Распоряжение Главы мэрии города Биробиджана Еврейской автономной области от 3 марта 2010 г. N 59 "О Регламенте мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области" (утратило силу)

Распоряжение Главы мэрии города Биробиджана Еврейской автономной области
от 3 марта 2010 г. N 59
"О Регламенте мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области"

В соответствии с Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области:

1. Утвердить прилагаемый Регламент мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

2. Признать утратившим силу постановление главы мэрии города от 18.06.2004 N 285 "О Регламенте мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан".

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

4. Опубликовать настоящее распоряжение в муниципальной информационной газете.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования.

Первый заместитель главы мэрии города

Д.Д. Проходцев

Регламент
мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области
(утв. распоряжением Главы мэрии города Биробиджана Еврейской автономной области от 3 марта 2010 г. N 59)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области (далее - мэрия города) определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности мэрии города.

1.2. Мэрия города является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

Порядок формирования и деятельности мэрии города устанавливается Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области и принятыми в соответствии с ним правовыми актами мэрии города.

1.3. Мэрия города в своей деятельности руководствуется федеральным законодательством и законодательством Еврейской автономной области, Уставом муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

1.4. Настоящий Регламент утверждается распоряжением мэрии города. Изменения в Регламент вносятся главой мэрии города.

II. Планирование работы мэрии города

2.1. Деятельность мэрии города строится на основе планирования на год и на квартал. Координацию работы по разработке проекта годового и квартальных планов работы мэрии города осуществляет организационно-контрольный отдел мэрии города.

2.2. План работы мэрии города на год разрабатывается в следующем порядке:

- планы работы структурных подразделений мэрии города на год, согласованные с заместителями главы мэрии города, курирующими структурные подразделения мэрии города, представляются в организационно-контрольный отдел мэрии города ежегодно к 1 декабря (на электронном и бумажном носителях);

- организационно-контрольный отдел мэрии города формирует проект плана работы мэрии города на следующий год и представляет его на согласование заместителям главы мэрии города;

- заместители главы мэрии города в течение 3-х рабочих дней вносят свои замечания и предложения по проекту плана работы мэрии города в организационно-контрольный отдел мэрии города;

- организационно-контрольный отдел мэрии города дорабатывает проект плана работы мэрии города, готовит распоряжение мэрии города об утверждении плана работы мэрии города на год и вносит согласованный проект плана работы мэрии города на рассмотрение главе мэрии города;

- окончательный вариант плана работы мэрии города на очередной год рассматривается и утверждается не позднее 30 декабря текущего года.

2.3. Текущее планирование осуществляется в форме квартальных планов работы мэрии города в следующем порядке:

- квартальные планы работы структурных подразделений мэрии города, согласованные с заместителями главы мэрии города, курирующими структурные подразделения мэрии города, предоставляются в организационно-контрольный отдел мэрии города руководителями структурных подразделений мэрии города до 20 числа последнего месяца квартала;

- организационно-контрольный отдел мэрии города в течение десяти дней на основе представленных планов работы структурных подразделений мэрии города готовит проект квартального плана работы мэрии города и представляет его на согласование заместителям главы мэрии города;

- заместители главы мэрии города в течение 3-х рабочих дней вносят свои замечания и предложения по проекту плана работы мэрии города в организационно-контрольный отдел мэрии города;

- организационно-контрольный отдел мэрии города дорабатывает проект плана работы мэрии города, готовит распоряжение мэрии города об утверждении плана работы мэрии на квартал и вносит согласованный проект плана работы мэрии города на рассмотрение главе мэрии города.

Утвержденные планы работы мэрии города на год (квартал) организационно-контрольный отдел мэрии города направляет главе мэрии города и его заместителям.

После утверждения плана работы мэрии города на год (квартал) организационно-контрольный отдел мэрии города размещает план работы мэрии города в локальной сети мэрии города на диске U в папке "Планы", к которой имеют доступ все структурные подразделения мэрии города.

