Приложение 23. Определения терминов, применяемых в делопроизводстве

Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти
Ленинградской области

Определения терминов, применяемых в делопроизводстве

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (Принят и введен в действие с 1 марта 2014 года приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года N 1185-ст)

Термины и определения

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.

Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой "Нрк".

Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Термины и определения

2.1. Общие понятия

делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации;

архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации;

архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме;

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе;

носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия;

аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени;

подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме;

заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке;

письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности;

текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта;

фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов;

аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию;

видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов;

кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов;

фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета;

реквизит документа: Элемент оформления документа;

формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности;

хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения;

временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа.

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам;

средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе;

система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;

вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов;

альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению;

оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов;

согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;

лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;

подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;

подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

утверждение документа: Способ придания документу правового статуса;

гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;

дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события;

место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа;

резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

текст документа: Основная содержательная часть документа;

адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа;

отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах);

отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией;

отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса;

печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;

официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

2.2.2. Организация работы с документами

документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени;

включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;

метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе;

конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию;

предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;

регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр;

контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним;

оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;

документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;

формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение; заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;

внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

2.3. Архивное дело

2.3.1. Хранение и учет архивных документов

государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;

архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой;

Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению;

объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и (или) логические обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода;

архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам;

фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда;

фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд;

обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;

обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов;

архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;

реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению;

консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды;

старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов;

страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника;

страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов;

фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа;

депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием;

централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;

единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках;

единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;

лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда;

архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета;

проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции;

топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище;

2.3.2. Комплектование архива

комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем;

критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов;

источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив;

выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;

перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения;

документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение;

документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности;

упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

2.3.3. Информационная деятельность архива

информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов;

использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан;

пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания;

организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания;

пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами;

ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов;

публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами;

документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте;

описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках;

описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике;

научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов;

система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива;

архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов;

опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (единиц учета) архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;

архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием;

архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения (единиц учета), архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации;

архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров;

обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом;

тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом;

историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему;

каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов;

архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;

архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.