Приложение 3. Порядок рассмотрения Комитетом по культуре Санкт-Петербурга отчетности об использовании субсидий на финансовое обеспечение (возмещение) затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства, в том числе на постановку и показ драматических спектаклей

Приложение 3
к распоряжению
Комитета по культуре
Санкт-Петербурга
от 29 мая 2020 г. N 527

Порядок
рассмотрения Комитетом по культуре Санкт-Петербурга отчетности об использовании субсидий на финансовое обеспечение (возмещение) затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства, в том числе на постановку и показ драматических спектаклей

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет:

порядок и результаты рассмотрения Комитетом по культуре Санкт-Петербурга (далее - Комитет) отчетности об использовании субсидий на финансовое обеспечение (возмещение) затрат социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства, в том числе на постановку и показ драматических спектаклей (далее - субсидии);

правила составления и подписания акта о выполнении обязательств по договору о предоставлении субсидий;

порядок и результаты рассмотрения Комитетом отчетности о достижении показателей результативности предоставления субсидий;

порядок и сроки возврата субсидий получателями субсидий в бюджет Санкт-Петербурга в случае недостижения показателей результативности;

порядок контроля Комитетом за фактическим проведением мероприятия; порядок и сроки проведения Комитетом обязательных проверок соблюдения получателями субсидий условий, целей и порядка предоставления субсидий.

1.2. Победитель конкурсного отбора на предоставление в 2020 году субсидий с которым был заключен договор о предоставлении субсидии (далее - получатель субсидий) на финансовое обеспечение затрат на проведение мероприятий в соответствии с пунктом 8.1 приложения 1 к постановлению Правительства Санкт-Петербурга от 29.04.2020 N 254 "О порядке предоставления в 2020 году субсидий социально ориентированным некоммерческим организациям на проведение мероприятий в области культуры и искусства, в том числе на постановку и показ драматических спектаклей, и внесении изменений в постановление Правительства Санкт-Петербурга от 17.06.2014 N 488" (далее - постановление) в течение 14 рабочих дней после окончания проведения мероприятия, а также получатель субсидии, с которым был заключен договор о предоставлении субсидии на возмещение затрат при проведения мероприятий, в течение 14 рабочих дней после заключения указанного договора в соответствии с пунктом 8.1 приложения N 2 к постановлению, представляют в Комитет следующие документы:

творческий отчет о проведении мероприятия (далее - творческий отчет), содержащий сведения о месте и времени проведения мероприятия, участниках мероприятия, информацию о количестве посетителей (зрителей, слушателей) мероприятия, о световом, звуковом, видео- и декорационном оформлении, об изготовлении полиграфической продукции (пригласительные билеты, буклеты, афиши и т.д.), рекламной поддержке и освещении мероприятия в средствах массовой информации, с приложением ксерокопий статей, опубликованных в средствах массовой информации и рекламных материалов в связи с проведением мероприятия, фотоотчета на бумажном носителе, фото- и видеоматериалов на электронном носителе;

финансовый отчет об исполнении сметы затрат на проведение мероприятия (далее - финансовый отчет), являющейся приложением к договору о предоставлении субсидий (далее - смета затрат), содержащий полную информацию о расходовании средств субсидии, с приложением копий документов, подтверждающих наличие затрат по направлениям затрат, указанным в приложении N 1 к приложению 1 к постановлению либо в приложении 1 к приложению 2 к постановлению (далее - затраты);

отчет о достижении показателей результативности предоставления субсидий.

Повторное представление документов, подтверждающих фактически понесенные затраты, в случае, если указанные документы были предоставлены в составе заявки на участие в конкурсном отборе на предоставление в 2020 году субсидий, получателем субсидии на возмещение затрат на мероприятия не требуется, за исключением документов, не представленных ранее.

Документами, подтверждающими наличие затрат, являются:

документы, подтверждающие возникновение обязательства: при заключении договоров со сторонними организациями и физическими лицами - договоры, включая агентские, счета, копии лицензий - при осуществлении лицензируемых видов деятельности;

документы, подтверждающие возникновение денежного обязательства: счета-фактуры, акты, товарные накладные, товарно-транспортные накладные, путевые листы, расчетные или расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты с приложением копий документов, посадочных талонов, проездных билетов и прочих документов, подтверждающих произведенные расходы;

документы, подтверждающие факт выдачи призовой (наградной) и сувенирной продукции: акты списания, ведомости выдачи с подписями конечных получателей;

фотоотчет (фотоизображения на бумажном (21,0 х 29.7 см) (не менее десяти) и цифровом (не менее двадцати каждого составляющего мероприятия) носителях, подтверждающий оказание услуг в рамках проведенного мероприятия (в том числе фото призовой (наградной) и сувенирной продукции, транспортных средств с государственным регистрационным знаком, используемого оборудования, выступления творческих коллективов и пр.)

