Глава 8. Организация приема граждан и представителей организации

Глава 8. Организация приема граждан и представителей организаций

8.1. Прием граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления проводится руководителями администрации.

Личный приём граждан руководители администрации ведут по утверждённому графику. График приёма граждан утверждается распоряжением администрации.

Приём представителей организаций осуществляется по согласованию с руководителями администрации.

8.2. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в администрацию, обеспечивает общий отдел администрации и советник главы администрации.

Прием граждан осуществляется ежедневно, кроме четверга.

8.3. Каждый понедельник, с 17 до 18 часов организуется "горячая" телефонная линия, во время которой руководители администрации и руководители структурных подразделений администрации отвечают на вопросы жителей Адмиралтейского района.

8.4. Один раз в квартал руководители администрации проводят выездной прием граждан на территории муниципальных образований Адмиралтейского района.

8.5. Общий отдел администрации организует и осуществляет:

- прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;

- составление графика приема граждан главой администрации и его заместителями (далее - руководители), обеспечение его соблюдения и документального оформления;

- предварительную запись на прием, подготовку к приему необходимых материалов;

- контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием; подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан;

- регистрацию устных обращений граждан и их документационное оформление и направление документов на рассмотрение в структурные подразделения администрации и подведомственные администрации учреждения.

8.6. Для решения вопроса о записи на прием к руководителю, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции администрации, сотрудник общего отдела администрации принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса.

Оценку предъявляемых документов делает сотрудник общего отдела администрации по результатам рассмотрения представленных документов, осуществляет запись на прием к руководителю по принадлежности вопроса. В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции администрации либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.

8.7. Каждое обращение о личном приёме руководителями администрации регистрируется:

- в журнале принятых граждан с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;

- в программе Единой системы электронного документооборота.

8.8. В случае записи гражданина на прием к руководителю работники общего отдела администрации подготавливают следующие документы:

- карточку личного приема граждан;

- справки структурных подразделений администрации и (или) подведомственных администрации организаций, рассматривавших обращение.

8.9. Принятое руководителем решение записывается в карточке личного приема, руководителем в ходе личного приема с согласия гражданина ответ может быть дан устно, о чем делается запись в карточке личного приема. При необходимости письменного ответа по существу поставленных гражданином вопросов ответ направляется в сроки, определенные действующим законодательством.

8.10. Поручение руководителя ставится на контроль и направляется для исполнения в структурное подразделение администрации.

8.11. Поручение руководителя по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, исполняются в течение 15 дней.

8.12. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником общего отдела администрации путём наложения резолюции о продлении срока в карточке учета личного приема граждан руководителями.

Информация о продлении сроков вносится в систему электронного документооборота и делопроизводства "Обращение граждан".

8.13. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее 5 дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю справку-ответ, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

8.14. В случае если поступившая от соисполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, сотрудник общего отдела администрации повторно направляет документы в структурное подразделение администрации для приведения справки-ответа в соответствие предъявляемым требованиям.

После направления соисполнителем справки-ответа для подготовки общего ответа ответственному исполнителю, с соисполнителя снимается контроль.

8.15. Ответственный исполнитель готовит проект ответа заявителю. В случае если поступивший от исполнителя проект не отвечает предъявляемым требованиям положений о делопроизводстве администрации, сотрудник общего отдела администрации возвращает проект для устранения замечаний.

8.16. Поручение снимается с контроля, если ответственным исполнителем подготовлен обоснованный ответ заявителю и руководитель, давший поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами, изложенными в проекте ответа.