Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Чебоксары

Приложение N 1

Утверждена
распоряжением администрации
города Чебоксары
от 3 марта 2015 г. N 43-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Чебоксары

I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации города Чебоксары (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования документирования деятельности и организации работы с документами несекретного характера в администрации города Чебоксары (далее - Администрация) и ее структурных подразделениях.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28.05.2010 N 164, а также с учетом положений ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, а также хранение и использование документов. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Делопроизводство с документами, содержащими государственную тайну (секретное делопроизводство), ведется согласно специальным нормативным актам. Перечень таких документов представлен в Федеральном законе "О государственной тайне".

В целях обеспечения сохранности сведений ограниченного распространения распоряжением администрации утвержден Перечень сведений ограниченного распространения.

1.5. Организация, ведение делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации возлагается на заместителя главы администрации - руководителя аппарата.

1.6. Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации возлагается на руководителей подразделений.

Руководители структурных подразделений Администрации обязаны:

- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;

- рассматривать поступающие документы в день их получения и организовывать контроль за их исполнением;

- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- обеспечивать контроль за качеством подготавливаемых документов и правильностью их оформления.

1.7. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на специалистов согласно должностным инструкциям.

1.8. Работники структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов, в случае утраты они обязаны немедленно доложить руководителю подразделения или заместителю главы администрации - руководителю аппарата.

1.9. Разглашение содержания служебных документов, передача документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководства Администрации по запросу.

1.10. При перемещении по службе или увольнении муниципальный служащий обязан передать все находящиеся у него документы своему непосредственному начальнику или иному должностному лицу, определенному руководителем подразделения, по акту приема-передачи дел.

II. Документирование управленческой деятельности

Деятельность Администрации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Администрации, ее задачами и функциями.

В состав документационной базы входят:

организационно-правовые документы (Устав муниципального образования города Чебоксары - столицы Чувашской Республики, Положение об администрации города Чебоксары, положения о структурных подразделениях Администрации, штатные расписания, должностные инструкции работников и т.д.);

правовые и распорядительные (постановления и распоряжения администрации города Чебоксары по основной деятельности, договоры, соглашения, приказы руководителей структурных подразделений администрации и др.);

справочно-информационные (протоколы, акты, докладные, служебные и объяснительные записки, письма, справки, сводки, таблицы, отчеты, телеграммы, факсы и т.д.);

документы по личному составу (распоряжения администрации города по личному составу, приказы, личные карточки, лицевые счета по зарплате, личные дела и т.д.);

документы бухгалтерского учета отчетности (ведомости, книги, отчеты, сметы, акты ревизий и т.д.);

документы по материально-техническому снабжению (акты, предписания, инструкции, наряды и т.д.).

III. Правила оформления документов

3.1. Требования к подготовке и оформлению документов

3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, нормативных правовых и организационно-распорядительных документов, иных материалов справочного характера.

3.1.2. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

3.1.2.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам.

3.1.2.2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

3.1.2.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

3.1.2.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах, и употребляться в одном и том же значении.

3.1.2.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

3.1.2.6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных правовых актах.

3.1.2.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

3.2. Состав реквизитов документов

- Герб города Чебоксары;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- вид документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место разработки или издания документа;

- адресование документа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- утверждение документа;

- согласование документа;

- подпись документа;

- печать;

- заверение копий документов;

- отметка об исполнителе;

- резолюция;

- отметка о конфиденциальности;

- отметка о контроле документа;

- отметка об исполнении документа;

- отметка о поступлении документа;

- идентификатор электронной копии документа.

3.3. Бланки документов

3.3.1. Документы, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Таблицы, планы, ведомости, графики и т.п. разрешается оформлять на листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм), резолюции - на листах формата А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.3.2. В Администрации применяются следующие бланки:

- бланк письма (приложение N 1);

- бланки постановления (приложение N 2), распоряжения (приложение N 3);

- бланки резолюций главы администрации и заместителей главы администрации (приложение N 4);

- бланки структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями и гражданами (приложение N 5).

3.3.3. В Администрации устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - вдоль верхнего поля документа. Угловой вариант расположения реквизитов применяется для бланка письма, а продольный - для бланков распоряжения, постановления, приказа, бланков главы администрации и заместителей главы администрации.

