Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 31 мая 2007 г. N 121 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области"

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате губернатора Еврейской автономной области (далее - аппарат губернатора области) и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - органы исполнительной власти области). Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов и контроля за их прохождением. В развитие отдельных положений Инструкции управление делопроизводства аппарата губернатора области может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации.

1.2. Инструкция является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области*. Инструкция разработана с учетом рекомендаций Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, и в соответствии с постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими.

Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и так далее), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность находящихся в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области документов возлагается на их руководителей.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области приказом руководителя назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.

На ответственных за ведение делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих в подразделение документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;

- контроль за прохождением документов в подразделениях;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив.

1.6. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области (далее - управление делопроизводства).

Передача документов, их копий работникам иных организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области.

1.7. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений.

1.8. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности губернатора области и правительства области, определяются должностными регламентами.

1.9. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения возлагается на архивное управление правительства области и государственный архив Еврейской автономной области.

1.10. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области с настоящей Инструкцией.

Работники аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в ней информации.

Изменения и дополнения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делопроизводства.

1.11. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата губернатора области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования.

В целях обеспечения сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и так далее все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

2.1. Корреспонденция, адресованная губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям председателя правительства, заместителям председателя правительства области принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области (далее - канцелярия).

2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой.

2.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления. При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.

2.4. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.

2.5. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция (приложение 1). Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке. Обращения граждан передаются в приемную писем и обращений граждан, где регистрируются в установленном порядке.

2.6. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.

2.7. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

- регистрируемая без постановки на контроль.

2.8. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей муниципальных образований, депутатов Законодательного Собрания области, а также письма, содержащие указания или просьбу и предполагающие получение ответа.

2.9. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.

2.10. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов (по почтовому штемпелю). Во всех остальных случаях они уничтожаются. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом.

2.11. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе "Золушка-канцелярия" в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям, заместителям председателя правительства области (далее - руководители правительства области) в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение.

Губернатору области передаются акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральные законы, а также другие документы, исполнение которых требует рассмотрения высшего должностного лица области.

После возвращения документов от руководителей правительства области резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области.

Документы передаются руководителям правительства области канцелярией и рассматриваются ими в день их получения.

Указания об исполнении документа даются в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

Сотрудники канцелярии передают исполнителям документы согласно резолюциям, вносят в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в структурные подразделения аппарата губернатора области или органы исполнительной власти области с правом самостоятельной регистрации и регистрируются ответственным работником в день их поступления.

При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

Переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями аппарата губернатора области и органами исполнительной власти области ведется без регистрации документов в канцелярии.

2.12. Заведующий канцелярией еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области, с данными, занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документов, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции.

2.13. При работе с документами, поступившими в канцелярию и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

3.1. Корреспонденция, поступившая в канцелярию, органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

3.2. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления.

Письма, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти исполняются в сроки, указанные в этих документах.

Если в документе сроки не указаны, то они указываются руководителями правительства области.

В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней.

Если на документе проставлена резолюция "Ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней.

Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем правительства области по письменному ходатайству исполнителя.

3.3. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется сотрудниками канцелярии.

Если документ с резолюцией руководителя правительства области адресован нескольким должностным лицам, ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

3.4. Закрытие документа и списание "В дело" производится в канцелярии, органах исполнительной власти области, осуществляющих делопроизводство самостоятельно, на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции ставит отметку "В дело", а работник канцелярии переносит реквизиты ответа в электронную карточку.

4.1. Исходящие документы, подготовленные на бланках губернатора, вице-губернатора области или правительства области, подлежат регистрации в канцелярии.

4.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в канцелярию.

При получении документов для отправки сотрудники канцелярии проверяют наличие подписей, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.

4.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в канцелярии в автоматизированной системе "Золушка-канцелярия". Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 03 - 03/845, где 03 - 03 номер дела по номенклатуре дел, 845 - порядковый регистрационный номер.

4.4. Второй экземпляр зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в канцелярии.

При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа.

Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию.

Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора области, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи.

Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи сотрудником канцелярии.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям.

4.5. В муниципальные образования области корреспонденция отправляется один раз в неделю (как правило, в пятницу).

4.6. На предприятия, в учреждения и организации документы рассылаются почтой.

4.7. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. На отправку принимаются документы, подписанные руководителями правительства области.

Документы на отправку фельдъегерским маршрутом принимаются канцелярией до 15.00.

При отправке фельдъегерским маршрутом оформляется реестр с занесением в него всех номеров исходящих документов.

