Приложение 2. Положение о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации города Чебоксары

Приложение 2
Утверждено
распоряжением главы
администрации города Чебоксары
от 15 апреля 2003 г. N 890-р

Положение
о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации города Чебоксары

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке подготовки и издания правовых актов главы администрации города Чебоксары (далее - Положение) издано в целях совершенствования их подготовки.

1.2. Правовыми актами главы администрации города Чебоксары (далее - акты) являются постановления и распоряжения.

1.3. Глава принимает постановления и распоряжения по всем вопросам, отнесенным к ведению администрации.

1.3.1. Акты нормативного характера принимаются в форме постановлений.

Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности города, носящий общеобязательный (публичный) характер, как правило, длительного действия.

Постановления принимаются после обсуждения на заседании администрации города (совещательном органе при главе администрации города) или в рабочем порядке.

1.3.2. Акты по оперативным, организационным, кадровым, финансовым и другим текущим вопросам принимаются в форме распоряжений.

Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

II. Основания и стадии подготовки проектов постановлений и распоряжений

2.1. Основаниями для подготовки проектов постановлений и распоряжений главы являются:

- необходимость решения текущих задач в пределах предоставленной компетенции;

- законы Российской Федерации, Чувашской Республики, указы, постановления и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации, Президента Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики;

- обращения Чебоксарского городского Собрания депутатов о разработке и принятии конкретного акта;

- обращения и письма должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, трудовых коллективов и отдельных граждан;

- протесты прокурора по ранее принятым главой актам;

- прочие основания в соответствии с действующим законодательством.

2.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений главы включает:

- назначение ответственного лица за подготовку проекта постановления (распоряжения), которое осуществляется устным или письменным поручением главы или его заместителями;

- определение круга специалистов, привлекаемых к подготовке проекта постановления (распоряжения);

- изучение нормативно-правовых документов, в соответствии и на основании которых готовится данный проект;

- проработку этими лицами вопросов, составляющих основу проекта постановления (распоряжения);

- составление проектов текстов постановлений (распоряжений) и при необходимости - пояснительных записок к ним;

- согласование проекта постановления (распоряжения) с соответствующими управлениями, отделами, комитетами и другими подразделениями администрации города, также с заинтересованными юридическими и физическими лицами;

- правовую экспертизу проекта постановления (распоряжения) в юридическом отделе на предмет соответствия проекта действующему законодательству и требованиям к оформлению акта;

- доработку проекта постановления (распоряжения) с учетом замечаний и предложений лиц, согласующих данный проект, заключения юридического отдела, а также главы администрации города.

2.3. Структурные подразделения администрации города, а также заинтересованные юридические лица вправе по своей инициативе, в целях реализации возложенных на них задач, подготавливать и представлять проекты постановлений (распоряжений).

Руководители структурных подразделений администрации города в таких случаях самостоятельно определяют должностных лиц или специалистов, ответственных за подготовку проекта постановления (распоряжения).

2.4. Ответственность за качество проекта постановления (распоряжения), их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города, которые вносят проекты.

2.5. Ответственность за несоответствие проектов действующему законодательству несет начальник юридического отдела и руководитель структурного подразделения, который вносит на рассмотрение данный проект.

2.6. Для подготовки проектов наиболее важных актов могут создаваться рабочие группы.

2.7. Требования к содержанию проектов постановлений и распоряжений.

2.7.1. Проект постановления (распоряжения) должен быть целесообразным, практически необходимым. Он должен быть написан грамотно, юридически четким языком, не допускающим различных толкований текста. Проект должен иметь логическую последовательность всех его составных частей. К проекту прилагаются все документы, обосновывающие его принятие.

2.7.2. В текстах актов следует избегать употребления сокращенных слов: использование сокращений должно быть оправданным.

Если требуется многократно упоминать в акте тот или иной объект, а равно когда в акте неоднократно употребляется одно и то же понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках - сокращенное наименование, например: закрытое акционерное общество "Нива" (далее - ЗАО "Нива"), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Возможно применение общепринятых или официально установленных сокращений при написании:

- названий единиц измерения при цифрах (15 млн.руб., 1996 г., 11 га и т.д.);

- обозначений административных единиц (г. Чебоксары, пос. Северный);

- различных обозначений (и так далее - и т.д., то есть - т.е., и тому подобное - и т.п., прочее - пр., другое - др.).