3.3.4. Бланк письма включает следующие реквизиты:

- Герб города Чебоксары;

- наименование организации (на русском и чувашском языках);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа.

3.3.5. Бланки постановления, распоряжения, приказа включают следующие реквизиты:

- Герб города Чебоксары;

- наименование организации (на русском и чувашском языках);

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

3.3.6. Бланки резолюций главы администрации и заместителей главы администрации включают следующие реквизиты:

- Герб города Чебоксары;

- наименование организации (на русском и чувашском языках);

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номер телефона и др. сведения);

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

3.3.7. Бланки постановления, распоряжения изготавливаются типографским способом, остальные - с помощью компьютерной техники.

3.3.8. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги формата А4.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. Герб города Чебоксары

Изображение герба города Чебоксары помещается на бланках документов в соответствии с решением Чебоксарского городского Собрания депутатов от 4 августа 1998 года N 409 "О символах города Чебоксары - столицы Чувашской Республики и описании герба города Чебоксары". Воспроизведение герба города Чебоксары на бланках документов Администрации должно соответствовать его описанию, цветному и условно-графическому изображениям, установленным вышеуказанным решением.

Изображение герба города Чебоксары помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование организации".

3.4.2. Наименование организации

Наименование органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с Уставом о нем.

Наименование органа местного самоуправления печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском. Наименование на русском языке печатается ниже или справа от наименования на чувашском языке.

3.4.3. Справочные данные об организации

Этот реквизит включает:

- почтовый адрес;

- номера телефона (факса);

- адрес электронной почты.

3.4.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида документа в бланках печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ и др.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.4.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, должны иметь одну, наиболее позднюю дату подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 06.07.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 06 июля 2014 г.

3.4.6. Регистрационный номер (индекс документа)

Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации после его подписания (утверждения).

Основу индексации составляют условные обозначения организации, отделов, номера дел по номенклатуре дел, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.

Регистрационными номерами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-69.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.4.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.4.8. Место разработки или издания документа

Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например: г. Чебоксары.

3.4.9. Адресование документа

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, должностным лицам, структурным подразделениям, организациям, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:

Администрация города Чебоксары

Управление образования

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже:

Генеральному директору

ОАО "АККОНД"

В.Н. Иванову

При адресовании документа частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Кудряшову И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Чебоксары

428000

Элементы почтового адреса указываются в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры, город, индекс.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщённо. Например:

Главам администраций

районов города Чебоксары

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Документ не должен содержать более 4-х адресатов. При большем их количестве составляется список рассылки документа.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

3.4.10. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. В конце заголовка точка не ставится.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.

3.4.11. Текст документа

Текст документа излагается русским литературным языком шрифтом Times New Roman размером N 12 - 14 с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагают от:

1-го лица единственного числа, например:

приказываю...подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов;

3-го лица единственного числа, например:

Администрация города Чебоксары считает возможным;

1-го лица множественного числа, например:

Просим представить аннотированный перечень...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа, например:

приказываем...; решили...

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит их двух частей. В первой (констатирующей) части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом исполнительной власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа исполнительной власти, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 31 января 2006 г. N 22 "Об удостоверяющем центре органов исполнительной власти Чувашской Республики в области использования электронной цифровой подписи".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., выделяются разделы, пункты, подпункты, которые нумеруют римскими и арабскими цифрами, например:

I. Раздел

1.1. Пункт

1.1.1. Подпункт

3.4.12. Оформление приложений к документу

Отметка о наличии приложений используется при оформлении писем и приложений к распорядительным, нормативным правовым документам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: договор N 10 от 11.03.2002 (копия) в 2-х экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо МУП "Дорэкс" от 21.11.2012 N 38 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 листах в 5 экз. в первый адрес.

На приложениях к постановлениям, распоряжениям, приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с указанием наименования документа, его даты и номера:

Приложение N 2

к распоряжению администрации

города Чебоксары

от 16 сентября 2012 г. N 169-р

Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, то оно не нумеруется.

3.4.13. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения, если иное не указано в документе.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении N 6.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова "УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ" (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

города Чебоксары

Личная подпись Расшифровка подписи

16.10.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При необходимости документ может утверждаться правовым актом. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

города Чебоксары

от 16.10.2012 N 159-р

Слова "УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ" согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.

