Приложение. Административный регламент исполнения Архивным управлением Ленинградской области государственной функции "Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации"

Приложение
к приказу
Архивного управления
Ленинградской области
от 19 июля 2016 г. N 14

Административный регламент
исполнения Архивным управлением Ленинградской области государственной функции "Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации"

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции

1.1. Наименование государственной функции "Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации" (далее - государственная функция).

1.2. Государственная функция реализуется путем организации и проведения проверок соблюдения государственными учреждениями, государственными унитарными предприятиями Ленинградской области, включая казенные предприятия (далее - юридические лица) законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - проверки).

2. Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области, исполняющего государственную функцию и его структурных подразделений, ответственных за исполнение государственной функции

2.1. Исполнение государственной функции осуществляется Архивным управлением Ленинградской области (далее - Архивное управление).

2.2. Структурными подразделениями Архивного управления, ответственными за исполнение государственной функции являются отдел организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчётности;

отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов.

3. Нормативные правовые акты, непосредственно регулирующие исполнение государственной функции

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 29 декабря 2008 года, N 52 (ч. 1), ст. 6249) (далее - Федеральный закон "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля");

- Федеральным законом от 6 октября 1999 года N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 18 октября 1999 года, N 42, ст. 5005);

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 года);

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 19 сентября 2011 года, N 38);

- постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" (Вестник Правительства Ленинградской области, 13 мая 2005 года, N 16);

- постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 года N 12 "О переименовании Архивного комитета Ленинградской области в Архивное управление Ленинградской области и об утверждении Положения об Архивном управлении Ленинградской области" (Официальный интернет-портал Администрации Ленинградской области http://www.lenobl.ru, 3 февраля 2014 года).

4. Результат исполнения государственной функции

4.1. Результатом исполнения государственной функции является:

1) составление и вручение (направление) акт проверки;

2) выдача предписания об устранении нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Ленинградской области.

5. Физические и юридические лица и(или) их представители, с которыми осуществляется взаимодействие при исполнении государственной функции

В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие с федеральными органами государственной власти, в том числе с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, с иными государственными органами, органами государственной власти Ленинградской области, юридическими лицами, их руководителями и иными должностными лицами, индивидуальными предпринимателями и их уполномоченными представителями.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

6. Порядок информирования об исполнении государственной функции

6.1. Местонахождение Архивного управления: 191124, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, 3.

Почтовый адрес Архивного управления: 191311, г. Санкт-Петербург, Суворовский пр., д. 67.

Телефон приемной начальника Архивного управления: (812) 274-93-62.

Телефон начальника отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления: (812) 456-37-30.

Телефон начальника отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчётности Архивного управления: (812)456-37-28.

Адрес электронной почты Архивного управления: arh@lenreg.ru.

6.2. График работы Архивного управления:

День недели	Время работы	Приемные дни
Понедельник	с 9.00 до 18.00	приемный день
Вторник	с 9.00 до 18.00	приемный день
Среда	с 9.00 до 18.00	приемный день
Четверг	с 9.00 до 18.00	приемный день
Пятница	с 9.00 до 17.00	приемный день

Перерыв в течение рабочего дня с 12.00 до 12.48.

6.3. Сведения о месте нахождения Архивного управления, номерах телефонов, графике работы размещены на официальном сайте Архивного управления по адресу www.archive.lenobl.ru.

6.4. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: http://www.gu.lenobl.ru.

6.5. Информирование о процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- при личном обращении;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- на сайте Архивного управления по адресу www.archive.lenobl.ru.

6.6. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

6.7. При информировании при личном обращении специалисты Архивного управления обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного управления.

6.8. При информировании по письменным обращениям специалисты Архивного управления обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица. Ответ на письменные обращения дается в срок, не превышающий 30 календарных дней.

6.9. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении в срок не более 30 календарных дней.

6.10. Информирование о государственной функции на сайте Архивного управления по адресу www.archive.lenobl.ru производится путем размещения информации о государственной функции.

