Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 28 сентября 2012 г. N 236 "Об утверждении Правил оформления документов в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области"

1.1. Настоящие Правила оформления документов в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области, органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - Правила), устанавливают единые требования к оформлению документов, создаваемых в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области (далее - аппарат) и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области (далее - органы исполнительной власти области).

1.2. Правила разработаны на основании требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2005 N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

1.3. Выполнение требований Правил обязательно для всех сотрудников структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с Правилами.

Сотрудники структурных подразделений аппарата, органов исполнительной власти области несут ответственность за невыполнение Правил.

1.4. Изменения и дополнения в Правила могут быть внесены только организационным управлением аппарата (далее - организационное управление).

3.1. Герб Еврейской автономной области помещают на документах в соответствии с законодательством Еврейской автономной области.

Изображение герба на документах с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле документа над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на документах с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации".

3.2. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ОГРН обязательно проставляется на бланке письма, в том числе направляемом в налоговые органы или органы статистики.

3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

3.5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Автором может быть организация, ее структурное подразделение или орган, а также должностное лицо.

Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного (в скобках) или за ним.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

3.7. Справочные данные об организации включают сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например: просп. 60-летия СССР, 18, г. Биробиджан, Еврейская автономная область, 679016.

3.8. Наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол и так далее), составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Наименование вида документа печатается прописными буквами.

В письме наименование вида документа не указывается.

3.9. Дата документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протоколы, акты и другие), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 25 февраля 2010 года следует оформлять следующим образом: 25.02.2010.

Слово "год" при оформлении даты цифровым способом не пишется.

Цифровой способ датирования используется также при визировании и согласовании документа, наложении резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа и в иных случаях.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2010 г.

Словесно-цифровой способ оформления даты применяется в текстах нормативных правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, а также в документах, затрагивающих права граждан (о назначении и освобождении от должности, изменении фамилии, награждении, установлении надбавок к должностному окладу за выслугу лет, классный чин, в документах по усыновлению, опеке и попечительству и других).

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от вида документа. Если на документе отмечено место для даты, она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

3.10. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и так далее.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации, а также поступающие из других организаций и от физических лиц документы, кроме документов, не подлежащих регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что данный документ включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Место проставления регистрационного номера зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

При регистрации писем, жалоб и заявлений граждан указывается первая буква фамилии автора документа и через косую черту - регистрационный номер в порядке поступления документов.

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения переносятся с поступившего документа и включают регистрационный номер и дату поступившего документа.

Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает его от вспомогательной справочной информации.

3.12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок местонахождения организации. Он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятым географическим сокращением.

Местом издания документа для юридического лица будет место его нахождения, которое определяется местом государственной регистрации данного юридического лица.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

3.13. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресации документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование органа и его структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

                                             Правительство

                                             Еврейской автономной области

                                             Финансовое управление

                                             Ведущему специалисту-эксперту

                                             И.О. Иванову

Строки реквизита "Адресат" центрируются по левому краю.

При адресации документа руководителю органа наименование данного органа входит в состав наименования должности адресата, например:

                                             Начальнику управления

                                             культуры правительства

                                             Еврейской автономной области

                                             И.О. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                         Администрации сельских поселений

                                         Ленинского муниципального района

                                         Еврейской автономной области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                          Генеральному директору

                                          открытого акционерного общества

                                          "Биробиджанстрой"

                                          И.О. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

- наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество - для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта;

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех рекомендуется составлять список рассылки документа.

При адресации документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                Карепову А.К.

                                                ул. Садовая, 5, кв. 12,

                                                г. Липки, Киреевский р-н,

                                                Тульская обл., 301264

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Ильинка, 90/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Театральный пер., 5а.

Каждый элемент реквизита "Адресат" (наименование организации, подразделения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя, почтовый адрес) печатается с новой строки, составные части реквизита отделяются друг от друга одинарным межстрочным интервалом.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

3.14. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ прописными буквами без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

по труду правительства

Еврейской автономной области

Личная подпись И.О. Фамилия

"___" ___________ 20__ г.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа и выравнивают по левому краю. Слово УТВЕРЖДАЮ отделяется от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ                                    УТВЕРЖДАЮ

Начальник финансового                        Начальник управления

управления правительства                     по труду правительства

Еврейской автономной области                 Еврейской автономной области

Личная подпись И.О. Фамилия                  Личная подпись И.О. Фамилия

"___" _____________ 20__ г.                  "___" _____________ 20__ г.

