Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 31 мая 2007 г. N 121 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области"

С изменениями и дополнениями от:

26 июня 2007 г.

В целях совершенствования работы с документами в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области.

2. Руководителям структурных подразделений аппарата губернатора Еврейской автономной области и органов исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области обеспечить строгое выполнение требований Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управление делопроизводства аппарата губернатора области Еврейской автономной области (Т.И. Свиридова).

4. Признать утратившими силу:

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 14.09.2001 N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 06.02.2002 N 29 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 N 225";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 05.03.2004 N 53 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 15.03.2005 N 49 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО, утвержденную постановлением губернатора Еврейской автономной области от 14.09.2001 N 225";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 21.03.2006 N 51 "О внесении изменения и дополнений в инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области, от 14.09.2001 N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 24.04.2006 N 78 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 05.05.2006 N 86 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО";

- постановление губернатора Еврейской автономной области от 31.07.2006 N 120 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора области от 14.09.2001 N 225 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством ЕАО".

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области

Н.М. Волков

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 26 июня 2007 г. N 133 в настоящую Инструкцию внесены изменения, вступающие в силу с 1 июля 2007 г.

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области
(утв. постановлением Губернатора Еврейской автономной области от 31 мая 2007 г. N 121)

С изменениями и дополнениями от:

26 июня 2007 г.

Основные термины, употребляемые в делопроизводстве

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ - документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате губернатора Еврейской автономной области и органах исполнительной власти области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате губернатора Еврейской автономной области (далее - аппарат губернатора области) и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - органы исполнительной власти области). Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов и контроля за их прохождением. В развитие отдельных положений Инструкции управление делопроизводства аппарата губернатора области может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации.

1.2. Инструкция является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области*. Инструкция разработана с учетом рекомендаций Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, и в соответствии с постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации".

1.3. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими.

Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и так далее), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность находящихся в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области документов возлагается на их руководителей.

В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области приказом руководителя назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.

На ответственных за ведение делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих в подразделение документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;

- контроль за прохождением документов в подразделениях;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем;

- разработка номенклатуры дел подразделения;

- формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив.

1.6. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области (далее - управление делопроизводства).

Передача документов, их копий работникам иных организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области.

1.7. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений.

1.8. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности губернатора области и правительства области, определяются должностными регламентами.

1.9. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения возлагается на архивное управление правительства области и государственный архив Еврейской автономной области.

1.10. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области с настоящей Инструкцией.

Работники аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в ней информации.

Изменения и дополнения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делопроизводства.

1.11. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата губернатора области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования.

В целях обеспечения сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и так далее все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу.

* Правила и порядок работы с секретными документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области регламентируются специальным Положением.

2. Прием, учет, регистрация и направление поступающих документов

2.1. Корреспонденция, адресованная губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям председателя правительства, заместителям председателя правительства области принимается, учитывается и регистрируется в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области (далее - канцелярия).

2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой.

2.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления. При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.

2.4. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату.

2.5. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция (приложение 1). Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке. Обращения граждан передаются в приемную писем и обращений граждан, где регистрируются в установленном порядке.

2.6. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату.

2.7. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории:

- регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы);

- регистрируемая без постановки на контроль.

2.8. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, руководителей муниципальных образований, депутатов Законодательного Собрания области, а также письма, содержащие указания или просьбу и предполагающие получение ответа.

2.9. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа.

2.10. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов (по почтовому штемпелю). Во всех остальных случаях они уничтожаются. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом.

2.11. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе "Золушка-канцелярия" в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору области, вице-губернатору, первым заместителям, заместителям председателя правительства области (далее - руководители правительства области) в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение.

Губернатору области передаются акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральные законы, а также другие документы, исполнение которых требует рассмотрения высшего должностного лица области.

После возвращения документов от руководителей правительства области резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области.

Документы передаются руководителям правительства области канцелярией и рассматриваются ими в день их получения.

Указания об исполнении документа даются в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), конкретное содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

Сотрудники канцелярии передают исполнителям документы согласно резолюциям, вносят в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в структурные подразделения аппарата губернатора области или органы исполнительной власти области с правом самостоятельной регистрации и регистрируются ответственным работником в день их поступления.

При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".

Переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями аппарата губернатора области и органами исполнительной власти области ведется без регистрации документов в канцелярии.

2.12. Заведующий канцелярией еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области, с данными, занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документов, требует исполнения сроков прохождения документов, указанных в резолюции.

2.13. При работе с документами, поступившими в канцелярию и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

3. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов

3.1. Корреспонденция, поступившая в канцелярию, органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения.

3.2. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления.

Письма, документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти исполняются в сроки, указанные в этих документах.

Если в документе сроки не указаны, то они указываются руководителями правительства области.

В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней.

Если на документе проставлена резолюция "Ознакомить", то исполнитель знакомится с документом в течение 2-х дней.

Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем правительства области по письменному ходатайству исполнителя.

3.3. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется сотрудниками канцелярии.

Если документ с резолюцией руководителя правительства области адресован нескольким должностным лицам, ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

3.4. Закрытие документа и списание "В дело" производится в канцелярии, органах исполнительной власти области, осуществляющих делопроизводство самостоятельно, на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции ставит отметку "В дело", а работник канцелярии переносит реквизиты ответа в электронную карточку.

4. Регистрация и отправка документов

4.1. Исходящие документы, подготовленные на бланках губернатора, вице-губернатора области или правительства области, подлежат регистрации в канцелярии.

4.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в канцелярию.

При получении документов для отправки сотрудники канцелярии проверяют наличие подписей, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе.

4.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в канцелярии в автоматизированной системе "Золушка-канцелярия". Исходящие номера этих документов состоят из номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 03 - 03/845, где 03 - 03 номер дела по номенклатуре дел, 845 - порядковый регистрационный номер.

4.4. Второй экземпляр зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в канцелярии.

При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа.

Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию.

Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора области, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи.

Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи сотрудником канцелярии.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям.

4.5. В муниципальные образования области корреспонденция отправляется один раз в неделю (как правило, в пятницу).

4.6. На предприятия, в учреждения и организации документы рассылаются почтой.

4.7. Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом. На отправку принимаются документы, подписанные руководителями правительства области.

Документы на отправку фельдъегерским маршрутом принимаются канцелярией до 15.00.

При отправке фельдъегерским маршрутом оформляется реестр с занесением в него всех номеров исходящих документов.

4.8. Доставка корреспонденции руководителям структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области осуществляется работниками, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Допускается вызов в канцелярию работников структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.

4.9. Телеграммы за подписью руководителей правительства области посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки документов не обеспечивают своевременного их получения.

Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.

В канцелярию управления делопроизводства передается подлинник и копия телеграммы.

5. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

5.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

5.2. Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице-губернатора области.

Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист-секретарь приемной вице-губернатора области.

Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления штампов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась.

6. Подготовка проектов законов области, постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, приказов аппарата губернатора области и его структурных подразделений, органов исполнительной власти области

6.1. Подготовка проектов законов области

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти области издаются на основе и во исполнение законодательства Российской Федерации, законодательства Еврейской автономной области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством.

Под нормативным правовым актом понимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом исполнительной власти в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяющиеся на широкий круг лиц.

Под ненормативным правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и не сохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом.

6.1.1. Проекты постановлений, распоряжений губернатора области и правительства области вправе вносить губернатор области, вице-губернатор, первые заместители, заместители председателя правительства области, руководители органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата губернатора области, председатель избирательной комиссии области.

6.1.2. Проекты законов области подготавливаются в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области, направляются в юридическое управление аппарата губернатора области (далее - юридическое управление) для проведения экспертизы на соответствие федеральному законодательству, законодательству Еврейской автономной области. Срок рассмотрения законопроекта в юридическом управлении не должен превышать 7 рабочих дней.

В случае положительного заключения проект закона области подписывается начальником юридического управления и передается разработчикам для согласования.

6.1.3. После согласования в юридическое управление проект закона области поступает с визами вице-губернатора, первого заместителя, заместителя председателя правительства области, курирующего данный вопрос, руководителя подразделения, готовящего проект, руководителей подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области, чьи интересы затрагивает проект закона, начальника управления делопроизводства.

Проекты законов области по финансово-экономическим вопросам согласовываются с финансовым управлением правительства области.

6.1.4. К проекту закона области должны быть приложены пояснительная записка и предложение о представителе губернатора в Законодательном Собрании области для представления проекта на заседании Законодательного Собрания области.

