуждения принимается председателем коллегии по письменному предложению ответственного исполнителя, согласованного с заинтересованными лицами. Копия решения, принятого председателем коллегии, незамедлительно передаётся в отдел организационно-информационной работы и делопроизводства.

1.9. Предложения о включении в повестку дня очередного заседания коллегии дополнительных вопросов, письменно согласованные с председателем коллегии, направляются инициатором в отдел организационно-информационной работы и делопроизводства не позднее, чем за месяц до предполагаемого срока проведения заседания коллегии, если иное не установлено резолюцией председателя коллегии. Подготовка необходимых материалов в этих случаях осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

2. Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии

2.1. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседании коллегии включает глубокий и всесторонний анализ проблем в области обеспечения занятости, труда и социальной защиты населения, демографической политики, оценку эффективности ранее принятых управленческих решений и мероприятий по их реализации, выявление недостатков и причин их порождающих, разработку предложений, направленных на улучшение положения дел и прогноз результатов от их реализации. В необходимых случаях организуется предварительная проверка подведомственных учреждений Министерства по рассматриваемым на коллегии вопросам.

2.2. Перечень материалов, подготавливаемых к заседанию коллегии:

2.2.1. повестка заседания коллегии (готовит отдел организационно-информационной работы и делопроизводства по предложениям секретарей коллегии (по направлениям));

2.2.2. порядок проведения заседания коллегии (готовит отдел организационно-информационной работы и делопроизводства);

2.2.3. доклад по вопросу, внесённому на обсуждение коллегии (готовит ответственный исполнитель);

2.2.4. проект решения коллегии (готовит ответственный исполнитель);

2.2.5. список лиц, выступающих на заседании коллегии (готовит секретарь коллегии (по направлению));

2.2.6. список лиц, приглашённых на заседание коллегии (готовит секретарь коллегии (по направлению));

2.3. Ответственность за подготовку материалов к заседанию коллегии возлагается на заместителя Министра (по соответствующему направлению работы), во время его отсутствия - на руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства. В отдельных случаях для подготовки материалов к заседаниям коллегии по указанию председателя коллегии могут создаваться рабочие группы. В состав рабочих групп, кроме членов коллегии, могут быть включены специалисты подведомственных учреждений, а также учёные, специалисты и работники иных исполнительных органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области (по согласованию).

2.4. Ответственный исполнитель не позднее, чем за пять дней до даты рассмотрения вопроса готовит, согласовывает (в порядке, предусмотренном пунктом 3.1.3. настоящего Регламента) и представляет секретарю коллегии доклад и проект решения коллегии.

2.5. Персональная ответственность за качество подготавливаемых (дорабатываемых) материалов коллегии, достоверность содержащихся в них сведений и соблюдение сроков представления материалов возлагается на руководителя структурного подразделения Министерства, определённого ответственным исполнителем, указанным в плане работы коллегии.

2.6. При представлении секретарю коллегии материалов, не соответствующих требованиям настоящего Регламента, либо при нарушении установленных сроков их представления, секретарь коллегии письменно информирует заместителя Министра по направлению работы о сложившейся ситуации.

2.7. Порядок подготовки материалов по вопросам, вносимым на рассмотрение совместных заседаний коллегий, устанавливается в каждом конкретном случае отдельно. Решения, принятые на совместных заседаниях коллегий, оформляются протоколом и, при необходимости, реализуются совместными приказами.

3. Требования, предъявляемые к оформлению материалов коллегии

3.1. Проект решения коллегии:

3.1.1. состоит из преамбулы и распорядительной части. В преамбуле в краткой форме излагается существо проблемы; в распорядительной части - принятые решения организационно-распорядительного характера с указанием сроков и лиц (подразделений), ответственных за их исполнение;

3.1.2. визируется ответственным исполнителем путём проставления реквизита "Виза" на оборотной стороне каждого листа подлинного (первого) экземпляра подписанного решения коллегии в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

3.1.3. согласовывается с:

а) заместителем Министра, курирующим данное направление работы;

б) заинтересованными руководителями структурных подразделений Министерства;

в) заинтересованными руководителями органов, учреждений и организаций (при необходимости).

