Постановление Правительства Республики Карелия от 6 декабря 2013 г. N 354-П "О Регламенте работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Постановление Правительства Республики Карелия
от 6 декабря 2013 г. N 354-П
"О Регламенте работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"

В целях обеспечения эффективного межведомственного информационного взаимодействия органов исполнительной власти Республики Карелия Правительство Республики Карелия постановляет:

Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело".

Глава Республики Карелия

А.П. Худилайнен

Регламент
работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело"
(утв. постановлением Правительства Республики Карелия от 6 декабря 2013 г. N 354-П)

Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает правила и порядок работы с документами в органах исполнительной власти Республики Карелия в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - ЕСЭДД), предназначенной для автоматизированной обработки документов, содержащих открытую информацию и включаемых в номенклатуру дел органов исполнительной власти Республики Карелия, за исключением документов, содержащих информацию, составляющую государственную тайну.

Документы "Для служебного пользования" подлежат регистрации в ЕСЭДД без создания электронного документа.

2. Работа с документами в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Карелия.

Основные понятия

3. Для целей настоящего Регламента используются следующие термины и понятия:

1) администратор - орган исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющий обеспечение функционирования ЕСЭДД;

2) участник - орган исполнительной власти Республики Карелия;

3) пользователь - сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого входит ведение документооборота и делопроизводства;

4) функциональный сотрудник - сотрудник органа исполнительной власти Республики Карелия, в должностные обязанности которого не входит ведение делопроизводства;

5) ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;

6) РКК - регистрационно-контрольная карточка документа.

Порядок работы в ЕСЭДД

4. Регистрация документов в ЕСЭДД осуществляется однократно. Документы, ранее зарегистрированные в ЕСЭДД, повторно не регистрируются, им присваивается уже существующий номер.

Передача документов между участниками, а также внутри структурных подразделений участников отражается в реестрах и журнале передачи документов в ЕСЭДД.

5. Номенклатура дел утверждается каждым участником самостоятельно, обновленные сведения направляются в письменном виде в адрес администратора для внесения изменений в соответствующие справочники системы.

Функции и обязанности пользователя и функционального сотрудника

6. В обязанности пользователя входит:

1) ведение документооборота и делопроизводства;

2) осуществление выборочной проверки правильности заполнения информационных полей ЕСЭДД функциональными сотрудниками.

7. Пользователь осуществляет следующие функции:

1) регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию;

2) пересылает зарегистрированные входящие и внутренние документы функциональным сотрудникам в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника, внесенным в РКК;

3) пересылает зарегистрированные исходящие документы;

4) сканирует и прикрепляет к РКК электронный документ;

5) вносит проекты поручений (резолюций) руководителя участника в РКК;

6) вносит поручения (резолюцию) руководителя участника в РКК;

7) проставляет в РКК отметки о списании оригинала или копии документа "В дело" согласно номенклатуре дел;

8) при необходимости осуществляет редактирование справочника "Список организаций";

9) осуществляет контроль за сроками исполнения поручений (резолюций) руководителя участника.

8. Функциональный сотрудник осуществляет следующие функции:

1) принимает к исполнению документы в соответствии с поручением (резолюцией) руководителя участника;

2) проставляет отметку об исполнении в РКК.

Пользователи и функциональные сотрудники (далее - сотрудники участника) несут ответственность за правильность и достоверность внесенных ими сведений и изменений в ЕСЭДД.

9. Каждое рабочее место сотрудника участника подключается к ЕСЭДД на основании письменной заявки участника согласно приложению к настоящему Регламенту.

На основании письменной заявки администратор организует:

1) установку программного обеспечения ЕСЭДД на компьютер сотрудника участника;

2) регистрацию сотрудника участника в базе данных ЕСЭДД;

3) передачу идентификационных данных (логин и пароль) для доступа в ЕСЭДД.

10. Сотрудник участника не имеет права передавать свои идентификационные данные другим лицам. Сотрудник участника обязан не реже 1 раза в год самостоятельно менять свой пароль.

В случае утраты пароля или когда пароль стал известен другим лицам, выдача нового пароля производится администратором на основании письменной заявки.

Изменения в справочники ЕСЭДД вносятся администратором в течение одного рабочего дня со дня поступления уведомления о кадровых изменениях в структурных подразделениях участника.

Обязанности администратора

11. В обязанности администратора входит:

1) настройка ЕСЭДД, формирование и корректировка справочников ЕСЭДД, настройка системных параметров и шаблонов, установление прав доступа сотрудника участника ЕСЭДД, в том числе по отношению к различным видам и группам документов;

2) просмотр протокола работы пользователей, проверка правильности ввода информации в ЕСЭДД. При выявлении систематических ошибок, допускаемых сотрудниками участника, информация доводится до руководителя участника;

3) контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного доступа в ЕСЭДД осуществляется администратором совместно со структурным подразделением участника, для которого эти сведения предназначены.

12. Администратор обеспечивает установку серверной и клиентской частей, необходимого общесистемного программного обеспечения, резервное копирование данных.

Работа с обращениями граждан

13. Работа по рассмотрению, учету и анализу обращений граждан в ЕСЭДД осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по вопросам рассмотрения обращений граждан.

14. По итогам формирования гражданином обращения в орган исполнительной власти Республики Карелия путем заполнения соответствующей формы виртуальной приемной на Официальном интернет-портале Республики Карелия (http://gov.karelia.ru/) и его отправки обращению автоматически присваивается имитационный номер, который направляется гражданину по электронной почте. Имитационный номер позволяет заявителю отслеживать ход работы с обращением после его регистрации в ЕСЭДД.

15. Обращение с Официального интернет-портала Республики Карелия поступает в адрес участника в виде сообщения электронной почты, в котором указывается вся необходимая информация для регистрации обращения в ЕСЭДД, в том числе и имитационный номер.