6.11. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного управления, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и адрес электронной почты Архивного управления;

- блок-схема исполнения государственной функции (приложение 1);

- порядок обжалования решения, действий (бездействия) должностных лиц Архивного управления;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания для отказа в исполнении государственной функции;

- извлечения из текста настоящего административного регламента.

6.12. Вся перечисленная информация располагается также на портале государственных и муниципальных услуг (функций) по адресу http://www.gu.lenobl.ru/.

7. Срок исполнения государственной функции

7.1. Срок исполнения государственной функции составляет суммарную продолжительность сроков всех административных процедур исполнения государственной функции (не более 130 рабочих дней).

7.2. Срок проведения проверки (продолжительность от даты начала до даты завершения проверки) не может превышать двадцать рабочих дней. В исключительных случаях на основании мотивированных предложений должностных лиц Архивного управления, проводящих проверку, срок проведения проверки может быть продлен начальником Архивного управления, но не более чем на двадцать рабочих дней.

8. Основания для приостановления либо прекращения исполнения государственной функции

8.1. Основанием для приостановления исполнения государственной функции является необходимость при проведении проверки получения документов и (или) информации в рамках межведомственного информационного взаимодействия на срок, необходимый для осуществления межведомственного информационного взаимодействия, но не более чем на десять рабочих дней. Повторное приостановление проведения проверки не допускается.

8.2. Основания для прекращения исполнения государственной функции действующим законодательством не предусмотрены.

9. Размер платы, взимаемой в рамках исполнения государственной функции

В рамках исполнения государственной функции плата не взимается.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

10. Исчерпывающий перечень административных процедур исполнения государственной функции:

- подготовка плана проведения плановых проверок юридических лиц на следующий год (60 рабочих дней);

- подготовка к проведению проверки (10 рабочих дней);

- проведение проверки (не более 20 рабочих дней);

- продление или отказ в продлении срока исполнения предписания Архивного управления об устранении нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - предписание) (не более 10 рабочих дней);

- подготовка к проведению проверки исполнения предписания (10 рабочих дней);

- проведение проверки исполнения предписания (не более 20 рабочих дней).

11. Подготовка плана проведения плановых проверок юридических лиц

11.1. Основанием для начала административной процедуры является разработка проекта плана проведения плановых проверок юридических лиц на следующий год (далее - план проверок).

11.2. Включение юридических лиц в план проверок осуществляется на основании перечней подведомственных учреждений и предприятий в соответствии положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области, а также с учётом ранее проводимых Архивным управлением проверок.

11.3. Плановые проверки проводятся не чаще чем 1 раз в 3 года.

11.4. Основанием для включения юридического лица в план проверок является истечение трёх лет со дня:

- государственной регистрации юридического лица;

- окончания проведения последней плановой проверки.

11.5. В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Архивное управление направляет проект плана проверок в прокуратуру Ленинградской области.

На основании предложений прокуратуры Ленинградской области Архивное управление дорабатывает план проверок до 1 ноября года, предшествующего году проведения проверок.

11.6. Результатом выполнения административной процедуры является утверждение плана проверок, направление утверждённого плана проверок в прокуратуру Ленинградской области и размещение согласованного прокуратурой Ленинградской области плана проверок на сайте Архивного управления по адресу http://www.archive.lenobl.ru/programm/test.

11.7. Утверждённый план проверок доводится до сведения руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области, подведомственные учреждения которых включены в план проверок.

11.8. Должностным лицом, ответственным за подготовку предложений по включению юридических лиц в план проверок, является начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления.

11.9. Должностным лицом, ответственным за подготовку проекта плана проверок, уточнение наименований, реквизитов, правового статуса, наличия/отсутствия филиалов юридических лиц, включаемых в план проверок (в том числе уточнение сведений в Едином государственном реестре юридических лиц, запрос сведений о юридических лицах у учредителей и работу с правоустанавливающими документами юридического лица), а также за согласование проекта плана с прокуратурой Ленинградской области, направление утверждённого плана и размещение плана проверок на сайте Архивного управления и проверка соответствия информации, размещённой на сайте прокуратуры Ленинградской области с планом проверок, является заместитель начальника управления - начальник отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности Архивного управления.

