Приложение 3. Форма паспорта архивного отдела (сектора) администрации

Приложение 3

Форма паспорта

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется

(наименование

и адрес отчитывающейся организации)

Паспорт архивного отдела (сектора) администрации

(наименование муниципального района, городского округа Ленинградской области)

(о составе и объёме документов, относящихся к собственности Ленинградской области)

на 1 января 20

года

1. Состав и объём архивных документов

Показатели

Код стр.

Кол-во фондов

Количество ед. хр.

Кол-во ед. хр., принятых на временное хранение

всего

в том числе

внесённых в описи

секретных*

учтённых особо ценных

А

Б

1

2

3

4

5

6

Документы на бум. основе. Всего:

101

в т.ч.: Управленческая документация

102

Документы личного происхождения

103

X

НТД

104

Документы по личному составу

105

X

Кинодокументы

106

Фотодокументы

107

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на правах подлинников

111

X

Итого:

112

* Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Показатели

Код стр.

Количество ед. учёта

всего

в том числе внесённых в описи

А

Б

2

3

Кинодокументы

106

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на правах подлинников (кадров)

111

Документы л/п, не внесённые в описи (документов)

103

2. Состав и объём страхового фонда копий архивных документов

Показатели

Код стр.

Количество ед. хр.

Объём стр. фонда

скопированных для страх, фонда

имеющих фонд пользования

кол-во кадров негатива

кол-во ед. хр. страхового фонда

А

Б

1

2

3

4

Документы на бум. основе. Всего:

201

в т.ч.: Управленческая документация

202

Документы личного происхождения

203

НТД

204

Документы по личному составу

205

X

X

X

Кинодокументы

206

X

Фотодокументы

207

X

Фонодокументы

208

X

Видеофонограммы

209

X

МЧД

210

X

Микроформы на правах подлинников

211

Итого:

212

3. Состав и объём научно-справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели

Код стр.

Количество описей (книг учёта и описания)

Закаталогизировано

Создано баз данных о составе и содержании документов

количество фондов

количество ед. хр. ед. уч.

количество составленных карточек

всего

из них в полном комплекте

всего

из них включено в каталоги

кол-во БД

инф. объём (в МБайт)

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Документы на бум. основе. Всего:

301

в т.ч.: Управленческая документация

302

Документы личного происхождения

303

НТД

304

Документы по личному составу

305

Кинодокументы

306

Фотодокументы

307

Фонодокументы

308

Видеофонограммы

309

МЧД

310

Микроформы на правах подлинников

311

Итого:

312

3.2. Справочно-информационные издания:

Показатели

Код строки

Кол-во

А

Б

1

Изданные справочники. Всего:

314

в т.ч.: Путеводители, краткие справочники по фондам

315

Других типов

316

По административно-территориальному делению

317

По истории учреждений

318

* Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объём научно-справочной библиотеки

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Книги и брошюры

401

Газеты

402

Журналы

403

Др. виды печатной продукции

404

5. Условия хранения документов

Показатели

Код стр.

Кол-во

А

Б

1

Зданий (помещения) архива. Всего:

501

в т.ч.: специальные

502

приспособленные

503

Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего

504

в т.ч. металлических

505

деревянных

506

смешанных

507

Степень загруженности (в %)

508

Оснащённость зданий сигнализацией (в %): охранная

509

пожарная

510

Закартонировано ед. хр.

511

Руководитель

(подпись)

(расшифровка подписи)

"

"

20

г.

(фамилия и телефон исполнителя)