2.7.2.1. В целях исключения возможности двоякого толкования при необходимости обозначения (перечисления) категорий граждан, организаций и т.д. в тексте документа рекомендуется приводить каждое наименование с новой строки, например:

- лица старше 80 лет;

- пенсионеры;

- лица, имеющие стаж работы свыше 20 лет, и т.д.

2.7.3. Недопустимы проекты актов, содержащие терминологическую путаницу, общие декларативные призывы, дословное воспроизведение всего текста акта органов власти и управления, на основании или в соответствии с которым готовится данный проект, расплывчатые, не поддающиеся контролю формулировки.

2.7.4. Проект акта должен основываться на реальных возможностях и содержать указание на организационные, финансово-экономические и иные средства обеспечения содержащихся в нем предписаний.

2.8. Требования к оформлению проектов постановлений и распоряжений.

2.8.1. Проекты постановлений и распоряжений печатаются на бланках установленного образца.

2.8.2. Акты должны иметь следующие реквизиты:

- герб города Чебоксары;

- наименование вида акта (постановление, распоряжение);

- дата принятия акта;

- номер акта;

- заголовок;

- текст;

- подпись главы;

- визы, согласования;

- исполнитель, телефон;

- список рассылки.

2.8.3. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила (Приложение 1):

- применять текстовый редактор - Word for Windows версии от 6,0 и выше;

- шрифт - "Times New Roman Cyr", размер - 14 для набора основного текста и допускается на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками);

- поля: левое - 3,5 см, правое и нижнее - 1,5 см, верхнее - 2 см; на листе согласования - зеркальные поля;

- междустрочный интервал - полуторный, в приложениях допускается одинарный интервал;

- реквизиты отделяются друг от друга 1-2 междустрочными интервалами.

2.8.4. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.

2.8.5. Заголовок акта должен быть максимально кратким и четким, точно передавать смысл текста отвечать на вопрос "О чем? (О ком?)".

Заголовок к проекту акта печатается через 1-2 интервала ниже реквизита "дата принятия акта", от левой границы текстового поля (без красной строки), с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через 1 междустрочный интервал и не должен превышать 5 строк машинописного текста.

2.8.6. Структура текста акта.

Текст акта состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (мотивировочной) и постановляющей (распорядительной).

Констатирующая (мотивировочная) часть содержит основания принятия акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для принятия акта, а также содержатся ссылки на законы и другие правовые акты с указанием наименования этих документов, даты, номера и заголовка, в соответствии с которым принимается данный документ. При этом констатирующая часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для принятия акта, и начинается она словами "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.

Констатирующую часть можно упустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме, в постановлении - начинается словом "постановляю", которое печатается заглавными буквами с отдельной строки по центру, без пробелов между печатными знаками. После слова "постановляю" ставится двоеточие. Затем указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Постановляющая (распорядительная) часть актов может подразделяться на пункты, подпункты, абзацы. Пункты должны иметь единую нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой, номера подпунктов включают номера пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой (например: 1.1., 1.2., 1.3.). Утверждаемые актами положения, инструкции, программы и т.п. могут подразделяться на разделы, главы, пункты, подпункты. Например: обозначение 5.12.7. соответствует разделу 5, пункту 12, подпункту 7. Обозначение номеров печатают с красной строки.

2.8.7. Пункты акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа. Каждый пункт акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний объединяются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

2.8.8. При утверждении состава комиссии (совета, штаба, рабочей группы и т.п.) в обязательном порядке определяются председатель, секретарь и члены комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке вне зависимости от занимаемой должности. Лица, для которых глава администрации г. Чебоксары не является работодателем, включаются в состав комиссии по согласованию.

2.8.9. Подпись отделяется от текста 1-2 междустрочными интервалами. Наименование должности печатается через 1 междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

2.8.10. Обязательные пункты проекта акта.