2.4. Организационно-контрольный отдел мэрии города ежемесячно составляет календарный план основных мероприятий, проводимых в муниципальном образовании "Город Биробиджан" Еврейской автономной области в следующем порядке:

- структурные подразделения мэрии города ежемесячно до 10 числа представляют в организационно-контрольный отдел мэрии города основные мероприятия для включения в календарный план основных мероприятий (с учетом мероприятий квартального плана);

- организационно-контрольный отдел мэрии города формирует календарный план основных мероприятий и не позднее 25 числа текущего месяца передает на утверждение главе мэрии города;

- до 1 числа следующего месяца календарный план основных мероприятий направляется в структурные подразделения мэрии города и другим заинтересованным лицам.

2.5. Отчеты о выполнении мероприятий квартальных планов работы мэрии города предоставляются в организационно-контрольный отдел ежеквартально до 5 числа следующего за кварталом месяца.

2.6. Отчеты структурными подразделениями мэрии города составляются на бланках структурных подразделений мэрии города, с указанием даты и номера документа, подписываются руководителем структурного подразделения мэрии города и утверждаются заместителями главы мэрии города, курирующими структурные подразделения мэрии города.

2.7. В отчете указывается выполненная работа, анализ ее (итоги) и излагаются выводы и предложения.

2.8. Контроль за выполнением годового, квартальных и календарных планов работы мэрии города осуществляет организационно-контрольный отдел мэрии города.

2.9. Обобщение, анализ и подготовка информации главе мэрии города о выполнении планов работы мэрии города возлагается на организационно-контрольный отдел мэрии города.

III. Организация работы коллегии при главе мэрии города

3.1. Коллегия при главе мэрии города (далее - коллегия) является постоянно действующим совещательным органом при главе мэрии города.

Коллегия создается для подготовки и рассмотрения предложений по вопросам социально-экономического развития муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, обсуждения наиболее важных вопросов, входящих в компетенцию главы мэрии города, а также взаимодействия с государственными, общественными и иными органами и учреждениями, функционирующими на территории муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области по вопросам, входящим в компетенцию органов местного самоуправления.

3.2. В своей деятельности коллегия руководствуется федеральным законодательством, законодательством Еврейской автономной области, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями мэра города, мэрии города и настоящим Положением о коллегии при главе мэрии города (далее - Положение).

3.3. Подготовка и проведение заседаний коллегии, их документальное и организационное обеспечение осуществляется в соответствии с Регламентом мэрии города и настоящим Положением.

3.4. Состав коллегии и Положение утверждаются главой мэрии города.

3.5. Основными задачами и функциями коллегии являются:

3.5.1. Максимальное привлечение организаций, учреждений и предприятий, независимо от форм собственности, для участия в обсуждении и разработке программ, проектов и планов социально-экономического развития города.

3.5.2. Обеспечение взаимодействия в работе мэрии города с организациями, предприятиями и учреждениями, расположенными на территории муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, для принятия решений в интересах населения городского округа.

3.5.3. Изучение и определение приоритетных (стратегических) направлений в бюджетно-финансовой, экономической, социально-культурной, образовательной, научной и других сферах деятельности органов местного самоуправления муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области, муниципальных учреждений и предприятий.

3.5.4. Предварительное рассмотрение проектов бюджета, программ и планов социально-экономического развития городского округа, обсуждение хода и результатов их выполнения.

3.5.5. Рассмотрение проектов решений, вносимых главой мэрии города на рассмотрение городской Думой.

3.5.6. Разработка и рассмотрение мероприятий и рекомендаций по развитию социальной сферы городского округа, обеспечению занятости населения, охране труда и здоровья граждан, организации системы социальной защиты населения.

3.5.7. Рассмотрение хода выполнения постановлений мэра города, мэрии города и решений городской Думы.

3.6. Организация и порядок работы коллегии при главе мэрии города

3.6.1. Глава мэрии города является председателем коллегии.

3.6.2. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в два месяца.

3.6.3. Заседания коллегии проводит глава мэрии города, а в его отсутствие - первый заместитель главы мэрии города. Заседание коллегии правомочно решать вопросы, если на нем присутствует не менее половины от общего числа членов коллегии.

3.6.4. Коллегия работает по годовому плану, утвержденному на заседании коллегии. Согласно плану работы коллегии повестка дня заседания, порядок работы утверждаются членами коллегии в начале заседания.