В пояснительной записке к проекту закона области требуется в краткой форме изложить следующие сведения:

- обоснование необходимости разработки проекта закона;

- предмет, цели и основные положения проекта закона;

- условия реализации проекта закона;

- прогноз социально-экономических и иных последствий реализации проекта закона, его место в системе действующего законодательства;

- перечень нормативных правовых актов области, подлежащих приведению в соответствие в связи с принятием данного проекта закона.

В юридическое управление передается два экземпляра проекта закона области.

6.1.5 Юридическое управление готовит проект распоряжения губернатора области о внесении законодательной инициативы в Законодательное Собрание области.

6.1.6. Проект распоряжения губернатора области должен содержать пункт о назначении представителя губернатора области в Законодательном Собрании области по данному вопросу.

6.1.7. Проект распоряжения визируют:

- начальник юридического управления, а в его отсутствие - заместитель начальника отдела;

- вице-губернатор области;

- начальник управления делопроизводства, а в его отсутствие - заместитель начальника управления.

6.1.8. Заключение по законодательной инициативе, поступившей от депутатов Законодательного Собрания области, представительных органов местного самоуправления и иных субъектов законотворчества, - готовится по запросу председателя Законодательного Собрания области.

6.1.9. Губернатором области или вице-губернатором области определяется структурное подразделение аппарата губернатора области, орган исполнительной власти области, ответственные за подготовку заключения.

6.1.10. Заключение по вопросам, связанным с доходной или расходной частью бюджета области, готовится финансовым управлением правительства области. Данное заключение должно содержать рекомендации по принятию законодательной инициативы, состав затрат на реализацию инициативы, наличие соответствующих источников дополнительных доходов в бюджет или сокращения расходов бюджета.

Срок подготовки проекта заключения не должен превышать 15 дней.

6.1.11. Проект заключения по финансово-экономическим вопросам визируется первым заместителем председателя правительства области по экономическим вопросам и вице-губернатором области.

Официальным внесением заключения и иной информации в Законодательное Собрание области считается заключение и информация, определенные в соответствии с требованиями настоящего раздела. Заключение или информация, подготовленные по запросу Законодательного Собрания области органами исполнительной власти области самостоятельно, не являются официальными документами.

6.1.12. Подписанное губернатором области или вице-губернатором области заключение передается в Законодательное Собрание области.

Структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области вносят свои предложения в Законодательное Собрание области в порядке, изложенном в настоящем разделе. Самостоятельное внесение проектов законов области в Законодательное Собрание области не допускается.

6.1.13. Принятые законы области, направляемые канцелярией Законодательного Собрания области на подпись губернатору области, передаются в юридическое управление, где регистрируются в специальной книге.

Юридическое управление в семидневный срок вносит согласованное с представителем губернатора области в Законодательном Собрании области предложение губернатору области о подписании или отклонении закона.

После подписания закона губернатором области юридическое управление передает закон в Законодательное Собрание области.

Законодательное Собрание области после регистрации направляет копию закона в юридическое управление.

6.1.14. Юридическое управление один экземпляр закона оставляет для ведения контрольного экземпляра, второй экземпляр - для опубликования.

6.1.15. В случае отклонения закона мотивированное заключение, подготовленное юридическим управлением и подписанное губернатором области, и проект закона возвращаются в Законодательное Собрание области через канцелярию.

6.1.16. Принятые и подписанные губернатором области законы области публикуются в средствах массовой информации. Организация и контроль за опубликованием возлагаются на юридическое управление.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

6.2.17. Экземпляр вступившего в силу закона направляется губернатору области для определения поручений по его исполнению.

6.2. Подготовка постановлений правительства области

6.2.1. Подготовка проектов постановлений правительства области ведется в соответствии с Регламентом работы правительства и планом проведения заседания правительства области. Вопросы на заседание правительства области вносятся только структурными подразделениями аппарата губернатора области, органами исполнительной власти области. Другие субъекты законотворчества вносят вопросы через соответствующие подразделения аппарата губернатора области и органы исполнительной власти области.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы.

6.2.2. Проверку проектов постановлений правительства области на соответствие федеральному и областному законодательству осуществляет юридическое управление. Срок подготовки заключения не должен превышать 15 дней.

Проверку на соответствие правилам оформления документов и лингвистическую экспертизу представляемых на рассмотрение правительства области проектов постановлений осуществляет управление делопроизводства сроком не более 3 дней.

Проверку качества составления и полноты содержания проектов постановлений правительства области, представляемых на рассмотрение правительства области, согласование списка приглашенных на заседание правительства области осуществляет организационно-контрольное управление аппарата губернатора области не более 1 дня.

Проекты постановлений визируются:

- руководителем подразделения, подготовившего проект;

- первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение;

- руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются поручения;

- начальником юридического управления;

- вице-губернатором области;

- начальником управления делопроизводства;

- начальником организационно-контрольного управления.

Замечания и возражения по проекту постановления правительства области излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

6.2.3. К проекту постановления правительства области прилагается пояснительная записка, в которой в краткой форме излагаются следующие сведения:

- обоснование необходимости разработки проекта постановления;

- предмет, цели и основные положения проекта постановления;

- условия реализации проекта постановления;

- последствия выполнения проекта постановления;

- перечень нормативных актов области, подлежащих приведению в соответствие в связи с принятием данного проекта постановления;

- потребность в дополнительном финансировании или складывающаяся экономия бюджетных средств.

6.3. Подготовка постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области

6.3.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области ведется в соответствии с поручениями губернатора области только подразделениями аппарата губернатора области, органами исполнительной власти области. Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти вносят проекты постановлений и распоряжений через соответствующие структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области.

6.3.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, их визирование и согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы.

6.3.3. Подготовка проектов распоряжений губернатора области по вопросам назначения и освобождения от должности осуществляется управлением государственной службы и кадровой политики области.

6.3.4. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области на соответствие федеральному и областному законодательству осуществляет юридическое управление.

Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области в юридическом управлении не должен превышать 5 дней.

6.3.5. Проверку проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области на соответствие правилам оформления документов и лингвистическую экспертизу осуществляет управление делопроизводства сроком не более 3 дней. Порядок лингвистической экспертизы регулируется положением, утвержденным постановлением губернатора Еврейской автономной области.

6.3.6. Согласование проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области оформляется визой, включающей подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановлений и распоряжений.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту.

6.3.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, распоряжений правительства области визируются:

- руководителем подразделения, подготовившего проект;

- первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение;

- вице-губернатором области;

- руководителями подразделений, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- руководителями заинтересованных подразделений;

- начальником юридического управления;

- начальником управления делопроизводства.

6.3.8. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, распоряжений правительства области, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности, визируются председателем комитета по управлению государственным имуществом области.

6.3.9. Проекты постановлений и распоряжений губернатора, постановлений и распоряжений правительства области печатаются в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области, работающих в локальной сети правительства области, на бланках установленной формы (приложения 2 - 5) с обязательным применением автоматизированной системы СПД с присвоением им идентификационного номера и предоставлением доступа к электронным документам администратору системы, заведующему протокольной частью управления делопроизводства, юридическому управлению и имеют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области;

Наименование органа, издавшего документ - губернатор Еврейской автономной области, правительство Еврейской автономной области;

Наименование вида акта - постановление, распоряжение губернатора Еврейской автономной области, постановление, распоряжение правительства Еврейской автономной области;

Постановления и распоряжения губернатора области, правительства области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание;

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через полтора межстрочных интервала.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу - и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений правительства области завершается словами: "правительство Еврейской автономной области ПОСТАНОВЛЯЕТ:" последнее слово печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки.

Преамбула в проектах постановлений губернатора области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) губернатора области, правительства области, как правило, подразделяется на пункты и подпункты.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) губернатора области, правительства области в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов: "Губернатор области", расшифровки подписи (инициалы, фамилия) губернатора области. Слова "Губернатор области" печатаются от границы левого поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

6.3.10. Подготовленные документы представляются на подпись губернатору области руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области.

6.3.11. После подписания текст документа передается в управление делопроизводства. Управление делопроизводства обеспечивает прием проектов документов в электронном виде для сохранения в базе данных СПД и распечатки документа с присвоением ему идентификационного номера от органов исполнительной власти области, работающих вне локальной сети правительства области.

Ответственность за соответствие текста подписанного и зарегистрированного документа текстовому файлу несет руководитель структурного подразделения аппарата губернатора, органа исполнительной власти области, готовившего документ.

Выпускаемым документам присваиваются регистрационные порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143.

