Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 8 мая 2014 г. N 163-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности" (с изменениями и дополнениями) (утратил силу)

Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга
от 8 мая 2014 г. N 163-п
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности"

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

В соответствии с распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп "Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

2. Признать утратившими силу приказы Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности от 01.11.2004 N 40-п "Об утверждении инструкции" и от 30.10.2006 N 63-п "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству"

3. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя председателя Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Романова А.В.

Председатель Комитета

Л.П. Богданов

Инструкция
по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности
(утв. приказом председателя Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности от 8 мая 2014 г.  163-п)

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет).

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами, письменными и устными обращениями граждан и организаций, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию в Комитете.

1.4. Методическое руководство и контроль за выполнением требований Инструкции в структурных подразделениях Комитета осуществляет организационный отдел.

1.5. В структурных подразделениях Комитета осуществляется рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям.

1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета возлагается на их руководителей.

1.7. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД).

1.8. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей.

1.9. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.10. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.11. Порядок работы с документами с грифом "Для служебного пользования" устанавливается в соответствии с правилами работы с документами "Для служебного пользования".

1.12. Работники Комитета (далее - работники) несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, в случае утраты документов немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

1.13. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения Комитета.

1.14. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга.

1.15. Инструкция разработана на основе Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 13.12.2007 N 89-ра, Федеральным Законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно- распорядительных документов.

2. Общие требования к оформлению документов

Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности Комитета, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией.

2.1. Требования к оформлению реквизитов документов

2.1.1. Герб Санкт-Петербурга

На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией.

2.1.2. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

2.1.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.1.5. Код формы документа

Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов:

организационно-распорядительная документация;

банковская документация;

финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

отчетно-статистическая документация;

учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

документация по труду;

документация Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговая документация.

2.1.6. Наименование организации

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (положении). Автором документов является Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в положении об организации. Сокращенное наименование указывается в скобках и помещается ниже полного наименования или за ним.

2.1.7. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.1.8. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.1.9. Дата документа

Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее - подписание).

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа число проставляется непосредственно при подписании.

Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 26 февраля 2014 г. следует оформлять 26.02.2014.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 февраля 2014 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2014.02.26

Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 26 февраля 2014 г., а в остальных случаях - цифровой, например: 26.02.2014

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

2.1.10. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению N 1 к Инструкции).

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.1.12. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

2.1.13. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

	Администрация Губернатора
	Санкт-Петербурга
	Секретариат

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией.

Например:

	Председателю
	Законодательного Собрания
	Санкт-Петербурга
	B. C. Макарову

При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно.

Например:

	Администрациям районов
	Санкт-Петербурга

или

	Руководителям исполнительных
	органов государственной власти
	Санкт-Петербурга

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.02.2006 N 117.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Комитет по благоустройству
	и дорожному хозяйству
	Караванная ул., д. 9,
	Санкт-Петербург, 191011

Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и должностным лицам исполнительных органов, а также при переписке между структурными подразделениями.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Калинину И. П.
	ул. Садовая, д. 5, кв.12,
	г. Липки, Киреевский р-н,
	Тульская обл., 301264,

При обращении к должностному лицу указываются только его фамилия и инициалы без указания "товарищ (т.)" или "господин (г-н)".

2.1.14. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

Устанавливаются два способа утверждения документа: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа в верхнем поле первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты утверждения.

Например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель Комитета по вопросам
	законности, правопорядка и безопасности
	Личная подпись	Л. П. Богданов
	26.02.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

	УТВЕРЖДЕНО
	распоряжением Губернатора
	Санкт-Петербурга
	от 16.01.2004 N 12-рг

Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении N 2 к Инструкции.

2.1.15. Резолюция

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и др.

Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например

	Митяниной А. В.
	Богданову Л. П.
	Прошу подготовить проект
	распоряжения Губернатора
	Санкт-Петербурга по данному
	вопросу к 28.02.2014
	Личная подпись (Расшифровка подписи)
	26.02.2014

Инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

Основной исполнитель и другие исполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием даты, который прикрепляется к документу.

2.1.16. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.1.17. Отметка о контроле

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль".

2.1.18. Отметка о наличии приложения

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

Приложение:	1. Положение о призывной комиссии Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.
	2. Состав призывной комиссии Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Договор от 31 марта 2012 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия " в 2 экз.

Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагается слово "Приложение" и указываются наименование распорядительного документа в дательном падеже, его дата и регистрационный номер.

В случае двух и более приложений они нумеруются с использованием знака N.

	Приложение N 2
	к распоряжению Губернатора
	Санкт-Петербурга
	от 14.01.2012 N 8-рг

2.1.19. Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

Например:

Председатель Комитета по вопросам
законности, правопорядка и безопасности	Личная подпись	Л. П. Богданов

При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:

Председатель Комитета

Личная подпись

Л. П. Богданов

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Председатель Комитета по вопросам
законности, правопорядка и безопасности	Личная подпись	Л. П. Богданов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель Комитета по вопросам
законности, правопорядка и безопасности	Личная подпись	Л. П. Богданов
Начальник юридического отдела	Личная подпись	А. В. Мезенцева

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И. В. Ряполов
Заместитель
председателя комиссии	Личная подпись	Н. В. Струментов
Секретарь комиссии	Личная подпись	С. И. Сединин
Члены комиссии:	Личная подпись	С. П. Модина
	Личная подпись	И. П. Саввин