В актах должны быть указаны:

- точные наименования организаций в полном соответствии с их официальным названием, утвержденным в уставе, положении, решении об их создании или переименовании, должности и фамилии лиц, которым поручается исполнение задания;

- сроки выполнения заданий;

- поручения о контроле за выполнением данного акта;

- указание о признании утратившими силу актов, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый акт исключает действие ранее принятых;

- указание о снятии с контроля акта в случае его выполнения либо принятия (издания) нового документа.

Если при подготовке акта выявилась необходимость внесения изменений и дополнений в ранее изданные акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый акт, с признанием утратившими силу предыдущих актов по данному вопросу.

2.8.11. К проекту акта рекомендуется прилагать пояснительную записку, которая содержит необходимые обоснования и ожидаемые социально-экономические прогнозы и результаты их реализации. Пояснительную записку подписывает ответственный исполнитель. Объем текста пояснительной записки не должен превышать 1 листа формата А4.

2.8.12. В проектах актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (заявления, договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий, акты проверок и т.п.), делается ссылка на данные документы, которые в обязательном порядке прилагаются к данному акту (в исключительных случаях - их копии).

2.8.13. Поручения о контроле за исполнением акта.

Контроль за исполнением постановлений и распоряжений может быть оставлен за главой, либо возложен на заместителей главы или начальников управлений, которым в оперативном порядке поручено ведение данного вопроса.

2.8.14. Оформление приложений.

В качестве приложений к проекту акта оформляются положения, регламенты, перечни, составы комиссий и советов, графики, таблицы и т.д.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

При наличии приложения к проекту в соответствующем пункте акта делается ссылка - "согласно приложению" или "Приложение".

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование, заголовок, подпись, дату и т.д. Приложения подписываются ответственными исполнителями, т.е. руководителями структурных подразделений, которые несут ответственность за точность указанных в приложениях данных.

Приложения оформляются следующим образом:

В верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты, номера, например:

                                           Приложение

                                           к постановлению главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ___________ N _________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми знак N не проставляется. Например:

                                           Приложение 2

                                           к постановлению главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ______________ N __________

Если в тексте акта содержится формулировка утвердить прилагаемое положение, инструкцию или иной документ нормативного характера, то перед его заголовком помещается гриф утверждения. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже, например:

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ______________ N __________

При утверждении нескольких приложений они оформляются следующим образом:

                                           Приложение 1

                                           УТВЕРЖДЕНО

                                           постановлением главы

                                           администрации города Чебоксары

                                           от ________________ N ________

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия) согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА и т.п.

Заголовок к тексту приложения печатается по центру, отделяется от грифа утверждения 2-3, от текста приложения - 1-2 междустрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Заголовки граф и строк таблицы пишутся в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

Если таблица печатается более чем на одном листе, наименование граф заменяется их нумерацией на каждом последующем листе.

Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со 2 листа, и каждый лист визируется исполнителем на обратной стороне.

2.9. Согласование проектов правовых актов.

Лица, осуществляющие согласование проектов распорядительных документов администрации города в соответствии со своей компетенцией, объединяются условным наименованием - "согласующие".

2.9.1. Согласование проектов распоряжений и постановлений осуществляется в форме визирования проекта акта.

2.9.2. На проекте акта обязательны визы:

- заместителей главы и должностных лиц администрации города, которым подведомственны вопросы, составляющие содержание проекта;

- руководителей предприятий, организаций, учреждений; подписи руководителей, не входящих в структуру администрации города, заверяются печатью;

- граждан, интересы которых затрагиваются в проекте;

- заместителя главы - начальника управления делами и контроля, начальника юридического отдела, соответствующего исполнителя - на всех проектах постановлений (распоряжений).

2.9.3. Согласование проекта каждым согласующим осуществляется в срок не более 3 рабочих дней.

2.9.4. Сбор виз осуществляется лицом, ответственным за подготовку проекта.

2.9.5. Виза включает в себя наименование должности согласующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Согласование производится на обратной стороне первого листа проекта и действительно в течение 3-х месяцев.

В случае необходимости продления срока согласования ответственный исполнитель обращается к согласующему с просьбой подтвердить согласие, т.е. фактически проводит повторное согласование.

2.9.6. Возврат проекта акта без визирования не допускается. Замечания и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "замечания прилагаются" или "с замечаниями".

2.9.7. Если замечания носят принципиальный характер, оформляется лист разногласий, и при визировании указывается: "Лист разногласий прилагается" (Приложение 2).