К порядковому номеру постановления правительства области через дефис добавляются буквы "пп", например, N 45-пп, распоряжения губернатора области - "рг", например, N 153-рг; распоряжения правительства области - "рп", например, N 12-рп.

Все подписанные постановления и распоряжения губернатора области и правительства области тиражируются протокольной частью управления делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составленным и подписанным руководителем соответствующего структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области.

Ответственность за составление указателя рассылки несет руководитель соответствующего подразделения.

Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений губернатора и правительства области заверяются печатью протокольной части.

Копии постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области в обязательном порядке направляются в юридическое управление аппарата губернатора области, главному федеральному инспектору по ЕАО, в Законодательное Собрание области. В организационно-контрольное управление аппарата губернатора области направляются копии постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области, требующих постоянного контроля за их исполнением и носящих нормативный характер.

Копии постановлений и распоряжений губернатора области, правительства области, носящих нормативный характер, направляются в Территориальный орган Министерства юстиции Российской Федерации, Государственно-правовое Управление Президента Российской Федерации, прокурору области, в Региональный информационный центр общероссийской сети распространения правовой информации "КонсультантПлюс", систему правовой информации "Гарант".

6.3.12. Постановления и распоряжения губернатора области и правительства области, в которых предусмотрено опубликование, подлежат публикации, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения секретного характера.

Постановления и распоряжения губернатора области и правительства области, подлежащие опубликованию, публикуются в газете "Биробиджанер штерн". Контроль за публикацией осуществляется юридическим управлением.

6.3.13. Организационно-контрольное управление аппарата губернатора области осуществляет контроль за выполнением постановлений и распоряжений губернатора области, поставленных на контроль, и ежемесячно докладывает губернатору об их выполнении.

6.3.14. Подлинники постановлений и распоряжений губернатора области и правительства области вместе с прилагаемыми документами и справочными материалами в течение 5 лет находятся в протокольной части управления делопроизводства, по истечении этого срока передаются на хранение в государственный архив области.

6.3.15. Протокольная часть управления делопроизводства направляет принятые постановления и распоряжения губернатора области, правительства области в "Единую областную систему автоматизированного формирования банка правовых актов ЕАО".

6.4. Подготовка и оформление приказов аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области

Приказ - распорядительный документ структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области.

В приказах используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ).

В комитете, управлении, отделе должны вестись 3 вида приказов:

- приказы по основной деятельности - срок хранения постоянно (приложения 6, 7);

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет (приложения 8, 9);

- приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях) - срок хранения 5 лет (приложение 10).

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.

В первой части распорядительного документа указывается причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства области, вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данного комитета, управления, отдела.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без разрядки от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемое действие.

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указанием должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному врачу областного противотуберкулезного диспансера Бакалинскому А.M. до 01.06.2006 разработать и представить в управление здравоохранения правительства области областную программу борьбы с туберкулезом.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления здравоохранения правительства области Самойленко Н.И.

или

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Если приказ отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

Приказ подписывает руководитель органа исполнительной власти, структурного подразделения аппарата губернатора области, а в его отсутствие - заместитель руководителя или лицо, исполняющее обязанности руководителя.

Если к приказу имеются приложения, то они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте должна быть ссылка на них.

На приложении к приказу в правом верхнем углу первого его листа следует делать отметку с указанием его названия, даты и номера. Например:

Приложение N 2
к приказу
управления экономики
правительства области
от 15.06.2006 N 32

Если приложение утверждено приказом, то в правом верхнем углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме:

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
архивного управления
правительства области
от 30.11.2006 N 7

Наименование утверждающего документа пишется в творительном падеже.

Приказы, издаваемые совместно с другими комитетами, управлениями, отделами, имеют наименования и номера учреждений, руководители которых подписывают данный документ.

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("ПРИКАЗЫВАЕМ"). Наименования, номера и подписи располагают на одном уровне. Первыми слева располагают наименование, номер и подпись руководителей комитета, управления, отдела - инициатора издания совместного приказа. Датой совместного приказа является дата подписания его последним учреждением (приложение 11).

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с приказом.

Приказы группируются в дела в хронологической последовательности по порядковым номерам с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через дефис может присоединяться буквенный индекс "л" или "к".

В приказах руководителя о приеме, увольнении, переводе на другую должность и других случаях ниже подписи руководителя от левой границы текстового поля помещается:

"С приказом ознакомлен __________________".

                       подпись работника

Приказ руководителя органа исполнительной власти, аппарата губернатора области и его структурных подразделений имеет следующие реквизиты:

1. Герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной автономии# (если приказ оформлен на бланке).

2. Наименование вышестоящей организации (если оно имеется).

3. Наименование органа (органов), издавшего приказ.

4. Наименование вида документа.

5. Дату и регистрационный номер документа.

6. Место составления или издания документа.

7. Заголовок к тексту.

8. Текст документа.

9. Подпись.

10. Визы согласования документа (если документ подлежит согласованию).

7. Общие требования к составлению и оформлению документов

7.1. Документы аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

7.2. В аппарате губернатора области, органах исполнительной власти области применяются следующие бланки:

- бланк письма правительства области с угловым расположением реквизитов;

- бланк письма губернатора области с угловым расположением реквизитов;

- бланк письма вице-губернатора области с угловым расположением реквизитов;

- бланк письма аппарата губернатора области с продольным расположением реквизитов;

- бланк постановления правительства области;

- бланк распоряжения правительства области;

- бланк постановления губернатора области;

- бланк распоряжения губернатора области;

- бланк письма структурного подразделения аппарата губернатора области;

- бланк письма органа исполнительной власти области;

- бланк приказа органа исполнительной власти области;

- бланк приказа аппарата губернатора области;

- бланк приказа структурного подразделения аппарата губернатора области.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Еврейской автономной области изготавливаются полиграфическим предприятием по заказам хозяйственного управления аппарата губернатора области в соответствии с предложениями управления делопроизводства.

7.3. Бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету управлением делопроизводства и не могут передаваться иным организациям и лицам.

7.4. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается также использовать бланки на бумаге А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148).

Бланки формата А3 могут применяться для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф (например, формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов). На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции руководителя (поручения).

7.5. Бумага, применяемая для изготовления документов, должна быть белого цвета. Документы постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

15 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм:

15 - левое;

30 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

7.6. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

7.7. Порядок учета, хранения и списания номерных гербовых бланков.

7.7.1. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области назначают работников ответственных за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков, с внесением данных обязанностей в их должностные регламенты.

7.7.2. Работники, ответственные за учет, хранение и списание номерных гербовых бланков:

- получают (под расписку) гербовые бланки у оператора копировально-множительной техники управления делопроизводства;

- заводят журнал по учету, использованию и хранению гербовых бланков;

- проставляют отметки в журнале, когда и для каких целей использован бланк (подготовлен проект постановления, отправлено письмо, дан ответ на запрос и так далее);

- хранят испорченные номерные гербовые бланки;

- один раз в полугодие комиссионно списывают испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии# (не менее трех человек), создаваемыми# в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области, и утверждается руководителем подразделения. После утверждения акта испорченные бланки уничтожаются. Один экземпляр акта о списании номерных гербовых бланков передается в управление делопроизводства не позднее 10 числа, следующего за отчетным периодом (10 июля, 10 января).

7.7.3 Номерные гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах, сейфах, исключающих возможность их использования не по назначению.

7.7.4. Запрещается использование испорченных номерных гербовых бланков не по назначению.

7.8. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом расположении реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Состав видов и формы бланков, применяемых в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области, утверждаются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и тому подобное).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 12 для оформления табличных материалов, N 14 для оформления текстовых материалов.

Текст документов рекомендуется печатать на бумаге формата А4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

(1,5)

Начальник финансового

(1)

управления

(1,5)

Личная подпись И.О. Фамилия

(1)

12.12.2006

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 - для начала абзаца в тексте;

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

8. Подготовка и оформление служебных и частных писем

8.1. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможно в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих основных частей:

- обращение;

- вступление;

- основное содержание;

- заключение.

Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и тому подобное.

Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

Текст письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц (приложения 12 - 14).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и так далее.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Сергей Петрович!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа!*

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии:

Уважаемый господин председатель!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас ..., Сообщаем Вам ....

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы:

Уважаемые господа, ваше письмо ....

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например:

      С уважением,

 Начальник управления экономики      Личная подпись          И.О. Фамилия

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Проекты писем должны быть завизированы исполнителем, в левом нижнем углу проставляется фамилия и номер телефона исполнителя.