3.6.5. Вопросы, вносимые в повестку дня заседания коллегии, формируются организационно-контрольным отделом мэрии города один раз в год согласно собранным предложениям от главы мэрии города, его заместителей, руководителей структурных подразделений мэрии города и рассылаются членам коллегии, а также в структурные подразделения мэрии города.

3.6.6. По решению главы мэрии города в план работы коллегии, в повестку ее очередного заседания могут быть включены особо значимые вопросы с поручениями руководителям структурных подразделений мэрии города, ответственным за подготовку вопросов.

Решение о снятии вопроса с повестки дня заседания принимается главой мэрии города при обосновании руководителем структурного подразделения мэрии города, ответственным за подготовку вопроса, нецелесообразности его рассмотрения.

3.6.7. Состав лиц, приглашенных на заседание коллегии для участия в рассмотрении каждого конкретного вопроса, определяется руководителями структурных подразделений мэрии города, готовящими вопрос на коллегию. Списки приглашенных на заседание коллегии согласовываются с главой мэрии города, заместителями главы мэрии, курирующими данные вопросы.

3.6.8. Заместители главы мэрии города, курирующие вносимые на заседание коллегии вопросы, предварительно рассматривают представленные руководителями соответствующих структурных подразделений мэрии города проекты решений, материалы и документы к ним. В случае необходимости возвращают их на доработку. Ознакомление (под роспись) приглашенных на заседание коллегии с проектами решений коллегии обеспечивают работники структурных подразделений мэрии города, отвечающие за подготовку вопроса.

3.6.9. Проекты решений, вносимые на рассмотрение коллегии, предложения, справки, информации к ним не позднее, чем за 7 дней до заседания коллегии передаются в организационно-контрольный отдел мэрии города, который за четыре дня до заседания окончательно формирует повестку дня заседания коллегии и представляет ее главе мэрии города.

Проекты решений коллегии должны отвечать следующим требованиям:

- быть конкретными, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемому вопросу;

- иметь заключение финансового управления мэрии города по вопросам выделения финансовых средств;

- предусматривать конкретные рекомендации и мероприятия по улучшению состояния (положения) дел, отраженных в проекте решения коллегии, распоряжениях, постановлениях мэрии города, мэра города;

- иметь соответствующие визы: руководителя структурного подразделения, подготовившего проект решения, заместителя главы мэрии города, курирующего соответствующее структурное подразделение, правового отдела мэрии города, согласования с заинтересованными лицами;

- иметь определенные сроки и ответственных лиц с указанием ФИО и должности.

К проектам документов прилагаются следующие материалы:

- список лиц, приглашенных по вопросу, с указанием докладчика:

- план организационных мер по исполнению решения;

- список организаций, учреждений и предприятий, которым необходимо отправлять решения, подписанные главой мэрии города после заседания коллегии.

Проекты решений коллегии, требующие доработки после заседания коллегии, дорабатываются и согласовываются исполнителем в 3-дневный срок и представляются в организационно-контрольный отдел мэрии города.

3.6.10. Явку лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемому вопросу, обеспечивает организационно-контрольный отдел мэрии города совместно со структурными подразделениями мэрии города, ответственными за подготовку вопроса на заседание коллегии.

3.7. Для обеспечения присутствия граждан на заседании коллегии информация о дате, времени и повестке дня предстоящего заседания коллегии не позднее 10 календарных дней до даты проведения заседания коллегии направляется организационно-контрольным отделом мэрии города в муниципальную информационную газету для опубликования и в электронном виде в информационно-аналитический отдел мэрии города для размещения на официальном интернет-сайте органов местного самоуправления муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

Присутствие на заседаниях коллегии граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, изъявивших желание присутствовать на заседании коллегии (далее - граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании коллегии), обеспечивается организационно-контрольным отделом мэрии города.

Граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании коллегии, не позднее, чем за 2 дня до проведения заседания сообщают по телефонам 4-03-79, 4-16-29 свои данные (фамилию, имя, отчество, место работы или свой социальный статус) и наименование вопроса, на котором они желают присутствовать. На основании этого организационно-контрольный отдел мэрии города формирует список.

За час до заседания коллегии организационно-контрольный отдел мэрии города передает сформированный список диспетчеру единой охранно-диспетчерской службы (далее - ЕОДС). Граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании коллегии, в день проведения заседания, не позднее 15 минут до его начала, должны прибыть в здание мэрии города, расположенное по адресу: г. Биробиджан, ул. Ленина, 29. Опоздавшие к заседанию коллегии не допускаются.

