Приложение N 2. Регламент обмена электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга

Приложение N 2
к постановлению Правительства
Санкт-Петербурга
от 09.07.2014 N 590

Регламент
обмена электронными документами в электронном документообороте исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга

1. Общие положения

Настоящий Регламент устанавливает технологические и организационно-технологические особенности обмена электронными документами, подписанными электронной подписью (далее - ЭП), между участниками электронного документооборота.

2. Понятия и сокращения, используемые в Регламенте

Для целей настоящего Регламента используются следующие основные понятия и сокращения:

контейнер документа - XML-файл, содержащий атрибутивную информацию, файл электронного документа в формате PDF/A, а также файлы приложений в произвольных бинарных форматах. Предназначен для передачи электронных документов из одной подсистемы ЕСЭДД в другую;

оператор ЕСЭДД - Комитет по информатизации и связи;

протокол операций - компьютеризированная запись последовательности выполнения действий пользователя ЕСЭДД, хранящаяся в базе данных;

средство ЭП - сертифицированное средство криптографической защиты информации, обеспечивающее реализацию следующих функций: создание усиленной квалифицированной ЭП, проверка усиленной квалифицированной ЭП. Для простой ЭП - программные компоненты ЕСЭДД, реализующие функции создания и проверки ЭП;

глобальный классификатор - общегородской классификатор должностных лиц исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ) и подведомственных им государственных учреждений (далее - учреждения);

уполномоченное лицо - физическое лицо, являющееся пользователем ЕСЭДД, которому выдан ключ усиленной квалифицированной ЭП;

участники ЕСЭДД - ИОГВ, учреждения, в которых установлены автоматизированные рабочие места ЕСЭДД;

централизованное хранилище документов - информационная подсистема ЕСЭДД, единая для всех подсистем ЕСЭДД ИОГВ, обеспечивающая ввод, хранение и вывод электронных документов и электронных копий (образов) документов. В централизованном хранилище документов хранятся документы тех подсистем ЕСЭДД ИОГВ, которые размещены в ЦОД;

ИОГВ - исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга;

СКЗИ - средство криптографической защиты информации;

ЦОД - центр обработки данных ИОГВ, централизованный вычислительный центр, в котором хранятся базы данных и программное обеспечение подсистем ЕСЭДД, производится обработка данных и автоматизированное выполнение функций ЕСЭДД отдельных ИОГВ и учреждений.

Иные понятия используются в значениях, установленных действующим законодательством.

3. Инфраструктура электронного документооборота между участниками электронного обмена

3.1. С подсистемой "Система обменов ЕСЭДД" по протоколу HTTP взаимодействуют подсистемы ЕСЭДД ИОГВ.

3.2. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" обеспечивает также электронное взаимодействие с информационно-технологической системой Комитета по управлению городским имуществом, взаимодействие с иными информационными системами.

4. Перечень документов электронного обмена, спецификация передаваемого электронного документа (контейнера документа)

4.1. Через подсистему "Система обменов ЕСЭДД" передаются следующие документы:

4.1.1. Документы ИОГВ:

служебная корреспонденция - исходящие документы, входящие документы;

документы, направленные по резолюции руководителей ИОГВ и учреждений;

правовые акты;

обращения граждан, направленные для рассмотрения по резолюции руководителей;

отчеты по поручениям;

отчеты по обращениям граждан;

проекты правовых актов и нормативных документов на согласование;

сообщения подсистемы сообщений ЕСЭДД.

4.1.2. Контрольные карты к поручениям Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга.

4.1.3. Технологические документы:

элементы глобального классификатора;

уведомления о регистрации, отказе в регистрации, отправке ответа и т.д.;

квитанции подтверждения доставки, формируемые автоматически.

4.2. Документы ИОГВ передаются в виде контейнера документов формата XML. Формирование контейнера документов, перевод его в данный формат передачи осуществляется автоматически средствами ЕСЭДД после подписания документа ЭП должностными лицами ИОГВ.

4.3. Спецификация контейнера документов.