8.2. Проекты писем губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области подготавливаются исполнителем, согласовываются с первым заместителем, заместителем председателя правительства области, курирующим данное подразделение, передаются в управление делопроизводства для проведения лингвистической экспертизы и переноса текста на номерной текстовый бланк.

8.3. Регистрационные номера письмам губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области присваиваются в канцелярии. Для указанных документов ведется общая нумерация в пределах календарного года.

8.4. Подписанные губернатором области, вице-губернатором, первыми заместителями, заместителями председателя правительства области письма передаются в канцелярию для их рассылки (приложение 12).

8.5. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами:

8.5.1. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер (приложения 13, 14).

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма печатается название города и дата отправления, например:

Биробиджан, 15 января 2006 г.

Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь ...".

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении).

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следует личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и так далее), то в конце текста указывается приложение и количество его страниц.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:

Господину Б. Итопу

Председателю Правления

фонда "Призыв совести"

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

Его Превосходительству

господину М. Андерсу

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

г. Москва

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Её) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 межстрочный интервал.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с новой строки с абзаца.

* Употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.

9. Планирование работы

9.1. Работа структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области строится в соответствии с перспективным планом работы правительства области, планом законотворческих работ на предстоящий год.

9.2. Перспективные планы работы на предстоящий год, согласованные с кураторами, предоставляются руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области в организационно-контрольное управление аппарата губернатора области к 25 декабря текущего года.

9.3. Квартальные планы работы предоставляются в организационно-контрольное управление аппарата губернатора области к 25 числу месяца, предшествующего началу квартала, руководителями структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области.

9.4. Отчеты о выполнении квартального и перспективного планов предоставляются в организационно-контрольное управление аппарата губернатора области ежеквартально, до 5 числа следующего за отчетным кварталом месяца.

10. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений губернатора области и правительства области

10.1. Контролю подлежит исполнение постановлений, распоряжений, поручений губернатора области и правительства области, рассмотренной служебной корреспонденции.

10.2. Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений губернатора области осуществляют структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области в соответствии с их функциями.

10.3. Контроль за исполнением поручений, данных губернатором области, вице-губернатором, заместителями председателя правительства области по обращениям граждан, осуществляет приемная писем и обращений граждан управления делопроизводства.

10.4. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области определяют из числа работников исполнителей документов и поручений губернатора области. Исполнитель обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов.

10.5. О ходе и результатах выполнения каждого поручения губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области представляется записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности.

К запискам об исполнении поручений прилагаются подлинники документов, по которым были даны поручения.

10.6. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения документов принимает губернатор области, вице-губернатор, а также первые заместители, заместители председателя правительства области.

11. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых руководителями правительства области

11.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний и других мероприятий, проводимых руководителями правительства области, осуществляют управления делопроизводства, организационно-контрольное и органы исполнительной власти области по чьей инициативе проводится данное мероприятие.

11.2. Ответственные за проведение мероприятия, обеспечивают:

- подготовку документов и материалов к мероприятию, списков приглашенных, порядка и регламента проведения мероприятия, комплектование документов и материалов для участников мероприятия, извещение о дате, времени и месте его проведения;

- направление в хозяйственное управление заявок на обслуживание участников мероприятия и размещение иногородних в гостинице, а также списка для пропуска в здание правительства области (информация направляется не позднее чем за 5 дней до даты проведения мероприятия);

- при необходимости подготовку протокола проведенного мероприятия;

- контроль за выполнением поручений, данных по результатам проведенного мероприятия.

11.3. Организационно-контрольное управление осуществляет подготовку зала заседаний, организацию питания и размещения участников мероприятия, обеспечение их транспортом осуществляет хозяйственное управление.

11.4. Управление делопроизводства осуществляет тиражирование по заявкам руководителей структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области документов и материалов для участников мероприятия.

11.5. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости), их хранение осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области, структурные подразделения аппарата губернатора области.

11.6. Ход обсуждения вопросов на заседании правительства области, иных совещаний и заседаний протоколируется.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия постановлений (решений).

В протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам.

11.7. Общие требования к оформлению протокола заседания правительства области, а также иного совещания (приложения 15, 16).

11.7.1. Протокол заседания правительства области печатается на бланке установленной формы.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка.

Протокол заседания правительства области содержит следующие элементы:

1. Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области.

2. Наименование органа - ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ.

3. Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ.

Слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4. Дату, порядковый номер и место проведения заседания.

Дата проведения заседания печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Номера протоколов заседаний состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года.

Место проведения заседания выравнивается по центру.

5. Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего" и содержит указание вида деятельности (заседания правительства). Начинается заголовок с прописной буквы.

6. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части после заголовка указываются инициалы и фамилия губернатора области или председательствующего на заседании.

После слова "Присутствовали" (печатается от левой границы текстового поля) указывается перечень лиц, входящих в состав правительства области, руководителей органов исполнительной власти области; инициалы, фамилии должностных лиц, принимающих участие в заседании правительства области. Если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а во вводной части протокола указывается только их общее количество.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания правительства области, в порядке их значимости, указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами, содокладами и информацией. Каждый вопрос начинается с предлога "О", "Об". Слова "Повестка дня" пишутся от левой границы текстового поля, а пункты повестки дня с новой строки с абзаца.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ печатаются прописными буквами от границы левого поля.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки с абзаца указывается фамилия и инициалы докладчика в родительном падеже; после фамилии ставится дефис и с прописной буквы указывают наименование вопроса в соответствии с повесткой дня. Текст доклада (выступления) пишется в форме прямой речи. Если текст доклада представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется - Доклад прилагается. Например:

1. СЛУШАЛИ:

Воронова С.В. - Наименование вопроса согласно повестке дня. Текст доклада прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки, с абзаца в именительном падеже указываются фамилия и инициалы выступающего, его должность, затем ставится дефис и с прописной буквы излагается текст выступления. Например:

ВЫСТУПИЛИ:

Еремченко К.К., председатель комитета тарифов и цен правительства области - Краткая запись выступления.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме (вместо слов вопрос и ответ пишется фамилия, инициалы и должность выступающего).

В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

После слова ПОСТАНОВИЛИ ставится двоеточие, а ниже, с новой строки, с абзаца приводится текст постановления, или оно прилагается к протоколу. Например:

ПОСТАНОВИЛИ:

Принять постановление (прилагается).

Голосовали единогласно.

Если постановлением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к постановлению.

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Протокол заседания правительства области подписывается председательствующим на заседании правительства области.

Принятые на заседании правительства области постановления прилагаются к протоколу.

Документы в протоколе располагаются в следующем порядке: протокол, постановления с приложениями к ним; доклады, справки, информации в порядке обсуждаемых вопросов, список приглашенных.

11.7.2. Протоколы заседания правительства области составляются организационно-контрольным управлением, подписываются председательствующим на заседании правительства области и передаются в управление делопроизводства.

12. Требования к оформлению реквизитов документов

В процессе подготовки и оформления документов используются его элементы, называемые реквизитами (приложение 17).

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов определен ГОСТом.

12.1. Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на документах в соответствии с федеральным законодательством.

Герб Еврейской автономной области (реквизит 02) помещают на документах в соответствии с законодательством области.

Изображение герба на документах с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле документа над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на документах с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

12.2. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на документах организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. N 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования# мест происхождения товаров".

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на документе, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб области.

12.3. Код организации (реквизит 04) проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН обязательно проставляется на письмах, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом ОКПО и ОГРН.

Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

12.4. Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором могут быть организация (учреждение), ее структурное подразделение, орган или должностное лицо.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках) или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

12.5. Справочные данные об организации (реквизит 09) содержат сведения, важные для организации при информационных контактах.

Справочные данные об организации включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

пр. 60-летия СССР, 18, г. Биробиджан, 679016.

12.6. Наименование вида документа (реквизит 10) (постановление, распоряжение, приказ, протокол и так далее), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида документа печатается прописными буквами. В письме наименование вида документа не указывается.

12.7. Дата документа (реквизит 11) - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемых коллегиально (протоколы, акты и другие), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа и в иных случаях.

При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 февраля 2005 г. следует оформлять: 25.02.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2005 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

В текстах нормативных правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах, затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, классный чин, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и другие) применяется словесно-цифровой способ оформления даты.

Место проставления даты на документе зависит от вида документа. Если на документе отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

12.8. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другое.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы, а также поступающие из других организаций и от физических лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с Примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации#.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан ставится первая буква фамилии автора и через косую черту - регистрационный номер.