По прибытии в здание мэрии города граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании коллегии, предъявляют диспетчеру ЕОДС документы, удостоверяющие их личности.

После проверки документов, удостоверяющих личности граждан, изъявивших желание присутствовать на заседании коллегии, специалист организационно-контрольного отдела мэрии города сопровождает их в зал заседаний для размещения на специально отведенных местах.

По окончании заседания коллегии специалист организационно-контрольного отдела сопровождает граждан, присутствовавших на заседании коллегии, до поста диспетчера ЕОДС.

Граждане, присутствующие на заседании коллегии:

- ведут себя внимательно, корректно, тактично, уважительно относятся к членам коллегии, присутствующим в зале;

- по разрешению председательствующего на заседании коллегии задают вопросы выступающим, обращаются с просьбой о предоставлении слова;

- вносят свои предложения по обсуждаемому вопросу;

- не покидают зал заседаний во время заседания коллегии без разрешения председательствующего на заседании коллегии;

- не пользуются сотовым телефоном.

3.8. Ответственность за организацию проведения коллегии, регистрацию членов коллегии и приглашенных возлагается на организационно-контрольный отдел мэрии города.

Организационно-контрольный отдел мэрии города обеспечивает:

- оповещение участников коллегии о времени, месте ее проведения не позднее, чем за 4 дня;

- регистрацию участников заседания коллегии.

Расшифровку стенограммы и оформление протокола заседания коллегии организует организационно-контрольный отдел мэрии города.

3.9. Материально-техническое обеспечение и подготовку зала заседания коллегии организует управление делами мэрии города.

3.10. Заседание коллегии оформляется протоколом в трехнедельный срок.

В протоколе отражаются все предложения, замечания, рекомендации по обсуждаемым вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегии. При необходимости решения коллегии могут быть оформлены постановлением, распоряжением мэра города, мэрии города.

3.11. Принятые решения коллегии рассылаются организационно-контрольным отделом мэрии города исполнителям не позднее 3-х дней со дня подписания.

3.12. Контроль за выполнением решений коллегии осуществляется организационно-контрольным отделом мэрии города.

3.13. Решения коллегии носят рекомендательный характер.

IV. Порядок проведения совещаний

4.1. В целях координации работы структурных подразделений мэрии города и должностных лиц, оперативного решения текущих управленческих задач, проводятся совещания при главе мэрии города.

В зависимости от целей и решаемых задач в мэрии города проводятся служебные совещания: проблемные, инструктивные, оперативные, итоговые.

4.2. Совещания при главе мэрии города проводятся в соответствии с планом работы мэрии города, а также по мере необходимости по решению главы мэрии города.

Регулярные, а также наиболее значимые совещания планируются в перспективных и квартальных планах работы мэрии города, недельных планах-графиках работы главы мэрии города, структурных подразделений мэрии города.

4.3. При подготовке каждого совещания составляется порядок проведения и план подготовки, предусматривающие следующие этапы:

- определение тематики;

- формирование повестки дня;

- определение целей и задач совещания;

- регламент совещания (ведущий, докладчик, содокладчик, время для докладчика и выступающих);

- списочный состав участников совещания (ФИО, занимаемая должность);

- дата, время и место проведения;

- форма итоговых документов (протокол, решение, рекомендации, обращение и т.д.);

- порядок подготовки и лица ответственные за подготовку совещания.

4.4. Предложения по вопросам, предлагаемым для включения в повестку совещания, представляются главе мэрии города, его заместителям не позднее, чем за неделю до даты его проведения.

4.5. Аппаратные совещания при главе мэрии города с руководителями структурных подразделений мэрии города проводятся ежемесячно в первый понедельник в 9.00.

Повестку дня совещаний, порядок их проведения и состав участников формирует организационно-контрольный отдел мэрии города на основе квартального плана работы мэрии города за неделю до дня совещания и согласовывает с главой мэрии города.

Извещение должностных лиц (согласно списку) об их участии в совещании производит организационно-контрольный отдел мэрии города.