12. Подготовка к проведению проверки юридического лица

12.1. Основанием для начала административной процедуры является включение юридического лица в план проверок на следующий год, а также в тематический план основных мероприятий Правительства Ленинградской области, и в рабочий план Архивного управления на следующий месяц.

12.2. Начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления при составлении проекта рабочего плана Архивного управления на месяц указывает лиц, уполномоченных на проведение проверки.

12.3. Лицами, уполномоченными на проведение проверки, назначаются два специалиста отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления. Административные процедуры исполнения государственной функции осуществляет специалист, указанный в распоряжении о проверке первым. В случае невозможности первого специалиста осуществлять административные процедуры по объективным причинам, проведение проверки осуществляет специалист, указанный в распоряжении о проверке вторым. При необходимости к проведению проверки могут привлекаться в качестве экспертов работники государственного казённого учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - государственный архив) на основании распоряжения о проведении проверки, согласованного с директором государственного архива.

12.4. В срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней до начала проведения проверки лицами, уполномоченными на проведение проверки, разрабатывается проект распоряжения Архивного управления о проведении проверки (далее - распоряжение о проверке) (приложение 2) и направляется на подпись начальнику Архивного управления.

Ведущим специалистом-юристом отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности Архивного управления Ленинградской области проводится уточнение наименования, реквизитов, правового статуса и местонахождения юридического лица, осуществляется проверка подготовленного проекта распоряжения о проверке на соответствие действующему законодательству Российской Федерации.

12.5. Должностным лицом, ответственным за подготовку проекта распоряжения о проверке, является начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления.

Должностным лицом, ответственным за издание распоряжения о проверке является заместитель начальника Архивного управления - начальник отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности Архивного управления.

12.6. В распоряжении о проверке указываются:

- наименование органа исполнительной власти, осуществляющего проверку;

- фамилии, имена, отчества, должности лиц, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов;

- наименование юридического лица, проверка которого проводится, места нахождения юридического лица (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений);

- цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

- правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования и требования, установленные муниципальными правовыми актами;

- сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

- наименование административного регламента по осуществлению государственного контроля;

- перечень документов, представление которых юридическим лицом, необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

- даты начала и окончания проведения проверки.

12.7. О проведении проверки юридическое лицо уведомляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом (факсимильной связью или электронной почтой) посредством направления копии распоряжения о проверке (далее - уведомление) не менее чем за 3 рабочих дня до начала ее проведения.

12.8. Ответственным за отправку уведомления о проверке юридическому лицу и получение встречного уведомления от юридического лица с подписью руководителя об ознакомлении с копией распоряжения о проверке является специалист 1 категории отдела организационно-правового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности Архивного управления Ленинградской области.

13. Проведение проверки

13.1. Основанием для начала административной процедуры является наступление даты начала проверки, указанной в распоряжении о проверке, а также отсутствие оснований для ее приостановления или прекращения.

13.2. Проверка проводится в форме выездной проверки.

- проверка начинается с предъявления служебного удостоверения должностными лицами Архивного управления, обязательного ознакомления руководителя или иного должностного лица юридического лица с распоряжением Архивного управления о назначении выездной проверки и с полномочиями проводящих выездную проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями проведения проверки, видами и объемом мероприятий по контролю, составом экспертов, представителями экспертных организаций, привлекаемых к выездной проверке, со сроками и с условиями ее проведения;

- заверенные печатью копии распоряжения Архивного управления вручаются под роспись должностными лицами Архивного управления, проводящими проверку, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица одновременно с предъявлением служебных удостоверений. По требованию подлежащих проверке лиц должностные лица Архивного управления обязаны представить информацию об этих органах, а также об экспертах, экспертных организациях в целях подтверждения своих полномочий;

- по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица должностные лица Архивного управления обязаны ознакомить подлежащих проверке лиц с административными регламентами проведения мероприятий по контролю и порядком их проведения на объектах, используемых юридическим лицом, при осуществлении деятельности;

- учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для жизни, здоровья людей, для животных, растений, окружающей среды, объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, для возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, в том числе юридических лиц.

13.3. Лицами, уполномоченными на проведение проверки, являются специалисты отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного управления, указанные в распоряжении о проверке.

