Приложение 23. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству

в органах исполнительной власти

Ленинградской области

Определения терминов, применяемых в делопроизводстве

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98
"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(Принят и введен в действие с 1 января 1999 года постановлением
Госстандарта России от 27 февраля 1998 года N 28)

Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Ндп".

Термины-синонимы без пометы "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой.

1. Область применения

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

2. Стандартизованные термины с определениями

2.1. Общие понятия

делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов;

документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;

официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа;

дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам;

правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

наименование документа: Обозначение вида письменного документа;

организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа;

постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;

формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;

формуляр - образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;

зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;

табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;

оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица;

гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;

заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение;

текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

2.2.2. Организация работы с документами

организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение;

исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения;

внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом;

индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;

дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;

заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле;

номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

2.3. Архивное дело

2.3.1. Организация документов архивного фонда

архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования;

архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;

архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;

архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой;

Архивный фонд Российской Федерации: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации;

государственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью;

негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;

объединенный архивный фонд (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся на протяжении жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;

архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;

комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством;

источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;

документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;

фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;

фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;

ценность архивного документа: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение;

запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;

экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;

выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;

выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, отбор их к уничтожению;

постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке;

документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение;

документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну;

учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;

единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве;

учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

карточка (архивного) фонда (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации;

список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;

лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике;

внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

проверка наличия (состояния) дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции".

2.3.2. Научно-информационная деятельность архивов

научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов;

использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан;

публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами;

система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования;

историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата;

архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах;

межархивный справочник: Архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов;

архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием;

обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом;

архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации;

указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов;

архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов;

архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных;

архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.