Глава 8. Организация приема граждан в администрации

Глава 8. Организация приема граждан в администрации

8.1. Прием граждан осуществляется посредством:

- ежедневного приема граждан без предварительной записи сотрудниками общего отдела, а также консультирование граждан по справочным телефонам;

- приема граждан руководителями и сотрудниками структурных подразделений администрации;

- личного приема граждан главой администрации и заместителями главы администрации.

8.2. Прием граждан руководителями и сотрудниками структурных подразделений администрации осуществляется в установленные дни и часы приема в здании администрации. Организацию приема осуществляют руководители структурных подразделений.

Информация о месте приема, об установленных для приема днях и часах, а также о структурных подразделениях администрации, осуществляющих прием граждан, доводится до сведения граждан посредством размещения указанной информации на вэб-странице администрации Выборгского района Санкт-Петербурга официального сайта Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru) в информационно-коммуникационной сети "Интернет".

8.3. Организацию личного приема граждан главой администрации, заместителями главы администрации осуществляет общий отдел администрации.

Личный прием граждан руководители администрации ведут по утверждённому графику.

8.4. Организация личного приема граждан главой администрации и заместителями главы администрации (далее - руководители администрации) включает в себя:

8.4.1. Составление общим отделом графика личного приема граждан, обеспечение его соблюдения и документального оформления.

8.4.2. Предварительную запись на личный прием, подготовка к приему необходимых материалов.

8.4.3. Участие руководителей и сотрудников структурных подразделений администрации в проводимых главой администрации и заместителями главы администрации личных приемах.

8.4.4. Регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, направление документов на рассмотрение в структурные подразделения администрации и подведомственные администрации учреждения.

8.4.5. Осуществление контроля за выполнением решений, принятых лицом, проводившим личный прием.

8.5. Запись на личный прием к главе администрации осуществляется только после предварительного рассмотрения вопроса, указанного заявителем в обращении, структурным подразделением администрации и последующего рассмотрения вопроса, указанного заявителем в обращении, заместителем главы администрации в ходе личного приема.

Запись на личный прием к первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации (по направлениям деятельности) осуществляется только после предварительного рассмотрения вопроса, указанного заявителем в обращении, соответствующим структурным подразделением администрации.

8.6. Для решения вопроса о записи на прием к руководителю администрации, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции администрации, сотрудник общего отдела администрации принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда и когда гражданин обращался ранее.

Оценку предъявляемых гражданином документов делает сотрудник общего отдела администрации и по результатам их рассмотрения включает гражданина в график приема руководителя администрации по принадлежности вопроса.

Запись заявителя на прием не производится в случае, если:

- решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию администрации (с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и в каком порядке ему следует обратиться);

- по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы, и в ходе записи на прием он не приводит новых аргументов;

- заявитель обжалует судебное решение;

- у заявителя отсутствуют документы, удостоверяющие его личность;

- заявитель имеет явные признаки наркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится в состоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (до устранения указанной причины).

8.7. После утверждения графика приема и списка граждан, предварительно записанных на прием к руководителю администрации, информация о месте приема, дне и часах приема доводится до сведения граждан посредством телефонного оповещения специалистом общего отдела администрации.

8.8. Каждое обращение о личном приеме руководителями администрации регистрируется специалистом общего отдела в журнале принятых граждан с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения.

8.9. В случае записи гражданина на прием к руководителю администрации специалист общего отдела подготавливает следующие документы:

- карточку личного приема, в которую заносится содержание устного обращения гражданина;

- подборку документов, включающую в себя переписку с заявителем;

- справки структурных подразделений администрации и (или) подведомственных администрации организаций, рассматривавших обращение.

8.10. На личном приеме граждан главой администрации присутствуют: заместитель главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководитель структурного подразделения администрации по принадлежности рассматриваемого вопроса, начальник юридического отдела (при необходимости).

8.11. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

8.12. Решение руководителя, принятое на личном приеме граждан, оформляется в виде резолюции, содержащей поручение структурному подразделению администрации, которая подписывается лицом, проводившим прием.

Поручение руководителя записывается в карточку личного приема и ставится на контроль.

Обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации сектором контроля, писем и устных обращений общего отдела администрации в Государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ЕСЭДД), и рассмотрению в установленном законодательством порядке.

После регистрации обращение направляется сектором контроля, писем и устных обращений общего отдела посредством ЕСЭДД в структурное подразделение администрации для исполнения.

8.13. В ходе личного приема, в случае, если изложенные в устном обращении гражданина факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан в устной форме. В карточке личного приема обязательно делается отметка об отсутствии необходимости давать письменный ответ с проставлением подписи заявителя.

В остальных случаях гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, определенные действующим законодательством.

8.14. Сектор контроля, писем и устных обращений общего отдела администрации осуществляет контроль выполнения поручений, данных в ходе личного приема, который включает в себя: постановку на контроль, контроль за сроками выполнения, учет и анализ результатов выполнения.

8.15. Поручение руководителя по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации.

8.16. Если в резолюции к обращению указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее 5 дней до наступления срока ответа на обращение представляют ответственному исполнителю справку-ответ, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции.

8.17. Ответственный исполнитель готовит проект ответа заявителю.

В случае если поступивший от исполнителя проект ответа не отвечает предъявляемым требованиям положений о делопроизводстве администрации, сотрудник общего отдела администрации возвращает проект ответа для устранения замечаний.

8.18. Поручение снимается с контроля, если ответственным исполнителем подготовлен обоснованный ответ заявителю и руководитель, давший поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами, изложенными в ответе.

Одновременно со снятием поручения с контроля в ЕСЭДД делается отметка об исполнении.

8.19. Глава администрации, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации ведут выездной прием граждан в муниципальных образованиях Выборгского района Санкт-Петербурга согласно утвержденному плану работы администрации на соответствующий период.

8.20. Организацию выездного приема граждан осуществляет отдел организационной работы и взаимодействия с органами местного самоуправления.

8.21. Информация о месте приема, а также об установленных днях и часах выездного приема граждан главой администрации, заместителями главы администрации и руководителями структурных подразделений доводится до сведения граждан посредством размещения указанной информации на вэб-странице администрации Выборгского района Санкт-Петербурга официального сайта Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru) в информационно-коммуникационной сети "Интернет".