3.4.14. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения должностным лицам Администрации, должны быть завизированы ими.

Виза включает в себя наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию визирующего, дату подписания и проставляется в нижней части оборотной стороны первого листа подлинника правового документа.

Визы проставляются на копии отправляемого документа на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и приложений к нему.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются (или Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник правового управления

Личная подпись Расшифровка подписи И.О. Фамилия

14.11.2013

Внешнее согласование проекта документа проводится с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа (кроме правовых актов администрации).

Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и двоеточий), наименование должности (включая наименование организации) лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ОАО "Элара"

Личная подпись Инициалы, фамилия

15.11.2012

СОГЛАСОВАНО

Письмо Чебоксарского городского

комитета по управлению имуществом

от 30.11.2013 N 1637

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Администрации;

с руководителями организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.), с общественными организациями.

3.4.15. Подпись документа

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ лица (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносятся машинописным способом или рукописным, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов членами комиссий указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ. Членов комиссии располагают в алфавитном порядке вне зависимости от занимаемой должности.

Документы, направляемые в рамках межведомственного и межуровневого взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг, подписываются уполномоченными на направление межведомственных запросов и ответов лицами, в соответствии с полномочиями, делегированными им правовыми актами.

3.4.16. Печать

Оттиск печати подтверждает подлинность подписи должностного лица.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении N 7.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, не захватывая личной подписи должностного лица, подписавшего документ. В некоторых документах предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное "МП", в которых печать ставится без захвата наименования должности и подписи. Недопустимо проставление печати на свободном поле документа.

3.4.17. Заверение копий документов

При заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно

Начальник отдела делопроизводства подпись А.Г. Николаева

06.09.2014

Кроме того, верность копии документа удостоверяется проставлением печати. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется количеством листов копии (выписки из документа): "Всего в копии _______ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

При оформлении многостраничной копии (выписки) используется прошивка всех листов вручную в 4 прокола. После прошивки на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше с надписью: "Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ____ листах" (количество листов указывается цифрами и в скобках прописью); должность лица, заверившего прошивку; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

3.4.18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона:

Л.А. Симонова

23-50-29

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке указываются инициалы, фамилия и номер телефона основного исполнителя.

3.4.19. Резолюция

Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, например:

Павлову А.Л.

Салаевой А.Л.

Прошу подготовить предложения по праздничному оформлению города

к 05.06.2014

Личная подпись

Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, или лицо, чья фамилия отмечена звездочкой (например: Салаевой А.Л.*). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция оформляется в правом верхнем углу ниже реквизита "адресат". Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.4.20. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Необходимость проставления на документах грифа "ДСП" определяется его составителем и лицом, подписывающим либо утверждающим документ.

Отметка о конфиденциальности проставляется без кавычек в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа, например:

ДСП

экз. N 2

или

ДСП

экз. единственный

3.4.21. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль с целью контроля установленных сроков рассмотрения, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле ставится в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

3.4.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведении об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.4.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в администрацию содержит порядковый номер и дату (при необходимости - время) поступления и помещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа поступившего документа.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

3.4.24. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Колонтитул может включать в себя имя файла, код оператора и другие поисковые данные и проставляется в правом нижнем углу каждой страницы документа шрифтом кегля N 8.

3.5. Правила оформления документов

3.5.1. При подготовке документа необходимо соблюдать следующие правила:

- применять текстовый редактор - Word for Windows версии от 6.0 и выше;

- шрифт - "Times New Roman", размер - 12 - 14 для набора основного текста и допускается на 1-2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, примечания, подписи под рисунками);

- поля: левое - 3,5 см (не менее 2 см), правое - 1,5 см, верхнее, нижнее - 2 см;

- межстрочное расстояние - 1-2 межстрочных интервала;

- реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

3.5.2. В документах объемом две и более страницы вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10-15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.

3.5.3. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, оформляются только чернилами или пастой синего цвета.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Программа

Программа - содержание и план предстоящей деятельности, включающий приоритетные направления развития города, городского хозяйства и социальной сферы, устанавливающий конкретные задачи и сроки.

Подготовка и оформление программ осуществляется в соответствии с Порядком разработки и реализации муниципальных программ города Чебоксары, утвержденным постановлением администрации города Чебоксары.

