Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению КМ РТ
от 31 декабря 2009 г. N 920
(в редакции постановления КМ РТ
от 27 августа 2015 г. N 625)

Положение
о единой межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", Законом Республики Татарстан от 13 ноября 2007 года N 58-ЗРТ "Об информационных системах и информатизации Республики Татарстан", Указом Президента Республики Татарстан от 5 февраля 2009 года N УП-52 "О единой межведомственной системе электронного документооборота в Республике Татарстан".

1.2. Настоящее Положение определяет порядок обмена электронными документами средствами электронной подписи в единой межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан.

1.3. Термины, используемые в настоящем Положении:

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный документ, передаваемый по каналам связи, - информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа из единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Татарстан и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

единая межведомственная система электронного документооборота Республики Татарстан (далее - ЕМСЭД) - государственная информационная система обмена электронными документами в Республике Татарстан, а также создания, использования, передачи и хранения электронной организационно-распорядительной документации в Республике Татарстан;

участники ЕМСЭД - органы государственной власти Республики Татарстан, органы местного самоуправления Республики Татарстан, государственные и муниципальные учреждения Республики Татарстан и иные организации, в том числе с участием Республики Татарстан и органов местного самоуправления Республики Татарстан, подключившиеся к ЕМСЭД в порядке, утвержденном настоящим Положением;

пользователь ЕМСЭД - физическое лицо, имеющее в ЕМСЭД учетную запись и персональный пароль, обращающееся к ЕМСЭД для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с электронными документами.

1.4. Оператором ЕМСЭД является Министерство информатизации и связи Республики Татарстан.

2. Порядок работы участников ЕМСЭД с электронными документами, подписанными ЭП

2.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в ЕМСЭД.

2.2. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

2.3. Для подписания электронных документов участников ЕМСЭД используется ЭП.

2.4. Каждый участник ЕМСЭД определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющего (имеющих) ЭП, при помощи которых подписываются электронные документы.

2.5. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в ЕМСЭД должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать их только с помощью ЭП.

2.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются делопроизводственными службами и канцеляриями участников ЕМСЭД.

2.7. Регистрация электронных документов в ЕМСЭД осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан, регулирующими сферу делопроизводства в органах государственной власти.

2.8. В ЕМСЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (Ф.И.О., наименование участника ЕМСЭД).

2.9. Доставка и отправка электронных документов осуществляются посредством информационных технологий.

2.10. Участник ЕМСЭД обязан регистрировать электронные документы, поступившие посредством ЕМСЭД, в течение одного часа с момента их поступления в организацию.

2.11. Документы, поступившие после окончания рабочего дня или в праздничные дни, регистрируются в течение первого часа следующего рабочего дня.

2.12. Электронные документы, поступающие участнику ЕМСЭД, проходят в делопроизводственных службах первичную обработку и регистрацию.

2.13. В ЕМСЭД электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.

2.14. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности ЭП, правильности доставки электронных документов и наличия приложений к ним.

2.15. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в ЕМСЭД.

2.16. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников ЕМСЭД.

2.17. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в ЕМСЭД в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

2.18. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

2.19. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника ЕМСЭД, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).

2.20. В ЕМСЭД службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.

2.21. В целях учета и поиска электронных документов в ЕМСЭД используются следующие обязательные сведения об электронных документах:

адресант;

адресат;

должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

вид документа;

тип документа;

дата документа;

номер документа;

дата поступления документа;

входящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

количество листов основного документа;

количество листов и количество приложений;

фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности.

В ЕМСЭД могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах.

2.22. Участники ЕМСЭД обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭП.

2.23. Оператор ЕМСЭД осуществляет следующие функции:

организационное и методическое обеспечение ЕМСЭД;

обеспечение эксплуатации ЕМСЭД.

3. Порядок работы участников ЕМСЭД с бумажными копиями электронных документов

3.1. Электронный документ может быть выведен на бумажный носитель при необходимости получения его бумажной копии.

3.2. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными лицами, внесенными в Республиканский реестр уполномоченных лиц, заверяющих электронные документы.

3.3. Электронные документы, подписанные ЭП уполномоченного лица органов государственной власти, адресуемые юридическим и (или) физическим лицам, отправляются на бумажном носителе без собственноручной подписи уполномоченного лица.

3.4. Бумажная копия электронного документа должна содержать следующую обязательную отметку:

 "Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной

 подписью

 ______________________________________________________________________".

    (указать должность, Ф.И.О. лица, подписавшего электронный документ

                          электронной подписью)

Также электронный документ должен содержать на каждом листе следующие обязательные данные:

номер и дата регистрации электронного документа;

дата и время распечатки бумажной копии электронного документа с указанием наименования организации, Ф.И.О. лица, заверившего бумажную копию электронного документа.

3.5. Электронный документ и его копии на бумажном носителе должны быть аутентичными.

3.6. Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати участника ЕМСЭД, создавшего электронный документ, и собственноручную подпись лица, уполномоченного заверять электронные документы, а также надпись "Для заверения копий электронных документов".

3.7. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

4. Обеспечение эксплуатации ЕМСЭД

4.1. Оператор обеспечивает эксплуатацию ЕМСЭД за счет выполнения комплекса следующих мероприятий:

организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

обеспечение целостности обрабатываемых данных;

обеспечение антивирусной защиты информации;

обеспечение резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, а также порядка обновления антивирусных баз;

ведение электронного журнала в ЕМСЭД о действиях, совершаемых пользователями в ЕМСЭД, с указанием даты и времени их совершения;

обеспечение работоспособности программно-технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

ремонт или замена вышедших из строя программно-технических средств.

5. Подключение к ЕМСЭД и условия ее использования

5.1. Подключение органов государственной власти Республики Татарстан, органов местного самоуправления Республики Татарстан, государственных и муниципальных учреждений Республики Татарстан к ЕМСЭД осуществляется на безвозмездной основе.

5.2. Подключение к ЕМСЭД иных организаций, в том числе с участием Республики Татарстан и органов местного самоуправления Республики Татарстан, осуществляется на основании распоряжения Кабинета Министров Республики Татарстан.

6. Регламент доступа к электронным документам в ЕМСЭД

6.1. Разграничение доступа к электронным документам в ЕМСЭД осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями ЕМСЭД.

6.2. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи ЕМСЭД. Для обеспечения информационной безопасности ЕМСЭД оператор ЕМСЭД не реже двух раз в год инициирует обязательную смену паролей пользователей ЕМСЭД.

6.3. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей ЕМСЭД осуществляются оператором ЕМСЭД на основании представленных обращений участников ЕМСЭД с указанием номеров и дат соответствующих приказов по органу (организации).

6.4. По умолчанию пользователи ЕМСЭД получают доступ к электронным документам, в которых пользователь ЕМСЭД является отправителем, получателем или исполнителем.

6.5. Доступ ко всем документам участника ЕМСЭД с правами на внесение изменений или уничтожение электронного документа предоставляется оператором ЕМСЭД пользователю ЕМСЭД исключительно на основании приказа участника ЕМСЭД о наделении его соответствующими правами.