Приложение. Положение по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти Ивановской области и аппарате Правительства Ивановской области

Информация об изменениях:

Распоряжением Губернатора Ивановской области от 30 декабря 2016 г. N 207-р настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к распоряжению
Губернатора Ивановской области
от 15 сентября 2016 г. N 142-р

Положение
по управлению проектами в исполнительных органах государственной власти Ивановской области и аппарате Правительства Ивановской области

С изменениями и дополнениями от:

30 декабря 2016 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели внедрения проектного управления, организационную структуру системы управления проектной деятельностью, критерии управления проектной деятельностью, принципы и порядок управления проектами, а также порядок формирования и организации деятельности рабочих групп управления проектами в исполнительных органах государственной власти Ивановской области и аппарате Правительства Ивановской области (далее - рабочая группа).

1.2. Для целей настоящего Положения используются понятия и термины, определенные в приложении 1 к настоящему Положению.

1.3. Методическая поддержка организации проектного управления, а также контроль и координация реализации проектов осуществляются Проектным офисом Правительства Ивановской области (далее - Проектный офис).

1.4. Проектное управление в исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - исполнительные органы) и аппарате Правительства Ивановской области (далее - аппарат Правительства) состоит из следующих процессов:

инициация проекта;

планирование проекта;

исполнение проекта;

управление изменениями проекта;

контроль реализации проекта;

завершение проекта.

2. Цели внедрения проектного управления

Основными целями внедрения проектного управления являются:

обеспечение достижения результатов, запланированных исполнительными органами и структурными подразделениями аппарата Правительства;

обеспечение соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

повышение эффективности использования ресурсов;

обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых исполнительными органами, структурными подразделениями аппарата Правительства решений;

повышение эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с организациями, привлекаемыми исполнительными органами, структурными подразделениями аппарата Правительства, за счет использования единых подходов проектного управления.

3. Организационная структура системы управления проектной деятельностью

3.1. Постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

совет при Губернаторе Ивановской области по стратегическому развитию и проектному управлению (далее - Совет);

комиссия по рассмотрению проектов, реализуемых на территории Ивановской области (далее - Комиссия);

Проектный офис.

3.2. Формируемые в целях реализации проектов временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

кураторы проектов;

руководители проектов;

администраторы проектов;

рабочие группы;

исполнители и соисполнители проекта.

3.3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

общественно-деловые советы;

экспертные группы;

региональный центр компетенций проектного управления.

4. Критерии проектной деятельности

Для оценки проектов применяются следующие критерии:

4.1. Уникальность и актуальность результатов проектной деятельности в масштабах Ивановской области.

4.2. Реализация мероприятий по нескольким направлениям для достижения результата проектной деятельности.

4.3. Наличие выявленных рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения проектной деятельности.

4.4. Участие двух и более исполнительных органов, структурных подразделений аппарата Правительства, органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области или привлекаемых организаций.

4.5. Наличие зафиксированной в нормативных правовых актах, протоколах, поручениях даты, к моменту наступления которой должен быть достигнут результат проектной деятельности.

4.6. Предложение по проекту не противоречит законодательству Российской Федерации.

4.7. Содержание предложения по проекту соответствует одному из основных направлений, утвержденных указом Губернатора Ивановской области от 28.11.2016 N 216-уг "О совете при Губернаторе Ивановской области по стратегическому развитию и проектному управлению".

4.8. Продолжительность проектной деятельности - не менее 3 месяцев.

5. Процессы проектного управления

5.1. Инициация проекта.

В процессе инициации проводится всестороннее обсуждение идеи проекта со всеми заинтересованными сторонами, в том числе с привлечением членов экспертных групп и общественно-деловых советов, представителей регионального центра компетенций проектного управления, определяются цели проекта, оцениваются затраты и сроки реализации проекта.

Предложения по проектам могут инициироваться в том числе заинтересованными органами власти Ивановской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, общественными объединениями, научными и другими организациями в соответствии с настоящим Положением.

Предложения по проектам могут разрабатываться и инициироваться в соответствии с поручениями и решениями Губернатора Ивановской области, Совета, Комиссии.

При наличии решения Губернатора Ивановской области, Совета, Комиссии о целесообразности подготовки проекта направление информации о предлагаемом проекте по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению и заполненный лист оценки соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельности по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению не требуется. По соответствующему проекту формируется паспорт проекта и состав рабочей группы.

Процесс инициации считается завершенным после утверждения состава рабочей группы распоряжением Губернатора Ивановской области и паспорта проекта на заседании Комиссии.

5.1.1. Руководители исполнительных органов и структурных подразделений аппарата Правительства направляют в Проектный офис информацию о предлагаемом проекте по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению и заполненный лист оценки соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельности по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

5.1.2. Представленные документы по проекту рассматриваются на заседании Комиссии не позднее 1 месяца с даты направления документов в Проектный офис.