Фамилии членов комиссии располагаются, как правило, по алфавиту.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель Комитета по		Председатель Комитета по вопросам
информатизации и связи		законности, правопорядка и
		безопасности
Личная подпись	И. А. Громов	Личная подпись	Л. П. Богданов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности
председателя Комитета по вопросам законности,
правопорядка и безопасности	А. В. Романов

2.1.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа - это реквизит документа, выражающий согласие другой организации, структурного подразделения, не являющихся авторами документа, с содержанием документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

	СОГЛАСОВАНО
	Председатель
	Комитета по вопросам законности,
	правопорядка и безопасности
	Личная подпись	Л. П. Богданов
	26.02.2014

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме:

	СОГЛАСОВАНО
	Письмо Комитета
	по вопросам законности,
	правопорядка и безопасности
	от 25.02.2014N 27-313/14-1-1

Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Положение о ...
СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета по вопросам		Начальник юридического отдела Комитета
законности, правопорядка безопасности		по вопросам законности, правопорядка
		безопасности
Личная подпись	Л. П. Богданов	Личная подпись	А.В. Мезенцева
26.02.2014		26.02.2014

2.1.21. Визы согласования документа

Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Документ визируется исполнителем и при необходимости заинтересованными в издании документа должностными лицами.

Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

	Председатель Комитета по вопросам
	законности, правопорядка и безопасности
	Личная подпись	Л. П. Богданов
	26.02.2014

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в Комитете.

Допускается полистное визирование документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

	Замечания прилагаются
	Председатель Комитета по вопросам
	законности, правопорядка и безопасности
	Личная подпись	Л. П. Богданов
	26.02.2014

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.1.22. Оттиск печати

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах в соответствии с Примерным перечнем согласно приложению N 3 к Инструкции.

Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях документов, за исключением документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату.

Оттиск печати рекомендуется проставлять так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

2.1.23. Отметка о заверении копии

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику (включая ксерокопию) следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "ВЕРНО", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

ВЕРНО
Начальник организационного отдела	Личная подпись	В. К. Черненко
10.02.2014

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в Комитете, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии".

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5х6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью.

В данном документе прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов ВЕРНО Главный специалист Личная подпись Т. Е. Шаброва " " 2014 М.П.

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

2.1.24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. При адресовании документов иногородним организациям в отметке об исполнителе возможно проставление кода Санкт-Петербурга для упрощения связи.

Б. С. Петров

(812)276-47-25

2.1.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отправлен факс 26.02.2014
В дело N 21
Личная подпись	Я. В. Мезенцева
26.02.2014

или

Издан приказ от 20.09.2012 N 32
"О создании экспертной комиссии"
В дело N 16
Личная подпись	Я. В. Мезенцева
26.02.2014

2.1.26. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в Комитет или структурное подразделение содержит наименование организации или структурного подразделения, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

2.1.27. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование

2.2.1. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизиты документов указаны в приложении N 4 к Инструкции.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297х420 мм) и А6 (105х148 мм).

Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения).

Бумага, применяемая для изготовления бланков формата А4 и А5, должна быть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена в кремовый или желтый тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высшего сорта.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 30 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов в соответствии со схемами согласно приложениям N 5, 6 к Инструкции.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Бланки документов могут изготавливаться как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

3. Текст документа

3.1. Общие требования к составлению текста документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с действующим законодательством или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, содержащего ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при необходимости).

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов" ...

Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

В распорядительных документах (постановление, приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа ("'постановляю", "приказываю").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет ", "решил " и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили ", "постановили " и т.п. употребляются в форме множественного числа.

3.2. Порядок оформления правовых актов

3.2.1. Правовые акты Комитета (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование Комитета, название вида акта (распоряжение, приказ), дату, номер, заголовок к тексту, подпись.

Правовые акты печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12 через 1-1,5 межстрочных интервала.

3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или Об (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

3.2.3. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Преамбула в приказе Комитета завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" печатается отдельной строй, полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек и отделяются от преамбулы и распорядительной части акта 1-1,5 межстрочным интервалом.

При отсутствии преамбулы текст правового акта может начинаться с глагола повелительного наклонения.

3.2.4. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.1.14 Инструкции.

3.2.5. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

3.2.6. При наличии существенных и многочисленных изменений действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

3.2.7. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются лица, на которых возлагается контроль за его выполнением.

Например:

Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов. Листы приложений имеют самостоятельную нумерацию, которая начинается со второго листа приложения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Председатель Комитета" и печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Образец оформления распоряжения представлен в приложении N 9 к Инструкции, приказа - в приложении N 8 к Инструкции.

3.2.8 Правовой акт после подписания Председателем Комитета регистрируется, затем правовой акт тиражируется и рассылается организационным отделом согласно списку рассылки. Каждый вид правового акта имеет самостоятельную регистрацию в пределах календарного года.

При регистрации правовых актов используется буквенно-цифровая индексация. Регистрационный номер дополняется соответствующими буквами:

по основной деятельности:

в приказе Комитета - "п";

в распоряжении Комитета - "р"

по кадровым вопросам:

в приказе Комитета - "ок"

Например:

"Приказ Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности от 17.02.2014 N 58-п".

3.3. Порядок оформления иных документов

3.3.1. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на различных заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах.

Протоколы заседаний и совещаний с участием председателя Комитета, заместителей председателя Комитета оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование исполнительного органа, наименование вида протокола, дату заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), время начала и окончания заседания (совещания), фамилии, инициалы и должности председательствующего, присутствующих, повестку дня, перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчиков и выступающих, а также принятых решений. Протокол подписывается председательствующим, датой протокола заседания (совещания) считается дата его проведения. Образец оформления протокола представлен в приложении N 10 к Инструкции.

