Раздел 2. Состав управленческих документов Администрации Ленинградской области

Раздел 2. Состав управленческих документов Администрации Ленинградской области

2.1. Деятельность Администрации Ленинградской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органов исполнительной власти Ленинградской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области и другими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями.

Функции управления в Администрации Ленинградской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, отраслевых, территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградской области, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Распорядительные документы.

Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Ленинградской области, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.3. Организационные документы.

Организационные документы - это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

Организационные документы, как правило, утверждаются должностным лицом, в компетенцию которого или в компетенцию возглавляемого (представляемого) им органа входит обязанность регулирования соответствующего вопроса.

К организационным документам относятся:

положение о структурном подразделении органа исполнительной власти Ленинградской области;

правила;

инструкция (методические рекомендации);

регламент (в том числе должностной регламент (должностная инструкция);

план (дорожная карта).

2.3.1. Положение, правила, инструкция (методические рекомендации), регламент.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции (методических рекомендациях) излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

В регламенте устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, одновременно с порядком осуществления какой-либо деятельности или порядком применения указанных в нем норм и требований.

2.3.2. План (дорожная карта).

План (дорожная карта) - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.4. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы - документы, содержащие справочную и иную необходимую информацию, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная или служебная записка;

стенограмма;

отчет и другие документы информационно-справочного характера.

2.4.1. Протокол.

Протокол - документ, констатирующий определенные факты, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.4.2. Служебное письмо.

Служебное письмо в Администрации Ленинградской области подготавливается как:

ответ о выполнении поручения Губернатора Ленинградской области;

исполнение поручения Губернатора Ленинградской области в связи с обращениями граждан;

ответ на официальный запрос государственного органа, органа местного самоуправления или организации;

инициативное письмо.

2.4.3. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.4.4. Докладная, объяснительная или служебная записка.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

2.4.5. Стенограмма.

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

2.4.6. Отчет.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.