2.9.8. Отказ в согласовании или согласование с замечаниями (особыми мнениями и дополнениями) по конкретным пунктам проекта не препятствует дальнейшему рассмотрению проекта, кроме случаев, если эти замечания сделаны юридическим отделом по мотивам несоответствия этих пунктов действующему законодательству.

2.9.9. Если в процессе согласования или в ходе доработки проекта вносятся существенные изменения в первоначальную редакцию проекта, он подлежит повторному визированию.

Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта внесены редакционные поправки, существенно не изменившие его содержание. В данном случае допускаются исправления чернилами в тексте проекта, с обязательной подписью лица, внесшего поправки.

2.10. Правовая экспертиза проектов постановлений и распоряжений.

2.10.1. Все проекты постановлений и распоряжений проходят правовую экспертизу в юридическом отделе администрации на предмет соответствия проекта действующему законодательству.

2.10.2. В случае противоречия закону отдельных положений проекта, не носящих принципиального характера и требующих юридической доработки, указанный проект должен быть отредактирован юристами юридического отдела с участием исполнителя проекта.

2.10.3. На проект акта, полностью или в существенной своей части противоречащий действующему законодательству, составляется заключение правовой экспертизы со ссылками на конкретные правовые нормы, которые нарушаются положениями проекта.

Проект постановления (распоряжения) вместе с заключением правовой экспертизы возвращается юридическим отделом исполнителю.

2.11. Список рассылки.

К каждому акту оформляется список рассылки, как правило, на отдельном листе бумаги (приложение 3).

Список рассылки содержит перечень лиц (заинтересованные организации, должностные лица, заказчики и др. с указанием при необходимости почтового адреса), которые руководствуются данным документом в своей работе. В том случае, когда адресату должно быть отправлено более одного экземпляра, делается пометка с указанием количества экземпляров.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

2.12. Доработка окончательного варианта акта.

2.12.1. Окончательный вариант проекта акта представляется исполнителем на бумажном и магнитном (электронном) носителе в отдел делопроизводства для проверки правильности оформления согласно требованиям настоящего положения, комплектности представленных документов (приложения, пояснительная записка, документы, на которые есть ссылка или упоминание в тексте), наличия всех необходимых согласований и списка рассылки.

2.12.2. Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях несет ответственный исполнитель. Дискеты и файлы, содержащие текст документа, должны быть проверены на отсутствие вирусов.

2.12.3. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные с нарушением порядка и требований по оформлению и содержанию, установленных настоящим положением, возвращаются их исполнителям.

2.12.4. Проекты актов после доработки распечатываются на цветном бланке, являющимся оригиналом, согласовываются с заместителями главы и заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации города.

III. Принятие постановлений и распоряжений, вступление их в силу

3.1. Проекты актов представляются главе на подпись заместителем главы - начальником управления делами и контроля администрации города.

3.2. Глава по представленным ему на подпись проектам актов принимает одно из следующих решений:

- подписывает проект;

- направляет проект на доработку;

- отклоняет проект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия (издания).

3.3. Подписанные главой постановления и распоряжения передаются в отдел делопроизводства.

3.4. Постановления и распоряжения вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

IV. Регистрация и рассылка постановлений (распоряжений). Опубликование актов

4.1. Подписанные постановления и распоряжения подлежат обязательной регистрации в отделе делопроизводства.

Незарегистрированные акты юридической силы не имеют.

4.2. Номер акта присваивается в соответствии с очередностью его принятия по единой нумерации, которая ведется в пределах календарного года - отдельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжения добавляется буква "р".

4.3. Отдел делопроизводства обеспечивает рассылку актов согласно списку рассылки. В указанных копиях подпись главы не воспроизводится, ее подлинность удостоверяется печатью "Администрация города Чебоксары Чувашской Республики. Управление делами и контроля. Отдел делопроизводства", проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись и расшифровка подписи.

4.4. Постановления и распоряжения, содержащие предписания, касающиеся прав и обязанностей граждан и юридических лиц, либо имеющие общественную значимость, передаются отделом делопроизводства в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью для опубликования в средствах массовой информации по согласованию с заместителем главы - начальником управления делами и контроля.