4.8. Доставка корреспонденции руководителям структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области осуществляется работниками, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Допускается вызов в канцелярию работников структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.

4.9. Телеграммы за подписью руководителей правительства области посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки документов не обеспечивают своевременного их получения.

Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.

В канцелярию управления делопроизводства передается подлинник и копия телеграммы.

5.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.2. Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице-губернатора области.

Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист-секретарь приемной вице-губернатора области.

Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления штампов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась.

6.1. Подготовка проектов законов области

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти области издаются на основе и во исполнение законодательства Российской Федерации, законодательства Еврейской автономной области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.

Под нормативным правовым актом понимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом исполнительной власти в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяющиеся на широкий круг лиц.

Под ненормативным правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и не сохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом.

6.2. Подготовка постановлений правительства области

6.3. Подготовка постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области

6.4. Подготовка и оформление приказов аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области

Приказ - распорядительный документ структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области.

В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ).

В комитете, управлении, отделе должны вестись 3 вида приказов:

- приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно (приложения 6, 7);

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет (приложения 8, 9);

- приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях) - срок хранения 5 лет (приложение 10).

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.

В первой части распорядительного документа указывается причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства области, вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного комитета, управления, отдела.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без разрядки от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемое действие.

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указанием должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному врачу областного противотуберкулезного диспансера Бакалинскому А.M. до 01.06.2006 разработать и представить в управление здравоохранения правительства области областную программу борьбы с туберкулезом.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления здравоохранения правительства области Самойленко Н.И.

или

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Приказ подписывает руководитель органа исполнительной власти, структурного подразделения аппарата губернатора области, а в его отсутствие - заместитель руководителя или лицо, исполняющее обязанности руководителя.

Если к приказу имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте должна быть ссылка на них.

На приложении к приказу в правом верхнем углу первого его листа следует делать отметку с указанием его названия, даты и номера. Например:

Приложение N 2
к приказу
управления экономики
правительства области
от 15.06.2006 N 32

Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
архивного управления
правительства области
от 30.11.2006 N 7

Наименование утверждающего документа пишется в творительном падеже.

Приказы, издаваемые совместно с другими комитетами, управлениями, отделами, имеют наименования и номера учреждений, руководители которых подписывают данный документ.

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ"). Наименования, номера и подписи располагают на одном уровне. Первыми слева располагают наименование, номер и подпись руководителей комитета, управления, отдела - инициатора издания совместного приказа. Датой совместного приказа является дата подписания его последним учреждением (приложение 11).

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом.

Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через дефис может присоединяться буквенный индекс "л" или "к".

В приказах руководителя о приеме, увольнении, переводе на другую должность и других случаях ниже подписи руководителя от левой границы текстового поля помещается:

"С приказом ознакомлен __________________".

                       подпись работника

Приказ руководителя органа исполнительной власти, аппарата губернатора области и его структурных подразделений имеет следующие реквизиты:

1. Герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной автономии# (если приказ оформлен на бланке).

2. Наименование вышестоящей организации (если оно имеется).

3. Наименование органа (органов), издавшего приказ.

4. Наименование вида документа.

5. Дату и регистрационный номер документа.

6. Место составления или издания документа.

7. Заголовок к тексту.

8. Текст документа.

9. Подпись.

10. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию).

7.1. Документы аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

7.2. В аппарате губернатора области, органах исполнительной власти области применяются следующие бланки:

- бланк письма правительства области с угловым расположением реквизитов;

- бланк письма губернатора области с угловым расположением реквизитов;

- бланк письма вице-губернатора области с угловым расположением реквизитов;

- бланк письма аппарата губернатора области с продольным расположением реквизитов;

- бланк постановления правительства области;

- бланк распоряжения правительства области;

- бланк постановления губернатора области;

- бланк распоряжения губернатора области;

- бланк письма структурного подразделения аппарата губернатора области;

- бланк письма органа исполнительной власти области;

- бланк приказа органа исполнительной власти области;

- бланк приказа аппарата губернатора области;

- бланк приказа структурного подразделения аппарата губернатора области.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Еврейской автономной области изготавливаются полиграфическим предприятием по заказам хозяйственного управления аппарата губернатора области в соответствии с предложениями управления делопроизводства.

7.3. Бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету управлением делопроизводства и не могут передаваться иным организациям и лицам.

7.4. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается также использовать бланки на бумаге А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148).

Бланки формата А3 могут применяться для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф (например, формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции руководителя (поручения).

7.5. Бумага, применяемая для изготовления документов, должна быть белого цвета. Документы постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

15 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм:

15 - левое;

30 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

7.6. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

7.7. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков.