иные документы, подтверждающие фактически понесенные затраты по направлениям затрат, предусмотренных постановлением.

Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидий.

Творческий отчет, финансовый отчет, отчет о достижении показателей результативности (далее - отчеты) представляются по формам согласно приложениям 7, 8 и 9 к распоряжению, утвердившему настоящий Порядок.

Отчеты представляются в Комитет с сопроводительным письмом получателя субсидий. Все листы отчетов должны быть отдельно пронумерованы, прошиты и заверены подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидий.

1.3. Прием отчетов осуществляется организационным отделом Комитета в порядке, установленном Регламентом Комитета, утвержденным приказом Комитета от 20.01.2005 N 8. После регистрации отчеты в течение одного рабочего дня передаются в отраслевой отдел Комитета, ответственный за предоставление субсидий в соответствии с утвержденным председателем Комитета перечнем структурных подразделений Комитета, ответственных за предоставление субсидий (далее - отраслевой отдел).

2. Порядок рассмотрения творческого и финансового отчета, подписания акта о выполнении обязательств по договору о предоставлении субсидий

2.1. Специалист отраслевого отдела по поручению начальника отраслевого отдела, в течение четырнадцати календарных дней рассматривает творческий отчет на предмет соответствия календарному плану, являющемуся приложением к договору о представлении субсидий, и финансовый отчет на предмет соответствия видов расходов, указанных в смете затрат, фактическим видам расходов на проведение мероприятия.

2.2. В случае отсутствия замечаний к творческому отчету и (или) финансовому отчету специалист отраслевого отдела визирует творческий отчет, визирует финансовый отчет в части, указанной в 2.1 настоящего Порядка, и направляет:

творческий отчет на утверждение первому заместителю председателя Комитета;

финансовый отчет на рассмотрение в отдел программно-целевого планирования в сфере культуры Комитета (далее - отдел планирования).

2.3. В случае отсутствия замечаний к творческому отчету первый заместитель председателя Комитета в течение трех рабочих дней утверждает творческий отчет и передает его на рассмотрение в отдел планирования.

2.4. В случае наличия замечаний к творческому отчету и (или) финансовому отчету специалист отраслевого отдела в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение по творческому и(или) финансовому отчету и направляет для рассмотрения и подписания в течение двух рабочих дней первому заместителю председателя Комитета. Мотивированное заключение, подписанное первым заместителем председателя Комитета, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидий, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет творческий отчет и(или) финансовый отчет, доработанные с учетом замечаний.

2.5. Специалист отдела планирования по поручению начальника отдела планирования в течение четырнадцати календарных дней после поступления к нему творческого и финансового отчетов рассматривает финансовый отчет на предмет соответствия объемов расходов и первичных учетных документов смете затрат, визирует финансовый отчет и передает его на подписание заместителю председателя Комитета, координирующему деятельность отдела планирования (далее - заместитель председателя Комитета), с приложением творческого отчета.

2.6. При отсутствии замечаний по финансовому отчету заместитель председателя Комитета в течение трех рабочих дней подписывает финансовый отчет и передает его на подписание первому заместителю председателя Комитета с приложением творческого отчета.

2.7. После подписания творческого и финансового отчетов первым заместителем председателя Комитета:

отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета обеспечивает перечисление оставшейся суммы субсидии (при предоставлении субсидий на финансовое обеспечение затрат) на основании счета получателя субсидии, согласованного заместителем председателя Комитета:

отдел планирования подготавливает акт о выполнении обязательств по договору (в случае предоставления субсидий на возмещение затрат).

2.8. В случае наличия замечаний по финансовому отчету специалист отдела планирования в течение пяти рабочих дней с момента выявления замечаний готовит мотивированное заключение и направляет его для рассмотрения и подписания заместителю председателя Комитета. Мотивированное заключение, подписанное заместителем председателя Комитета, в течение двух рабочих дней направляется получателю субсидии посредством почтовой связи либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

Получатель субсидии в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет финансовый отчет, доработанный с учетом замечаний, сопроводительным письмом.