Протоколы делятся на краткие и полные.

Протокол краткой формы изложения составляется, как правило, если ход заседания (совещания) стенографируется; оформленная соответствующим образом стенограмма прилагается к протоколу.

Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.

Например:

Протокол совещания с участием председателя Комитета

В разделе "ПРИСУТСТВОВАЛИ" при количестве участников более пяти человек, как правило, указывается общее количество приглашенных, список которых прилагается к протоколу. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей.

В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:

1. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ...

2. СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ и т.д.

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании).

После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки организационным отделом.

3.3.2. Акт

Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

3.3.3. Служебное письмо

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста. Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Руководители структурных подразделений и исполнительных органов несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на нормативные правовые акты, указываемые в письме.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных организаций, необходимо направить письма-поручения в каждую организацию отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.).

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются:

Уважаемый Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

Текст письма, как правило, не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в Комитете.

3.3.4. Таблица

Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

текстовые (содержат только текст);

смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа) и др.

Структура таблицы представлена ниже:

Головка (шапка) таблицы
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	подзаголовок графы	подзаголовок графы	подзаголовок графы	подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик	Прографка (графы)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.

В исключительных случаях, например, при составлении номенклатуры дел Комитета, головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг и т.д.).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж

4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени Председателя Комитета оформляются на гербовых бланках писем.

Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

4.2. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами через 1 интервал.

Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

4.3. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны, предусматриваются следующие реквизиты:

4.3.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страны назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

	American National Social Institute
	15 Noth 32nd Street
	NEW YORK, N.Y. 12148
	USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

	Mr. A. Widmar, Chairman,
	D. Coke and Son Ltd
	LONDON SWK 48C
	ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

	Mr. Luis Serrano Correcher
	34 Calle Alcala 6a pl.
	(servicio de prenca)
	MADRID 28071
	ESPANA

4.3.2. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

4.3.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

4.3.4. Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Например:

"Уважаемый господин Блэк!", "Уважаемая госпожа Смит!".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В тексте писем, содержащих предложения о сотрудничестве, организации встреч, приеме делегаций и т.п., должна содержаться информация для адресата об ответственном исполнителе с указанием наименования исполнительного органа; должности, фамилии, имени, отчества; контактного телефона; адреса электронной почты.

4.3.5. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

4.3.6. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

4.3.7. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

4.4. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:

инициалы и фамилия адресата или название фирмы;

название улицы (площади, шоссе и т.п.);

номер дома;

номер квартиры;

название города;

название штата;

название страны;

почтовый индекс;

повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в Соединенные Штаты Америки).

Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образцы оформления конвертов международных почтовых отправлений и международных почтовых отправлений в Соединенные Штаты Америки даны в приложении N 11 к Инструкции.

Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.

4.5. Необходимо указывать должность адресата, чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт был вскрыт другим сотрудником.

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Техническое оформление (печатание) документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

соблюдение установленных размеров полей;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное оформление таблиц.

5.2. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники.

Документы печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

5.3. При подготовке документов для печатания особое внимание следует обращать на правильное написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.4. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

5.5. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал.

Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 10 мм.

В строке между словами не допускается наличия больших пробелов.

5.6. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков).

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "ВЕРНО", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВЛЯЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 межстрочным интервалом.

Например:

СОГЛАСОВАНО	(1,5 интервала)
Председатель
Комитета по вопросам законности,
правопорядка и безопасности	(1 интервал)
Л. П. Богданов	(1,5 интервала)

5.8. При печатании текста документа следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

5.9. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 руб.);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки.

Например:

... решение Коллегии
не выполнено... .

5.10. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург.

5.11. Числа, в написании которых используется более четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы.

5.12. Количественные числительные не имеют падежных наращений.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре.

Например:

	в двух экземплярах;
	1-я очередь;
	2-й этаж;
	на 1, 2 и 3-й линиях.

В текстах документов рекомендуется способ записи цифр от 1 до 10 словесный, а от 10 и далее - цифровой.

5.13. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков.

5.14. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Ключевое слово заголовка печатается отдельной строкой прописными буквами.

Например:

СЛУЖЕБНЫЙ РАСПОРЯДОК

Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности

ОБРАЗЕЦ

удостоверения к нагрудному знаку

"За заслуги в развитии физической культуры и спорта Санкт-Петербурга"

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.

5.15. Реквизит "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа письма и печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля полужирным шрифтом. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочным интервалом.

Например:

	Председателю
	Комитета по здравоохранению
	В. М. Колабутин

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом. Например:

Уважаемый Иван Петрович!

5.16. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочным интервалом.

Например:

Борин Вадим Николаевич	- начальник отдела анализа обеспечения правопорядка и безопасности населения
Струментов Николай Валерьевич	- начальник отдела развития и координации многоуровневой системы профилактики правонарушений

5.17. Слово "Приложение" печатается с красной строки (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

5.18. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки разделов выделяются полужирным шрифтом.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

СОСТАВ
Координационного совета...
Председатель
Кичеджи Василий Николаевич	- вице-губернатор Санкт-Петербурга
Заместитель председателя
Богданов Леонид Павлович	- председатель Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности
Члены совета:
Антонова Инна Сергеевна	- начальник Управления...
(и далее алфавитном порядке)

5.19. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Реквизит "Подпись" печатается полужирным шрифтом. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Заместитель руководителя Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга -
начальник Секретариата	В. А. Каблуков

Подпись "Губернатор Санкт-Петербурга" печатается в две строки через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Например:

Губернатор
Санкт-Петербурга	Г. С. Полтавченко

5.20. Фамилия и номер телефона исполнителя на письмах печатается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

5.22. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа.