4.2. Постановления и распоряжения администрации

Постановление - это муниципальный правовой акт, принимаемый в целях решения вопросов местного значения и вопросов, связанных с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Чебоксары федеральными законами и законами Чувашской Республики.

Распоряжение - это муниципальный правовой акт, принятый в целях решения вопросов организации работы администрации города Чебоксары.

Постановления и распоряжения администрации готовятся и оформляются в соответствии с Положением о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары.

4.3. Распоряжения заместителя главы

Распоряжения заместителя главы администрации - руководителя аппарата издаются в пределах его компетенции по следующим вопросам:

- организация работы подразделений аппарата администрации;

- предоставление отпусков сотрудникам аппарата администрации;

- командирование сотрудников (по согласованию с главой администрации);

- прием - увольнение технических служащих.

Распоряжения заместителя главы администрации - руководителя аппарата оформляются на бланке распоряжений администрации в соответствии с Положением о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Чебоксары. Они вступают в силу с момента подписания, если иное не предусмотрено в тексте распоряжения, являются обязательными для всех подразделений администрации и могут быть отменены только главой администрации или в судебном порядке.

Изменения и дополнения в распоряжения заместителя главы администрации - руководителя аппарата вносятся путем издания распоряжения администрации города или нового распоряжения заместителя главы администрации - руководителя аппарата о внесении изменений.

4.4. Приказы

4.4.1. Руководители управлений администрации города издают приказы по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам их деятельности.

В зависимости от содержания приказы делятся на два вида:

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу.

Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.

4.4.2. Приказ печатается на бланке установленной формы (приложение N 8).

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку. Затем с абзаца новой строки печатается текст распорядительной части.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его дату, номер и заголовок. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Согласование приказа оформляется визой или грифом согласования.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы и фамилии, дату.

Место расположения виз и грифа согласования аналогично их расположению на правовых актах администрации города.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает руководитель управления, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа оформляется центрованным способом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

4.5. Поручения

Поручения главы администрации и его заместителей оформляются на бланках резолюций главы администрации и его заместителей в виде задания исполнителям и срока его исполнения для решения оперативных вопросов.

Поручения не согласовываются, а в реквизите "Подпись" не указывается наименование должности.

Поручение может быть отменено автором или вышестоящим лицом.

4.6. Положение, инструкция, правила

4.6.1. Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение; права, обязанности, организацию работы органа исполнительной власти (коллегиального органа, структурного подразделения).

4.6.2. Инструкция

Инструкция - совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах, также именуемых инструкциями. Инструкции конкретизируют, разъясняют, дополняют изданные законодательные и нормативные правовые акты, инструктируют исполнителей о том, как они должны действовать в тех или иных ситуациях.

4.6.3. Правила

Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.6.4. Положения, инструкции и правила применяются как самостоятельные правовые акты, подписываемые руководителем, или акты, утверждаемые отдельным правовым документом.

Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания правового акта.

Срок согласования проектов правил, положения, инструкции должностными лицами составляет не более трех рабочих дней.

При необходимости проект согласовывается с иными заинтересованными государственными органами и организациями. Возражения по проекту правил, положения, инструкции, возникающие при согласовании, излагаются в справке (замечание), которая(-ое) прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект правил, положения, инструкции вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

4.6.5. Тексты проектов положения, инструкции, правил излагаются от третьего лица единственного или множественного числа.

Заголовки к текстам положения, инструкции, правил отвечают на вопрос "О чем?".

Констатирующая часть документа - раздел "Общие положения" содержит основания разработки, основное назначение правового акта и сферу его распространения, установление контроля за исполнением предписываемых правил и технологий.

Основной текст положения, инструкции, правил может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

4.6.6. Обязательными реквизитами положения, инструкции, правил являются: гриф утверждения, наименование администрации или структурного подразделения, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст.

4.6.7. Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении - документ, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права, ответственность, взаимоотношения подразделения.

Положение о структурном подразделении состоит из следующих разделов: Общие положения; Задачи, Функции; Права, Ответственность, Взаимоотношения (приложение N 9).

В разделе "Общие положения" - определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются законодательные, нормативные правовые акты и иные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

В разделе "Задачи" - формулируются проблемы или комплексы программ, для разрешения которых создано подразделение и которые определяют основное содержание и характер его деятельности.