За подготовку вопросов, запланированных для обсуждения на совещании, отвечают непосредственно руководители соответствующих структурных подразделений мэрии города.

4.6. Вопросы, поставленные на совещаниях и требующие принятия практических мер, фиксируются в протоколе совещания и на очередном или последующих совещаниях рассматриваются мероприятия по их реализации.

Контроль за исполнением намеченных мероприятий возлагается на организационно-контрольный отдел мэрии города.

Совещания оформляются протоколом, который подписывает глава мэрии города, либо другое должностное лицо мэрии города, проводившее совещание.

В протоколе совещания указываются конкретные исполнители и сроки исполнения решений или поручений.

Протокол совещания оформляет организационно-контрольный отдел мэрии города в течение 3-х дней.

4.7. Поручения, данные на аппаратном совещании, оформляются организационно-контрольным отделом мэрии города и в трехдневный срок после проведения аппаратного совещания доводятся до исполнителей.

Контроль за выполнением решений и поручений, отраженных в протоколе совещания, возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения мэрии города, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

4.8. Аппаратное совещание главы мэрии города с заместителями главы мэрии города проводится еженедельно, в понедельник в 8.30.

4.9. Продолжительность оперативных совещаний, как правило, не должна превышать 30 минут, прочих совещаний - до 2 часов. При обсуждении вопросов на совещаниях время для доклада до 15 минут, ответов на вопросы - до 5 минут, для справок - до 3 минут, выступления в прениях - до 5 минут.

V. Организация работы Советов, комиссий при мэре города, главе мэрии города

5.1. Ответственность за работу Советов, комиссий при мэре города, главе мэрии города (далее - Советы, комиссии) возлагается на следующие структурные подразделения мэрии города:

1) Организационно-контрольный отдел мэрии города:

- комиссия по профилактике наркомании, правонарушений и преступлений в муниципальном образовании "Город Биробиджан" Еврейской автономной области;

- Совет по противодействию коррупции в муниципальном образовании "Город Биробиджан" Еврейской автономной области;

- комиссия по реализации приоритетных национальных проектов на территории городского округа.

2) Советник мэра города:

- Общественный Совет при главе муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области;

- Совет при мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области по делам инвалидов.

3) Отдел по работе с территориальным общественным самоуправлением мэрии города:

- Общественный Совет по территориальному общественному самоуправлению при главе мэрии города.

4) Отдел потребительского рынка, международных связей и поддержки предпринимательства:

- Совет по развитию малого и среднего предпринимательства при мэрии города.

5.2. Структурные подразделения мэрии города, ответственные за работу Советов, комиссий, осуществляют организационно-техническую подготовку заседаний Советов, комиссий, готовят материалы к заседанию, обеспечивают явку и регистрацию членов Совета, комиссии и приглашенных на заседания, ведут аудиозапись заседаний и оформляют протоколы заседаний.

5.3. Протоколы заседаний Советов, комиссий при мэре города, главе мэрии города оформляются в недельный срок, подписываются председательствующим на заседании Совета, комиссии и представляются в организационно-контрольный отдел мэрии города.

5.4. Принятые на заседаниях Совета, комиссии решения не позднее 3-х дней дорабатываются разработчиками с учетом поступивших замечаний и предложений и представляются для подписания мэру города, главе мэрии города.

5.5. Подписанные решения в 3-дневный срок доводятся до исполнителей и их выполнение контролируется руководителем структурного подразделения мэрии города, готовившим решение.

5.6. Для обеспечения возможности граждан присутствовать на заседаниях Советов, комиссий при мэре города, главе мэрии города информация о дате, времени и повестке дня предстоящего заседания Совета, комиссии не позднее 10 календарных дней до даты проведения заседания Совета, комиссии направляется руководителем структурного подразделения мэрии города, ответственным за работу Совета, комиссии, в муниципальную информационную газету для опубликования и в электронном виде в информационно-аналитический отдел мэрии города для размещения на официальном интернет-сайте органов местного самоуправления муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

5.7. Присутствие на заседаниях Советов, комиссий при мэре города, главе мэрии города граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, изъявивших желание присутствовать на заседании Совета, комиссии (далее - граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании Совета, комиссии), обеспечивается руководителем структурного подразделения мэрии города, ответственным за работу Совета, комиссии.