5.23. При печатании документа на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и без добавления каких-либо графических значков.

6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи

6.1. Телеграмма

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма отправляется в том случае, когда отправление документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена в соответствии с образцом оформления телеграммы согласно приложению N 12 к Инструкции.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметку о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер" или "HP", "Ваш" или "На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков пунктуации, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д.

Телеграмма составляется с учетом лексических особенностей телеграфного стиля.

Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должны быть указаны инициалы и фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.).

Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами.

6.3. Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы, как правило, должно быть не более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:

исходящий номер и дата телефонограммы;

текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

входящий номер телефонограммы.

6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @, например:

gubernator@gov.spb.ru

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ - коммерческие организации;

EDU - учебные и научные заведения;

GOV - правительственные учреждения;

MIL - военные организации;

NET - сетевые узлы Интернет;

ORG - прочие организации.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

Требования к оформлению документов, передаваемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 2 и 3 Инструкции.

7. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

7.1. Прием, обработка и регистрация входящих документов

Прием и обработка поступающих в Комитет документов осуществляется работниками организационного отдела.

Все документы, поступившие в Комитет, регистрируются и передаются руководству Комитета в день поступления.

Срочные документы доставляются немедленно.

Служебная документация, адресованная непосредственно руководителям подразделений, передается им непосредственно.

Рассмотренные руководством Комитета документы возвращаются в организационный отдел. После переметки они передаются исполнителям для исполнения через адресные ячейки.

Передача на исполнение незарегистрированных документов не допускается.

Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится только через организационный отдел Комитета.

В резолюции руководителя устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Если исполнителей несколько, оригинал выдается первому по списку, остальным выдаются копии. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа в целом. Второй и далее по списку исполнители обязаны отработать свою часть задания и представить необходимые сведения первому (ответственному) исполнителю. Если исполнителям в резолюции даны персональные задания, ответственным является каждый из них.

Если исполнитель считает, что исполнение документа не входит в его компетенцию, то он обязан в двухдневный срок вернуть документ с объяснением причины возврата.

Оригинал документа исполнитель обязан вернуть в организационный отдел после исполнения вместе с информацией об его исполнении.

Ответственность за сохранность документа несет его исполнитель.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Последний экземпляр исполненного документа (в т.ч. ответов на обращения, запросы в организации, служебные и докладные записки), передаваемого на подпись председателю Комитета, заместителям председателя Комитета визируется исполнителем и руководителем отдела, в котором был подготовлен документ, и остается на хранении в Комитете.

Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой; через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами (через окно приема документации); с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты. Документы также поступают через адресные ячейки сектора служебной документации. Работник, ответственный за получение документов, самостоятельно записывает в журнале приема-передачи документов дату получения документа, номер документа, подпись и ее расшифровку.

При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

При обнаружении недостачи документов работниками организационного отдела составляется акт об отсутствии документов или других вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли) по форме согласно приложению N 7 к Инструкции в двух экземплярах: 1-й экземпляр с сопроводительным письмом посылается отправителю документов, 2-й экземпляр остается в организационном отделе.

Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и др.) не принимаются и возвращаются исполнителю с указанием причины возврата.

Документы на иностранных языках, направляются для перевода текстов в Комитет по внешним связям Санкт-Петербурга. Датой регистрации является день поступления перевода текста документа из Комитета по внешним связям Санкт-Петербурга в сектор служебной документации.

Факсограммы регистрируются так же, как и служебная документация. Факсограмма с неразборчивым текстом регистрации не подлежит.

Приглашения регистрируются так же, как и служебная документация, если они не оформлены в виде открыток.

Регистрация документов в организационном отделе осуществляется средствами автоматизированной системы "Кодекс: Служебная корреспонденция", подсистема "Потоковое сканирование", входящей в состав ЕСЭДД. К электронной карточке с атрибутами документа с помощью подсистемы "Потоковое сканирование" присоединяется электронный образ документа. Сканированию не подлежат графические изображения, документы в прошитом и сброшюрованном виде, документы объемом более 100 листов.

Нумерация документов осуществляется в пределах календарного года.

При регистрации документа регистрационный штамп и штрих код с указанием наименования организации, входящего номера и даты регистрации, как правило, проставляются: штрих код - в правом верхнем углу, регистрационный штамп - в правом нижнем углу первого листа документа.

Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года, считаются повторными, им присваивается входящий номер первичной регистрации документа с добавлением признака повторности.

Документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с соблюдением правил и регистрационных форм, установленных для документов на бумажных носителях. На документе должны быть указаны следующие сведения: адресат, его почтовый адрес, название вида документа (кроме письма), регистрационный номер и дата, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись автора (далее - ЭЦП).

Документ передается на исполнение со штампом "ЭЦП верна" и подписью лица, принявшего электронный документ. Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП, в случае не подтверждения подлинности ЭЦП исходящего документа он отправляется исполнителю.

7.2. Порядок прохождения исходящих документов

Организация работы с исходящими документами включает следующее: составление проекта документа, печатание, согласование, подписание, утверждение (в случае необходимости), регистрацию, отправку.

Представляемый на подпись Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернатору Санкт-Петербурга - руководителю Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, руководителям структурных подразделений проект документа должен быть завизирован всеми исполнителями, ответственными за его подготовку, с расшифровкой их подписей и указанием контактного телефона.

К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник указанного документа.

