Приказ Госстроя РФ от 26 января 2000 г. N 12 "О центральном архиве Госстроя России"

В целях совершенствования организации ведомственного хранения документов и архивной службы Госстроя России приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение о центральном архиве Госстроя России.

2. Руководителям структурных подразделений вести постоянную работу по обработке и оформлению дел, законченных делопроизводством, постоянного, временного срока хранения и документов по личному составу в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Госстроя России", по подготовке и передаче указанных дел в центральный архив Госстроя России.

3. Управлению делами (Поносову Ю.Ф.) осуществлять периодические проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях Госстроя России, оказывать им необходимые методическую помощь в этой работе и принимать меры по устранению имеющихся недостатков.

4. Управлению подведомственных организаций и социального обеспечения (Потатуеву М.С.) в 2000 г. провести работы по установке охранно-пожарной сигнализации, средств пожаротушения в помещениях центрального архива Госстроя России и обеспечить в них необходимый санитарно-гигиенический режим.

5. Признать утратившим силу приказ Госстроя России от 3 августа 1993 года N 17-58 "Об объединенном архиве Госстроя России".

6. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами Госстроя России (Поносов Ю.Ф.).

Председатель

А.Ш.Шамузафаров

Положение
о Центральном архиве Государственного комитета Российской Федерации
по строительству и жилищно-коммунальному комплексу
(утв. Приказом Госстроя РФ от 26 января 2000 г. N 12)

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ).

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Положением об Архивном фонде Российской Федерации, хранятся в Центральном архиве Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу (далее - Архив Госстроя России).

1.2. Архив Госстроя России обеспечивает учет, сохранность, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности центрального аппарата, и оказывает необходимую организационно-методическую помощь структурным подразделениям и подведомственным организациям Госстроя России. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Госстроя России.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Госстроя России несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Архив Госстроя России входит в состав Управления делами.

1.4. В своей работе Архив Госстроя России руководствуется законодательством Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами, указаниями, инструкциями Госстроя России, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, ГА РФ и Положением о Центральном архиве.

1.5. Контроль за деятельностью Архива Госстроя России осуществляет руководство Управления делами Госстроя России.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива Госстроя России осуществляет Федеральная архивная служба России или по ее поручению ГА РФ.

2. Состав документов

Архив Госстроя России принимает и обеспечивает хранение:

2.1. Законченных делопроизводством в центральном аппарате Госстроя России документов постоянного срока хранения; документов временного срока хранения, необходимых в практической деятельности; документов по личному составу.

2.2. Документов постоянного хранения, по личному составу и временного срока хранения упраздненных организаций, правопреемником которых является Госстрой России.

2.3. Научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в Архиве.

3. Задачи

Основными задачами Архива Госстроя России являются:

3.1. Комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве; создание и ведение научно-справочного аппарата к указанным документам.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов Архива на постоянное хранение.

3.4. Методическая помощь архивам организаций, подведомственным Госстрою России.

3.5. Осуществление контроля за формированием дел в структурных подразделениях центрального аппарата Госстроя России.

3.6. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением компьютерной техники, средств оргтехники и связи.

4. Функции

В соответствии с возложенными на него задачами Архив Госстроя России осуществляет следующие функции:

4.1. Обеспечивает прием документов от структурных подразделений центрального аппарата Госстроя России не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

4.2. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел, организует проверку наличия дел в Архиве по мере необходимости, но не реже 1 раза в 5 лет.

4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения дел делопроизводством годовые разделы описей документов постоянного хранения и личного состава центрального аппарата на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Госстроя России и экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.

4.4. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве Госстроя России делам и документам, обеспечивающий его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ.

4.5. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Госстроя России о составе и содержании документов Архива Госстроя России;

выдает в установленном порядке дела, документы (копии документов) и архивные справки работникам Госстроя России;

исполняет запросы организаций и заявления граждан социально-правового характера;

консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Госстроя России описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, описи на документы по личному составу, описи дел длительного (свыше 10 лет) срока хранения.

4.7. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в организациях, подведомственных Госстрою России.

4.8. Готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение Центрально-экспертной комиссии Госстроя России и экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.

4.9. Оказывает структурным подразделениям Госстроя России методическую помощь в составлении номенклатуры дел, согласовывает и формирует сводную номенклатуру дел центрального аппарата; контролирует правильность формирования, оформления и хранения дел в структурных подразделениях и осуществляет подготовку дел для передачи в Государственный архив Российской Федерации.

4.10. Архив Госстроя России участвует:

в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству в центральном аппарате Госстроя России;

в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Госстроя России по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.11. Ежегодно представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и объеме документов, хранящихся в Архиве Госстроя России по установленной форме.

5. Права

Для выполнения возложенных задач и функций Архив Госстроя России имеет право:

5.1. Представлять руководству Управления делами предложения по совершенствованию архивного дела и делопроизводству в центральном аппарате Госстроя России.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Госстроя России и в подведомственных ему организациях.

5.3. Давать в установленном порядке методические указания и разъяснения работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию Архива Госстроя России.

5.4. Запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений, а также от подведомственных организаций Госстроя России сведения, необходимые для работы архива.

5.5. Рассматривать правовые нормативно-методические документы по вопросам организации архивного дела, поступающие в Госстрой России на согласование и подготавливать соответствующие предложения руководству Госстроя России.

6. Ответственность

6.1. Руководитель Архива (или ответственный за Архив) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей.

6.2. Обязанности и ответственность работников Архива Госстроя России определяются должностными инструкциями, утвержденными руководством Управления делами.

Согласовано

Зам. Руководителя

Федеральной архивной службы России

В.А.Еремченко