5.8. Граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании Совета, комиссии, не позднее, чем за 2 дня до проведения заседания Совета, комиссии сообщают по телефонам в структурные подразделения мэрии города, ответственные за работу Совета, комиссии: организационно-контрольный отдел мэрии города (4-03-79, 4-16-29), советник мэра города (6-94-90), отдел по работе с территориальным общественным самоуправлением мэрии города (6-05-16, 6-16-23), отдел потребительского рынка, международных связей и поддержки предпринимательства мэрии города (6-86-23, 6-42-94) свои данные (фамилию, имя, отчество, место работы или свой социальный статус) и наименование вопроса, на котором они желают присутствовать. На основании этого структурные подразделения мэрии города, ответственные за работу Совета, комиссии, формируют список.

За час до заседания структурное подразделение мэрии города, ответственное за работу Совета, комиссии, передает сформированный список диспетчеру единой охранно-диспетчерской службы (далее - ЕОДС). Граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании Совета, комиссии, в день проведения заседания, не позднее 15 минут до его начала, должны прибыть в здание мэрии города, расположенное по адресу: г. Биробиджан, ул. Ленина, 29. Опоздавшие к заседанию Совета, комиссии не допускаются.

По прибытии в здание мэрии города граждане, изъявившие желание присутствовать на заседании Совета, комиссии, предъявляют диспетчеру ЕОДС документы, удостоверяющие их личности.

После проверки документов, удостоверяющих личности граждан, изъявивших желание присутствовать на заседании Совета, комиссии, специалист структурного подразделения мэрии города, ответственного за работу Совета, комиссии, сопровождает их в зал заседаний для размещения на специально отведенных местах.

5.9. Материально-техническое обеспечение заседания Совета, комиссии обеспечивает управление делами мэрии города.

5.10. По окончании заседания Совета, комиссии специалист структурного подразделения, ответственного за работу Совета, комиссии, сопровождает граждан, присутствовавших на заседании Совета, комиссии, до поста диспетчера ЕОДС.

5.11. Граждане, присутствующие на заседании Совета, комиссии: - ведут себя внимательно, корректно, тактично, уважительно относятся к членам Совета, комиссии, присутствующим в зале;

- по разрешению председательствующего на заседании Совета, комиссии задают вопросы выступающим, обращаются с просьбой о предоставлении слова;

- вносят свои предложения по обсуждаемому вопросу;

- не покидают зал заседаний во время заседания Совета, комиссии без разрешения председательствующего на заседании Совета, комиссии;

- не пользуются сотовым телефоном.

VI. Организация работы со служебными документами в мэрии города

6.1. Служебные документы (корреспонденция), адресованные в мэрию города, поступают в отдел делопроизводства управления делами мэрии города (далее - отдел делопроизводства), где они регистрируются в системе электронного документооборота в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки, направляются главе мэрии города, заместителям главы мэрии города для резолюции.

Для документов, поступивших в отдел делопроизводства после 15 часов, днем поступления считается следующий рабочий день.

Служебная информация, поступающая по факсимильной связи, регистрируется в системе электронного документооборота.

Служебная информация, поступившая по электронной почте, начальником информационно-аналитического отдела мэрии города передается на бумажном носителе в отдел делопроизводства, где регистрируется в системе электронного документооборота и передается адресату.

Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов определены в Инструкции по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области.

Служебные документы (корреспонденция), адресованные руководителям структурных подразделений мэрии города, регистрируются специалистом, ответственным за делопроизводство в этом структурном подразделении мэрии города в день поступления, направляются руководителю структурного подразделения мэрии города для рассмотрения.

Документы на подпись главе мэрии города и заместителям главы мэрии города передаются только специалистами отдела делопроизводства управления делами мэрии города в рамках своих полномочий:

- папка постановлений, распоряжений мэрии города формируется специалистом 1 разряда отдела делопроизводства управления делами мэрии города к 16.00;

- папка входящей корреспонденции и срочных документов формируется ведущим специалистом 2 разряда отдела делопроизводства управления делами мэрии города (каб. 111). Срочная папка формируется два раза в день: к 12.00 и 16.00; входящей корреспонденции - к 16.00;

- папка с письмами, обращениями граждан формируется ведущим специалистом 1 разряда отдела делопроизводства управления делами мэрии города (каб. 105) к 16.00;

- папка с обращениями, поступившими на "Горячую линию" мэрии города, формируется специалистами отдела делопроизводства управления делами мэрии города (приемная мэра города) к 16.00.