Исходящим номером документа-ответа на входящий документ является регистрационный номер входящего документа. Инициативное письмо регистрируется исходящим номером в соответствии с номенклатурой дел.

Если документ направляется по списку рассылки (более четырех адресов), то подписывается и регистрируется только первый экземпляр, который тиражируется в количестве, необходимом для рассылки.

Выдача оригинала подписанного документа на руки допускается в исключительных случаях в связи со срочностью решения вопросов, указанных в документе. В этом случае на копии документа делается запись о выдаче его на руки, дате получения, ставится подпись получателя с ее расшифровкой, указывается контактный телефон.

7.3. Передача документов на отправку

Зарегистрированные в организационном отделе Комитета документы передаются на исполнение в структурные подразделения через адресные ячейки.

Справки согласования правовых актов передаются с сопроводительным письмом.

Принимая документ на отправку, работник организационного отдела проверяет правильность его оформления: наличие обязательных реквизитов и приложений, если они указаны в документе. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Для оперативной предпраздничной рассылки поздравительных открыток установлены следующие сроки: при отправке через отделение почтовой связи - не позднее чем за пять дней до наступления праздничной даты; при отправке фельдъегерской связью - не позднее чем за два дня; при отправке телеграфом - за сутки.

Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в общий конверт.

Работники структурных подразделений Комитета и иных исполнительных органов, участвующие в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов, несут ответственность за их сохранность.

8. Регистрация письменных обращений граждан, порядок и сроки их рассмотрения

8.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан (далее - письма) ведется отдельно.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в пункт 8.2 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.2. Поступающие в Комитет письма регистрируются Организационным отделом Комитета в течение трех дней с момента их поступления. При регистрации на письмах ставится штамп. В штамп вписывается дата регистрации и входящий номер письма.

Обращения в форме электронного документа направляются гражданами исключительно при помощи сервиса "Электронная приемная" на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в пункт 8.3 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.3. Письма разделяются на следующие виды:

личные;

коллективные;

анонимные.

Обращения, полученные, в том числе, в форме электронного документа, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, либо адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, как правило, не рассматриваются, а списываются "В дело". Если в указанных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращения подлежат направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращения, поступившие на специальную линию "Нет коррупции!" рассматриваются в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства Санкт-Петербурга от 17.02.2009 N 156 "Об особенностях рассмотрения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга обращений граждан о коррупции" и с учетом особенностей, установленных правовыми актами Комитета.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в пункт 8.4 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.4. Регистрация писем производится в единой системе электронного документооборота "Кодекс "Обращения граждан". При этом в компьютер вводится следующая информация:

фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;

краткая информация о поставленных вопросах;

весь ход рассмотрения письма с записью поручений (резолюций), результатами рассмотрения, отметками об исполнении и снятии с контроля.

8.5. Все поступающие письма в Организационный отдел Комитета перед регистрацией проверяются на повторность поступления и исполнителю подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторные письма учитываются под регистрационным номером первого письма.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в пункт 8.6 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.6. Письма должны рассматриваться в установленные сроки. Срок рассмотрения писем исчисляется с даты регистрации письма.

Срок рассмотрения исполнителями писем не должен превышать 30 календарных дней.

В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, затребование дополнительных материалов либо принятия других мер, срок рассмотрения обращения может быть продлен председателем Комитета, но не более чем на 30 дней, о чем исполнитель уведомляет гражданина, направившего обращение.

В случае, если обращение адресовано Губернатору Санкт-Петербурга или в Правительство Санкт-Петербурга, как в единую систему исполнительных органов власти, но содержит вопросы, рассмотрение которых относится к компетенции Комитета, срок рассмотрения указанного обращения заканчивается по истечении 30 дней с момента его регистрации в отделе приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

В случае подготовки ответов на обращение граждан, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации с контролем, копии ответов заявителям не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока контроля направляются в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга для передачи по каналам межведомственного электронного документооборота.

8.7. Письма, рассмотрение которых не относится к компетенции Комитета, не позднее чем в 7-дневный срок направляются по принадлежности вопроса, с извещением об этом автора письма.

8.8. Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.

8.9. Рассмотрение поступивших писем и принятие по ним решений осуществляется руководителями Комитета, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать 3 рабочих дней со дня регистрации письма.

8.10. Все рассмотренные соответствующими руководителями Комитета письма возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, в Организационный отдел Комитета, откуда они передаются согласно резолюции исполнителям.

8.11. Если в резолюции к письму указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за 5 дней до наступления срока ответа на письмо представляют ответственному исполнителю справки, в которых отражают результаты рассмотрения своих вопросов.

8.12. Ответ на обращение должен содержать информацию, откуда поступило обращение или по чьему поручению оно рассмотрено,

Например:

Ваше письмо, поступившее из Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации и т.д.; Ваше письмо рассмотрено по поручению Губернатора Санкт-Петербурга и т.д.;

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в обращении содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактов с четким указанием на то, подтвердились или нет эти факты;

в случае подтверждения фактов необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений;

аргументированные разъяснения с ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в письме вопросов.

8.13. Руководители подразделений несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

8.14. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

8.15. Письменные ответы подписываются председателем Комитета, его заместителями в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указывается фамилия исполнителя и его служебный телефон.

8.16. Рассмотренные письма и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются в Организационный отдел Комитета, где вся информация вводится в компьютер.

Сотрудники Организационного отдела Комитета, отвечающие за работу с письмами, проверяют все исполненные и подготовленные к отправке документы. В случае небрежного оформления, ненадлежащего исполнения поручения по письму подготовленный ответ возвращается исполнителю на доработку.