В разделе "Функции" - перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

В разделе "Права" - перечисляются права, которыми наделяется структурное подразделение в лице руководителя. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций подразделения.

В разделе "Ответственность" - устанавливается ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение задач и функций, возложенных на подразделение.

В разделе "Взаимоотношения" - определяются служебные взаимоотношения и взаимодействия структурного подразделения с другими подразделениями администрации и сторонними организациями.

Положение о структурном подразделении разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, визируется начальником правового управления, согласовывается с курирующим заместителем главы, заместителем главы администрации - руководителем аппарата и утверждается распоряжением администрации города.

4.6.8. Должностная инструкция

Должностная инструкция - документ, закрепляющий статус работника, его должностные обязанности и виды работы, объем его полномочий. Кроме того, должностная инструкция регламентирует разграничение обязанностей и прав между сотрудниками одного структурного подразделения (приложение N 10).

Должностные инструкции разрабатываются на основе Положения о структурном подразделении на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. В заголовке инструкции указывается полное наименование должности в родительном падеже "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, должностные обязанности, должностные полномочия, ответственность, служебные взаимоотношения, квалификационные требования.

Должностная инструкция заместителя главы администрации - руководителя аппарата подписывается начальником правового управления и утверждается главой администрации.

Должностная инструкция заместителя главы администрации визируется начальником правового управления, подписывается заместителем главы администрации - руководителем аппарата и утверждается главой администрации.

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения и его заместителя визируется начальником правового управления, подписывается курирующим заместителем главы администрации, заместителем главы администрации - руководителем аппарата и утверждается главой администрации.

Должностные инструкции специалистов и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, визируются начальником правового управления, подписывается руководителем структурного подразделения, заместителем главы администрации - руководителем аппарата и утверждается курирующим заместителем главы администрации.

4.7. Протокол

4.7.1. Протокол - документ информационного характера, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях, собраниях, совещаниях, конференциях (далее - заседания).

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен, подписан и зарегистрирован не позднее трех дней после заседания.

4.7.2. Подлинники протоколов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в соответствующее дело.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.

4.7.3. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения, приложение N 12) и полными (содержат, кроме вопросов и решений, краткую запись выступления докладчиков и участников, приложение N 11).

4.7.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ или председательствующий.

СЕКРЕТАРЬ.

ПРИСУТСТВОВАЛИ: список присутствующих, если их количество не превышает 15 человек, или количество присутствующих со ссылкой на прилагаемый список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: ПРИСУТСТВОВАЛИ: 25 чел. (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ: (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня начинается от границы левого поля, нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово "Слушали", затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность).

Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления.

Далее указывается принятое по этому вопросу решение (постановление).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка "Текст выступления прилагается"). Решение (постановление) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка "Решение (постановление) прилагается"). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

4.7.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя) и секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Начальники управлений Администрации	И.О. Фамилия
Начальники управлений Администрации	И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения (ход обсуждения не пишется).

Каждый вопрос нумеруется и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.7.6. Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем.

При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний администрации, протоколы заседания комиссий и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту.

4.7.7. Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки или СЭД. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются соответствующей печатью.

4.8. Акт

4.8.1. Акт - документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события (приложение N 13).

Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д.

4.8.2. Текст акта делится на три части: вводная, констатирующая часть и выводы.

Вводная часть: Заголовок акта (название или краткое содержание актируемого факта или события). Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии. Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты.

В заключительной части акта делаются выводы, предложения и заключения. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

При наличии приложений на них делается ссылка.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место его нахождения, адресаты, которым они направлены.

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении, или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

4.8.3. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

4.9. Заявление

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение.

Заявление имеет следующие реквизиты: адресат, наименование отдела, должность, имя, отчество и фамилия заявителя, название документа, текст, подпись, дату.

4.10. Справка

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий служебного характера, и удостоверяющий какой-либо юридический факт, выдаваемый заинтересованным организациям и гражданам.

Обязательными реквизитами всех видов справок являются наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), заголовок, текст, подпись, дата. Подписывает справку должностное лицо, несущее ответственность за представленные сведения. Справка заверяется печатью.

4.11. Отчет

Отчет - это документ, содержащий информацию о выполненных мероприятиях, действиях, поручениях.

Отчеты могут быть плановыми и оперативными.