12.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и так далее). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

12.10. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

12.11. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование органа и его структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

Правительство Еврейской
автономной области

Финансовое управление

Ведущему специалисту-эксперту
И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю органа, его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику управления
культуры правительства
Еврейской автономной
области

И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации сельских поселений
Ленинского муниципального района
Еврейской автономной области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длиной строке.

Генеральному директору
акционерного общества открытого
типа "Биробиджанстрой"

И.О. Фамилия

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Карепову А.К.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Ильинка, д. 90/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Театральный пер., д. 5а.

Каждый элемент реквизита "Адресат" - наименование учреждения, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес - печатается с новой строки, составные части реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами.

12.12. Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления по труду
правительства Еврейской
автономной области

Личная подпись И.О. Фамилия
15.06.2006

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длиной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления здравоохранения
правительства Еврейской автономной
области

лични подпись И.О. Фамилия
13.08.2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник финансового управления правительства Еврейской автономной области Личная подпись И.О. Фамилия 15.11.2006

УТВЕРЖДАЮ Начальник управления по труду правительства Еврейской автономной области Личная подпись И.О. Фамилия 15.11.2006

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 04.05.2005 N 15-пп

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

12.13. Резолюция (реквизит 17) включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.И. Ивановой

А.А. Морозовой

Прошу подготовить

проект договора

с ОАО "Биробиджанстрой"

к 12.02.2006

Личная подпись

10.02.2006

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную подготовку проектов документов.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

12.14. Заголовок к тексту документа (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, отвечая на вопрос "О чем? ("О ком?") ..., (Об изменении ...", "О состоянии ...", "О выделении ... " и так далее).

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля документа.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, переносы не желательны#.

12.15. Отметка о контроле (реквизит 19) обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными распорядительным документом, организацией, направившей поручение, или резолюцией руководителя организации.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.

12.16. Текст документа (реквизит 20) должен быть кратким, четким, последовательным, обоснованным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать существо вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:

В соответствии с законом Еврейской автономной области от 15.12.2004 N 391-ОЗ "О внесении изменений в некоторые законы ЕАО о границах и статусе городских, сельских поселений в составе муниципальных районов" ...

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: распоряжения, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

В распорядительных актах, издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения губернатора области, приказы руководителей аппарата губернатора области структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области и другие), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ).

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и так далее) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комиссия установила", "отдел осуществляет функции", "в состав управления входят ...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем заключение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает").

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоры, претензии, гарантийные письма и так далее), рекомендуется использовать формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Как правило, тексты документов должны быть написаны деловым стилем.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем", а "сообщаем";

не "настоящий акт составлен", а "акт составлен".

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, посылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, инициалов и фамилий (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

В боковике после слов Итого, Всего двоеточие не ставится.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

12.17. Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства и губернатора области оформляются на отдельных листах бумаги.

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и другие. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера, например:

Приложение
к постановлению правительства
Еврейской автономной области
от 29.03.2005 N 39-пп

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: Приложение N 1, Приложение N 2 и так далеее. Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положения, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и так далее) на самом прилагаемом документе в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа в творительном падеже), его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением правительства
Еврейской автономной области
от 24.03.2005 N 23-пп

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу руководителя
аппарата губернатора области
от 15.06.2006 N 196

В документах отметка о наличии приложения может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров:

Приложение: 1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

            2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению

            от 25.07.2000 N 15 и приложение к нему, всего на 21 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: в 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Слово Приложение печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, после слова Приложение ставится двоеточие.

12.18. В состав реквизита Подпись (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию, например:

Губернатор области

личная подпись

Н.М. Волков

В документах, оформленных не на бланках, указывается полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

Первый заместитель председателя правительства Еврейской автономной области

личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Начальник финансового управления	Начальник управления по труду
Личная подпись И.О. Фамилия	Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Вице-губернатор, руководитель аппарата губернатора области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Начальник финансово- экономического управления	Личная подпись	И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Личные подписи	И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия, например:

И.о. начальника отдела

Личная подпись

И.О. Фамилия

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Начальник управления экономики

Личная подпись

И.О. Фамилия

12.19. Гриф согласования документа (реквизит 23) - реквизит документа, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Главный Государственный

санитарный врач по

Еврейской автономной области

Личная подпись И.О. Фамилия

26.03.2005

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и другим, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 23.02.2005 N 4

Слово СОГЛАСОВАНО печатается от границы левого поля прописными буквами на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа".

12.20. Визы согласования документа (реквизит 24) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием (далее виза).

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Заместитель председателя правительства области 08.08.2006	Личная подпись	И.О. Фамилия
Начальник юридического управления 07.08.2006	Личная подпись	И.О. Фамилия
Начальник управления делопроизводства 08.08.2006	Личная подпись	И.О. Фамилия

При наличии замечаний к документу, выносимому на заседание правительства, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник

юридического управления

Личная подпись И.О. Фамилия

13.09.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизита "Подпись".

Допускается оформление виз на отдельном листе. При оформлении визы на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

12.21. Оттиск печати (реквизит 25)

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативными актами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Кроме того, применение гербовой печати необходимо в случаях удостоверения физических и юридических прав лиц, установлении фактов, вызывающих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также на уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке (приложение 18).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

12.22. Отметка о заверении копии (реквизит 26)

Снятие копий с документов, подписанных губернатором области, вице-губернатором области, допускается только с разрешения начальника управления делопроизводства.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Специалист-эксперт управления государственной службы и кадровой политики Еврейской автономной области 01.10.2006	Личная подпись	И.О. Фамилия

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, распоряжения, инструктивные письма и так далее), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.

12.23. Отметка об исполнителе (реквизит 27) располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, например:

И.В. Петров         или        Иван Васильевич Петров

6 89 45                        6 89 45

12.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

В дело N 01-15

Личная подпись

01.04.2006

или

Издано распоряжение

от 14.02.2005 N 15-р

В дело N 01-01

Личная подпись

10.04.2006

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.

12.25. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

12.26. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

13. Рассмотрение обращений граждан

13.1. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в приемной писем и обращений граждан управления делопроизводства в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и регулируются положением, утверждаемым постановлением губернатора Еврейской автономной области.

14. Техническое обеспечение работы с документами

14.1. Печатание документов

14.1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро управления делопроизводства, а также в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении настоящей Инструкции.

14.1.2. В машинописном бюро управления делопроизводства печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются проекты законов области, проекты постановлений и распоряжений губернатора области, правительства области.

Очередность печатания других материалов определяется начальником управления делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, красителями синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей или написанные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. Корректорские работы машинистками не производятся.

14.1.3. Печатание документов в структурных подразделениях аппарата губернатора области, органах исполнительной власти области, машинописном бюро управления делопроизводства проводится на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги.

14.2. Копирование документов

14.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в копировальном бюро управления делопроизводства на основании порядка, утвержденного руководителем аппарата губернатора области.

Копирование небольших по объему документов производятся# в органах исполнительной власти области, имеющих множительную технику.

14.2.2. В копировальное бюро управления делопроизводства сдаются на копирование только служебные документы вместе с оформленным заказом на бланке установленной формы, подписанным исполнителем.

Копирование федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряжений губернатора, правительства области производится с разрешения губернатора области, вице-губернатора, первых заместителей, заместителей председателя правительства области, начальника управления делопроизводства.

Копирование бланков документов, используемых в правительстве области, не разрешается.

На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов.

15. Изготовление и использование печатей и штампов

15.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области проводится по разрешению руководителя аппарата губернатора области.

15.2. Заявки на изготовление штампов и печатей с эскизами передаются руководителями подразделений в хозяйственное управление аппарата губернатора области.

15.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном управлении аппарата губернатора области и выдаются под расписку руководителям подразделений.

15.4. При утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата губернатора области.

15.5. Пришедшие в негодность и утратившие значения печати и штампы подлежат возврату в хозяйственное управление аппарата губернатора области, где они уничтожаются по акту.

15.6. Контроль за использование# печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области.

16. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в государственный архив Еврейской автономной области в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами, методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства.

16.1. Составление номенклатуры дел

16.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (приложение 19).

16.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области, штатными расписаниями аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

16.1.3. Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата губернатора области при методической помощи государственного архива области.

Номенклатура дел аппарата губернатора области утверждается руководителем аппарата, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями этих органов после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) при архивном управлении правительства области.

Вновь созданные (образованные) структурные подразделения аппарата губернатора области, органы исполнительной власти области обязаны в месячный срок разработать номенклатуры дел.

16.1.4. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.

Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата губернатора области получают выписки из сводной номенклатуры дел для использования в работе.

Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области и номенклатуры дел органов исполнительной власти области на предстоящий календарный год уточняются в последнем квартале текущего календарного года, утверждаются и вводятся в действие с 01 января следующего календарного года.

Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области.

16.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел аппарата губернатора области является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делопроизводства. Второй используется в управлении делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в государственном архиве области.

16.1.6. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы"), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти области и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название органа исполнительной власти области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады), например: "Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные наименования, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций муниципальных районов области о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Владивосток) по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые планы финансовых мероприятий", "Годовой статистический отчет о численности, составе и движении работников архивных учреждений Еврейской автономной области (ф. 1-к)".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовкам помещенных в этот том документов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения дела и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПМК при архивном управлении правительства области по представлению государственного архива области, экспертной комиссией аппарата губернатора области (далее - ЭК) или органов исполнительной власти области.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение аппарата губернатора области или органах исполнительной власти области для продолжения и другие.

16.1.7. Если в течение года в структурных подразделениях аппарата губернатора области или органах исполнительной власти области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

16.1.8. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

16.2. Формирование дел

16.2.1. Дела в аппарате губернатора области, органах исполнительной власти области формируются, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.

16.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм). При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и так далее.

16.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют с# самостоятельные дела.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту.

16.2.4. Формированием дел в структурных подразделениях аппарата губернатора области и органах исполнительной власти области занимаются лица, ответственные за делопроизводство и архив. Контроль за правильным формированием дел в аппарате губернатора области осуществляется управлением делопроизводства.

16.3. Экспертиза ценности документов

16.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

16.3.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

16.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти области создаются постоянно действующие ЭК, состав которых утверждается руководителем.

Функции и права ЭК, организация ее работы определяются положением об этой комиссии.

16.3.4. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 06.10.2000 и номенклатуры дел путем полистного просмотра документов. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение.

Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.

Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

16.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 20).

Акты рассматриваются ЭК аппарата губернатора области или органов исполнительной власти области, подписываются ответственными за делопроизводство и архив, утверждаются руководителями.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК при архивном управлении правительства области.

16.3.6. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

16.4. Оформление дел

16.4.1. Дела аппарата губернатора области и органов исполнительной власти области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела: оформлению обложки, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи государственного архива области.

16.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 21); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 22); оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 23); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

16.4.3. Документы, составляющие дела, прошиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

16.4.4. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, в которой указываются: наименование органа исполнительной власти области (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения аппарата губернатора области указывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата губернатора области;

номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел аппарата губернатора области или органа исполнительной власти области;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел аппарата губернатора области или органа исполнительной власти, согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства области;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом дата дела оформляется словесно-цифровым способом;

срок хранения дела - переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

архивный шифр дела (номер фонда, номер описи и номер дела по описи) проставляется карандашом на обложках дел постоянного хранения только после включения этих дел в годовые разделы описей дел постоянного хранения, утвержденных с ЭПМК при архивном управлении правительства области.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива области, в который будут передаваться дела по истечении срока временного хранения в организации.

По окончании года в надписи, на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

16.4.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов подшивается в дело.

16.4.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки), подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

16.5. Составление описей дел

16.5.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает государственный архив области.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

16.5.2. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

16.5.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив области, подлежит утверждению ЭПМК при архивном управлении правительства области через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства (приложение 24).

16.5.4. Описи дел по личному составу составляются по такому же принципу и подлежат согласованию с ЭПМК при архивном управлении правительства области.

16.5.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения аппарата губернатора области, органа исполнительной власти области имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.

16.5.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

16.5.7. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

16.5.8. Опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив с указанием их должностей, согласовывается с ЭК и направляется на утверждение ЭПМК при архивном управлении правительства области.

Опись дел по личному составу составляется в 2-х экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив с указанием их должностей, согласовывается с ЭК и направляется на согласование с ЭПМК при архивном управлении правительства области.

16.5.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению, составление акта о выделении их к уничтожению и уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭПМК при архивном управлении правительства области.

16.6. Организация оперативного хранения документов

16.6.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив области дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

16.6.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие или выдача документов из дел постоянного хранения и их уничтожение запрещается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения начальника управления делопроизводства или руководителя органа исполнительной власти области.

16.7. Подготовка и передача документов в архив

16.7.1. Аппарат губернатора области и органы исполнительной власти области обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и по истечении временных сроков хранения передачу документов в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственный архив области в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Их передача производится только по описям дел.

16.7.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств аппарата губернатора области или органа исполнительной власти области.

16.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в государственный архив области не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

16.7.4. Увязанные в связки дела в государственный архив области доставляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство и архив аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области.

16.7.5. Прием каждого дела производится работником отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива области в присутствии работника, ответственного за делопроизводство и архив аппарата губернатора области, органов исполнительной власти области. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов государственного архива области и лица, передавшего дела.

16.7.6. При реорганизации государственных органов области архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

16.7.7. При ликвидации государственных органов области включенные в состав архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в государственный архив области.

Приложение N 1
к п. 2.5

Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные для сведения.

2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

3. Сводки и информации, присланные для сведения.

4. Учебные планы, программы.

5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

6. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты.

7. Бухгалтерские документы (передаются бухгалтерии).

8. Печатные издания.

9. Формы статистической отчетности.

Приложение N 2
к п. 6.3.9

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

      02.05.2007                                                    N 100

г. Биробиджан

О порядке выплаты ежемесячного пособия лицам, замещавшим государственные должности Еврейской автономной области, в случае освобождения их от занимаемой должности

В целях реализации прав лиц, замещавших государственные должности области, в случае освобождения их от занимаемой должности на основании Закона ЕАО от 28.03.2001 N 265-ОЗ "О статусе и социальных гарантиях лиц, замещающих государственные должности Еврейской автономной области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке выплаты ежемесячного пособия лицам, замещавшим государственные должности Еврейской автономной области, в случае освобождения их от занимаемой должности.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление по труду правительства области (Фамилия, И.О.).

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Биробиджанер штерн".

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор области

Н.М. Волков

Дорофеева/2007-751(2)

Готовил:

      Начальник управления по труду      Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Вице-губернатор                    Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник юридического

      отдела                             Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник управления

      делопроизводства                   Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя

правительства

Подпись И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник финансового

управления

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления постановления губернатора области

Приложение N 3
к п. 6.3.9

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

       21.06.2007                                                 N 71-л#

г. Биробиджан

Об отпуске Сидорова С.П.

Предоставить Сидорову Сергею Павловичу, начальнику управления культуры правительства Еврейской автономной области, основной отпуск за период с 12 мая 2006 г. по 11 мая 2007 г. продолжительностью 45 календарных дней, дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный служебный день продолжительностью 9 календарных дней в соответствии с Законом Еврейской автономной области "О статусе и социальных гарантиях лиц, замещающих государственные должности Еврейской автономной области" и дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 8 календарных дней в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" с 29 марта 2007 г. по 31 мая 2007 г. включительно.

Основание: заявление Сидорова С.П.

Губернатор области

Н.М. Волков

Старцева/2007-445(|)

Готовил:

      Начальник управления

      государственной службы

      Дата                               Подпись             И.О. Фамилия

      Начальник юридического

      отдела

      Дата                               Подпись             И.О. Фамилия

      Начальник управления

      делопроизводства

      Дата                               Подпись             И.О. Фамилия

      Вице-губернатор

      Дата                               Подпись             И.О. Фамилия

Образец оформления распоряжения губернатора области

Приложение N 4
к п. 6.3.9

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

      15.06.2001                                                  N 37-пп

г. Биробиджан

О проекте закона Еврейской автономной области "О внесении изменений в приложение к Закону ЕАО "Об областной целевой программе "Село" на 2007 год"

Правительство Еврейской автономной области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Одобрить прилагаемый проект закона Еврейской автономной области "О внесении изменений в приложение к Закону ЕАО "Об областной целевой программе "Село" на 2007 год" и представить губернатору области для внесения в Законодательное Собрание Еврейской автономной области.