8.17. На бланке ответа на письмо гражданина проставляется дата отправки и регистрационный номер письма. Исходящим номером ответа является входящий регистрационный номер письма.

Подлинники ответов направляются гражданам.

Копии ответов подшиваются Организационным отделом Комитета в соответствующие дела.

8.18. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в Организационном отделе Комитета.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в пункт 8.19 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.19. В случае, если на письме проставлен штамп "КОНТРОЛЬ" или "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", такие письма при ответе подлежат возврату в отдел приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в пункт 8.20 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.20. Организационный отдел Комитета ежеквартально готовит и представляет отчет о работе с письмами граждан в Управление по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

8.21. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращения, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

8.22. Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматриваются по существу поставленных в них вопросов, при этом исполнитель сообщает направившим обращения о недопустимости злоупотребления правом.

8.23. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение по принадлежности вопроса, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

8.24. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, принимается решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Санкт-Петербурга от 31 октября 2016 г. N 537-п в раздел 9 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

9. Организация приема и рассмотрения устных обращений граждан

9.1. Организацию приема граждан председателем Комитета обеспечивает Советник председателя.

9.2. Организация приема граждан включает в себя:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;

составление графика приема граждан и обеспечение его соблюдения;

предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам; документационное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям принятых граждан;

осуществление контроля за выполнением поручений, данных должностными лицами на приемах граждан.

9.3. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

консультативно-правовая работа (предварительная беседа проводится специалистами отдела приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также советником председателя Комитета);

личный прием граждан председателем Комитета.

9.4. К рассмотрению принимаются письменные заявления граждан о записи на прием к председателю Комитета, содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Комитета. Рассмотрение предъявляемых документов производит сотрудник отдела приема обращений Управления по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и по результатам рассмотрения осуществляет запись на прием к председателю Комитета.

Запись заявителя на прием не производится в случае, если:

решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы; заявитель обжалует судебное решение;

у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;

заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины).

9.5. Решение, принятое должностным лицом на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения исполнителям (далее - поручения), подписывается должностным лицом, производившим прием, и после регистрации в Организационном отделе Комитета направляется исполнителю.

9.6. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 9.6

9.7. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 9.7

9.8. Сроки выполнения поручений могут быть продлены только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению.

9.9. Поручение снимается с контроля в случаях, если: вопрос решен;

исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

9.10. Сроки выполнения поручения могут быть продлены только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению.

10. Организация контроля за исполнением документов и согласованием правовых актов

10.1. Организация контроля за исполнением документов

10.1.1. Согласно Регламенту Правительства Санкт-Петербурга контролю подлежит исполнение следующих видов документов:

поручений Губернатора Санкт-Петербурга во исполнение поручений Президента Российской Федерации, в том числе содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, поступивших в Администрацию Губернатора Санкт-Петербурга, исполнение которых возложено на высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

поручений Губернатора Санкт-Петербурга во исполнение поручений, содержащихся в нормативных и организационных актах федеральных исполнительных органов государственной власти, исполнение которых возложено на высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти субъекта Российской Федерации;

законов Санкт-Петербурга;

постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга;

постановлений и распоряжений Правительства Санкт-Петербурга;

распоряжений и приказов Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Санкт-Петербурга, совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, в протоколах совещаний Губернатора Санкт-Петербурга с вице-губернаторами Санкт-Петербурга и протоколах совещаний с главами администраций районов Санкт-Петербурга;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по контролю за рассмотрением законопроектов в Законодательном Собрании Санкт-Петербурга;

письменных поручений Губернатора Санкт-Петербурга по депутатским запросам и обращениям членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, поступивших в установленном порядке;

письменных обращений граждан, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга или вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, первого заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата, заместителя начальника Секретариата.

10.1.2. Внутреннему контролю Комитета подлежат протоколы совещаний, проводимых в Комитете, протоколы заседаний Комиссий, ответственным за работу которых является Комитет, планы работы Комитета, подготовка проектов правовых актов Правительства Санкт-Петербурга.

10.1.3. Организация контроля в Комитете возлагается на сотрудника организационного отдела.

10.1.4. Контроль за исполнением организационных и правовых актов включает:

постановку на контроль;

контроль за сроками исполнения;

непосредственную проверку хода исполнения;

учет и анализ результатов исполнения

10.1.4.1. На документах, исполнение которых контролируется, проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" с указанием даты постановки на контроль.

10.1.4.2. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт. Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое контролируемое задание (пункт документа, резолюция и т.д.) для конкретного исполнителя.

10.1.5. В организационный отдел Комитета для постановки на контроль поступают:

из протокольного сектора администрации Губернатора Санкт-Петербурга - правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, поручения, содержащиеся в протоколах совещаний с участием Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга с главами администраций районов Санкт-Петербурга; распоряжения и приказы Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;

из сектора служебной документации администрации Губернатора Санкт-Петербурга - поручения Губернатора Санкт-Петербурга по служебной документации;

из сектора писем администрации Губернатора Санкт-Петербурга - письма, на которых имеется резолюция Губернатора Санкт-Петербурга, вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, заместителя руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга - начальника Секретариата или заместителя начальника Секретариата;

Для внутреннего контроля поступают:

из юридического отдела проекты нормативно-правовых актов;

от сотрудника Комитета ответственного за проведение совещания - утвержденные протоколы.

10.1.6. В организационном отделе Комитета документы подготавливают для последующего ввода информации в базу данных автоматизированной системы контроля исполнения документов в рамках ЕСЭДД.