Плановые отчеты разрабатываются на основе нормативных документов и представляются за определенный период времени.

Оперативные отчеты разрабатываются по запросу вышестоящих структур или других организаций, могут оформляться в произвольной форме, которая наиболее полно отражает поставленный вопрос и представляются к указанному сроку за указанный период.

4.12. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности администрации города.

В администрации города используются следующие виды переписки:

4.12.1. Служебное письмо

Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой).

Служебные письма подразделяются на: сопроводительные, информационные, инициативные, гарантийные, рекламационные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Служебное письмо печатается на бланке письма Администрации.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

В служебных письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем для принятия соответствующих мер");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация не возражает").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.

Служебные письма подписываются:

- направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Главы Чувашской Республики и Председателя Кабинета Министров Чувашской Республики - главой администрации города;

- направляемые в адрес органов власти, управления и других предприятий и организаций, а также гражданам - главой администрации города, заместителями главы администрации и начальниками управлений или их заместителями в соответствии с их полномочиями;

- направляемые в адрес депутата - тем должностным лицом, в адрес которого было направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности;

- направляемые в адрес предприятий и организаций, а также гражданам - начальниками управлений и отделов на основании распоряжения администрации города Чебоксары или приказа руководителя структурного подразделения.

Служебные письма по вопросам, касающимся соблюдения законодательства, направляемые в суды, органы прокуратуры, МВД, Управление Федеральной антимонопольной службы по Чувашской Республике, Министерство юстиции Чувашской Республики, подлежат обязательному визированию начальником правового управления (в администрациях районов города Чебоксары - юристом).

Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

Второй экземпляр служебного письма остается в канцелярии администрации города, в отделе по работе с обращениями граждан, содержит визы лиц, составивших документ, и визы должностных лиц, с которыми документ согласовывался. Третий экземпляр возвращается в структурное подразделение, готовившее данное письмо.

4.12.2. Телеграмма

Телеграмма - документ, передаваемый адресату по телеграфу. Используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами).

Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами.

Телеграммы подписывают глава администрации и его заместители.

В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.

Телеграммы за подписью главы администрации и его заместителей передаются для отправки в канцелярию администрации в двух экземплярах.

4.12.3. Телефонограмма

Телефонограмма - это документ, текст которого передается адресату по телефону (приложение N 14).

В телефонограмме должны указываться названия вида документа, наименование организации, дата, номер, адресат организации - получателя, текст (не превышающий 50 слов), должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму.

После приема-передачи телефонограммы указываются должности, фамилии и номера служебных телефонов лиц, передавших и принявших ее, а также время приема-передачи.

Телефонограммы, адресованные главе администрации, его заместителям, руководителям структурных подразделений, принимаются секретарями приемных, регистрируются в журнале регистрации телефонограмм, незамедлительно докладываются должностным лицам и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства.

4.13. Электронное письмо

Электронное письмо - письмо, передаваемое и получаемое по электронной почте и через интерактивную приемную.

4.14. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками в Администрации используются аналитическая, докладная, служебная, объяснительная записки.

Служебная записка - документ, в котором в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения, иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Администрации.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; составляется с целью информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побуждения к принятию определенного решения.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) без реквизитов бланка. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты записок:

наименование структурного подразделения;

адресат (должностное лицо Администрации);

вид документа (докладная записка, служебная записка);

дата документа;

заголовок к тексту, если текст более 5 строк;

текст документа;

подпись должностного лица.

Примеры оформления докладной, служебной, объяснительной записок даны в приложениях N 15-17.

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки является документооборотом.

5.1.2. Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, письма по электронной почте и через интерактивную приемную.

5.2. Прием, первичная обработка, регистрация и распределение поступающих документов

5.2.1. Документы, поступающие в Администрацию на бумажных носителях, по электронной почте и через интерактивную приемную проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и однократную регистрацию.

Прием и первичная обработка документов осуществляются в отделе делопроизводства (канцелярии), отделе по работе с обращениями граждан. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

5.2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, за исключением перечисленных в Перечне нерегистрируемых документов (приложение N 18).

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в СЭД, используемую для учета, поиска, хранения и использования документов.