При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить+" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и так далее) на прилагаемом документе в правом верхнем углу печатается слово "УТВЕРЖДЕН" прописными буквами без кавычек со ссылкой на нормативный акт (название распорядительного документа) в творительном падеже, его дату, номер, например:

                                             УТВЕРЖДЕН

                                             Постановлением правительства

                                             Еврейской автономной области

                                             от _____________ N ____

Слово "УТВЕРЖДЕН" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Выравнивание элементов грифа утверждения документа осуществляется от левого края слова "УТВЕРЖДЕН".

3.15. Резолюция включает инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                     Н.И. Ивановой

                                     А.А. Морозовой

                                     Прошу подготовить проект договора

                                     с ОАО "Биробиджанстрой" к 12.02.2010

                                     Личная подпись       И.О. Фамилия

                                     10.02.2010

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Соисполнители в равной мере с основным исполнителем несут ответственность за своевременное исполнение поручения.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа (кроме полей) или на отдельном листе, приложенном к документу, на котором указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

3.16. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и в обобщенной форме отражать и точно раскрывать основной смысл документа.

Заголовок должен отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), например: "Об изменении штатного расписания+", "О составе комиссии...", "Об ответственном за техническое состояние..." и так далее.

Заголовок к тексту печатается с прописной буквы, без переносов. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через одинарный межстрочный интервал.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Объем заголовка не должен превышать 5 строк печатного текста. Длина каждой строки - не более 28 печатных знаков, например:

Об утверждении состава

антинаркотической комиссии

Еврейской автономной области

Если длина заголовка превышает 150 знаков, его допускается продлевать до правой границы текстового поля документа, например:

     О   внесении   изменений   в   состав   антинаркотической   комиссии

Еврейской  автономной области,  утвержденный  постановлением  губернатора

Еврейской автономной области от + N +

К тексту документов, оформленных на бумаге формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту приложения печатается с прописной буквы центрованным способом (относительно границ текста) через одинарный межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится, например:

                               Порядок

          предоставления гражданам, проживающим на территории

          Еврейской автономной области, компенсации расходов

3.17. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными распорядительным документом, организацией, направившей поручение, или резолюцией руководителя.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" и помещается на правом поле первого листа документа, на уровне заголовка к тексту.

3.18. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через одинарный или полуторный межстрочный интервал.

Связный текст подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые печатаются с прописной буквы центрованным способом (относительно текста). Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов печатается с прописной буквы и заканчивается точкой.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части (преамбуле), указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (постановляющей или распорядительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

В констатирующей части документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

     В  соответствии с законом Еврейской автономной области от 15.12.2004

N 391-ОЗ  "О  внесении  изменений  в  некоторые  законы  ЕАО о границах и

статусе городских, сельских поселений в составе муниципальных районов"...

Преамбула в проектах постановлений правительства Еврейской автономной области (далее - правительство области) завершается словами: "+ правительство Еврейской автономной области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:", последнее слово печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки, например:

     В  соответствии с законом Еврейской автономной области от 16.04.2010

N 740-ОЗ  "О компенсации расходов, возникших в связи с ростом фактической

оплаты  за жилое помещение и коммунальные услуги" правительство Еврейской

автономной области

     ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Преамбула в проектах постановлений губернатора Еврейской автономной области (далее - губернатор области) завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается на новой строке от границы левого поля прописными буквами без разрядки, например:

     В  соответствии   с  Федеральным  законом   от  27.07.2004   N 79-ФЗ

"О государственной  гражданской  службе Российской  Федерации"  и законом

Еврейской    автономной  области  от  24.11.2004  N 363-ОЗ  "О  некоторых

вопросах государственной гражданской службы Еврейской автономной области"

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Например: распоряжения, приказы содержат распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

В распорядительных актах, издаваемых на принципах единоначалия (постановления, распоряжения губернатора области, приказы аппарата, и другие), а также в документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления правительства области, решения комиссии и так далее), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет) или с употреблением глагола прошедшего времени единственного числа (решил).

