Постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 23 июля 2009 г. N 236 "Об утверждении Типового регламента работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики"

С изменениями и дополнениями от:

28 мая 2010 г.

Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовой регламент).

2. Органам исполнительной власти Чувашской Республики в месячный срок разработать и утвердить соответствующий регламент работы с системой электронного документооборота.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления при разработке регламента работы с системой электронного документооборота руководствоваться Типовым регламентом.

И.о. Председателя Кабинета Министров
Чувашской Республики

Н. Смирнов

Утвержден

постановлением Кабинета Министров

Чувашской Республики

от 23 июля 2009 г. N 236

Типовой регламент
работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики

С изменениями и дополнениями от:

28 мая 2010 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164 в подраздел 1.1 внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

1.1. Введение

Типовой регламент работы с системой электронного документооборота в органах исполнительной власти Чувашской Республики (далее - Типовой регламент) определяет порядок работы в органах исполнительной власти Чувашской Республики с различными видами документов, оборот которых автоматизирован с помощью программного обеспечения "Система Автоматизации Делопроизводства - Дело-2004". Типовой регламент определяет роли пользователей и последовательность операций, выполняемых при обработке документов в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными Кабинетом Министров Чувашской Республики.

1.2. Информационная модель организации

В используемой технологии обработки документа орган исполнительной власти Чувашской Республики (далее - орган управления) рассматривается как объединение структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов (видов документов) одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).

1.3. Перечень терминов и сокращений

Карточка - объект, представляющий документ, а также приложение, обеспечивающее пользовательский интерфейс для просмотра документа.

Дело - объект системы, объединяющий совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности и обеспечивающий удобный доступ к карточкам.

Резолюция - текстовый реквизит документа, созданный должностным лицом и содержащий принятое им решение.

Поручение - документ, содержащий резолюцию и предписывающий ее исполнение.

Внешняя организация - исполнитель документа, не являющийся структурным подразделением органа управления.

Внешнее поручение - поручение, направленное во внешнюю организацию.

Электронный архив или архив - архив, в котором документы представлены в электронно-цифровой форме.

Подразделение - структурное подразделение органа управления (сектор, отдел, управление).

II. Регламент работы с входящими документами

2.1. Роли пользователей

В технологии обработки входящих документов участвуют следующие субъекты:

канцелярия - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее первичную регистрацию документа;

руководитель - подразделение, контролирующее ход исполнения документа;

ответственный исполнитель - основной исполнитель документа;

исполнитель (соисполнитель) - подразделение (или внешняя организация, или должностное лицо), выполняющее поручения по документу и представляющее отчет ответственному исполнителю.

Для конкретного документа канцелярия определяет руководителя из списка подразделений органа управления в зависимости от содержания документа. Далее руководитель накладывает резолюцию на документ, после чего документ направляется на исполнение ответственному исполнителю и исполнителям. Ответственный исполнитель направляет документ на исполнение через механизм поручений другим подразделениям и/или через механизм отсылки внешних поручений внешним организациям.

Функции руководителя и ответственного исполнителя могут совпадать.

2.2. Этапы движения документа

Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 1):

2.2.1. Этап 1. Регистрация документа

Канцелярией производятся регистрация и сканирование входящих документов, которые накапливаются в разделе "Входящие документы/В исполнении". На этом этапе канцелярия заполняет реквизиты регистрационной карточки документов, которая сохраняется в системе электронного документооборота.

Если вновь поступивший входящий документ является ответом на ранее отосланный исходящий, канцелярия должна связать его с соответствующим исходящим документом. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.

2.2.2. Этап 2. Маршрутизация

На этом этапе канцелярия определяет руководителя, на рассмотрение которого направляется вновь зарегистрированный документ.

В системе электронного документооборота предусмотрены два возможных маршрута документа:

в подразделение;

во внешнюю организацию (пересылка).

Для маршрутизации документа на исполнение в подразделение канцелярия из списка выбирает подразделение, в которое необходимо направить документ. Руководитель самостоятельно определяет исполнителей и направляет документ на исполнение.