6.2. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции главы мэрии города и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа.

Дополнительная резолюция допустима, если она детализирует механизм исполнения документа.

С резолюцией главы мэрии города документ возвращается в отдел делопроизводства для соответствующей отметки в электронной регистрационной карточке и передается лицу, ответственному за исполнение документа.

Подлинники (копии) документа и поручения по ним вместе с ответом возвращаются в отдел делопроизводства. Заявителю обязательно дается письменный ответ.

6.3. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции главы мэрии города первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции главы мэрии города, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.

6.4. Исполнение документа предусматривает изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись главе мэрии города, подготовку к пересылке адресату.

6.5. Срок исполнения служебных документов определяется главой мэрии города. Если документ не может быть исполнен в установленные сроки, ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до его исполнения, согласовывает с главой мэрии города изменение срока, о чем ставит в известность отдел делопроизводства.

Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать неисполненный документ другому должностному лицу, поставить в известность отдел делопроизводства о переданных документах.

Не переданные исполнителями документы считаются неисполненными.

6.6. Документы с резолюцией главы мэрии города с конкретным сроком исполнения ставятся отделом делопроизводства на контроль.

К аппаратному совещанию отдел делопроизводства готовит для главы мэрии города информацию о прохождении документов в мэрии города.

Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих нормативных актов главы мэрии города при подготовке, оформлении, представлении и срокам исполнения документов влечет за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц.

6.7. Оперативный контроль за работой структурных подразделений мэрии города и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений главы мэрии города, изложенных в резолюциях на документах, осуществляет заместитель главы мэрии города - начальник управления делам мэрии города, в его отсутствие заместитель начальника управления делами - начальник отдела делопроизводства управления делами мэрии города.

6.8. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции, подписанной главой мэрии города, заместителями главы мэрии города производится отделом делопроизводства, подписанной иными должностными лицами - соответствующим структурным подразделением мэрии города.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных в соответствии с настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях мэрии города возлагается на их руководителей.

VII. Организация контроля за исполнением документов

7.1. Контроль за исполнением документов осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству в мэрии города муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области и является одной из важнейших функций мэрии города.

В мэрии города осуществляется контроль за исполнением:

- документов, поступивших от федеральных и областных органов государственной власти;

- решений городской Думы;

- постановлений, распоряжений мэра города, мэрии города;

- приказов руководителей структурных подразделений мэрии города;

- решений коллегии, комиссий, Советов и совещаний, проводимых мэром города, главой мэрии города;

- планов работы (мероприятий);

- служебных писем;

- обращений граждан;

- иных документов, контроль за исполнением: которых установлен главой мэрии города.

7.2. Ответственными за исполнение документов являются заместители главы мэрии города, руководители структурных подразделений мэрии города.

7.3. Контроль за исполнением документов осуществляют следующие структурные подразделения мэрии города:

Организационно-контрольный отдел мэрии города осуществляет контроль за исполнением:

- резолюций на постановлениях и распоряжениях правительства Еврейской автономной области, постановлениях и распоряжениях губернатора Еврейской автономной области, решениях городской Думы с пометкой (К!);

- постановлений и распоряжений главы муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области - мэра города, мэрии города, решений коллегии при главе мэрии города, поручений главы мэрии города, данных на аппаратных и других совещаниях;

- решений Советов, комиссий при мэре города, главе мэрии города;

- квартальных планов работы мэрии города;

- запросов вышестоящих органов власти, правоохранительных органов, организаций, учреждений, ведомств с пометкой главы мэрии города (К!);

- запросов, представлений, протестов прокуратуры с пометкой (К!).

Управление делами мэрии города:

- ведущий специалист 2 разряда отдела делопроизводства управления делами мэрии города - за соблюдением сроков рассмотрения входящей корреспонденции и исполнением резолюций мэра города, главы мэрии города и заместителей главы мэрии города на входящей корреспонденции;

- ведущий специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами мэрии города - за сроками рассмотрения письменных обращений граждан, исполнением резолюций главы мэрии города и заместителей главы мэрии города на материалах личного приема.