2.9. После перечисления суммы субсидий в полном объеме получатель субсидий обязан в течение семи рабочих дней представить в Комитет с сопроводительным письмом документы, подтверждающие факт оплаты: при оплате по безналичному расчету прилагаются платежные поручения с отметкой банка, при оплате за наличный расчет прилагаются кассовые, товарные чеки, расчетно-платежные и(или) платежные ведомости, расходные кассовые ордера. Документы представляются в виде копий, заверенных подписью руководителя и оттиском печати получателя субсидий.

Документы, подтверждающие факт оплаты, передаются на рассмотрение в отдел планирования. Специалист отдела планирования по поручению начальника отдела планирования в течение трех рабочих дней проверяет указанные документы на предмет соответствия финансовому отчету, при отсутствии замечаний по представленным документам подготавливает проект акта о выполнении обязательств по договору, согласовывает его и направляет в отдел общегородских мероприятий.

2.10. При наличии замечаний по представленным документам специалист отдела планирования подготавливает мотивированное письмо Комитета за подписью заместителя председателя Комитета, координирующего и контролирующего деятельность отдела планирования, в адрес получателя субсидий о необходимости устранения допущенных нарушений. Срок для рассмотрения и подписания заместителем председателя Комитета, координирующим и контролирующим деятельность отдела планирования, составляет не более двух рабочих дней. После подписания и регистрации письмо в течение одного рабочего дня направляется получателю субсидий по адресу электронной почты, указанному в заявке о предоставлении субсидий, либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидий под подпись.

Получатель субсидий в течение семи календарных дней обязан устранить замечания и представить в Комитет документы, подтверждающие факт оплаты, доработанные с учетом замечаний Комитета, с сопроводительным письмом.

2.11. Проект акта о выполнении обязательств по договору направляется специалистом отдела планирования получателю субсидий по электронной почте либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидий под подпись.

Получатель субсидий в течение трех рабочих дней представляет в отдел планирования подписанный в двух экземплярах акт о выполнении обязательств по договору. Специалист отдела планирования визирует акт о выполнении обязательств по договору и передает его на подпись первому заместителю председателя Комитета, Срок для рассмотрения и подписания первым заместителем председателя Комитета, составляет не более двух рабочих дней.

2.12. В случае если получатель субсидий не представил творческий и(или) финансовый отчет, а также документы, подтверждающие факт оплаты, в сроки, указанные в настоящем Порядке, либо не устранил замечания Комитета в случаях, предусмотренных пунктами 2.4, 2.8 и 2.10 настоящего Порядка, Комитет принимает решение о возврате субсидий в бюджет Санкт-Петербурга в соответствии с постановлением.

2.13. Вся документация, связанная с предоставлением субсидий, формируется специалистом отдела планирования и передается в отдел бухгалтерского учета и сводной отчетности Комитета на хранение.

3. Порядок рассмотрения отчетности о достижении показателей результативности предоставления субсидий, порядок и сроки возврата субсидий получателями субсидий в бюджет Санкт-Петербурга в случае недостижения показателей результативности

3.1. Отчет о достижении показателей результативности предоставления субсидий (далее - отчет) представляется получателем субсидии по форме согласно приложению 9 к настоящему приложению к распоряжению.

Отчет представляется с приложением следующих подтверждающих документов:

фотоизображения (снимки) открытых площадок, выставочных или зрительных залов, где проводилось мероприятие;

видеозапись, содержащая информацию о количестве посетителей мероприятия (посетителей страницы сайта в сети "Интернет", на которой осуществлялась трансляция мероприятия);

справка телеканала о количестве просмотров мероприятия;

справка представителя Комитета, посетившего мероприятие;

листы регистрации потребителей услуг, принявших участие в мероприятии;

справка о количестве проданных на мероприятие билетов;

копии не менее трех положительных отзывов (благодарственных писем) о проведенном мероприятии в средствах массовой информации и информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (за исключением социальных сетей), в том числе на сайте получателя субсидий и(или) копии не менее трех благодарственных писем в адрес получателя субсидий, и(или) в книге отзывов получателя субсидий.

При необходимости и при наличии данных о количестве посетителей мероприятия, имеющихся в распоряжении Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по г. Санкт-Петербургу и Ленинградской области, они могут быть получены по запросу Комитета.

3.2. Конкретные значения показателей результативности предоставления субсидии и виды подтверждающих документов устанавливаются в договоре в зависимости от содержания мероприятия, на проведение которого предоставляется субсидия.

3.3. Фотофиксация осуществляется получателями субсидий с использованием цифрового фотоаппарата с разрешением не менее семи мегапикселей путем создания фотоизображений (снимков) открытых площадок, выставочных или зрительных залов, где проводилось мероприятие. Получатели субсидий по своему усмотрению также могут осуществлять фотофиксацию отдельных этапов проведения мероприятия.