В совместных постановлениях, протоколах или решениях двух и более организаций (учреждений и т.д.) текст излагается с употреблением глаголов прошедшего времени множественного числа (постановили, слушали, выступили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила), а также содержащих описание, подтверждение фактов и событий (акт, заключение, отчет, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("отдел считает+") или с употреблением глаголов прошедшего времени множественного числа ("члены комиссии установили+").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ("просим направить+", "считаем целесообразным+", "направляем заключение+"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым+", "прошу выделить+"); от третьего лица единственного числа ("правительство не возражает+").

При подготовке документов по однотипным ситуациям (договоры, претензии, гарантийные письма и так далее) рекомендуется использовать формы, содержащие постоянный текст и пробелы для заполнения переменной.

Текст документов должен быть написан деловым стилем. Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Текст документа должен быть кратким, четким, последовательным, исключающим возможность двоякого толкования, раскрывать суть вопроса, содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемой проблеме. При наличии приложений к документам в тексте на них обязательно делается ссылка.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления.

Предпочтительными являются безличные формы, по сравнению с личными, например, не "мы выполним", а "нами будет выполнено", не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события.

Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта делается ссылка на распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, указываются его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, инициалы и фамилии (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" - пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, которые следует писать в единственном числе. Заголовки граф пишутся с прописных букв. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, а если составляет одно целое с заголовком, то есть поясняет его, - со строчной.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Сокращение слов в заголовках граф не допускается. В таблицах допускаются переносы, выполненные в соответствии с правилами русского языка.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются только номера граф.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Повторяющиеся в графах числа кавычками заменять нельзя.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

В боковике после слов: "Итого", "Всего" - двоеточие не ставится.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на них, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.

3.19. Отметка о наличии приложения.

Приложения к постановлениям, распоряжениям правительства области и губернатора области оформляются на отдельных листах.

Приложения дополняют, разъясняют отдельные вопросы документа или документ в целом.

В приложениях к документу помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и так далее. Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению к настоящему постановлению (распоряжению, приказу...)", то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка с указанием названия документа, его даты и номера, например:

                                            Приложение

                                            к постановлению правительства

                                            Еврейской автономной области

                                            от 23.03.2010 N 69-пп

При наличии нескольких приложений к документу они нумеруются арабскими цифрами, например: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и так далее. Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Приложения к письмам оформляются на отдельных листах.

Слово "Приложение" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы, отделяется от текста документа 2 межстрочными интервалами, после него ставится двоеточие.

Отметка о наличии приложения к письму может быть оформлена двумя способами.

Если приложение названо в тексте письма, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то приводится его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров приложения:

Приложение:                        1. Штатное расписание на 2 л. в 1 экз.

                                   2. Смета расходов на 3 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:              Заключение постоянной комиссии по здравоохранению

                         от 25.03.2010 N 15  и  приложение  к нему,  всего

                         на 21 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, например:

Приложение: в 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение - только в один адрес, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

3.20. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, содержащая инициалы и фамилию (инициалы и фамилия разделяются пробелом), например:

Губернатор области              Личная подпись               И.О. Фамилия

Подпись отделяется от последней строки текста 3 межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах, оформленных не на бланках, указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия, например:

Первый заместитель

председателя правительства

Еврейской автономной области     Личная подпись              И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица указываются инициалы и фамилия руководителя без наименования его должности, например:

Личная подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке подразделения указываются сокращенное наименование должности руководителя, его инициалы и фамилия; на бланке управления, инспекции указывается "Начальник"; на бланке комитета - "Председатель", например:

Председатель                    Личная подпись               И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне (ограничиваются соответственно правой и левой границами текстового поля). Расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Начальник                                     Начальник

финансового управления                        управления по труду

Личная подпись И.О. Фамилия                   Личная подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Вице-губернатор области           Личная подпись             И.О. Фамилия

Начальник финансово-

экономического управления         Личная подпись             И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Председатель комиссии             Личная подпись             И.О. Фамилия

Члены комиссии:

Личные подписи                                               И.О. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, документ может быть подписан исполняющим обязанности данного руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом от руки должны быть указаны фактическая должность, инициалы и фамилия должностного лица, например:

И.о. начальника отдела            Личная подпись             И.О. Фамилия

Не допускается ставить предлог "За", надписывать от руки "Зам." или ставить косую черту перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности.

