Приложение 2. Регламент работы коллегии Архивного управления Ленинградской области

Приложение 2
к приказу
Архивного управления Ленинградской области
"О коллегии Архивного управления
Ленинградской области"

Регламент
работы коллегии Архивного управления Ленинградской области

С изменениями и дополнениями от:

29 августа 2017 г.

Коллегия Архивного управления Ленинградской области (далее - Коллегия) осуществляет свою деятельность на основании Положения о Коллегии, утверждённого приказом Архивного управления Ленинградской области (далее - Управление). На заседаниях Коллегии рассматриваются важнейшие вопросы, связанные с организацией исполнения полномочий Ленинградской области в области архивного дела.

1. Планирование работы Коллегии

1.1. Деятельность Коллегии осуществляется в соответствии с планом работы Коллегии и с календарным годовым планом Управления.

1.2. Секретарь Коллегии готовит и вносит предложения в календарный план Управления на следующий год до 1 декабря года, предшествующего планируемому.

1.3. При разработке плана работы Коллегии учитываются планы работы и предложения подведомственных учреждений, муниципальных архивов и членов Коллегии.

1.4. План работы Коллегии на очередной год рассматривается на заседании Коллегии и утверждается председателем Коллегии. При рассмотрении плана работы Коллегии на очередной год секретарь информирует о выполнении плана текущего года.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение Коллегии

2.1. Материалы к заседанию Коллегии готовятся отделами Управления или специально созданными комиссиями (рабочими группами) в соответствии с утверждённой повесткой. Проекты решений Коллегии должны содержать в себе исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, чётко, кратко, ясно сформированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, ответственных исполнителей, указание, на кого возлагается контроль исполнения решения.

2.2. Документы к заседанию Коллегии, в том числе проект решения Коллегии, поступают секретарю Коллегии не позднее чем за 10 рабочих дней до заседания.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 29 августа 2017 г. N 9 в пункт 2.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Секретарь Коллегии:

- проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение Коллегии. При выявлении в ходе проверки недостающих и неправильно оформленных документов информирует об этом исполнителя;

- регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение Коллегии;

- представляет членам Коллегии материалы к заседанию Коллегии не позднее чем за 4 рабочих дня до заседания;

- включает рассмотрение вопроса в план работы Коллегии;

- представляет на очередном заседании Коллегии информацию, подготовленную по результатам контроля исполнения решений Коллегии, принятых на предыдущих заседаниях;

- рассылает решения Коллегии всем заинтересованным лицам в течение пяти дней после заседания Коллегии.

2.4. Если материалы по вопросу повестки дня не могут быть представлены в указанные сроки или отпала необходимость в его обсуждении, лицо, ответственное за подготовку вопроса, в течение 2 рабочих дней докладывает секретарю Коллегии о причинах непредставления материалов в срок. Секретарь Коллегии немедленно ставит в известность об этом председателя Коллегии.

2.5. Исполнитель, получив информацию о недостающих и неправильно оформленных документах, незамедлительно устраняет указанные недостатки и представляет необходимые документы секретарю Коллегии не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания Коллегии.

3. Процедура подготовки и проведения заседаний Коллегии

3.1. Заседания Коллегии проводятся не реже чем два раза в год.

3.2. Заседания Коллегии проводятся в соответствии с утверждённым планом.

3.3. Председатель Коллегии может принять решение о внеплановом рассмотрении вопроса на Коллегии.

В случае внепланового внесения вопроса на Коллегию срок представления материалов и проекта решения устанавливается председателем Коллегии.

3.4. Вопросы, по которым проекты решений не были предоставлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения только с разрешения председателя Коллегии.

3.5. В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии устанавливается следующий регламент:

доклад - до 20 минут;

содоклад - до 10 минут;

выступления - до 5 минут;

справки - до 2 минут.

Вопрос об изменении регламента решается членами Коллегии в каждом конкретном случае.

3.6. Представленные на рассмотрение Коллегии документы и проекты решений Коллегии обсуждаются на заседании Коллегии, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

Решения Коллегии принимаются по каждому рассматриваемому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов Коллегии. При разделении голосов поровну решающий голос принадлежит председателю Коллегии.

По вопросам, связанным:

а) с проведением, государственной политики в области архивного дела на территории Ленинградской области;

б) с решением вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Ленинградской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и(или) муниципальных образований, - решения принимаются двумя третями голосов присутствующих на заседании членов Коллегии.

3.7. Председатель Коллегии:

- открывает и ведёт заседание Коллегии в соответствии с повесткой дня;

- предоставляет слово для выступления членам Коллегии и приглашённым лицам;

- ставит на голосование проекты решений Коллегии;

- объявляет заседание Коллегии закрытым.

3.8. Заседания Коллегии протоколируются секретарём Коллегии. Особое мнение члена Коллегии отражается в протоколе и при оформлении в письменном виде прилагается к протоколу.

3.9. Выступающие на Коллегии могут представить секретарю Коллегии своё выступление в письменном виде.

3.10. Проекты решений Коллегии в течение трёх дней после принятия должны быть доработаны, отредактированы с учётом замечаний и предложений, внесённых на заседании.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 29 августа 2017 г. N 9 пункт 3.11 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.11. Протокол заседания Коллегии с приложением всех материалов представляется на рассмотрение председателя Коллегии в течение 5 рабочих дней после заседания.

3.12. Протокол заседания подписывается председателем Коллегии и секретарём Коллегии.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного управления Ленинградской области от 29 августа 2017 г. N 9 пункт 3.13 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.13. Решения Коллегии направляются членам Коллегии и участникам заседания в виде выписок из протокола заседания Коллегии по форме согласно приложению 1. Образец выписки из протокола заседания Коллегии Управления приведен в приложении 2. Образец выписки из протокола расширенного заседания Коллегии Управления приведен в приложении 3. Выписка из протокола подписываются председателем Коллегии (либо его заместителем) и секретарем Коллегии. На основании решения Коллегии при необходимости принимается правовой акт Управления.

3.14. Члены Коллегии и лица, приглашённые на заседание Коллегии, имеют право ознакомиться с протоколом заседания Коллегии и иными материалами по вопросам, в решении которых они принимали участие.

4. Организация контроля и проверка исполнения решений

4.1. Контроль исполнения решений Коллегии осуществляется секретарём Коллегии.

4.2. По результатам контроля секретарь Коллегии за месяц до очередного заседания Коллегии готовит служебную записку на имя председателя Коллегии.