Документы регистрируются один раз:

- создаваемые - в день подписания или утверждения;

- поступившие до 15 часов - в день поступления,

- поступившие после 15 часов - на следующий рабочий день, кроме уведомлений о проведении публичных мероприятий.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он, как правило, повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится:

В отделе делопроизводства (канцелярии)	Входящая документация в адрес администрации города, главы администрации и его заместителей. Создаваемая документация: письма за подписью главы администрации, заместителей главы администрации.
В отделе делопроизводства	Внутренняя документация (постановления, распоряжения) за подписью главы администрации города, заместителя главы администрации - руководителя аппарата.
В отделе по работе с обращениями граждан	Письма и заявления граждан, уведомления о проведении публичных мероприятий.
В структурных подразделениях администрации	Входящая документация в адрес управлений, отделов. Внутренняя документация (приказы) за подписью руководителей структурных подразделений. Создаваемая документация (письма) за подписью руководителей структурных подразделений.

Обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года, регистрируются под прежними номерами с дробью. В этом случае руководству повторное обращение передается вместе с имеющейся перепиской, ответами и справкой.

Регистрация документов-ответов осуществляется в соответствующей регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) в СЭД. Документу-ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

5.2.3. В соответствии с Положением о распределении обязанностей между главой администрации города Чебоксары, его заместителями, главами администраций районов и начальником Заволжского территориального управления документы, адресованные главе администрации, заместителям главы, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются, затем направляются руководству или в соответствующее структурное подразделение.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование определенному должностному лицу (исключением является обращение депутата, группы депутатов).

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов:

- требующие обязательного рассмотрения руководством;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам (начальникам управлений и отделов).

5.2.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение.

5.2.5. Обмен документами между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство и посредством СЭД. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

5.2.6. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А 4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограмма на иностранном языке доставляется адресату без перевода.

5.3. Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами и должностными лицами возлагается на исполнителя документа.

Проекты документов Администрации готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз (на листе согласования к проекту документа), приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки.

Проекты документов визируются исполнителем, начальником отдела или его заместителем, при необходимости сотрудниками других отделов.

5.4. Регистрация отправляемых документов

Регистрация документов осуществляется отделом делопроизводства в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сотрудник отдела делопроизводства осуществляет проверку комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа со списком рассылки. При неправильном оформлении документы возвращаются исполнителю.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа, отправляемый адресату, в реквизитах бланка. Копия подписанного бланка подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

5.5. Отправка документов

5.5.1. Документы, отправляемые Администрацией, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и передается на рассмотрение адресату.

5.5.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Средствами электронной почты отдел-отправитель формирует почтовое сообщение с указанием адреса получателя, темы сообщения. Вложением почтового сообщения является архивный файл со сведениями различного рода. Отправка документа по электронной почте осуществляется отделом-исполнителем после его подписания.

5.6. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Регистрация внутренних документов структурного подразделения осуществляется в журнале регистрации или в СЭД.

5.7. Работа исполнителей с документами

5.7.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

5.7.2. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

5.7.3. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное и качественное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.п.).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.7.4. В целях обеспечения качественного рассмотрения протестов Прокуратуры Чувашской Республики и предписаний Управления Федеральной антимонопольной службы по Чувашской Республике и принятия мер по ним, исполнитель до направления проекта ответа на подпись руководству согласовывает его с начальником правового управления Администрации.

5.8. Особенности работы с электронными документами

5.8.1. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

5.8.2. При передаче в другие органы исполнительной власти Чувашской Республики электронные документы заверяются электронной подписью уполномоченного работника структурного подразделения - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

5.8.3. При обработке, рассмотрении и согласовании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Администрации электронная подпись не используется.

5.8.4. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

5.8.5. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступающие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

5.8.6. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

5.8.7. При составлении номенклатуры дел Администрации указывается, что дело ведется в электронном виде.

5.8.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

5.8.9. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Администрации, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно-технических средств и нормативных и методических документов федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

5.8.10. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.8.11. Поступившие из структурных подразделений в архив Администрации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

5.9. Машинописные и копировально-множительные работы

5.9.1. Печатание документов администрации производится непосредственно в структурных подразделениях.

5.9.2. Копировально-множительные работы (размножение документов) в администрации осуществляются отделом делопроизводства.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы, определяются руководителями подразделений. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

5.9.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры, подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Размножение бланков документов не разрешается.