10.1.7. Оформление контрольных карт и их отправка исполнителям осуществляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после поступления контролируемых документов. Отправка контрольных карт исполнителям осуществляется на бумажном носителе. Контрольные карты с отчетами о проделанной работе должны быть заверены подписью председателя Комитета или его заместителя.

10.1.8. На каждый контролируемый документ оформляется дело, в которое подшивается прошедший регистрацию документ, контрольные карты со справками исполнителей о выполнении задания и другие материалы, характеризующие исполнение.

10.1.9. Предупреждение о наступлении сроков исполнения, сотрудник организационного отдела осуществляет с помощью справок предупредительного контроля, которые направляются заместителям председателя Комитета и руководителям структурных подразделений еженедельно. Исполнитель обязан не позднее, чем за два рабочих дня до наступления срока исполнения представить соответствующую заполненную контрольную карту. К контрольной карте прилагаются документы, подтверждающие выполнение или объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в установленный срок.

10.1.10. Контрольная карта с представленной информацией сотрудником организационного отдела направляется в сектор контроля исполнения отдела координации и контроля Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:

о снятии с контроля;

о возвращении материалов и контрольной карты для надлежащего выполнения;

об установлении нового срока исполнения или контроля.

10.1.11 В случае неисполнения поручения в повторно установленный срок оно считается невыполненным и учитывается как неисполненное при подведении итогов и расчете коэффициента исполнительской дисциплины, оставаясь при этом на контроле до полного исполнения или принятия Губернатором Санкт-Петербурга решения об отмене.

10.2. Сроки исполнения документов

10.2.1. Сроки исполнения заданий, содержащихся в правовых актах Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, протоколах, поручениях (резолюциях) должностных лиц по служебным документам, указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителя.

10.2.2. Документы, в которых срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней со дня издания документа или даты наложения резолюции.

10.2.3. Документы, имеющие в тексте штамп "ВЕСЬМА СРОЧНО", исполняются в течение 24 часов.

10.2.4. Документы, имеющие в тексте штамп "СРОЧНО", исполняются в трехдневный срок.

10.2.5. Документы, имеющие в тексте отметку "ОПЕРАТИВНО", исполняются в десятидневный срок.

10.2.6. Если последний день срока исполнения документа (задания) приходится на нерабочий день, то документ (задание) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

10.2.7. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными лицами или органами, установившими сроки исполнения.

10.2.8. В случае, если исполнение поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.

10.2.9. Сроки исполнения парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга устанавливаются в соответствии с Законами Санкт-Петербурга:

парламентский запрос - в течение 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - безотлагательно, при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения;

запрос депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 7 дней со дня получения запроса;

обращение депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 15 дней со дня получения обращения;

обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней со дня получения обращения.

В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 30 дней со дня получения запроса или обращения при условии уведомления обратившегося депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга в пятидневный срок со дня получения обращения.

Ответы на письменные запросы средств массовой информации должны даваться в соответствии со статьей 40 Федерального закона от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации" в срок не более чем 7 дней. Если на подготовку ответа требуется время, превышающее семидневный срок, то в трехдневный срок со дня получения запроса в редакцию должно быть направлено официальное уведомление об отсрочке с указанием ее причины, даты, к которой информация будет предоставлена и должностного лица Комитета, принявшего такое решение.

10.2.10. Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - проекты) осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100.

10.2.11 Контроль за соблюдением сроков согласования проектов правовых актов в Комитете осуществляет ответственное лицо, являющееся разработчиком проекта.

11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию

11.1. Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел. Номенклатура дел разрабатывается в Комитете и содержит полный перечень всех дел, заводимых его структурными подразделениями.

Сводная номенклатура дел Комитета оформляется согласно приложению N 13 к Инструкции.

Аналогичным образом составляются номенклатуры дел структурных подразделений Комитета.

Сводная номенклатура дел визируется заместителем председателя Комитета - начальником организационного отдела комитета, а затем согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области не реже чем один раз в 5 лет, а в случае коренного изменения функций и структуры подразделений согласовывается заново независимо от срока согласования, а затем утверждается председателем Комитета.

При отсутствии таких изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел структурного подразделения являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке:

В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем подразделении Комитета цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 38-150, где 38 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 150 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительная документация;

плановая документация;

отчетная документация;

документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами; номенклатура дел структурного подразделения; резервные номера.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства.

Так, сначала в номенклатуре указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства.

Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и т. п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы);

автор документа (название организации, структурного подразделения);

корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на то, что документ представлен копией.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

"Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний по делам несовершеннолетних и защите их прав ".

Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

"Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.) ".

Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например:

"Переписка с гражданами в ходе проведения акции ".

Для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга".

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

"Переписка с ГУВД о... ";

"Переписка с международными организациями о... ".

Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название:

"Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнении договоров ".

Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

"Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о... ".

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга за 2004 год ".

В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

"Планы на январь-декабрь 2004 года ";

"Сводный баланс доходов и расходов за IV квартал 2004 года". В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года.

В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии.

Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению N 14 к Инструкции.

11.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела в Комитете формируются децентрализованно.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);

8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;

11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА";

12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "в дело N ...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе.

11.3. Группировка отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела;

3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;

4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания.

5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга,). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;

6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, подшивается в дело 2003 года, а не 2004 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке;

8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке;

9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям;

10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям организаций;

11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного служащего отдельно, документы в них группируются в следующей последовательности:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета;

дополнение к анкете;

автобиография;

копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации (переподготовку), наличие ученой степени и ученого звания, если таковые имеются;

копии документов о награждении государственными и иными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;

справка из органов государственной налоговой службы о доходах и имуществе, принадлежащем гражданину, поступающему на государственную службу Санкт-Петербурга, на праве собственности, являющихся объектами налогообложения.

