Приложение N 4. Состав учетного дела и порядок его ведения

Приложение N 4
к Правилам и порядку принятия физических
лиц на учет в качестве участников
Программы "Жилье горожанам"

Состав
учетного дела и порядок его ведения

Настоящий порядок устанавливает единые требования формирования, оформления, ведения, хранения и передачи учетных дел заявителей и членов их семей, обратившихся с заявлениями о принятии на учет в качестве участников Программы "Жилье горожанам" и участников - заявителей, удовлетворяющих требованиям к участникам Программы "Жилье горожанам", зарегистрированным в качестве участников Программы "Жилье горожанам".

I. Оформление учетного дела

Учетное дело заявителя формируется в Уполномоченном органе.

После подачи заявителем заявления, заполнения анкеты, представления полного пакета документов по установленным формам Уполномоченным органом формируется учетное дело заявителя.

Учетное дело представляет собой папку (скоросшиватель), заведенную на заявителя и его семью. Каждый лист нумеруется.

На лицевой стороне папки учетного дела указываются:

- уникальный учетный номер и процентная ставка, по которой предоставляется рассрочка для данной категории участников;

- номер в книге учета заявлений и дата подачи заявления;

- фамилия, имя, отчество заявителя полностью;

- полный адрес регистрации заявителя;

- контактные телефоны;

- иная информация, дающая возможность связи с заявителем и членами его семьи (контактные телефоны, адреса для направления корреспонденции и т.п.).

II. Состав учетного дела

Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке: сначала согласно перечню документов, необходимых для рассмотрения вопроса о принятии заявителя и его семьи на учет в качестве участников Программы "Жилье горожанам" и подлежащих представлению заявителем (приложение N 3 к Правилам и порядку), подшиваются документы, представленные заявителем для принятия на учет, затем все поступившие документы, касающиеся жилищного вопроса заявителя.

В учетном деле заявителя содержатся:

- заявление гражданина с просьбой о принятии на учет как относящегося к категории горожан, нуждающихся в улучшении жилищных условий путем приобретения жилья в рассрочку в г. Казани (приложение N 1 к Правилам и порядку);

- анкета по установленной форме (приложение N 2 к Правилам и порядку);

- документы, необходимые для рассмотрения вопроса принятия заявителя и его семьи на учет (приложение N 3 к Правилам и порядку);

- решение жилищной комиссии о принятии (отказе в принятии) на учет заявителя как относящегося к категории горожан, нуждающихся в улучшении жилищных условий путем приобретения жилья в рассрочку в г. Казани (приложения N 6, 7 к Правилам и порядку);

- выписка из распоряжения заместителя Руководителя Исполнительного комитета г. Казани о принятии на учет заявителя как относящегося к категории горожан, нуждающихся в улучшении жилищных условий путем приобретения жилья в рассрочку в г. Казани;

- материалы переписки с участником по его жилищному вопросу с указанием входящих и исходящих номеров писем и принятых по ним решений;

- документы, дополнительно представляемые участником до приобретения жилья и снятия с учета;

- документы, дополнительно запрошенные и представленные для подтверждения за участником права состоять на учете как относящегося к категории участников Программы "Жилье горожанам".

III. Учет, ведение и хранение учетного дела

Учет дел заявителей, подавших заявление о принятии на учет в качестве участников Программы "Жилье горожанам", ведется в книге учета на бумажном носителе, а после постановки на учет и включения в реестр - и в электронном виде.

В книге учета отражаются: порядковый номер поданного заявления; фамилия, имя, отчество заявителя полностью, полный адрес регистрации и контактные телефоны; дата подачи заявления, номер и дата распоряжения заместителя Руководителя Исполнительного комитета г. Казани о принятии (отказе в принятии) заявителя на учет в качестве участника Программы "Жилье горожанам", присвоенный уникальный учетный номер.

Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке. Изменения в учетное дело вносятся на основании организационно-распорядительных и иных документов.

Книга учета и учетные дела хранятся в Уполномоченном органе. Службы, ответственные за учет граждан, обеспечивают надлежащее хранение книг учета, учетных дел граждан, электронных носителей. Книги учета и учетные дела хранятся в течение 10 лет после приобретения заявителем жилья.

IV. Передача учетного дела

Учетное дело заявителя передается по запросу контрольных, правоохранительных органов, прочих уполномоченных органов.

По запросу учетное дело направляется с сопроводительным письмом, производится соответствующая запись в карточке-заместителе по форме согласно приложению, которая ставится на место отсутствующего дела (или другое специальное место).