В случае, если подсистемы ЕСЭДД участников обмена размещены в ЦОД, то файл документа через подсистему "Система обменов ЕСЭДД" не передается, передается лишь ссылка на документ из централизованного хранилища документов. В случае, если подсистема ЕСЭДД ИОГВ одного из участников обмена размещена вне ЦОД, то файл документа передается через подсистему "Система обменов ЕСЭДД" из одной подсистемы ЕСЭДД в другую.

Ссылка на документ (образ документа) является неотъемлемой частью контейнера документа, передача карточки без файла документа не допускается, за исключением документов "для служебного пользования".

Спецификации контейнеров документов определяет оператор ЕСЭДД.

5. Процедура обмена электронными документами

5.1. В процессе электронного обмена производится автоматизированная передача контейнера документа в подсистему "Система обменов ЕСЭДД" от одного участника обмена, затем прием контейнера документа в автоматизированном режиме из подсистемы "Система обменов ЕСЭДД" другим участником обмена.

5.2. Обмен осуществляется путем взаимодействия подсистем ЕСЭДД с подсистемой "Система обменов ЕСЭДД" по протоколу HTTP.

5.3. На уровне подсистемы "Система обменов ЕСЭДД" поддерживается справочник участников обмена, подключенных к подсистеме "Система обменов ЕСЭДД".

Оператор ЕСЭДД организует ведение справочника.

5.4. Работа подсистемы "Система обменов ЕСЭДД" в общем виде осуществляется по следующему алгоритму:

5.4.1. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ, в зависимости от типа электронного документа, по атрибуту адресата определяет маршрут направления электронного документа.

5.4.2. Электронная карточка документа, а при необходимости электронная копия (образ) документа, помещается в контейнер документа, который передается в подсистему "Система обменов ЕСЭДД". В протокол операций автоматически заносится соответствующее событие.

5.4.3. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" осуществляет проверку корректности контейнера документов. По результатам проверки в протоколе операций создается запись о принятии в обмен или запись об ошибке принятия электронного документа по обмену.

5.4.4. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" помещает электронный документ в очередь доставки получателю.

5.4.5. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ получателя извлекает контейнер документа из подсистемы "Система обменов ЕСЭДД", при этом формируется квитанция подтверждения доставки документа до получателя.

5.4.6. Квитанция подтверждения доставки помещается в протокол операций подсистемы ЕСЭДД ИОГВ отправителя.

5.4.7. В принимающей подсистеме ЕСЭДД ИОГВ переданный электронный документ поступает в очередь на регистрацию или загружается в базу данных ЕСЭДД автоматически, в зависимости от типа электронного документа.

5.4.8. Регистрация электронного документа производится ответственным сотрудником делопроизводственной службы, который проверяет смысловую и логическую целостность атрибутов документа.

5.4.9. В случае обнаружения в полученном электронном документе ошибок: атрибуты карточки не соответствуют содержанию текста документа, не указаны исходящий номер, дата, листаж, краткое содержание, нет полного вложения документа и т.д., такой электронный документ не регистрируется, а корреспонденту получателем направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

5.4.10. После завершения регистрации электронного документа отправителю автоматически направляется уведомление с номером и датой регистрации документа.

6. Особенности передачи исходящих электронных документов

6.1. При регистрации исходящего электронного документа подсистема ЕСЭДД ИОГВ помещает файл документа (ссылку на документ) в контейнер и передает в подсистему "Система обменов ЕСЭДД", в протокол операций заносится соответствующее событие.

6.2. Отправленный исходящий электронный документ регистрируется в подсистеме ЕСЭДД ИОГВ получателя как входящий документ.

6.3. После завершения регистрации входящего электронного документа отправителю автоматически направляется уведомление с номером и датой регистрации электронного документа.

6.4. Указанное уведомление помещается в протокол операций подсистемы ЕСЭДД ИОГВ отправителя.

7. Особенности передачи электронных документов в ИОГВ, по резолюции руководителя

7.1. Электронный документ, поступивший в ИОГВ, может быть направлен по резолюции руководителя ИОГВ как в структурные подразделения ИОГВ, так и в другие ИОГВ (учреждения).