Для маршрутизации документа на исполнение во внешнюю организацию из списка выбирается организация, в которую необходимо переслать документ. При этом не создается исходящий документ, а происходит пересылка входящего документа.

2.2.3. Этап 3. Наложение резолюции

Документы, направленные на рассмотрение руководителю, накапливаются у него в подразделе "На рассмотрении" раздела "Входящие". Подразделение имеет доступ только к тем входящим документам, для которых оно является руководителем.

После рассмотрения документа руководитель накладывает на него резолюцию, а также определяет срок исполнения документа, ответственного исполнителя и соисполнителей. Существуют два различных маршрута документа:

ответственный исполнитель - подразделение органа управления;

ответственный исполнитель - внешняя организация.

2.2.3.1. Ответственный исполнитель - подразделение органа управления

Руководитель указывает ответственного исполнителя в регистрационной карточке входящего документа, документ направляется на исполнение указанному подразделению. Руководитель может назначить себя ответственным исполнителем, в таком случае соисполнители отчитываются непосредственно перед руководителем.

2.2.3.2. Ответственный исполнитель - внешняя организация

Руководитель указывает себя в поле регистрационной карточки "Ответственный исполнитель".

2.2.4. Этап 4. Исполнение документа

На этом этапе ответственный исполнитель, получив документ, определяет номер дела по номенклатуре дел, формирует индекс, определяет сроки исполнения и рассылает документ на исполнение исполнителям. Передача документа на исполнение подразделениям осуществляется путем отдачи поручений, а внешним организациям - путем отдачи внешнего поручения, в этом случае сам исходный документ становится вложением.

2.2.4.1. Исполнение поручений подразделениями органа управления (приложение N 2)

Ответственный исполнитель заполняет в системе электронного документооборота карточку поручений по документу, указывая дату исполнения поручений, при необходимости ставит отметку о постановке документа на контроль. При создании карточки поручений в нее переносится резолюция на документе.

Поручения, направленные исполнителям, накапливаются в разделе поручений. Причем подразделение имеет доступ только к тем карточкам поручений (вместе с исходными документами), для которых оно является исполнителем.

После выполнения поручения исполнитель заносит в карточку поручения краткий отчет о проделанной работе. Если ответственного исполнителя не удовлетворяет ответ исполнителя, он отдает новое поручение либо продлевает срок исполнения поручения, внося в карточку поручения соответствующую резолюцию. Карточка поручения с выполненным заданием закрывается поручителем и сдается в архив.

2.2.4.2. Исполнение поручений внешними организациями (приложение N 3)

При необходимости отдачи поручений по документу внешней организации ответственный исполнитель создает внешнее поручение, в котором в качестве корреспондента указывается ответственный исполнитель из числа внешних организаций. Исполнителям поручения направляются копии поручения.

Внешние поручения автоматически отсылаются и регистрируются в системе электронного документооборота исполнителей в качестве входящего документа. Внешние организации - соисполнители направляют свои отчеты организации - ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель оформляет отчет о проделанной работе в виде исходящего письма в своей системе электронного документооборота, после отправки которого система электронного документооборота органа управления автоматически регистрирует новое входящее письмо.

Входящее письмо (отчет) автоматически проходит этапы 1, 2 (регистрации и маршрутизации соответственно), далее работа с ним производится согласно настоящему разделу.

После рассмотрения отчета в карточку внешнего поручения ответственным исполнителем - подразделением органа управления вносятся соответствующие отметки: снятие с контроля, продление сроков исполнения поручения, сдача в архив.

2.2.5. Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения

После выполнения задач, связанных с исполнением документа, ответственный исполнитель закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен".

2.2.6. Этап 6. Сдача в архив

Все документы со статусом "Исполнен" канцелярия заносит в архив.