13.4. Лицо, уполномоченное на проведение проверки, согласует с руководителем проверяемого юридического лица дату выезда по месту фактического осуществления деятельности юридическим лицом в пределах срока проведения проверки, указанного в распоряжении о проверке.

13.5. Проверка проводится по месту фактического осуществления деятельности юридического лица, в соответствии с режимом работы проверяемого юридического лица. Если юридическое лицо имеет филиалы, выездная проверка проводится также в филиалах юридического лица, в которых имеются архивы.

13.6. В ходе проведения проверки лицо, уполномоченное на проведение проверки, для оценки соответствия осуществляемых юридическим лицом действий (бездействия) требованиям законодательства об архивном деле в Российской Федерации, осуществляет следующие действия:

- рассматривает документы юридического лица (перечень документов указывается в распоряжении о проверке), - осуществляет обследование используемых юридическим лицом зданий, помещений, оборудования для хранения архивных документов.

13.7. Непосредственно после проведения мероприятий по контролю, указанных в п. 13.6. настоящего регламента, лицо, уполномоченное на проведение проверки, делает запись в журнале учёта проверок юридических лиц.

13.8. По результатам проверки лицом, уполномоченным на проведение проверки, составляется акт проверки (приложение 3).

В акте проверки указываются:

- дата, время и место составления;

- вид проверки;

- наименование органа исполнительной власти, осуществляющего проверку;

- дата и номер распоряжения о проверке;

- фамилия, имя, отчество и должность лица, проводившего проверку;

- наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки;

- дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

- сведения об ознакомлении руководителя юридического лица, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица с копией распоряжения о проверке;

- сведения о результатах проверки;

- данные о нарушениях соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - нарушения законодательства), об их характере;

- сведения об ознакомлении или отказе от ознакомления с актом проверки руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавшего при проведении проверки;

- сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица указанного журнала;

- подпись лица, проводившего проверку.

13.9. Непосредственно после завершения мероприятий по контролю, указанных в распоряжении о проверке, оформляется Акт проверки в 2 (двух) экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, второй остается в Архивном управлении и помещается в наблюдательное дело юридического лица.

13.10. К акту проверки прилагаются протоколы или заключения проведённых исследований и экспертиз, объяснения работников юридического лица и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.

13.11. В случае отсутствия руководителя, иного уполномоченного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении с актом проверки акт направляется в адрес юридического лица заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается вместе с уведомлением с отметкой о вручении к экземпляру акта проверки, хранящемуся в наблюдательном деле юридического лица.

13.12. При наличии согласия юридического лица на осуществление взаимодействия в электронной форме в рамках проведения проверки акт проверки может быть направлен в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, составившего данный акт, руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, его уполномоченному представителю. При этом акт, направленный в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, составившего данный акт, юридическому лицу способом, обеспечивающим подтверждение получения указанного документа, считается полученным юридическим лицом.

13.13. В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключение о результатах проведённых исследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3 рабочих дней после их завершения, и вручается руководителю, иному уполномоченному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

13.14. В случае необоснованного препятствования проведению проверки, уклонения от участия в проведении проверки руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или иной уполномоченный представитель юридического лица несёт ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13.15. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, проверка которых проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении выявленных нарушений в течение пятнадцати дней с даты получения акта проверки вправе представить в Архивное управление в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений. При этом юридическое лицо вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии либо в согласованный срок передать их в Архивное управление. Указанные документы могут быть направлены в форме электронных документов (пакета электронных документов), подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью юридического лица.

13.16. В случае необоснованного препятствования проведению проверки, уклонения от участия в проведении проверки руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или иной уполномоченный представитель юридического лица несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если руководитель, иное уполномоченное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица необоснованно препятствуют проведению проверки, уклоняются от проведения проверки или представления необходимых для осуществления мероприятий по контролю сведений (информации), материалов и документов, а равно совершают иные действия, препятствующие проведению проверки, лицом, уполномоченным на проведение проверки, в тот же день составляется акт, в котором перечисляются соответствующие действия (приложение 6).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, уполномоченным на проведе