Глава 10. Организация работы со служебными документами

Глава 10. Организация работы со служебными документами

10.1. Организация работы со служебной документацией в администрации определяется Инструкцией по делопроизводству администрации и руководством пользователя по работе в Единой системе электронного делопроизводства и документооборота, утвержденным Комитетом по информатизации и связи.

10.2. Работа с электронными документами в электронном документообороте в администрации определяется Порядком, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 N 1102 "О работе исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга и государственных учреждений Санкт-Петербурга по переходу на электронный документооборот".

10.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации возлагается на общий отдел. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей этих подразделений.

10.4. Служебные документы принимаются общим отделом администрации и подлежат регистрации в государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ЕСЭДД), как правило, в день поступления или на следующий рабочий день с занесением необходимой информации в компьютерную базу данных.

Срочные документы (телеграммы, служебные документы с грифом "Весьма срочно", "Срочно") передаются главе администрации незамедлительно.

10.5. Зарегистрированные служебные документы направляются по принадлежности вопросов главе администрации, заместителям главы администрации в соответствии с распределением должностных обязанностей, после чего согласно резолюции посредством ЕСЭДД направляются общим отделом администрации ответственному исполнителю (исполнителям).

10.6. Если исполнение служебного документа поручено нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие -соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ, соисполнители представляют ему необходимые материалы не позднее, чем за пять рабочих дней до окончания срока его рассмотрения.

10.7. Поступившие в администрацию служебные документы подлежат рассмотрению и исполнению:

- документы, имеющие срок исполнения, - не позднее указанного в них срока:

- документы без установленных сроков исполнения - в срок не более 30 дней:

- документы, имеющие гриф "Весьма срочно" - в течение суток:

- документы, имеющие гриф "Срочно" - в трехдневный срок;

- документы, имеющие гриф "Оперативно" - в десятидневный срок.

Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с главой администрации или его заместителями в соответствии с поручением на основании письменной информации руководителя структурного подразделения администрации, являющегося ответственным исполнителем документа.

10.8. Документы, адресованные в федеральные органы государственной власти, Губернатору Санкт-Петербурга, вице-губернаторам Санкт-Петербурга, депутатам Законодательного Собрания Санкт-Петербурга подписывает только глава администрации или лицо его замещающее.

Документы, адресованные в органы государственной власти, административные и правоохранительные органы, предприятия и организации всех форм собственности подписываются главой администрации, заместителями главы администрации по принадлежности вопроса в соответствии с распределением и возложением обязанностей.

В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

10.9. Служебные документы считаются исполненными на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного главой администрации и (или) его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. При наличии резолюции главы администрации (его заместителей) "Доложить" или "Доложить лично" указанный документ снимается с контроля при представлении исполнителем служебной записки с резолюцией "Доложено".

Если исполнение документа не требует письменного ответа, то справка об исполнении, подготовленная ответственным исполнителем, с резолюцией главы администрации или его заместителей, передается в общий отдел администрации для снятия с контроля.

10.10. Общий отдел администрации осуществляет анализ деятельности структурных подразделений администрации по работе со служебными документами и представляет данную информацию заместителю главы администрации в соответствии с распределением обязанностей для доклада главе администрации.

10.11. Рассылку исходящих служебных документов осуществляет общий отдел администрации.

10.12. Порядок ведения секретного делопроизводства и работа с документами "Для служебного пользования" в администрации определяется отдельными инструкциями и возлагается на сектор по мобилизационной подготовке.