Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документами в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее также - Администрация Ленинградской области), в том числе определяет:

основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения в органах исполнительной власти Ленинградской области служебных документов и приложенных к ним материалов несекретного характера (далее - документы, материалы);

порядок рассмотрения в органах исполнительной власти Ленинградской области обращений государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а также должностных лиц соответствующих органов и организаций;

основные правила подготовки, оформления, порядок согласования проектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и проектов правовых актов Правительства Ленинградской области (далее - проекты правовых актов), проектов областных законов и проектов федеральных законов, подписания, регистрации и опубликования принятых областных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской области.

1.2. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок оформления, согласования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Администрации Ленинградской области применяется система электронного документооборота Ленинградской области (далее - СЭД ЛО).

Документооборот между органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется в электронном виде по СЭД ЛО. Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, настоящей Инструкцией установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При передаче электронных документов между органами исполнительной власти Ленинградской области документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица - автора документа. Электронная копия документа может быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭД ЛО.

Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.

Получение по СЭД ЛО электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электронной копии документа, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание (визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке СЭД ЛО. При этом к регистрационной карточке в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата Pdf или Tif; для текстовых документов - Doc, Docx, Xls, Xlsx).

1.4. Правила и порядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области, должности государственной гражданской службы Ленинградской области и иные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - работники).

Работники несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов (материалов) и неразглашение содержащихся в них сведений (служебной информации).

1.5. Организация документационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, организационно-методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в СЭД ЛО на основе единой политики в Администрации Ленинградской области, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлением делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области (далее - управление делопроизводства).

Инструктивные материалы управления делопроизводства по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве, обязательны для исполнения во всех органах исполнительной власти Ленинградской области.

По вопросам организации документационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует с государственными органами, органами местного самоуправления, государственными организациями.

1.6. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатацию технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Администрации Ленинградской области возлагается на Комитет по связи и информатизации Ленинградской области. Инструктивные материалы Комитета по связи и информатизации Ленинградской области по вопросам совершенствования эксплуатации и информационной безопасности электронного документооборота обязательны для исполнения во всех органах исполнительной власти Ленинградской области.

1.7. Секретариаты вице-губернаторов Ленинградской области, заместителей Председателя Правительства Ленинградской области осуществляют учет, регистрацию, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, поступивших из управления делопроизводства и органов исполнительной власти Ленинградской области, а также их хранение и сдачу в государственный архив.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей органов исполнительной власти Ленинградской области.

Органами исполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архив осуществляются самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.9. Документы постоянного срока хранения, временного хранения (свыше 10 лет), созданные в СЭД ЛО, при подготовке для передачи на хранение в государственный архив переносятся на бумажный носитель с графическим отображением сертификатов электронных подписей должностных лиц, подписавших документы, и заверяются печатью органа исполнительной власти Ленинградской области и личной подписью должностного лица, ответственного за делопроизводство.

1.10. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляется структурными подразделениями соответствующих органов, осуществляющими функции по обеспечению делопроизводства, или отдельными работниками, на которых должностными регламентами возложены обязанности ответственных за делопроизводство в соответствующих органах (далее - ответственные за делопроизводство).

Положения о структурных подразделениях органов исполнительной власти Ленинградской области, осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства, а также должностные регламенты ответственных за делопроизводство разрабатываются с учетом настоящей Инструкции и утверждаются руководителями соответствующих органов.

1.11. В положениях о структурных подразделениях органов исполнительной власти Ленинградской области, осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства, и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержаться следующие функции и основные обязанности:

ведение СЭД ЛО органа исполнительной власти;

прием и учет (регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);

учет (регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительной власти;

представление входящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или иному работнику органа исполнительной власти (далее - уполномоченный работник);

направление в соответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительной власти и руководителя структурного подразделения этого органа документов и материалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее - исполнитель);

прием от исполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений) органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их на доклад, рассмотрение (подписание) руководителю этого органа или уполномоченному работнику;

учет (регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти, обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;

ввод в электронную базу данных информации о движении документов;

контроль за прохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области;

подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительной власти, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела;

ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (по личному составу) на основании описей дел структурных подразделений органа исполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством), подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочных актов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленном порядке;

ежемесячная проверка наличия документов, дел и изданий с грифом "Для служебного пользования";

обеспечение хранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов органа исполнительной власти;

представление в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений о прохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;

консультирование работников органа исполнительной власти по вопросам делопроизводства.

1.12. Все подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проекты документов (решений) до их принятия (подписания) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

1.13. Передача любым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированных структурным подразделением органа исполнительной власти Ленинградской области, осуществляющим функции по обеспечению делопроизводства, допускается только по указанию (разрешению) руководителя этого органа.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов, осуществляется руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченным работником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.

1.14. В случае утраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов или материалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области обязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства с указанием причин утраты.

1.15. Правовые акты органов исполнительной власти Ленинградской области по вопросам организации делопроизводства в этих органах не должны противоречить настоящей Инструкции.

1.16. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальном стандарте Российской Федерации "ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".