III. Регламент работы с исходящими документами

3.1. Роли пользователей

В технологии обработки исходящих документов участвуют следующие субъекты:

автор - подразделение, создающее исходящий документ;

согласующий - подразделение, у которого автор должен завизировать исходящий документ;

руководитель - подразделение, в котором подписывается документ;

канцелярия - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее регистрацию и отправку исходящего документа.

Для конкретного документа автор определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для рассмотрения и визирования. Согласованный документ направляется канцелярии для отправки получателю. Функции канцелярии могут выполняться автором.

3.2. Статусы документов

Исходящий документ проходит следующие состояния (статусы) в зависимости от этапа существования: "проект", "отправлен на подпись", "поставлен на отправку", "отправлен", "сдан в архив". Статус документа влияет на логику наложения прав на документ в зависимости от пользователя и этапа обработки исходящего документа.

3.2.1. Права пользователей на изменение, просмотр и удаление в ходе работы с исходящими документами

3.2.1.1. Изменение

Права пользователей на изменение представлены в табл. 1.

Таблица 1

Пользователь	Изменение
Автор	да
Руководитель	нет
Канцелярия	нет

3.2.1.2. Просмотр

Права пользователей на просмотр представлены в табл. 2.

Таблица 2

Пользователь	Просмотр
Автор	свои документы
Руководитель	все, кроме документов со статусом "проект"
Канцелярия	все, кроме документов со статусом "проект"

3.2.1.3. Удаление

Права пользователей на удаление документа со статусом "проект" представлены в табл. 3.

Таблица 3

Пользователь	Удаление
Автор	да
Руководитель	нет
Канцелярия	нет

Права пользователей на удаление документа со статусом "отправлен на подпись" представлены в табл. 4.

Таблица 4

Пользователь	Отправлен на подпись
Автор	нет
Руководитель	нет
Канцелярия	нет

Права пользователей на удаление документа со статусом "поставлен на отправку" представлены в табл. 5.

Таблица 5

Пользователь	Поставлен на отправку
Автор	нет
Руководитель	нет
Канцелярия	да

Документы со статусами "отправлен" и "сдан в архив" удалять запрещено.

3.2.2. Статус "проект"

Документы с данным статусом представляют собой новые документы и документы, проходящие стадию согласования и не поставленные в очередь на подпись к руководителю.

Доступные для редактирования поля регистрационной карточки документов со статусом "проект" представлены в табл. 6.

Таблица 6

N пп	Название поля	Тип элемента ввода	Содержание поля	Пользователи
1	2	3	4	5
1.	Дело	поле со справочником	номер дела по номенклатуре	подразделение/ канцелярия
2.	Автор	поле со справочником	подразделение, создающее исходящий документ	подразделение/ канцелярия
3.	Наименование организации-получателя	поле со справочником	наименование организации - получателя документа, участвующей в системе электронного документооборота	подразделение/ канцелярия
4.	Наименование организации	поле ввода	наименование организации, отсутствующей в справочнике	подразделение/ канцелярия
5.	Вид документа (письмо, постановление, отчет и т.д.)	поле ввода	вид документа	подразделение/ канцелярия
6.	Наименование	поле ввода	наименование документа	подразделение/ канцелярия
7.	Текст	поле ввода	тема или краткое содержание документа	подразделение/ канцелярия
8.	Копии документа	поле со справочником	выбор организаций, участвующих в системе электронного документооборота, для массовой рассылки	подразделение/ канцелярия
9.	Вложенные файлы	сложный элемент ввода	список вложенных файлов	подразделение/ канцелярия
10.	Связать с входящим	поле со справочником	выбор входящего документа, в ответ на который создан данный документ	подразделение/ канцелярия

Отправить документ на подпись имеет право только автор.

3.2.3. Статус "отправлен на подпись"

Документами с данным статусом являются все неподписанные документы, поставленные в очередь на подпись к руководителю.

3.2.4. Статус "поставлен на отправку"

Документы с данным статусом представляют собой подписанные, зарегистрированные, но не отправленные документы. Отправить документы имеет право только канцелярия.

