Раздел 12. Техническое обеспечение работы с документами

Раздел 12. Техническое обеспечение работы с документами

Печатание документов

12.1. Печатание документов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов, которые утверждаются руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

12.2. В группе автоматизированной подготовки документов протокольного отдела управления делопроизводства печатаются только служебные документы Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

В первоочередном порядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, законопроекты, документы Губернатора Ленинградской области, документы к мероприятиям с участием Губернатора Ленинградской области, другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольного отдела по согласованию с исполнителями.

Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатания черновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.

Перенос проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области на бланки производится только в группе автоматизированной подготовки документов. Проекты, подготовленные в органах исполнительной власти Ленинградской области с использованием компьютерной техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается исполнителем.

12.3. Печатание в группе автоматизированной подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или сокращения "стр." и знаков препинания.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа внизу слева.

12.4. В группе автоматизированной подготовки документов сданные для печатания материалы и объем выполненной работы учитываются в журнале.

Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания.

12.5. В случае необходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Копирование (тиражирование) документов

12.6. Копировально-множительные работы осуществляются в группе копировально-множительных работ общего отдела управления делопроизводства и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющих множительную технику.

12.7. В группу копировально-множительных работ для копирования сдаются только служебные документы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется на бланке установленной формы (приложение 5 к Инструкции) и подписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области либо ответственным за делопроизводство.

Тиражирование материалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовление цветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальником управления делопроизводства.

Размножение бланков, используемых в Администрации Ленинградской области, не разрешается.

К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, как правило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградской области, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений Губернатора Ленинградской области.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись на бланке заказа.

12.8. Учет выполненных работ в группе копировально-множительных работ ведется в журналах установленной формы на основании заказов.

12.9. Порядок использования множительной техники в органах исполнительной власти Ленинградской области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции.

12.10. В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) дает письменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Стенографирование

12.11. Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется по письменным заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области в управление делами Правительства Ленинградской области.

Звукозапись мероприятий

12.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области, осуществляется специалистами управления делами Правительства Ленинградской области по заявкам руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.

12.13. Учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает управление делами Правительства Ленинградской области.

Прием и оперативная передача текстов служебных документов
по официальным каналам факсимильной связи

12.14. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Правительства Ленинградской области, установлены в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

12.15. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача документа осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6 к Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течение одного года;

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа исполнительной власти Ленинградской области;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму;

запрещается передавать тексты документов с грифом "Для служебного пользования";

принятые к передаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 7 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа. Подлинники после передачи возвращаются исполнителям с указанием времени отправки;

поступившие по каналам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы (приложение 8 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

12.16. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительной власти Ленинградской области, осуществляется их руководителями.