3.21. Гриф согласования документа - реквизит документа, содержащий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования. Наименование должности отделяется от слова СОГЛАСОВАНО полуторным межстрочным интервалом, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник

финансового управления

Личная подпись И.О. Фамилия

_______________ 20__

Если согласование осуществляют письмом, решением, актом и так далее, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 19.02.2010 N 4

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатается от левой границы текстового поля прописными буквами без кавычек на лицевой или оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа ниже реквизитов "Подпись" и "Визы согласования документа".

3.22. Визы согласования документа - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием (далее - виза).

Виза включает должность и подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Визы отделяются одна от другой одинарным межстрочным интервалом.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

Если количество виз не помещается на одной странице листа согласования, он продолжается на последующих пронумерованных страницах с указанием наименования документа (приложение N 1).

При наличии замечаний к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Начальник

юридического управления            Личная подпись            И.О. Фамилия

_______________ 20__

Замечания прилагаются

Слова "Замечания прилагаются" пишутся от руки. Замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке проекта документа в него внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.23. Оттиск печати.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права юридических лиц, фиксирующих факты, связанные с выделением финансовых средств, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск гербовой печати ставится на документах, где его воспроизведение специально предусматривается нормативными актами. Оттиск простой круглой печати (без изображения государственной символики) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Применение гербовой печати также необходимо в случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, влекущих расходование денежных средств и материальных ценностей, а также в уставах (положениях) организаций, учреждений и предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке, согласно примерному перечню (приложение N 2).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

3.24. Отметка о заверении копии.

Снятие копий с документов, подписанных губернатором области, вице-губернатором Еврейской автономной области (далее - вице-губернатор области), допускается только с разрешения начальника организационного управления.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно

Специалист-эксперт

управления государственной

службы и кадровой политики

Еврейской автономной области          Личная подпись         И.О. Фамилия

_______________ 20__

Оттиск печати ставится на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, носящих нормативный правовой характер (постановления, распоряжения, инструктивные письма и так далее), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.

3.25. Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом Times New Roman размером N 12 или N 10, например:

И.В. Петров

(42622) 6 89 45

3.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении документа, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например:

В дело N 01-15                                Издано распоряжение

Личная подпись И.О. Фамилия                   от 14.02.2011 N 15-р

01.04.2011                                    В дело N 01-01

                                              Личная подпись И.О. Фамилия

                                              10.03.2011

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана исполнителем документа с указанием даты.

3.27. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

3.28. Идентификатором электронной или бумажной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы проектов (за исключением листа согласования): постановлений и распоряжений губернатора области, правительства области, приказов органов исполнительной власти области, признанных носящими нормативный характер.

Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

Идентификатор содержит наименование файла и другие поисковые данные, принятые в системе подготовки документов (СПД).

4.1. Оформление проектов постановлений и распоряжений правительства области, губернатора области

4.2. Оформление приказов аппарата и его структурных подразделений, приказов органов исполнительной власти области

"С приказом ознакомлен(а) _________________".

4.3. Оформление протоколов заседаний правительства области, а также иных совещаний

4.4. Подготовка служебных и частных писем

По содержанию и назначению письма как вид документа могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и другие. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией губернатора области, вице-губернатора области, первых заместителей председателя правительства области, заместителей председателя правительства области (далее - руководители правительства области) на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей правительства области.

Письмо-запрос целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться к респонденту одновременно по нескольким вопросам по разным темам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и так далее), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени правительства области, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и так далее) возможна в двух случаях:

- если письмо оформляется на должностном бланке;

- если письмо носит конфиденциальный характер и содержит персональное обращение к адресату.

Письмо состоит из следующих основных частей:

- обращение;

- вступление;

- основное содержание;

- заключение.

Текст письма не должен превышать 1-2 машинописных страниц.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и так далее.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

                     Уважаемый Сергей Петрович!

                     Уважаемый господин Титов!

                       Уважаемые господа!

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии, например:

                  Уважаемый господин председатель!

Заключительный комплимент в письме зависит от служебного или общественного положения адресата, а также от характера отношений автора с адресатом.

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например:

С уважением,

начальник управления экономики        Личная подпись         И.О. Фамилия

Допускается слова "С уважением" писать от руки.

В левом нижнем углу или на обороте страницы в том же месте письма указываются инициалы, фамилия и номер телефона исполнителя.