Доступные для редактирования поля регистрационной карточки документов со статусом "поставлен на отправку" представлены в табл. 7.

Таблица 7

N пп	Название поля	Тип элемента ввода	Описание	Пользователи
1.	Дата регистрации	поле ввода с календарем	дата регистрации документа	руководитель/ канцелярия
2.	Индекс	сложный элемент	индекс документа	руководитель/ канцелярия
3.	Номер	сложный элемент	исходящий номер документа	руководитель/ канцелярия
4.	Дата отправки	поле ввода с календарем	дата отправки документа	канцелярия

3.2.5. Статус "отправлен"

Данный статус имеют все отправленные документы, не находящиеся в архиве.

Полей, доступных для редактирования, нет. Канцелярия имеет право перевести документ в архив.

3.2.6. Статус "сдан в архив"

Данный статус имеют документы, отправленные в архив. Полей, доступных для редактирования, нет. Канцелярия имеет право поднять документ из архива. При этом документ приобретает статус "отправлен".

3.2.7. Журнал работы с документом

События, связанные с изменением статуса и отображаемые в журнале работы с исходящим документом, выглядят следующим образом:

добавлен ("проект");

отправлен на подпись ("проект" -> "отправлен на подпись");

отклонен ("отправлен на подпись" -> "проект");

подписан ("отправлен на подпись" -> "поставлен на отправку");

отправлен ("поставлен на отправку" -> "отправлен");

сдан в архив ("отправлен" -> "сдан в архив");

поднят из архива ("сдан в архив" -> "отправлен").

3.3. Этапы движения документа

Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 4):

3.3.1. Этап 1. Создание документа

Автор создает в системе электронного документооборота регистрационную карточку документа и заполняет ее. На этом этапе документ доступен только его автору. Созданные документы (проекты) накапливаются в разделе "Исходящие документы" и получают статус "проект".

Система электронного документооборота обеспечивает возможность создания исходящего документа на основе входящего документа. Установление связей между документами позволяет отслеживать переписку по какому-либо вопросу.

3.3.2. Этап 2. Согласование

На этом этапе автор создает в системе электронного документооборота карточки согласования, в которых формирует запрос на согласование и устанавливает срок согласования.

Карточки согласования, направленные на визирование согласующим подразделениям, накапливаются в разделе "Согласования". Подразделение может накладывать визу только на те документы, которые ему направлены, а также просматривать карточки остальных участников согласования документа.

По результатам рассмотрения документа согласующее подразделение обязано внести в карточку свою визу.

Получив визы от всех согласующих, автор ставит отметку о готовности к отправке, после этого работу с документом продолжает канцелярия. Если документ не согласован, он остается у автора на доработку. Доработка продолжается до тех пор, пока документ не будет согласован со всеми согласующими. Все версии исходного документа хранятся в его регистрационной карточке в виде вложенных файлов с указанием автора и даты версии. При необходимости согласующий может добавить свою версию документа.

От карточки согласования имеется возможность перехода к исходному документу в режиме просмотра.

Этапы согласования документа представлены в приложении N 5.

Кроме возможности согласования в подразделениях, существует возможность согласования во внешних организациях. Регламент согласования во внешних организациях аналогичен регламенту согласования в подразделениях. Согласования во внешних организациях накапливаются в разделе "Внешние согласования".

3.3.3. Этап 3. Подписание руководителем

Если документ, прошедший согласование, удовлетворяет руководителя подразделения, то он подписывает документ ключом электронной цифровой подписи.

3.3.4. Этап 4. Регистрация и отсылка документа

Регистрация исходящего документа производится в случае, если документ подписан и готов к отправке. Канцелярия вносит в регистрационную карточку регистрационные данные и реквизиты, связанные с отправкой. В регистрационную карточку вносится отметка об отправке документа. Функции канцелярии могут выполняться автором.

3.3.5. Этап 5. Сдача в архив

После завершения работы с документом он заносится в архив. Правом занесения в архив обладают канцелярия и автор.