5.9.4. Изготовление копий документов секретного характера производится в строгом соответствии с инструкциями по работе с секретными документами.

5.10. Учет и анализ документооборота

5.10.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются и представляются руководству.

За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

5.10.2. В администрации города приняты следующие формы учета документов:

- Автоматизированный (компьютерный) учет - заключается в фиксировании данных о документе в СЭД. Данные о зарегистрированных документах периодически (ежемесячно) переносятся из памяти компьютера на бумажный носитель и формируются в отдельное дело.

- Учет по регистрационным контрольным формам - заключается в оформлении на каждый поступающий документ регистрационной карточки.

- Журнальный учет - является традиционным, и на его основе функционируют остальные формы учета. Он основан на регистрации документа в соответствующем журнале учета с присвоением ему очередного порядкового номера по этому журналу (приложение N 19).

Кроме журналов регистрации документов к учетным документам администрации относятся также журналы (книги) выдачи различных документов (справок, ордеров, лицензий, доверенностей и т.д.), журнал учета посетителей, журнал учета временно отсутствующих сотрудников, книга учета междугородних переговоров и другие по усмотрению руководства.

- Комбинированный учет - заключается в дублировании регистрации документов по регистрационным карточкам в дополнение к основному учету по компьютеру или журналу.

Основные правила заполнения регистрационно-контрольных форм приведены в приложении N 20.

VI. Организация контроля исполнения

6.1. Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.3. Контроль за фактическим исполнением документов возлагается на заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации, глав администраций районов, организационно-контрольное управление.

6.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- поступивших от органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших от организаций и от граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

- по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации; по остальным обращениям граждан - не более 15 дней;

- все остальные - в срок не более месяца.

Обращения граждан по вопросам, не относящимся к ведению Администрации, направляются по принадлежности не позднее 7 дней в соответствующие организации для решения, о чем сообщается заявителю.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКФ.

Текущий контроль исполнения документов установлен сроком до 25 дней, если не указан иной срок.

6.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Главы Чувашской Республики, Государственного Совета Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только автор документа.

Продление срока исполнения документа возможно только с согласия должностного лица, подписавшего резолюцию.

6.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

6.7. Если поручение, содержащееся в документе, дано нескольким должностным лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки и в равной мере несут ответственность за своевременное выполнение поручения.

6.8. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - за 7 дней до истечения срока.

6.9. Снятие документа с контроля осуществляет должностное лицо, подписавшее поручение, или заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело, в которую входят:

краткие сведения об исполнении или ссылка на

<< Назад		Приложение >> N 1. Бланк письма Администрации
	Содержание Распоряжение Администрации г. Чебоксары Чувашской Республики от 3 марта 2015 г. N 43-р "Об утверждении нормативных актов по...

Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Чебоксары

Приложение N 1. Бланк письма Администрации

Приложение N 2. Бланк постановления Администрации

Приложение N 3. Бланк распоряжения Администрации

Приложение N 4. Бланк резолюции главы администрации

Приложение N 5. Бланк структурного подразделения Администрации

Приложение N 6. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Приложение N 7. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

Приложение N 8. Приказ о проведении аттестации

Приложение N 9. Положение о структурном подразделении

Приложение N 10. Должностная инструкция Администрации города Чебоксары

Приложение N 11. Образец оформления полного протокола

Приложение N 12. Образец оформления краткого протокола

Приложение N 13. Образец оформления акта

Приложение N 14. Телефонограмма Администрации города Чебоксары

Приложение N 15. Образец оформления докладной записки

Приложение N 16. Образец оформления служебной записки

Приложение N 17. Образец оформления объяснительной записки

Приложение N 18. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии администрации города

Приложение N 19. Образец оформления журнала учета корреспонденции

Приложение N 20. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Приложение N 21. Номенклатура дел Администрации

Приложение N 22. Итоговая запись к номенклатуре дел Администрации

Приложение N 23. Обложка дела Администрации города Чебоксары

Приложение N 24. Лист-заверитель дела Администрации города Чебоксары

Приложение N 25. Внутренняя опись документов дела

Приложение N 26. Журнал учета выдачи дел во временное пользование

Приложение N 27. Опись дел постоянного хранения, временного (св. 10 лет) хранения и по личному составу

Приложение N 28. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 29. Образец оформления журнала учета печатей и штампов

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.