Фотоизображения (снимки) должны содержать указание на дату и время, когда оно было сделано, отображать связь фотоизображения и проводимого мероприятия, а также содержать информацию о количестве посетителей мероприятия на открытых площадках или в выставочных залах, или заполняемости зрительного зала или количестве потребителей услуг, принявших участие в мероприятии.

Фотоизображения (снимки) должны быть выполнены в цифровом формате jpeg, с соотношением сторон 4:3 или 16:9, разрешением не менее 3072 х 2304 точек или 3552 х 2000 точек соответственно, без использования цифрового увеличения (зума).

Фотоизображения (снимки) представляются получателями субсидий на бумажном (21,0 х 29.7 см) (не менее десяти) и цифровом носителях (не менее тридцати).

3.4. Листы регистрации потребителей услуг, принявших участие в мероприятии, представляются в прошитом виде, заверенные подписью руководителя и печатью получателя субсидии.

Справка получателя субсидии о количестве проданных на мероприятие билетов должна содержать данные о дате и времени проведения мероприятия, сведения об общем количестве мест в помещении, где проводилось мероприятие, и количестве проданных на мероприятие билетов.

3.5. Видеозапись должна содержать указание на дату и время, когда она была сделана, отображать связь видеозаписи и проводимого мероприятия, а также содержать информацию о количестве посетителей данного мероприятия.

Видеозапись представляется получателем субсидий на цифровом носителе. Продолжительность видеозаписи должна составлять не менее 2 минут.

3.6. Отраслевым отделом Комитета проводится оценка достижения показателей результативности предоставления субсидий, по результатам которой составляется акт оценки достижения показателей результативности предоставления субсидий (далее - акт оценки).

Оценка достижения показателей результативности предоставления субсидий осуществляется методом наблюдения и(или) анализа представленных документов.

В случае выявления недостижения получателем субсидий показателей результативности предоставления субсидий одновременно с подписанием акта оценки отраслевой отдел подготавливает проект распоряжения Комитета о возврате субсидии и составляет требование о возврате субсидии в связи с недостижением показателей результативности предоставления субсидий (далее - распоряжение), в котором указывается:

подлежащая возврату сумма денежных средств и сроки ее возврата;

код бюджетной классификации Российской Федерации, по которому должен быть осуществлен возврат субсидий.

Требование о возврате субсидии в связи с недостижением показателей результативности предоставления субсидий подписывается первым заместителем председателя Комитета и в течение трех рабочих дней направляется получателю субсидии посредством почтовой связи либо вручается уполномоченному представителю получателя субсидии под подпись.

В случае, если средства субсидий не возвращены в бюджет Санкт-Петербурга получателем субсидий в указанный в требовании срок, Комитет в течение 15 рабочих дней со дня истечение срока возврата, направляет в суд исковое заявление о возврате субсидий в бюджет Санкт-Петербурга.

4. Порядок контроля Комитетом за фактическим проведением мероприятия, порядок и сроки проведения Комитетом обязательных проверок соблюдения получателями субсидий условий, целей и порядка предоставления субсидий

4.1. Контроль за фактическим проведением мероприятия получателем субсидии осуществляется отраслевым отделом на основании предоставленной получателем субсидии отчетности (фото и видеофиксация, отзывы в СМИ и т.д.). Также контроль за фактическим проведением мероприятия может быть дополнительно осуществлен при посещении проводимого мероприятия специалистом отраслевого отдела. По результатам посещения мероприятия специалистом отраслевого отдела составляется справка о посещении мероприятия.

Для мероприятий, субсидия на проведение которого превышает 10 000,0 тыс. руб., посещение мероприятия специалистом отраслевого отдела устанавливается обязательным.

4.2. Отраслевым отделом совместно с отделом планирования проводится обязательная проверка целей, условий и порядка предоставления субсидий (далее - проверка) в период проведения мероприятия и до 01 марта 2020 года.

Проверка проводится отраслевым отделом в части творческой составляющей и отделом планирования в части финансовой составляющей.

По результатам проверки составляется акт, который направляется в Комитет государственного финансового контроля в сроки, предусмотренные пунктами 9.1 приложения 1 и 9.1 приложения 2 к постановлению.

В случае поступления в Комитет информации о фактах нарушения получателем субсидий порядка, целей и условий предоставления субсидий Комитет осуществляет дополнительную проверку.