7.8. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом расположении реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области, утверждаются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и тому подобное).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 12 для оформления табличных материалов, N 14 для оформления текстовых материалов.

Текст документов рекомендуется печатать на бумаге формата А4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(1,5)

Начальник финансового

(1)

управления

(1,5)

Личная подпись И.О. Фамилия

(1)

12.12.2006

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

8.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможно в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих основных частей:

- обращение;

- вступление;

- основное содержание;

- заключение.

Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и тому подобное.

Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц (приложения 12 - 14).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и так далее.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Сергей Петрович!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа!*

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии:

Уважаемый господин председатель!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас ..., Сообщаем Вам ....

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:

Уважаемые господа, ваше письмо ....

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например:

      С уважением,

 Начальник управления экономики      Личная подпись          И.О. Фамилия

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Проекты писем должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя.

8.2. Проекты писем губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области подготавливаются исполнителем, согласовываются с первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение, передаются в управление делопроизводства для проведения лингвистической экспертизы и переноса текста на номерной текстовый бланк.

8.3. Регистрационные номера письмам губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области присваиваются в канцелярии. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года.

8.4. Подписанные губернатором области, вице-губернатором, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области письма передаются в канцелярию для их рассылки (приложение 12).

8.5. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами:

9.1. Работа структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области строится в соответствии с перспективным планом работы правительства области, планом законотворческих работ на предстоящий год.

9.2. Перспективные планы работы на предстоящий год, согласованные с кураторами, предоставляются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области в организационно-контрольное управление аппарата губернатора области к 25 декабря текущего года.

9.3. Квартальные планы работы предоставляются в организационно-контрольное управление аппарата губернатора области к 25 числу месяца, предшествующего началу квартала, руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области.

9.4. Отчеты о выполнении квартального и перспективного планов предоставляются в организационно-контрольное управление аппарата губернатора области ежеквартально, до 5 числа следующего за отчетным кварталом месяца.

10.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора области и правительства области, рассмотренной служебной корреспонденции.

10.2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области в соответствии с их функциями.

10.3. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области по обращениям граждан, осуществляет приемная писем и обращений граждан управления делопроизводства.

10.4. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов.

10.5. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности.

К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения.

10.6. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор области, вице-губернатор, а также первые заместители, заместители председателя правительства области.

11.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых руководителями правительства области, осуществляют управления делопроизводства, организационно-контрольное и органы исполнительной власти области по чьей инициативе проводится данное мероприятие.

11.2. Ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают:

- подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектование документов и материалов для участников мероприятия, извещение о дате, времени и месте его проведения;

- направление в хозяйственное управление заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства области (информация направляется не позднее чем за 5 дней до даты проведения мероприятия);

- при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия;

- контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия.

11.3. Организационно-контрольное управление осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом осуществляет хозяйственное управление.

11.4. Управление делопроизводства осуществляет тиражирование по заявкам руководителей структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области документов и материалов для участников мероприятия.

11.5. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости), их хранение осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области, структурные подразделения аппарата губернатора области.

11.6. Ход обсуждения вопросов на заседании правительства области, иных совещаний и заседаний протоколируется.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (решений).

В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам.

11.7. Общие требования к оформлению протокола заседания правительства области, а также иного совещания (приложения 15, 16).

12.1. Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на документах в соответствии с федеральным законодательством.

Герб Еврейской автономной области (реквизит 02) помещают на документах в соответствии с законодательством области.

Изображение герба на документах с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле документа над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на документах с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

12.2. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на документах организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. N 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования# мест происхождения товаров".

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на документе, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб области.

12.3. Код организации (реквизит 04) проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН обязательно проставляется на письмах, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом ОКПО и ОГРН.

Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

12.4. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках) или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

12.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, важные для организации при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

пр. 60-летия СССР, 18, г. Биробиджан, 679016.

12.6. Наименование вида документа (реквизит 10) (постановление, распоряжение, приказ, протокол и так далее), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида документа печатается прописными буквами. В письме наименование вида документа не указывается.

12.7. Дата документа (реквизит 11) - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и другие), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 февраля 2005 г. следует оформлять: 25.02.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2005 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

В текстах нормативных правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах, затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, классный чин, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и другие) применяется словесно-цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от вида документа. Если на документе отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

12.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другое.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы, а также поступающие из других организаций и от физических лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации#.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер.