Губернатор области

Н.М. Волков

Готовил:

      Заместитель председателя правительства

      области - начальник управления

      сельского хозяйства                Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник юридического

      отдела                             Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник управления

      делопроизводства                   Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Вице-губернатор                    Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник организационно-

      контрольного управления            Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

Образец оформления постановления правительства области

Приложение N 5
к п. 6.3.9

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

       28.04.2007                                                 N 28-рп

г. Биробиджан

Об утверждении проекта технико-экономического обоснования (ТЭО) "Строительство водоотводного канала для отведения паводковых вод реки Икура в черте г. Биробиджана, Еврейской автономной области"

Рассмотрев представленный управлением архитектуры и строительства правительства области ТЭО "Строительство водоотводного канала для отведения паводковых вод реки Икура в черте г. Биробиджана, Еврейской автономной области", разработанный ФГУ "Управление мелиорации и сельскохозяйственного водоснабжения по Еврейской автономной области" и сводное экспертное заключение управления Главгосэкспертизы России по Хабаровскому краю от 14 февраля 2005 г. N 286-04:

1. Утвердить технико-экономическое обоснование (ТЭО) "Строительство водоотводного канала для отведения паводковых вод реки Икура в черте г. Биробиджана, Еврейской автономной области", со следующими показателями:

- Площадь защищаемых земель северо-восточной части г. Биробиджана от наводнения - 872 га

- Сметная стоимость строительства в базисных ценах на 01.01.2001 с учетом НДС 18 процентов - 34184,92 тыс. руб.

2. Признать утратившим силу ...

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области

Н.М. Волков

Бутин/2007-387(4)

Готовил:

      Начальник управления

      архитектуры и строительства        Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Первый заместитель председателя

      правительства области              Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник юридического

      отдела                             Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      Начальник управления

      делопроизводства                   Подпись             И.О. Фамилия

      Дата

      СОГЛАСОВАНО

      Начальник финансового

      управления

      Подпись         И.О. Фамилия

      Дата

Образец оформления распоряжения правительства области

Приложение N 6
к п. 6.4

"Герб Еврейской автономной области"

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ
ЮРИДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПРИКАЗ

       15.06.2007                                                    N 16

г. Биробиджан

О регистрации приказов органов

исполнительной власти области,

формируемых правительством области

В целях реализации постановления правительства Еврейской автономной области от 29.05.2007 N 67 "О порядке принятия, регистрации, опубликования и вступления в силу приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Разъяснение о применении порядка принятия, регистрации, опубликования и вступления в силу приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер (прилагается).

2. Контроль за регистрацией приказов органов исполнительной власти области, формируемых правительством области, носящих нормативный характер, возложить на заместителя начальника юридического управления аппарата губернатора области Старостину Н.П.

      Начальник отдела               Подпись                 И.О. Фамилия

Образец оформления приказа структурного подразделения аппарата губернатора области

Приложение N 7
к п. 6.4

"Герб Еврейской автономной области"

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

       07.03.2007                                                   N 129

г. Биробиджан

Об объявлении конкурса на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области объединенного аппарата мировых судей г. Биробиджана и Биробиджанского района Еврейской автономной области

В соответствии со статьей 9 Закона Еврейской автономной области от 24.11.2004 N 363-ОЗ "О некоторых вопросах государственной гражданской службы Еврейской автономной области", постановлением губернатора Еврейской автономной области от 24.02.2005 N 28 "О регулировании некоторых вопросов по организации и проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Еврейской автономной области" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Объявить конкурс на замещение двух вакантных должностей государственной гражданской службы области главных специалистов объединенного аппарата мировых судей г. Биробиджана и Биробиджанского района Еврейской автономной области.

2. ....

3. ....

4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления государственной службы и кадровой политики Еврейской автономной области Фамилия И.О.

Вице-губернатор, руководитель аппарата губернатора области

Г.А. Антонов

Готовил:

      Начальник управления

      государственной службы

      и кадровой политики области             Подпись        И.О. Фамилия

      Дата

      Главный специалист-эксперт

      юридического управления                 Подпись        И.О. Фамилия

      Дата

Образец оформления приказа по основной деятельности

Приложение N 8
к п. 6.4

"Герб Еврейской автономной области"

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

       21.04.2007                                                 N 260-к

г. Биробиджан

Об изменении фамилии

Юрьевой Н.А.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Юрьеву Наталью Аркадьевну, специалиста управления делопроизводства аппарата губернатора Еврейской автономной области считать Щербаковой в связи с регистрацией брака и изменением фамилии.

Основание:

заявление Юрьевой Н.А., свидетельство о заключении брака I-ТВ 309449, выданное Биробиджанским городским отделом управления ЗАГС правительства Еврейской автономной области от 24 марта 2006 г.

Вице-губернатор, руководитель аппарата губернатора области

Г.А. Антонов

Образец оформления приказа по личному составу

Приложение N 9
к п. 6.4

"Герб Еврейской автономной области"

АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

       26.04.2007                                                 N 253-к

г. Биробиджан

О назначении на должность

Ивановой С.П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Принять на государственную гражданскую службу Еврейской автономной области Иванову Светлану Петровну с 19 апреля 2007 г. и назначить ее на должность ведущего специалиста 2 разряда управления делопроизводства аппарата губернатора Еврейской автономной области, с трехмесячным испытательным сроком.

2. Установить Ивановой С.П. должностной оклад в размере 2750 рублей в месяц и 90 процентов надбавки к должностному окладу за особые условия государственной гражданской службы.

3. Производить Ивановой С.П. выплату 30 процентов надбавки к заработной плате за работу в южных районах Дальнего Востока.

Основание:

заявление Ивановой С.П. решение конкурсной комиссии от 10.04.2007 N 40

Вице-губернатор, руководитель аппарата губернатора области

Г.А. Антонов

Образ# оформления приказа по личному составу

Приложение N 10
к п. 6.4

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

       13.03.2007                                                 N 135-к

г. Биробиджан

О денежной компенсации

отпуска Беловой А.А.

В соответствии со статьей 126 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Заменить денежной компенсацией Беловой Анне Анатольевне, ведущему специалисту-эксперту управления здравоохранения правительства Еврейской автономной области, дополнительные отпуска за период с 24 марта 2005 г. по 23 марта 2006 г. за выслугу лет в количестве 1 календарного дня, за работу в южных районах Дальнего Востока в количестве 8 календарных дней и ненормированный служебный день в количестве 4 календарных дней.

Основание: заявление Беловой А.А.

      Начальник управления             Подпись               И.О. Фамилия

С приказом ознакомлен ______________________________________

Образец оформления приказа по личному составу

Приложение N 11
к п. 6.4

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ Еврейской автономной области

УПРАВЛЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ правительства Еврейской автономной области

ПРИКАЗ

       26.01.2007                                                  N 9/14

г. Биробиджан

О работе психолого-медико-

педагогической консультации

в области в 2007 году

На основании положения о психолого-медико-педагогической консультации, обслуживающей детские сады, общеобразовательные школы, школы-интернаты, детские дома области

ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Организовать работу областной психолого-медико-педагогической консультации в период с 1 января по 31 декабря 2007 г.

2. Утвердить состав и график работы психолого-медико-педагогической консультации на 2007 год согласно приложению.

3. ...

      Председатель комитета                 Начальник управления

      образования                           здравоохранения правительства

      Еврейской автономной области          Еврейской автономной области

      Подпись И.О. Фамилия                  Подпись И.О. Фамилия

Образец оформления совместного приказа

Приложение N 12
к п. 8.1

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

      ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОР                                   Угловой штамп

                                                        приводится на

 Еврейской автономной области                         национальном языке

    679016, г. Биробиджан,

   пр. 60-летия СССР, 18,

 тел.: 4-07-30, факс: 4-06-84

   E-mail: antonov@eao.ru

____________ N ______________

На N __________ от __________

Исполнительному директору
территориального фонда
обязательного медицинского
страхования ЕАО

И.О. Фамилия

Аппарат губернатора Еврейской автономной области направляет дополнительный список N 1 на работников аппарата для получения полисов обязательного медицинского страхования.

Приложение:

1. Дополнительный список N 1 на 1 л. в 1 экз. 2. Полис обязательного медицинского страхования

Вице-губернатор области

Г.А. Антонов

Иванов И.П.

6-36-50

Образец оформления служебного письма

Приложение N 13
к п. 8.1

Биробиджан, 13 марта 2007 г.

Уважаемый господин Председатель,

Имею честь сообщить, что __________________________________________________________

____________________________________________________________________ ______________

____________________________________________________________________ ______________

____________________________________________________________________ ______________

С уважением,

Наименование должности

И. Фамилия

Образец оформления служебного письма

Приложение N 14
к п. 8.1

Госпоже Катрине Лятти

Члену финской секции организации
"Международная амнистия"
г. Лахти

Уважаемая Катрина Лятти!