IV. Регламент работы с внутренними документами

4.1. Роли пользователей

В технологии обработки внутренних документов участвуют следующие субъекты:

автор - подразделение, создающее внутренний документ для отправки получателю;

согласующий - подразделение, у которого автор должен согласовать документ;

получатель - подразделение, которому адресуется документ;

исполнитель - подразделение (или должностное лицо), выполняющее поручения по документу, отданные получателем.

Автор сам определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для визирования. Согласованный документ направляется получателю для исполнения. Получатель сам определяет исполнителей из списка подчиненных подразделений и сотрудников и направляет документ на исполнение через механизм поручений.

4.2. Этапы движения документа

Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 6):

4.2.1. Этап 1. Регистрация документа

Автор вносит в систему электронного документооборота регистрационную карточку внутреннего документа. На этом этапе документ доступен только его автору. Все документы, созданные автором, накапливаются в разделе "Внутренние/На отправку".

Система электронного документооборота обеспечивает возможность получателю внутреннего документа создать на его основе исходящий документ.

4.2.2. Этап 2. Согласование документа

При необходимости автор может согласовать документ перед отправкой. Согласование документа производится при помощи карточек согласования аналогично порядку согласования исходящих документов, предусмотренному подпунктом 3.3.2 пункта 3.3 "Этапы движения документа" настоящего Типового регламента. Если автор счел необязательным согласование документа, он несет всю ответственность за переписку.

4.2.3. Этап 3. Отправка и доставка документа получателю

Автор регистрирует документ, проставляя дату и индекс, а также определяет получателя из числа подразделений органа управления. После этого он ставит отметку о готовности к отправке. При этом документ становится доступен получателю.

Присланные на исполнение внутренние документы накапливаются в разделе "Внутренние/Присланные". Причем подразделению доступны только те документы, получателем которых оно является.

При получении внутреннего документа получатель производит его регистрацию, указывая дату и входящий номер документа. Далее получатель направляет его в дело согласно номенклатуре дел.

4.2.4. Этап 4. Исполнение документа

Руководитель получателя накладывает резолюцию на документ, тем самым определяя исполнителей. Исполнителем может выступать как подчиненное подразделение, так и сам получатель. Передача документа на исполнение подчиненным подразделениям осуществляется путем отдачи поручений. Контроль за исполнением поручений осуществляется при помощи карточек поручений аналогично порядку исполнения входящих документов, предусмотренному подпунктом 2.2.4 пункта 2.2 "Этапы движения документа" настоящего Типового регламента.

После выполнения всех задач, связанных с исполнением документа, получатель присваивает документу статус "Исполнен" и заносит в регистрационную карточку документа краткий отчет о его исполнении. Если автору требуется ответ, получатель формирует исходящий документ на основе входящего.

Автор может отследить изменение статуса документа и ознакомиться с отчетом об его исполнении получателем непосредственно в регистрационной карточке документа.

4.2.5. Этап 5. Сдача в архив

Все документы со статусом "Исполнен" автор заносит в архив.

V. Регламент работы с протоколами совещаний

5.1. Роли пользователей

В технологии обработки протоколов совещаний участвуют следующие субъекты:

руководитель - подразделение, осуществляющее регистрацию документа и распределение поручений по исполнителям;

исполнитель - подразделение (или должностное лицо), выполняющее поручения по документу, отданные руководителем.

5.2. Этапы движения документа

Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 7).

5.2.1. Этап 1. Регистрация протокола

Регистрация протокола совещания производится руководителем. На этом этапе руководитель заполняет реквизиты регистрационной карточки документа, которая сохраняется в системе электронного документооборота. При регистрации документа имеется возможность внести в регистрационную карточку наименование, дату регистрации, номер дела и выбрать вид совещательного органа.

Зарегистрированные протоколы накапливаются в разделе "Внутренние/Протоколы".