12.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и так далее). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

12.10. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

12.11. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование органа и его структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Правительство Еврейской
автономной области

Финансовое управление

Ведущему специалисту-эксперту
И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю органа, его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику управления
культуры правительства
Еврейской автономной
области

И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации сельских поселений
Ленинского муниципального района
Еврейской автономной области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке.

Генеральному директору
акционерного общества открытого
типа "Биробиджанстрой"

И.О. Фамилия

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Карепову А.К.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Ильинка, д. 90/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Театральный пер., д. 5а.

Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес - печатается с новой строки, составные части реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

12.12. Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления по труду
правительства Еврейской
автономной области

Личная подпись И.О. Фамилия
15.06.2006

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длиной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления здравоохранения
правительства Еврейской автономной
области

лични подпись И.О. Фамилия
13.08.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 04.05.2005 N 15-пп

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

12.13. Резолюция (реквизит 17) включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.И. Ивановой

А.А. Морозовой

Прошу подготовить

проект договора

с ОАО "Биробиджанстрой"

к 12.02.2006

Личная подпись

10.02.2006

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку проектов документов.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

12.14. Заголовок к тексту документа (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем? ("О ком?") ..., (Об изменении ...", "О состоянии ...", "О выделении ... " и так далее).

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны#.

12.15. Отметка о контроле (реквизит 19) обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными распорядительным документом, организацией, направившей поручение, или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

12.16. Текст документа (реквизит 20) должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:

В соответствии с законом Еврейской автономной области от 15.12.2004 N 391-ОЗ "О внесении изменений в некоторые законы ЕАО о границах и статусе городских, сельских поселений в составе муниципальных районов" ...

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

В распорядительных актах, издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения губернатора области, приказы руководителей аппарата губернатора области структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области и другие), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ).

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и так далее) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила", "отдел осуществляет функции", "в состав управления входят ...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает").

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, претензии, гарантийные письма и так далее), рекомендуется использовать формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, посылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, инициалов и фамилий (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

12.17. Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другие. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

Приложение
к постановлению правительства
Еврейской автономной области
от 29.03.2005 N 39-пп

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение N 1, Приложение N 2 и так далеее. Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и так далее) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 24.03.2005 N 23-пп

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу руководителя
аппарата губернатора области
от 15.06.2006 N 196

В документах отметка о наличии приложения может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров:

Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

            2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению

            от 25.07.2000 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, после слова Приложение ставится двоеточие.

12.18. В состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию, например:

В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия, например:

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

12.19. Гриф согласования документа (реквизит 23) - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Главный Государственный

санитарный врач по

Еврейской автономной области

Личная подпись И.О. Фамилия

26.03.2005

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и другим, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 23.02.2005 N 4

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа".

12.20. Визы согласования документа (реквизит 24) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием (далее виза).

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

При наличии замечаний к документу, выносимому на заседание правительства, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник

юридического отдела

Личная подпись И.О. Фамилия

13.09.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись".

Допускается оформление виз на отдельном листе. При оформлении визы на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

12.21. Оттиск печати (реквизит 25)

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо в случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установлении фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке (приложение 18).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

12.22. Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Снятие копий с документов, подписанных губернатором области, вице-губернатором области, допускается только с разрешения начальника управления делопроизводства.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, распоряжения, инструктивные письма и так далее), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.

12.23. Отметка об исполнителе (реквизит 27) располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, например:

И.В. Петров         или        Иван Васильевич Петров

6 89 45                        6 89 45

12.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

В дело N 01-15

Личная подпись

01.04.2006

или

Издано распоряжение

от 14.02.2005 N 15-р

В дело N 01-01

Личная подпись

10.04.2006

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.

12.25. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

12.26. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

13.1. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в приемной писем и обращений граждан управления делопроизводства в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и регулируются положением, утверждаемым постановлением губернатора Еврейской автономной области.

14.1. Печатание документов

14.2. Копирование документов

15.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области проводится по разрешению руководителя аппарата губернатора области.

15.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственное управление аппарата губернатора области.

15.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном управлении аппарата губернатора области и выдаются под расписку руководителям подразделений.

15.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата губернатора области.

15.5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственное управление аппарата губернатора области, где они уничтожаются по акту.

15.6. Контроль за использование# печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области.

16.1. Составление номенклатуры дел

16.2. Формирование дел

16.3. Экспертиза ценности документов

16.4. Оформление дел

16.5. Составление описей дел

16.6. Организация оперативного хранения документов

16.7. Подготовка и передача документов в архив

1. Письма, присланные для сведения.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

6. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты.

7. Бухгалтерские документы (передаются бухгалтерии).

8. Печатные издания.

9. Формы статистической отчетности.