Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве экономического развития, промышленности и торговли Чувашской Республики

Утверждены
приказом Министерства
экономического развития,
промышленности и торговли
Чувашской Республики
от 4 июля 2016 г. N 159

Приложение N 1

Правила
обработки персональных данных в Министерстве экономического развития, промышленности и торговли Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее также - Федеральный закон "О персональных данных"), постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.2. Настоящие Правила определяют политику Министерства экономического развития, промышленности и торговли Чувашской Республики (далее - Министерство) как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными (далее - оператор).

1.3. Настоящие Правила устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, ведением кадрового, воинского и бухгалтерского учета в Министерстве, а также рассмотрением обращений граждан.

1.4. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных Министерством осуществляется в целях:

выполнения требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации, исполнения условий договора гражданско-правового характера, ведения кадрового, воинского и бухгалтерского учета;

оказания государственных услуг и осуществления государственных функций;

рассмотрения обращений граждан.

3. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения

3.1. В соответствии с целями обработки персональных данных, указанными в пункте 2.1 раздела 2 настоящих Правил, Министерством осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

государственные гражданские служащие Чувашской Республики в Министерстве экономического развития, промышленности и торговли Чувашской Республики (далее - гражданские служащие);

физические лица, состоящие с Министерством в гражданско-правовых отношениях;

близкие родственники гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации;

граждане, включенные в кадровый резерв;

граждане, не допущенные к участию в конкурсах;

граждане, участвовавшие в конкурсах, но не прошедшие конкурсный отбор;

граждане, претендующие на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве (далее - гражданская служба);

граждане, претендующие на включение в кадровый резерв;

руководители организаций, подведомственных Министерству;

граждане, персональные данные которых необходимы для выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Министерство функций, полномочий и обязанностей;

граждане, персональные данные которых необходимы для оказания государственных услуг и осуществления государственных функций;

граждане, претендующие на получение специальной стипендии для представителей молодежи и студентов за особую творческую устремленность;

граждане, претендующие на получение государственных наград Российской Федерации и Чувашской Республики, благодарности Главы Чувашской Республики, ведомственных наград;

граждане, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан.

4. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг и осуществлением государственных функций

4.1. Обработка персональных данных физических лиц, обратившихся в Министерство (далее - заявители) в связи с предоставлением Министерством государственных услуг и осуществлением государственных функций, и их представителей осуществляется в целях организации предоставления государственных услуг и осуществления государственных функций, в том числе в электронной форме.

4.2. При организации предоставления государственных услуг, а также осуществления государственных функций персональные данные заявителей и их представителей могут извлекаться для обработки из следующих документов, представляемых в форме документов на бумажном носителе или в форме электронных документов:

документы, удостоверяющие личность заявителя (представителя);

документы воинского учета;

свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;

документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина;

документы об образовании и (или) о квалификации, об обучении;

справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;

документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;

документы, выданные (оформленные) органами дознания, следствия либо судом в ходе производства по уголовным делам, документы, выданные (оформленные) в ходе гражданского или административного судопроизводства либо судопроизводства в арбитражных судах, в том числе решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;

учредительные документы юридического лица;

решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;

правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;

документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия;

первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, предоставленных юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

4.3. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.

4.4. В соответствии с законодательством Российской Федерации в Министерстве подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

В рамках рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства подлежат обработке следующие персональные данные, которые могут содержаться в обращениях:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес;

паспортные данные;

адрес электронной почты;

указанный в обращении контактный телефон;

иные персональные данные, указанные в обращении.

4.5. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и осуществление государственных функций в установленной сфере ведения Министерства.