5.2.2. Этап 2. Исполнение документа

Передача документа на исполнение исполнителю осуществляется путем дачи поручений. Контроль за исполнением поручений в подразделениях осуществляется при помощи карточек поручений аналогично порядку исполнения входящих документов, предусмотренному подпунктом 2.2.4 пункта 2.2 "Этапы движения документа" настоящего Типового регламента. Контроль за исполнением поручений внешними организациями также аналогичен контролю за исполнением входящих документов.

5.2.3. Этап 3. Рассмотрение результатов исполнения

После выполнения всех задач, связанных с исполнением документа, руководитель закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен".

5.2.4. Этап 4. Сдача в архив

Все документы со статусом "Исполнен" руководитель заносит в архив.

VI. Регламент работы с письмами граждан

6.1. Роли пользователей

В технологии обработки писем граждан участвуют следующие субъекты:

сектор обращений и приема граждан - подразделение (или должностное лицо), осуществляющее первичную регистрацию документа;

куратор - подразделение, отдающее поручения по документу и контролирующее ход исполнения;

исполнитель - подразделение (или должностное лицо), выполняющее поручения по документу, отданные куратором.

Для конкретного документа сектор обращений и приема граждан самостоятельно определяет куратора из списка кураторов. Далее куратор определяет исполнителей и направляет документ на исполнение через механизм поручений.

Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6.2. Этапы движения документа

Документ в своем движении проходит следующие этапы (приложение N 8):

6.2.1. Этап 1. Регистрация документа

Регистрация писем граждан производится сектором обращений и приема граждан. При регистрации документа в регистрационную карточку документа вносятся регистрационные данные, вопросы, обращения, реквизиты гражданина.

Все зарегистрированные письма граждан находятся в разделе "Письма граждан/В исполнении".

6.2.2. Этап 2. Маршрутизация

На этом этапе определяется куратор. Куратором может являться как сам сектор обращений и приема граждан, так и иное подразделение, выбранное из справочника кураторов.

Если сектор обращений и приема граждан не берет на контроль письмо, документ считается выполненным с момента регистрации. В этом случае все остальные этапы работы с документом пропускаются, за исключением сдачи в архив.

6.2.3. Этап 3. Наложение резолюции

После рассмотрения документа куратор определяет исполнителей, накладывает резолюцию и направляет документ на исполнение.

Документы, направленные на рассмотрение куратору, накапливаются у него в разделе "Письма граждан". Куратор имеет доступ только к тем документам, куратором которых он является.

6.2.4. Этап 4. Исполнение поручения

Передача документа на исполнение осуществляется путем отдачи поручений. Поручения создаются автоматически при выборе исполнителя. Отданные поручения можно просмотреть при переходе в подраздел "Поручения/Отданные" раздела "Письма граждан". Исполнитель имеет возможность просмотра полученных поручений в подразделе "Поручения/Полученные" раздела "Письма граждан". Исполнитель имеет доступ только к тем карточкам поручений (вместе с документами), исполнителем которых он является.

После выполнения поручения исполнитель заносит в карточку поручения результаты рассмотрения поручения. При неудовлетворительном ответе исполнителя куратор отдает новое поручение и указывает срок исполнения поручения, внося в карточку поручения соответствующую резолюцию. Карточка поручения с выполненным заданием закрывается куратором (приложение N 9).

6.2.5. Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения

После выполнения всех поручений куратор закрывает документ, присваивая ему статус "Исполнен".

6.2.6. Этап 6. Сдача в архив

Все документы со статусом "Исполнен" сектор обращений и приема граждан заносит в архив.

VII. Регламент работы по приему граждан

Работа по приему граждан осуществляется аналогично порядку обработки писем граждан, предусмотренному пунктом 6.2 настоящего Типового регламента, только в разделе "Письма граждан" фиксируются документы (письма) граждан, а в разделе "Прием граждан" - устные обращения граждан при личном приеме. В связи с этим отсутствуют такие реквизиты регистрационной карточки, как "Корреспондент", "Номер входящий", "Дата входящая", "Вид обращения", "Адресат/Поступило".

Приложение N 1

к Типовому регламенту работы с

системой электронного документооборота