7.2. При формировании резолюции на электронный документ, исполнитель содержащегося в ней поручения определяется путем выборки из глобального классификатора, согласно которому подсистема ЕСЭДД определяет маршрут направления электронного документа. В случае направления рассмотренного электронного документа адресату в другом ИОГВ подсистемой ЕСЭДД формируется контейнер документа и отправляется в подсистему "Система обменов ЕСЭДД". В протокол операций заносится соответствующее событие.

7.3. При регистрации получаемого по обмену документа отправителю автоматически отправляется уведомление с номером и датой регистрации документа.

7.4. Указанное уведомление помещается в протокол событий подсистемы ЕСЭДД отправителя.

8. Особенности рассылки правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга

8.1. Правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга регистрируются в подсистеме ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

8.2. При регистрации правовых актов в подсистеме ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга формируется список рассылки электронного документа. Пользователь ЕСЭДД определяет по глобальному классификатору адресатов, которым необходимо отправить электронный документ, после чего подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга формирует и направляет контейнер документа в подсистему "Система обменов ЕСЭДД".

8.3. Поступивший по обмену правовой акт регистрируется в подсистеме ЕСЭДД ИОГВ получателя. В подсистему ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга автоматически направляется уведомление о получении электронного документа.

9. Особенности передачи обращений граждан для рассмотрения

9.1. Обращение гражданина (группы граждан) (далее - обращение), регистрируется в подсистеме ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

9.2. Обращение может быть направлено в соответствии с резолюцией руководителя как в структурные подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, так и в иные ИОГВ (учреждения).

9.3. При формировании резолюции на электронный документ, исполнитель содержащегося в ней поручения определяется путем выборки из глобального классификатора, согласно которому подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга определяет маршрут направления электронного документа. Если адресат находится в другом ИОГВ (учреждении), формируется контейнер документа, который отправляется в подсистему "Система обменов ЕСЭДД".

9.4. Обращение регистрируется в подсистеме ЕСЭДД ИОГВ получателя.

9.5. При регистрации обращения отправителю автоматически отправляется уведомление с номером и датой регистрации электронного документа.

9.6. Указанное уведомление помещается в протокол событий подсистемы ЕСЭДД ИОГВ отправителя.

10. Особенности передачи отчетов (ответов) по исполнению поручений, содержащихся в резолюциях (документах)

10.1. По итогам рассмотрения в ИОГВ документов, направленных для рассмотрения, должен быть сформирован отчет (ответ) по резолюции в электронном виде.

10.2. Отчет (ответ) по резолюции может быть сформирован вручную или автоматически при направлении исходящего документа (ответа) в адрес отправителя.

10.3. В отчете (ответе) при необходимости содержится ссылка на исходящий документ (ответ).

10.4. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ передает отчет (ответ) в подсистему "Система обменов ЕСЭДД", в протокол операций заносится соответствующее событие.

10.5. Переданный отчет (ответ) сохраняется в базе данных принимающей подсистемы ЕСЭДД ИОГВ автоматически со статусом "отчет поступил на рассмотрение".

11. Особенности передачи поручений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и направления отчетов об их исполнении

11.1. Электронные документы (правовые акты, входящие документы, обращения граждан, протоколы), содержащие поручения Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, подлежат направлению исполнителям только после дополнения электронной карточки документа признаком централизованного контроля "К" и другими атрибутами контрольного поручения. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга определяет по глобальному классификатору маршрут направления, формирует контейнеры электронных документов и передает их в подсистему "Система обменов ЕСЭДД".

11.2. Сектор контроля Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга может направлять исполнителям дополнительную информационную электронную контрольную карту поручения, имеющую ссылку на основной документ.

11.3. Отчет об исполнении контрольного поручения направляется в виде исходящего документа в соответствии с разделом 6 настоящего Регламента.

11.4. Дополнительно ИОГВ - исполнители поручения средствами подсистемы ЕСЭДД направляют краткий отчет по контрольной карте поручения в сектор контроля Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга*.

* Указанный порядок действует до введения в эксплуатацию подсистемы "Централизованный контроль".