Приложение N 1. Порядок работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга

Приложение N 1
к постановлению
Правительства Санкт-Петербурга
от 30.12.2013 N 1102

Порядок
работы с электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает особенности работы с электронными документами, обмена электронными документами между исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ), подведомственными им государственными учреждениями Санкт-Петербурга (далее - учреждения), в том числе с использованием электронной подписи, а также контрольно-аналитической деятельности в ИОГВ.

1.2. Переход на электронный документооборот осуществляется в целях оптимизации работы с документами и повышения эффективности государственного управления.

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный уполномоченным лицом;

верификация - проверка, в том числе визуальная, соответствия электронной копии документа его подлиннику, исполненному на бумажном носителе;

вложение - любой объект в виде файла, прикрепленный к электронной карточке документа. Как правило, в виде вложения передаются отсканированные копии оригиналов документов. Вложением также является набор файлов или ссылок на них в электронной карточке документа в системе электронного документооборота;

входящий документ - документ, поступивший в ИОГВ, учреждения;

делопроизводственные службы - структурные подразделения ИОГВ и учреждений, осуществляющие документационное обеспечение их деятельности, а в случае отсутствия в ИОГВ и учреждениях соответствующих структурных подразделений определенные в установленном порядке должностные лица ИОГВ и работники учреждений;

движение документа - передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением);

дело - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности ИОГВ, учреждения;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов после их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

документопоток - поток документов одного типа между пунктами обработки и создания информации (руководителями ИОГВ и учреждений и их структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов;

доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

единая система электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (далее - ЕСЭДД) - система электронного документооборота, созданная в соответствии с приказом губернатора Санкт-Петербурга от 24.03.1999 N 25-п в ИОГВ, учреждениях и реализующая единые требования к организации делопроизводства с использованием информационных технологий;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая включение документов в указанную систему, их обработку, управление документами и доступ к ним;

исходящий документ - документ, отправляемый из ИОГВ, учреждения;

контроль исполнения 1-го уровня - совокупность действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения поручений, а также обеспечивающих получение аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников ИОГВ и учреждений;

контроль исполнения 2-го уровня - деятельность соответствующих структурных подразделений ИОГВ по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручений, а также контролю состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей;

контролер - должностное лицо, указанное в правовом акте или иным образом уполномоченное осуществлять контроль исполнения поручений по срокам, качеству и по существу;

контрольная карта поручения - набор реквизитов поручения, отражающих ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящийся в базе данных, относящийся к документу и используемый для осуществления контрольно-аналитических функций;

координатор - должностное лицо, являющееся контролером, на которого возложены обязанности по координации работ по исполнению правового и организационного акта, а также подготовке сводной информации и отчета об исполнении поручений, содержащихся в правовом и организационном акте, Губернатору Санкт-Петербурга;

куратор - должностное лицо Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, на которого возложены обязанности по фиксации и оценке хода исполнения поручений, поставленных на централизованный контроль;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в ИОГВ, с указанием сроков их хранения;

ответственный исполнитель - исполнитель, указанный в поручении первым или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовке сводной информации и направлению отчета об исполнении в адрес должностного лица, давшего поручение;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

пользователи ЕСЭДД - руководители ИОГВ, их заместители, государственные гражданские служащие Санкт-Петербурга, руководители учреждений, их заместители, работники учреждений, имеющие доступ к электронному документообороту ИОГВ и учреждений;

поручение - оформленное в письменном виде задание исполнителю. Поручение может содержаться как в резолюции к документу, так и в тексте документа. Поручения подразделяются на контрольные (подлежащие исполнению в установленные сроки) и учетные (для учета в работе);

регистрация документа - запись учетных данных о документе в базу данных ЕСЭДД по установленной форме, фиксирующей факт его создания или получения (реквизиты, уникальный номер документа, штрих-код, текст документа);

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе (на отдельном листе, прилагаемом к документу, и в соответствующем поле регистрационной карточки документа), сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (поручение);

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности ИОГВ или учреждения;

соисполнитель - исполнитель, на которого возложены обязанность по исполнению поручения в части, его касающейся, а также по подготовке и представлению информации в адрес ответственного исполнителя;

срок исполнения - срок, отведенный для исполнения поручения, установленный нормативным или правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

участники электронного документооборота ИОГВ и учреждений - ИОГВ, учреждения, имеющие доступ к ЕСЭДД;

централизованный контроль - деятельность структурных подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга по контролю фактического исполнения, фиксации и оценке хода исполнения поручения, а также состояния исполнительской дисциплины при выполнении поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, содержащихся во всех видах документов и требующих отчета ответственных исполнителей (координаторов);

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах, состоящая из текста документа и набора присущих ему реквизитов;

электронный документооборот ИОГВ и учреждений (далее - ЭДО) - документооборот с применением информационных систем;

электронная карточка документа - набор всех реквизитов, присущих документу, хранящийся в базе данных и относящийся к документу, предназначенный для его однозначной идентификации и отражения движения между участниками и пользователями ЭДО;

электронная копия (образ) документа - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе, сохраненный в установленном формате;

электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Иные понятия и термины используются в значениях, определенных действующим законодательством.

