Глава 9. Организация работы с обращениями граждан и организаций в администрации

Глава 9. Организация работы с обращениями граждан
и организаций в администрации

9.1. Единую систему работы с письменными обращениями граждан и организаций (далее - обращения), поступившими в администрацию, организует общий отдел администрации.

9.2. Все конверты с поступившими в администрацию документами вскрываются сотрудниками общего отдела.

В случае обнаружения недостачи служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

9.3. В случае содержания в документе запроса, срок исполнения которого пропущен на момент поступления в администрацию, такие документы общим отделом возвращаются отправителю без рассмотрения.

9.4. Письменные обращения (факсимильные сообщения, электронная почта) подлежат регистрации в течение трех рабочих дней с момента их поступления в общий отдел администрации и направляются на рассмотрение руководителям администрации в соответствии с распоряжением администрации о распределении обязанностей. Далее работа с документами осуществляется в соответствии с временным регламентом работы в системе электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот", утвержденным распоряжением администрации.

При рассмотрении руководителем администрации обращения на бумажном носителе документ направляется в общий отдел администрации для организации работы в системе электронного документооборота.

Обращения принимаются общим отделом администрации с 10.00 до 17.00 (в пятницу и предпраздничные дни до 16.00).

В том случае, если обращение поступило в общий отдел администрации от организации или гражданина менее чем за 1 час до окончания рабочего времени, то это обращение регистрируется датой следующего рабочего дня.

Анонимные письма не рассматриваются, а списываются в дело.

9.5. Структурные подразделения администрации регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно.

При получении в общем отделе администрации документов на бумажном носителе работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации и подведомственном учреждении администрации, записывает в журнале приёма-передачи документов дату получения документов, перечисляет их регистрационные номера, ставит дату, подпись и расшифровку подписи.

9.6. Рассмотрение руководителями администрации обращений не должно превышать трех рабочих дней со дня регистрации.

9.7. В соответствии с резолюцией руководителей обращения передаются для рассмотрения по реестрам (под расписку) в структурные подразделения администрации или подведомственные администрации учреждения.

9.8. Если рассмотрение обращения было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

9.9. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения.

9.10. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов не относится к компетенции структурного подразделения администрации, руководитель данного структурного подразделения должен в течение трех дней со дня регистрации получить новую резолюцию руководителя.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

9.11. Письменное обращение, поступившее в администрацию, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации (если в резолюции (поручении) руководителя или в тексте обращения не указан другой срок исполнения).

9.11.1. Поручения с грифом "весьма срочно" должны исполняться в течение одних суток.

9.11.2. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в течение трех суток.

9.11.3. Если последний день срока ответа на обращение приходится на нерабочий день, то обращение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

9.12. Отдельные категории писем рассматриваются в сроки, отличные от сроков, установленных в п. 9.12:

- депутатские обращения (рассматриваются в порядке и в сроки, установленные законодательством);

- телеграммы, требующие срочного решения (рассматриваются безотлагательно).

9.13. Проекты правовых актов иных исполнительных органов государственной власти, поступивших в администрацию, рассматриваются в течение семи календарных дней со дня регистрации проекта.

9.14. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения руководителями администрации, либо по их поручению начальником общего отдела администрации на срок не более 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

9.15. Предупреждение о наступлении сроков исполнения обращения осуществляется с помощью справки предупредительного контроля, которая направляется руководителям структурных подразделений администрации один раз в неделю общим отделом администрации.

9.16. Если в поручении по обращению определено несколько исполнителей, то не позднее, чем за пять дней до истечения срока ответа на обращение, исполнители представляют ответственному исполнителю (в поручении руководителя указан первым) справки для обобщения и подготовки ответа заявителю.

9.17. В случае невыполнения или частичного выполнения задания, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока должен получить согласие на перенос срока исполнения у руководителя, имеющего право корректировки сроков исполнения.

9.18. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный, либо с его согласия устный ответ.

9.19. Письменные ответы подписываются руководителем администрации в соответствии с направлениями их работы. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Ответы в федеральные органы государственной власти, Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам, депутатам Законодательного Собрания Санкт-Петербурга подписывает только глава администрации. В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, руководителем структурного подразделения администрации, а также заместителем главы администрации, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.

9.20. Все обращения, поставленные на контроль, подлежат возврату в общий отдел администрации.

9.21. Сотрудники общего отдела администрации проверяют правильность оформления исходящих документов, наличие адреса с индексом. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

9.22. Документы, переданные в общий отдел администрации, направляются адресатам заказной, простой или электронной почтой в течение 3 рабочих дней или курьером.

9.23. Общий отдел администрации осуществляет контроль за соблюдением действующего законодательства при работе с обращениями структурными подразделениями администрации, а также должностными лицами учреждений и организаций, подведомственных администрации.

9.24. Общий отдел администрации осуществляет анализ деятельности должностных лиц структурных подразделений администрации по работе с обращениями, готовит заключения и отчеты с соответствующими выводами предложениями и вносит их на рассмотрение главы администрации.

9.25. Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение 2-х рабочих дней со дня регистрации указанных обращений, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

9.26. Копии письменных ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности одновременно с направлением ответа заявителю.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Адмиралтейского района Санкт-Петербурга от 25 апреля 2013 г. N 676 глава 9 настоящего приложения дополнена пунктом 9.27

9.27. Общий отдел администрации в соответствии с Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов РФ, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.08.2012 N 840, обеспечивает прием и регистрацию жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействиях) администрации и должностных лиц администрации при предоставлении государственных услуг.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Адмиралтейского района Санкт-Петербурга от 25 апреля 2013 г. N 676 глава 9 настоящего приложения дополнена пунктом 9.28

9.28. Рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственных услуг, выразившееся в неправомерных решениях и действиях (бездействиях) администрации и должностных лиц администрации при предоставлении государственных услуг, осуществляют уполномоченные должностные лица администрации.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Адмиралтейского района Санкт-Петербурга от 25 апреля 2013 г. N 676 глава 9 настоящего приложения дополнена пунктом 9.29

9.29. Юридический отдел администрации обеспечивает консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) исполнительных органов, предоставляющих государственные услуги, их должностных лиц либо государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.