16. После регистрации обращения гражданина в ЕСЭДД пользователь направляет информацию о регистрационном номере по адресу электронной почты (при наличии), указанному заявителем.

Электронный документ в ЕСЭДД

17. В ЕСЭДД создаются и используются:

1) документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе;

3) электронные документы, отправляемые и поступающие по защищенной системе межведомственного электронного документооборота от федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, подведомственных государственных унитарных предприятий и государственных учреждений, а также от органов управления государственных внебюджетных фондов.

18. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати.

19. Передача электронных документов, подписанных ЭП, между участниками является достаточным условием, позволяющим идентифицировать участника и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

20. Во внутреннем документообороте участника могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых ЭП не используется.

21. К РКК в обязательном порядке присоединяется файл (файлы) с текстом документа.

Допустимый формат прикрепляемых файлов:

1) для электронных документов: MS Word (DOC, DOCX), MS Excel (XLS, XLSX), текстовый формат (TXT);

2) для электронных образов документа: Portable Document Format (PDF), Tagged Image File Format (TIFF).

Описание форматов для передачи электронных образов документов:

1) Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение - 300 dpi;

2) Tagged Image File Format (TIFF); электронный образ страницы документа в формате TIFF, компрессия TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный (черно-белый) с глубиной цвета 1 бит.

Передача электронных документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками.

Размер прикрепляемого файла не должен превышать 2 МБ.

Пересмотр перечня регистрационных данных электронных документов и форматов прикрепляемых файлов в процессе использования ЕСЭДД, а также своевременное доведение их до участников возлагается на участника, создавшего документ.

22. Поручения (резолюции) руководителя (участника) по исполнению электронных документов, отчеты об их исполнении вводятся в РКК, заверяются ЭП и являются неотъемлемой частью электронного документа.

Порядок хранения и уничтожения электронных документов

23. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участника и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел участник учитывает перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, и указывает в номенклатуре дел, что дело ведется в электронной форме (с отметкой - ЭД).

24. Электронные документы подлежат хранению в ЕСЭДД в течение сроков, определенных номенклатурой дел участника.

25. Срок хранения РКК устанавливается номенклатурой дел участника в соответствии со сроками хранения журналов для регистрации документов.

26. По истечении срока хранения электронных документов РКК подлежат уничтожению на основании акта об уничтожении, утверждаемого руководителем участника.

Требования к технологическим и программным средствам обеспечения

27. База данных ЕСЭДД и серверная часть программного обеспечения размещаются на серверах в органе исполнительной власти Республики Карелия, осуществляющем обеспечение функционирования ЕСЭДД.

28. Резервное копирование базы данных ЕСЭДД производится не реже чем 1 раз в сутки.

Серверы должны функционировать в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику сроком до 6 часов 1 раз в месяц.

29. В целях защиты информации, размещенной в ЕСЭДД, от неправомерного доступа обеспечивается электронное протоколирование действий участников, позволяющее обеспечивать учет всех действий по размещению, изменению и удалению информации в ЕСЭДД, фиксирование точного времени и информации о сотруднике участника, осуществившем изменения и ознакомившемся с информацией.

Приложение
к Регламенту работы
в Единой системе
электронного документооборота
и делопроизводства "Дело"

Заявление
на предоставление клиентских лицензий Единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (ЕСЭДД)

_________________________________________________________________________

    (наименование органа исполнительной власти Республики Карелия)

в лице _________________________________________________________________,

                       (должность, фамилия, имя, отчество)

действующего на основании ________________________________________ просит

_________________________________________________________________________

              (полное наименование удостоверяющего центра)

организовать     выдачу     лицензий     Единой    системы   электронного

документооборота  и делопроизводства "Дело" в соответствии с указанными в

настоящем заявлении данными:

N п/п	Наименование поля	Значение поля
1.	Общие сведения
1.1.	Наименование органа исполнительной власти Республики Карелия (ОИВ)
1.2.	Фамилия, имя, отчество (при наличии отчества) сотрудника ОИВ
1.3.	Должность сотрудника ОИВ
1.4.	Наименование структурного подразделения ОИВ
2.	Сведения о лицензиях
2.1.	Виды необходимых лицензий (Дело-предприятие, Дело-Web, Сканирование, Поточное сканирование, Печать штрих-кода, Поиск по штрих-коду, ЭЦП и Шифрование)
2.2.	Количество необходимых лицензий
3.	Сведения о рабочей станции сотрудника
3.1.	Стационарный IP-адрес рабочей станции (в случае использования VipNet-координатора для организации доступа к ЕСЭДД)
4.	Права доступа в картотеке органа исполнительной власти
4.1.	Регистрация документов (да/нет)
4.2.	Поиск документов (да/нет)
4.3.	Редактирование РКК (да/нет)
4.4.	Удаление РКК (да/нет)
4.5.	Получение отчетов (да/нет)
4.6.	Списание документов в дело (да/нет)
4.7.	Отправка по e-mail (да/нет)
4.8.	Добавление файлов (да/нет)
4.9.	Чтение файлов (да/нет)
4.10.	Редактирование файлов (да/нет)
4.11.	Удаление файлов (да/нет)
4.12.	Просмотр поручений (да/нет)
4.13.	Ввод резолюций (от чьего имени)
4.14.	Контроль исполнения поручений (от чьего имени)
4.15.	Добавление организаций и граждан (да/нет)
4.16.	Визирование проектов (да/нет)
4.17.	Подписание проектов (да/нет)

Руководитель ОИВ:

______________________________ _________________ ________________________

   (Наименование должности         (подпись)      (расшифровка подписи)

     руководителя ОИВ)

М.П.