4.6. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Министерства, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг и осуществление государственных функций, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

4.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Министерство для получения государственной услуги или в целях осуществления государственной функции, осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление);

заверения копий документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

4.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

При предоставлении государственной услуги или осуществлении государственной функции Министерством запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.9. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Министерства (далее - уполномоченное должностное лицо), осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с осуществлением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

4.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Министерством осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

5. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы

5.1. Персональные данные гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв и претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, обрабатываются в целях обеспечения кадрового, воинского, бухгалтерского учета в Министерстве, а также в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, обеспечения личной безопасности гражданских служащих и членов их семей, руководителей организаций, подведомственных Министерству, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

5.2. Обработка персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, осуществляется с их письменного согласия и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

5.3. Представитель нанимателя в лице министра экономического развития, промышленности и торговли Чувашской Республики (далее - министр), а также структурные подразделения Министерства, к компетенции которых отнесены вопросы государственной службы и кадров, обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, содержащихся в личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

5.4. Обработка персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

5.5. При обработке персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, в целях реализации возложенных на Министерство полномочий уполномоченные должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и другими федеральными законами;

передача персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, третьей стороне не допускается без их письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральными законами. По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных на Министерство законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы:

в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;

в органы федеральной службы безопасности;

в органы прокуратуры;

в органы полиции;

в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения;

обеспечение конфиденциальности персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв и претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом;

опубликование и распространение персональных данных гражданских служащих допускается в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

5.6. Обработка биометрических и специальных категорий персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв и претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, осуществляется с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Использование и хранение биометрических и специальных категорий персональных данных вне информационных систем персональных данных может осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения.

5.7. Министерство не осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территорию иностранных государств.

5.8. В целях информационного обеспечения Министерство создает общедоступные источники персональных данных. Сведения о субъекте персональных данных исключаются из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

В общедоступные источники персональных данных гражданских служащих включены следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

дата рождения;

служебные телефоны;

должность;

структурное подразделение;

адрес электронной почты;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего и членов его семьи;

фотография.

5.9. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, гражданские служащие, руководители организаций, подведомственных Министерству, граждане, претендующие на включение в кадровый резерв, а также претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы, имеют право:

получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона "О персональных данных". При отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданские служащие, руководители организаций, подведомственных Министерству, граждане, претендующие на включение в кадровый резерв, а также претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы, имеют право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие;

требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

требовать от Министерства уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

обратиться повторно в Министерство или направить повторный запрос в целях получения запрашиваемой субъектом информации, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения нормированного срока запроса, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду с необходимой для запроса информацией должен содержать обоснование направления повторного запроса;

обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите своих персональных данных.

5.10. При сборе персональных данных должностное лицо структурного подразделения Министерства, уполномоченное осуществлять сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв и претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.

6. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих и иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

6.1. При обработке персональных данных гражданских служащих, иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

6.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Министерство полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

6.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

6.4. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

6.5. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

7. Конфиденциальность персональных данных

7.1. Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.

7.2. Гражданские служащие, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, подписывают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные, а также предупреждаются о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных.

8. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

8.1. Персональные данные, содержащиеся в информационных системах, используемых Министерством (далее также - ИС), могут быть представлены для ознакомления:

сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации в части, касающейся исполнения их должностных обязанностей;

уполномоченным должностным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

8.2. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

8.3. Уполномоченными должностными лицами при обработке персональных данных в ИС должна быть обеспечена их безопасность с помощью системы защиты.

Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется уполномоченными должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

8.4. Доступ пользователей (операторов информационной системы) к персональным данным в ИС должен требовать обязательного прохождения процедуры идентификации и аутентификации.

8.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в ИС уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

9. Сроки обработки и хранения персональных данных

9.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы, а также граждан, претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству:

персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), подлежат хранению в кадровой службе в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

персональные данные гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, назначенных на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации), содержащиеся в их личных делах подлежат хранению в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего личные дела передаются в архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерацией порядке;

персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи гражданских служащих подлежат хранению в течение трех лет в кадровой службе с последующим формированием и передачей указанных документов в архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерацией порядке;

персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях гражданских служащих и руководителя организации, находящегося в ведении Министерства, подлежат хранению в кадровой службе в течение пяти лет с последующим уничтожением;

персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Министерстве, в том числе и на включение в кадровый резерв Министерства, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровой службе в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

9.2. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

9.3. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

9.4. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

10. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

10.1. Структурным подразделением Министерства, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

10.2. Уничтожение документов, содержащих персональные данные, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению, производится на основании акта уничтожения персональных данных по утвержденной Министерством форме.