Консультант мэрии города (в его отсутствие - советник мэра города) - за своевременным принятием мер структурными подразделениями мэрии города в ответ на критические материалы в адрес главы мэрии города и мэрии города, опубликованные в средствах массовой информации.

Отдел по работе с территориальным общественным самоуправлением - за исполнением мероприятий, разработанных по итогам собраний, встреч с жителями жилмассивов, заявлений, обращений органов территориального общественного самоуправления.

7.4. Осуществление контроля исполнения документов, поручений и резолюций включает следующие этапы:

- постановка на контроль

- контроль исполнения

- снятие с контроля

7.5. Нормативные правовые акты главы мэрии города, в которых указаны задания, исполнители и сроки исполнения документов, ответственные за исполнение, ставятся на контроль.

Остальные документы ставятся на контроль по письменному указанию главы мэрии города.

Документы с резолюцией главы мэрии города о постановке их на контроль передаются в организационно-контрольный отдел мэрии города.

По документам органов государственной власти, на основе которых глава мэрии города принимает свои решения, контроль их исполнения осуществляется аналогично с собственными решениями.

Документы, по которым не принимается собственных решений, в структурные подразделения мэрии города не передаются, с их содержанием руководителей структурных подразделений мэрии города знакомит отдел делопроизводства управления делами мэрии города. В случае необходимости они делают соответственные выписки.

7.6. Организационно-контрольный отдел мэрии города ежемесячно готовит главе мэрии города обобщенную информацию по всем ответственным исполнителям о ходе исполнения и исполнении стоящих на контроле документов. В случае срыва сроков исполнения отдельных пунктов или документа в целом, низкого качества или неполного выполнения объема работ, отражает в информации главе мэрии города причины срыва и вносит свои предложения, направленные на исправление сложившегося положения.

7.7. Ежеквартально организационно-контрольным отделом мэрии города готовится проект распоряжения мэра города, мэрии города о снятии с контроля исполненных нормативных правовых актов мэра города, мэрии города.

VIII. Международная деятельность мэрии города

8.1. Мэрия города осуществляет международную деятельность, руководствуясь законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, Еврейской автономной области, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями мэра города, мэрии города.

8.2. Международная деятельность мэрии города направлена на развитие экономики и науки городского округа, укрепление культурных и дружественных связей города Биробиджана с зарубежными городами.

8.3. Международная деятельность структурных подразделений мэрии города координируется отделом потребительского рынка, международных связей и поддержки предпринимательства мэрии города.

8.4. В случае подписания во время встреч с иностранными делегациями или отдельными иностранными гражданами контрактов, договоров и других соглашений, указанные документы предварительно готовятся специалистами структурных подразделений мэрии города, согласовываются с заместителем начальника финансового управления по юридическим вопросам и переводятся на соответствующие языки. Оригиналы подписанных документов передаются в отдел потребительского рынка, международных связей и поддержки предпринимательства мэрии города.

8.5. Материально-техническое обеспечение встреч представителей мэрии города с иностранными делегациями осуществляется управлением делами мэрии города и муниципальным учреждением "Централизованное хозяйственное управление муниципального образовании "Город Биробиджан" Еврейской автономной области".

8.6. Служебные командировки на территории иностранных государств осуществляются на основании распоряжения мэрии города. Руководители структурных подразделений мэрии города при планировании выезда в служебные командировки на территории иностранных государств представляют главе мэрии города информацию о составе группы, целях, задачах, сроке и источнике финансирования командировки.

Отчеты о результатах служебной командировки представляются главе мэрии города в 10-дневный срок после возвращения из служебной командировки.

8.7. Порядок приема иностранных делегаций определяется распоряжением мэрии города.

IX. Организация отчетов и информирования населения о деятельности мэрии города

Руководители структурных подразделений мэрии города ежегодно, не позднее 10 января, представляют информацию о своей деятельности за прошедший год главе мэрии города.

Глава мэрии города, руководители структурных подразделений мэрии города по окончании каждого календарного года информируют о своей деятельности население муниципального образования "Город Биробиджан" Еврейской автономной области через средства массовой информации.