медицинское заключение о состоянии здоровья;

решение конкурсной комиссии исполнительного органа (если гражданин принят на государственную службу Санкт-Петербурга по результатам конкурса);

личное заявление гражданина о поступлении на государственную службу Санкт-Петербурга;

трудовой договор (контракт);

копия или выписка приказа (постановления, распоряжения) о назначении (приеме на работу) на должность государственной службы Санкт-Петербурга, копия приказа (постановления, распоряжения) о вступлении в должность лица, замещающего государственную должность Санкт-Петербурга;

типовой договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне;

аттестационные листы государственного служащего Санкт-Петербурга, прошедшего аттестацию и отзывы (характеристики) на него;

копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга;

копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении квалификационных разрядов;

копии документов о поощрении;

копии решений конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной должности государственной службы;

заявление гражданина об увольнении с государственной службы Санкт-Петербурга;

выписка или копия приказа (постановления, распоряжения) о переводе на другую должность и прекращении государственной службы Санкт-Петербурга;

копии приказов (постановлений, распоряжений) о включении в резерв кадров (или исключении из него) для замещения должностей государственной службы Санкт-Петербурга;

копия запроса о передаче личного дела государственного служащего Санкт-Петербурга в случае его увольнения или перевода на новое место государственной службы;

лист проверки личного дела;

лист ознакомления с личным делом;

лист-заверитель дела;

сведения об изменении фамилии, семейного положения (заносятся в дополнение к анкете и заверяются печатью организации и подписью должностного лица при закрытии дела в делопроизводстве).

Внутри перечисленных групп документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления;

12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела;

13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета;

14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.

11.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение двух лет остаются в структурных подразделениях Комитета для справочной работы, а затем сдаются в организационный отдел комитета, который осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях Комитета несут руководители подразделений.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство.

Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения.

11.5. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия Комитета (далее - ЭК),

Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в Комитете членами экспертной комиссии и работниками структурных подразделений для установления научной, исторической и практической значимости документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

отбор документов временного срока хранения (до десяти лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 02.04.2004" или "Передано на хранение в ______ по описи 04.02.2004 " и т.п.

Дела постоянного и временного (более десяти лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.

11.6. Оформление дела

Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче на архивное хранение подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивку или переплет дела;

составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению N 15 к Инструкции;

нумерацию листов дела;

составление листа - заверителя дела согласно приложению N 16 к Инструкции;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: 1а, 1б.

В случае большого количества ошибок (более пяти) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах -на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупных форматных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом в начале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверения личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе "Количество документов". К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Дела временного (до десяти лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.

Дела постоянного хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

11.7. Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению N 17 к Инструкции.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

название Комитета;

название структурного подразделения, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

заголовок дела; дата дела;

количество листов в деле; срок хранения дела.

Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

Название Комитета приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается его сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела Комитета будут приняты на государственное хранение.

При изменении наименования Комитета (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой исполнительный орган (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого исполнительного органа, а прежнее наименование Комитета (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем содержание каждого тома, например:

"Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга, N 1-100, т. 1.".

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 11 октября 2004 года

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.

Например:

09.09.2004

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например: [ не ранее 2004 г. ]; [ не ранее апреля - не позднее мая 2004 г. ]; [ не ранее 25 ] июня 2003 г.; 15 [января] 2004 г.; 16 августа [2003 г.]; [22 сентября 2003 г. ].

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно").

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание обложки, оформленной машинописным способом, при переплете дела.

11.8. Составление и оформление описей и актов

Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание

дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного срока хранения;

дела временного (свыше десяти лет) срока хранения;

дела по личному составу.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в организационный отдел комитета, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.

При составлении описи необходимо учитывать следующие требования:

1) систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел;

2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (порядок нумерации валовой). Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

3) заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется);

4) заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ... год, дело N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу;

5) в конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера);

6) графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т. д.

11.8.1. Опись дел постоянного хранения

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Комитета.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по форме согласно приложению N 18 к Инструкции.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие, группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.

Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания,

на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение экспертной проверочно-методической комиссии Центрального государственного архива Санкт-Петербурга.

После утверждения годового раздела ЭПМК опись утверждается председателем Комитета, затем первый экземпляр описи передается в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга, а остальные экземпляры остаются в Комитете.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом Санкт-Петербурга.

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению N 19 к Инструкции.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Комитета.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

11.8.2. Опись дел временного (свыше десяти лет) хранения

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях Комитета.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения составляется по форме согласно приложению N 20 к Инструкции.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше десяти лет) хранения печатается в двух экземплярах.

11.8.3. Опись дел по личному составу

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 21 к Инструкции. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Вышеперечисленные документы, образовавшиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение десяти лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга на согласование через два года после увольнения государственных служащих.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПМК, а затем утверждается председателем Комитета.

11.8.4. Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

При обнаружении утраты дел в делопроизводстве структурным подразделением исполнительного органа организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Указанный акт утверждается руководителем исполнительного органа, оформляется согласно приложению N 22 к Инструкции и составляется в четырех экземплярах.

После составления годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу производится отбор документов для уничтожения.

11.8.5. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях Комитета до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается председателем Комитета или уполномоченным им должностным лицом согласно приложению N 23 к Инструкции.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2004 года.