1.4. Настоящий порядок в целом либо его отдельные положения действуют до принятия и вступления в силу соответствующих федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок работы и обмен электронными документами в органах государственной власти Российской Федерации.

1.5. Настоящий порядок не распространяется на организацию работы с документами для служебного пользования, а также с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок работы с электронными документами (электронными копиями документов), участвующими во внутреннем документообороте ИОГВ (учреждения), устанавливается самим ИОГВ (учреждением) с учетом инструкций по делопроизводству и положений настоящего Порядка.

2. Организация работы участников ЭДО с электронными документами, подписанными ЭП

2.1. Документы, поступившие в ИОГВ, учреждения на бумажном носителе и не имеющие электронного вида, должны сканироваться, их электронные копии вместе с электронной карточкой документа помещаются в ЕСЭДД. Последующая работа с ними производится в электронном виде.

2.2. Электронные документы и электронные копии документов, адресованные участникам ЭДО, подписываются ЭП и направляются адресату в электронном виде. При передаче электронных документов вместе с ними передаются все регистрационные данные, зафиксированные в электронной карточке документа.

2.3. Электронные документы и электронные копии документов, адресованные другим юридическим лицам, подписываются усиленной квалифицированной ЭП должностных лиц, указанных в Реестре уполномоченных лиц ИОГВ и учреждений, использующих ЭП в ЭДО в соответствии с Регламентом применения ЭП в ЭДО.

Электронные документы или электронные копии документов, адресованные должностным лицам внутри ИОГВ или учреждения, могут быть подписаны простой ЭП.

2.4. Электронные документы, адресованные в организации, не являющиеся участниками ЭДО, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица и направляются адресату в установленном порядке. При этом в ЕСЭДД сохраняется электронная копия документа.

2.5. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес ИОГВ, учреждений, осуществляются делопроизводственными службами ИОГВ, учреждений, обеспечивающими их деятельность.

2.6. Движение электронных документов (электронный обмен документами) осуществляется по информационно-телекоммуникационным сетям.

2.7. Полученные электронные документы в делопроизводственных службах участников ЭДО проходят первичную обработку, верификацию и регистрацию средствами ЕСЭДД.

2.8. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку подлинности ЭП (при наличии), наличия указанных в содержании документа приложений. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы незамедлительно подлежат возврату отправителю.

2.9. При электронном обмене документами фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об адресате и отправителе документа, дата и время получения документа, сведения о получателе документа.

2.10. В ЕСЭДД применяются следующие виды ЭП:

простая ЭП;

усиленная квалифицированная ЭП.

2.11. В ЕСЭДД документами, к которым применяется ЭП, являются:

электронные копии утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов;

электронные документы, разработанные должностными лицами ИОГВ, учреждений;

электронные проекты документов, разработанные в ЕСЭДД;

резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений в электронных карточках документов.

Электронные копии создаются путем сканирования утвержденных и подписанных должностными лицами ИОГВ, учреждений документов. PDF-файлы таких документов в необходимых случаях подписываются ЭП лица, уполномоченного заверять копии документов.

Электронные документы создаются должностными лицами в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, визируются и подписываются ЭП лиц, уполномоченных визировать и подписывать соответствующие документы, в порядке, определенном инструкциями по делопроизводству.

Электронные проекты документов создаются в офисных прикладных программах, интегрированных с ЕСЭДД, сохраняются в базе данных, согласовываются электронной подписью лиц, уполномоченных согласовывать соответствующие проекты документов.

Резолюции должностных лиц ИОГВ, учреждений вносятся в электронные карточки документов и подписываются ЭП лица, уполномоченного накладывать резолюцию (при рассмотрении документов в электронном виде), либо лица, уполномоченного вносить резолюцию в электронную карточку документа.

2.12. Усиленная квалифицированная ЭП используется руководителями ИОГВ, учреждений, их заместителями, а также другими должностными лицами по решению руководителей в следующих случаях:

при подписании электронных документов, направляемых в иные ИОГВ, учреждения через систему обмена ЕСЭДД;

при согласовании нормативных правовых актов в электронном виде.

Во всех остальных случаях может использоваться простая ЭП.