текст

С уважением,

Наименование должности

И. Фамилия

Образец оформления служебного письма

Приложение N 15
к п. 11.6

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду Приложение N 15 к п. 11.7

"Государственный герб Российской Федерации и герб Еврейской автономной области"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

       29 мая 2006 г.                                                 N 5

г. Биробиджан

Заседания правительства

      Председатель заседания                         - Н.М. Волков,

                                                       губернатор области

      Присутствовали:

      Члены правительства:

      Вице-губернатор                                - И.О. Фамилия

      Первый заместитель председателя                - И.О. Фамилия

      правительства

      Заместители председателя                       - И.О. Фамилия,

      правительства                                  - И.О. Фамилия,

                                                     - И.О. Фамилия,

                                                     - И.О. Фамилия,

(инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Руководители органов исполнительной власти, принимающие участие в заседании правительства: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Приглашенные: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

или

17 человек (список прилагается)

Повестка дня:

1. Об организации вещания телевизионных программ Государственной телевизионной и радиовещательной компании Еврейской автономной области (ГТРК) "Бира" на восточную часть Смидовичского района.

Доклад заместителя начальника управления промышленности, транспорта, связи и энергетики правительства области Фамилия И.О.

2. Об утверждении корректировки и понижения размера платы за загрязнение окружающей природной среды на 2007 год.

Доклад начальника управления природных ресурсов правительства области Фамилия И.О.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. - Об организации вещания телевизионных программ ГТРК "Бира" на восточную часть Смидовичского района - Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Иванов А.П., глава администрации муниципального образования "Смидовичский муниципальный район" - Краткая запись выступления.

2. Власов И.Г., начальник управления экономики правительства области - Краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

Принять постановление (прилагается).

Голосовали единогласно.

2. СЛУШАЛИ:

и так далее

Губернатор области

Н.М. Волков

Образец оформления протокола заседания правительства области

Приложение N 16
к п. 11.7

ОБЛАСТНАЯ КОМИССИЯ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ДОРОЖНОГО ДВИЖЕНИЯ

ПРОТОКОЛ

      30 августа 2001 г.                                             N 11

г. Биробиджан

Заседания комиссии

      Председательствующий             - И.О. Фамилия, первый заместитель

                                         председателя правительства

                                         области, председатель комиссии

Присутствовали:

Члены комиссии: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке)

Приглашенные: (инициалы и фамилии в алфавитном порядке с указанием должностей).

Повестка дня:

1. Об итогах работы Государственной инспекции безопасности дорожного движения управления внутренних дел Еврейской автономной области (ГИБДД УВД ЕАО) за 7 месяцев 2006 года.

Доклад начальника ГИБДД УВД ЕАО Фамилия И.О.

2. ...

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. - Наименование вопроса согласно повестке дня. - Информация прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

1. Фамилия И.О., Фамилия И.О. и так далее.

РЕШИЛИ:

Доклад начальника ГИБДД УВД ЕАО Фамилия И.О. принять к сведению и отметить, что в целом принимаемые Госинспекцией меры в сфере безопасности дорожного движения позволили добиться определенных положительных результатов в своей деятельности.

2. СЛУШАЛИ:

и так далее

Первый заместитель председателя правительства области, председатель комиссии

И.О. Фамилия

Образец оформления протокола заседания областной комиссии о обеспечению безопасности дорожного движения

Приложение N 17
к п. 12

Состав реквизитов документов

Наименование реквизита	Код реквизита
Государственный герб Российской Федерации	01
Герб субъекта Российской Федерации	02
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	03
Код организации	04
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	05
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	06
Код формы документа	07
Наименование организации	08
Справочные данные об организации	09
Наименование вида документа	10
Дата документа	11
Регистрационный номер документа	12
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	13
Место составления или издания документа	14
Адресат	15
Гриф утверждения документа	16
Резолюция	17
Заголовок к тексту	18
Отметка о контроле	19
Текст документа	20
Отметка о наличии приложения	21
Подпись	22
Гриф согласования документа	23
Визы согласования документа	24
Оттиск печати	25
Отметка о заверении копии	26
Отметка об исполнителе	27
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	28
Отметка о поступлении документа в организацию	29
Идентификатор электронной копии документа	30

Приложение N 18
к п. 12.21

Примерный перечень
документов, на которые ставится оттиск гербовой печати

1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

5. Заключения и отзывы на авторефераты.

6. Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

7. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

8. Исполнительные листы.

9. Нормы расхода.

10. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

11. Переписка с заграничными представительствами.

12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

14. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.).

15. Положения об организациях.

16. Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

17. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

18. Соглашения.

19. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

20. Спецификация (изделий, продукции и т.д.).

21. Титульные списки.

22. Удостоверения.

23. Уставы организаций.

24. Штатные расписания.

Приложение N 19
к п. 16.1.1

Комитет образования                           УТВЕРЖДАЮ

Еврейской автономной области

                                              Председатель комитета

                                              образования Еврейской

                                              автономной области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.11.2006 N 1                                Личная подпись Е.А. Соколов

г. Биробиджан                                 01.12.2006

на 2007 год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

                            01. Руководство

 01-01  Законы Российской Федерации,

        Указы Президента Российской

        Федерации, постановления               До минования

        Правительства Российской               надобности

        Федерации (копии)                      ст. 1 ТП

Специалист 1 разряда             Личная подпись              А.А. Петрова

СОГЛАСОВАНО                                  СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК комитета                         Протокол ЭПМК при архивном

образования Еврейской                        управлении правительства

автономной области                           Еврейской автономной области

_________ N _________                        _________ N _________

  Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 году в

комитете:

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Специалист 1 разряда          Личная подпись                 А.А. Петрова

Образец оформления номенклатуры дел

Приложение N 20
к п. 16.3.5

Комитет образования                           УТВЕРЖДАЮ

Еврейской автономной области

                                              Председатель комитета

                                              образования Еврейской

                                              автономной области

АКТ

14.11.2006 N 1                                Личная подпись Е.А. Соколов

г. Биробиджан                                 15.12.2006

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

  На основании номенклатуры дел комитета образования Еврейской автономной

области, согласованной с экспертно-проверочной методической комиссией при

архивном управлении  правительства Еврейской автономной области (протокол

от 14.11.2006 N 6),     отобраны       к    уничтожению   как  не имеющие

научно-исторической      ценности и утратившие    практическое   значение

документы:

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Количество дел	Срок хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

  1. Бухгалтерские

     документы

     кассового и

     мемориального                                  5 лет,

     порядка        1999, 2000 гг.    47           ст. 150

  2. ...

Итого: 130 (сто тридцать) дел за 1999, 2000 годы.

Описи дел постоянного  хранения за 1999, 2000 годы утверждены, по личному

составу   согласованы  с  ЭПМК  при  архивном   управлении  правительства

Еврейской автономной области (протокол от __________ N ____).

Главный бухгалтер             Личная подпись                 И.И. Иванова

14.11.2006

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК комитета образования

Еврейской автономной области

___________ N _______

Документы измельчены и сожжены.

Главный бухгалтер          Личная подпись                    И.И. Иванова

14.11.2006

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 21
к п. 16.4.2

                       Лист-заверитель дела N _________

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)

                                    (цифрами и прописью)

в том числе литерные листы ______________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

____________________           _______________   ________________________

   (должность)                    (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата _____________

Образец оформления листа-заверителя дела

Приложение N 22
к п. 16.4.2

                              ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                          документов дела N ___________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                      (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                             (цифрами и прописью)

_______________________________   _______________  ______________________

(наименование должности лица,        (подпись)      (расшифровка подписи)

 составившего внутреннюю опись

 документов дела)

Дата _______________________

Образец оформления внутренней описи документов дела

Приложение N 23
к п. 16.4.2

Комитет образования Еврейской автономной области

г. Биробиджан

ДЕЛО N 04-05

Штатное расписание комитета на 2007 год

и документы к нему

На 30 листах

Хранить постоянно

Образец оформления обложки дела

Приложение N 24
к п. 16.5.3

ФОНД N                                        УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N 1                                     Председатель комитета

                                              образования Еврейской

дел постоянного хранения                      автономной области

комитета образования                          Личная подпись Е.А. Соколов

Еврейской автономной области                  01.12.2006

за 2004, 2005 годы

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6

                                 2004 год

 1.   1-3   Приказы председателя комитета

            по основной деятельности        2005 г.     78

...

В данный раздел описи внесено 20 (двадцать дел) с N 1 по N 20.

Специалист 1 разряда            Личная подпись               А.А. Петрова

15.11.2006

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК при архивном                    Протокол ЭК комитета

управлении правительства                      образования Еврейской

Еврейской автономной области                  автономной области

_____________ N ___________                   _____________ N ___________

Образец оформления годового раздела описи дел постоянного хранения