3.2. Доклад:

3.2.1. содержит:

а) глубокое и объективное изложение существа вопроса, внесённого на обсуждение коллегии;

б) анализ соответствующих действующих нормативных правовых актов;

б) описание недостатков, существующих проблем и предложения по их решению;

г) оценки и выводы.

3.2.2. визируется ответственным исполнителем и заместителем Министра, курирующим данное направление работы.

3.3. Объём текста не должен превышать:

3.3.1. проекта решения коллегии - 4-х страниц печатного текста;

3.3.2. аналитической справки - 5-6 страниц печатного текста (без учёта таблиц, графиков, диаграмм).

4. Порядок ознакомления с материалами коллегии

4.1. Секретарь коллегии:

4.1.1. Не позднее, чем за пять календарных дней до даты проведения заседания коллегии готовит повестку заседания коллегии, которую вместе с другими материалами коллегии (список участников заседания коллегии, проект решения коллегии по обсуждаемым вопросам, доклад) представляет в отдел организационно-информационной работы и делопроизводства;

4.1.2. Не позднее, чем за два календарных дня до даты проведения заседания коллегии направляет материалы коллегии членам коллегии.

4.2. Отдел организационно-информационной работы и делопроизводства:

4.2.1. готовит общий порядок ведения заседания коллегии;

4.2.2. не позднее, чем за три календарных дня до даты проведения заседания коллегии представляет материалы коллегии председателю коллегии.

5. Порядок оформления заседаний коллегии

5.1. Заседание коллегии оформляется протоколом, который вместе с решением подписывается председателем и секретарем коллегии, как правило, в течение 5 дней со дня проведения заседания коллегии, в отдельных случаях - в установленный председателем коллегии срок.

5.2. Протокол заседания коллегии (далее - протокол):

5.2.1. включает порядковый номер, дату, место проведения заседания коллегии, должность, инициалы и фамилию председательствовавшего, секретаря коллегии, инициалы и фамилии присутствующих членов коллегии, инициалы и фамилии, должности участников заседания коллегии, рассмотренные вопросы, инициалы и фамилии докладчиков и выступавших лиц, принятые по рассмотренным вопросам решения;

5.2.2. подписывается председателем и секретарём коллегии;

5.2.3. протоколы и решения коллегии Министерства хранятся пять лет у секретаря коллегии, а затем передаются в архив для долговременного хранения.

5.3. Решение коллегии:

5.3.1. принимается на заседании коллегии;

5.3.2. председатель коллегии, при необходимости, может поручить ответственным за подготовку вопроса, доработать материал с учетом состоявшегося обсуждения. Окончательный срок для доработки решения коллегии устанавливается председателем коллегии.

5.3.3. направляется секретарём коллегии в течение трёх рабочих дней после подписания исполнителям, указанным в решении коллегии;

5.4 Проект решения, который в процессе обсуждения подвергся существенной переработке, визируется повторно в установленные председателем коллегии сроки.

5.5 Контроль за исполнением принятых на коллегии решений по обсуждаемым вопросам осуществляет лицо, на которое в решении возложена ответственность.

5.6. Контроль за ходом и сроками исполнения решений коллегии осуществляет отдел организационно-информационной работы и делопроизводства.

6. Обеспечение деятельности коллегии

6.1. Приглашение на заседание коллегии представителей Правительства Пензенской области, исполнительных органов государственной власти Пензенской области, руководителей органов местного самоуправления муниципальных образований Пензенской области, общественных объединений и организаций и их регистрация обеспечивается по указанию председателя коллегии отделом организационно-информационной работы и делопроизводства.

Приглашение на заседание коллегии руководителей структурных подразделений Министерства, органов и учреждений здравоохранения и социальной защиты населения, других организаций и ведомств, чьё участие необходимо при обсуждении вопроса, и их регистрацию организует руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку вопроса.

6.2. Отдел организационно-информационной работы и делопроизводства:

6.2.1. обеспечивает подготовку зала заседания коллегии к проведению мероприятия;

6.2.2. по указанию председателя коллегии приглашает представителей средств массовой информации;

6.2.3. представляет средствам массовой информации сведения о повестке дня заседания коллегии.

6.2.4. организует встречу и сопровождение представителей средств массовой информации, устанавливает продолжительность их участия и порядок проведения звукозаписи, видео- и фотосъёмок на заседаниях коллегии.