2.13. Работа с электронными документами, поступающими (отправляемыми) средствами системы межведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

3. Регистрация документов в ЕСЭДД

3.1. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с принципом однократности записи информации о документе. Документ, зарегистрированный в ЕСЭДД, имеет электронную карточку, в которой отражены присвоенные ему уникальный номер документа и штрих-код. В дальнейшем каждым участником ЭДО добавляется только входящий регистрационный номер документа и дата регистрации.

3.2. Регистрация входящих документов:

3.2.1. Единицей учета в ЕСЭДД является зарегистрированный электронный документ.

3.2.2. При регистрации документа в ЕСЭДД:

формируется электронная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;

устанавливаются связи с имеющимися в ЕСЭДД документами;

документу присваивается регистрационный номер. Регистрация созданных или поступающих бумажных документов включает в себя также создание электронных копий данных документов и прикрепление их к электронной карточке документа.

Некоторые поля электронной карточки заполняются путем выбора значений из справочников, в остальные поля информация вводится путем заполнения вручную.

Если к бумажному документу приложены поручения вышестоящих руководителей, они также подлежат сканированию и вводятся в электронную карточку документа.

3.2.3. При поступлении уже созданного электронного документа от одного участника ЭДО к другому регистрация документа заключается в присвоении ему входящего номера и даты регистрации в соответствии с правовыми актами участников ЭДО. Передача документов между пользователями у одного участника ЭДО производится без регистрации, с фиксацией даты и времени.

3.2.4. Регистрация электронных документов, регистрация и создание электронных копий документов, поступивших к участнику ЭДО в бумажном виде, осуществляются в сроки, установленные правовыми актами и должностными регламентами ИОГВ (учреждений). Делопроизводственные службы участников ЭДО регулярно не реже чем каждый час рабочего дня осуществляют проверку поступления новых электронных документов.

3.2.5. В случае поступления ошибочно направленного документа или документа, по иным основаниям не прошедшего верификацию, получатель обязан незамедлительно осуществить его возврат отправителю с объяснениями причины возврата.

3.3. Регистрация исходящих документов в ЕСЭДД:

3.3.1. Регистрация исходящих документов включает в себя следующие действия:

автоматическое присвоение уникального номера документа и штрих-кода;

заполнение полей электронной карточки документа (атрибутов документа и поручений по документу, дополнительных связей, движения, истории);

установление связей с другими документами в ЕСЭДД;

автоматическое присвоение номера исходящему документу;

создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях).

3.3.2. В ЕСЭДД фиксируется дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе и адресате документа. Временем отправки документа считается момент записи полностью заполненной электронной карточки документа в базе данных ЕСЭДД.

3.3.3. При регистрации ответа, отправляемого на входящий документ, исполнитель обязан указать номер документа, на который подготовлен ответ, установить на него связь, а также заполнить поле "Краткое содержание" в соответствии с требованиями, предусмотренными в подразделе 2.1.16 Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга".

4. Порядок работы в ИОГВ, учреждениях с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью

4.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью:

4.1.1. Документы, адресованные лицам, не являющимся участниками ЭДО, в том числе:

должностным лицам и государственным органам Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

Законодательному Собранию Санкт-Петербурга;

органам местного самоуправления в Санкт-Петербурге;

органам власти иностранных государств и международным организациям;

юридическим и физическим лицам.

4.1.2. Документы:

удостоверяющие наделение полномочиями (доверенности) или фиксирующие договоренности (договоры и соглашения);

требующие строгой отчетности.

4.2. В случаях невозможности передачи адресату электронного документа и (или) невозможности подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭП, документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью соответствующего должностного лица. Документ на бумажном носителе, подписанный собственноручной подписью, направляется адресату. В ЕСЭДД сохраняется зарегистрированная электронная копия данного документа.

4.3. Включение электронной копии документа в ЕСЭДД происходит после подтверждения соответствия электронной копии документа документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в деле в соответствии с номенклатурой, а движение (передача) документа и его рассмотрение участниками ЭДО осуществляется с использованием его электронной копии.

5. Порядок работы в ИОГВ, учреждениях с бумажными копиями электронных документов

5.1. При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия. В этом случае электронный документ распечатывается, на бумажной копии ставится оттиск соответствующего штампа и бумажная копия заверяется сотрудником делопроизводственной службы, уполномоченным заверять электронные документы.

5.2. Копия электронного документа на бумажном носителе должна соответствовать оригиналу, а также содержать обязательную отметку "Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью" (при этом обязательно указывается должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего электронный документ ЭП, дата подписания).

6. Особенности работы с электронными документами при осуществлении контрольных функций

6.1. При осуществлении ЭДО организуется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения поручений руководителей различных уровней управления; при этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые поручения и поручени