На заседание Комиссии приглашаются представители заинтересованных сторон.

Члены Комиссии проводят оценку соответствия проекта критериям проектной деятельности и принимают решение о соответствии/несоответствии по каждому критерию. Решения Комиссии по каждому критерию заносятся ответственным секретарем Комиссии в лист оценки соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельности по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению. На основании принятых решений о соответствии/несоответствии проекта критериям проектной деятельности члены Комиссии принимают решение о целесообразности/нецелесообразности применения к проекту настоящего Положения. Решение о целесообразности/нецелесообразности применения к проекту настоящего Положения заносится в протокол заседания.

К протоколу заседания Комиссии прикладываются заполненные листы оценки по каждому проекту. Протокол заседания Комиссии подписывается председательствующим на заседании Комиссии в течение 3 рабочих дней с даты проведения заседания.

Решение о целесообразности применения к проекту настоящего Положения является основанием для включения Проектным офисом предлагаемого проекта в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области.

5.1.3. Проектный офис на основании протоколов заседаний Комиссии формирует/вносит изменения в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области, по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению в течение 5 рабочих дней с даты принятия решения Комиссией.

Перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области, утверждается Губернатором Ивановской области в срок до 1 февраля текущего года. Утвержденный перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области, Проектный офис размещает на официальном сайте Правительства Ивановской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в течение 3 рабочих дней с даты утверждения.

5.1.4. Внесение изменений в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области, осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 5.1.3 пункта 5.1 настоящего раздела.

5.1.5. Паспорт проекта разрабатывается исполнительным органом или структурным подразделением аппарата Правительства, инициировавшим проект либо определенным решением Губернатора Ивановской области, по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению, и формируется состав рабочей группы в течение 10 рабочих дней с даты утверждения/внесения изменений в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области.

5.1.6. Согласованный со всеми заинтересованными лицами паспорт проекта направляется в Проектный офис для рассмотрения и вынесения на заседание Комиссии для принятия решения об одобрении и утверждении.

5.1.7. Составы рабочих групп утверждаются распоряжением Губернатора Ивановской области. Проект распоряжения на основании информации кураторов проектов о составах рабочих групп разрабатывает Проектный офис в течение 1 месяца с даты утверждения/внесения изменений в перечень проектов, реализуемых на территории Ивановской области.

5.2. Планирование проекта.

5.2.1. После утверждения паспорта проекта разрабатывается сводный план проекта.

5.2.2. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта, администратором проекта и привлеченными ими членами рабочей группы. Сводный план проекта по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению составляется, согласовывается со всеми заинтересованными лицами и Проектным офисом не позднее 10 рабочих дней с даты утверждения паспорта проекта.

5.2.3. На этапе планирования проекта проводятся разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных точек. Целесообразно выделять не менее 1 контрольной точки в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

5.2.4. Сводный план проекта согласовывается с руководителем Проектного офиса и вносится руководителем проекта на заседание рабочей группы.

Рабочая группа принимает решение об утверждении сводного плана проекта, которое заносится в протокол. Протокол заседания оформляется администратором проекта, утверждается руководителем проекта не позднее 3 рабочих дней с даты заседания рабочей группы управления проектом. Сводный план проекта является приложением к протоколу. В список рассылки протокола включается руководитель Проектного офиса.

5.3. Исполнение проекта осуществляется исполнителями проекта в соответствии с утвержденным сводным планом проекта. Исполнители проекта реализуют запланированные мероприятия проекта и достигают контрольных точек, при этом информируют руководителя проекта о возникающих проблемах и рисках посредством представления отчетов о ходе реализации мероприятий проекта. При необходимости исполнители проекта подготавливают запросы на изменения проекта. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом.

5.4. Управление изменениями проекта.

5.4.1. Исполнитель проекта имеет право направить в рамках отчета о ходе реализации мероприятий проекта руководителю проекта запрос на изменение паспорта проекта, состава рабочей группы, сводного плана проекта.

5.4.2. Запросы на изменения одобряет/отклоняет:

руководитель проекта, в случае если предлагаемые изменения не влияют на конечный срок реализации проекта, бюджет проекта, результаты проекта;

куратор проекта, в случае если предлагаемые изменения влияют на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

5.4.3. Внесение изменений в паспорт проекта, сводный план проекта, состав рабочей группы осуществляется в порядке, установленном подпунктами 5.1.6, 5.1.7 пункта 5.1, подпунктом 5.2.4 пункта 5.2 настоящего раздела.

5.5. Контроль за реализацией проекта.

5.5.1. В последний рабочий день месяца каждый исполнитель проекта (при наличии в отчетном периоде контрольных точек, исполнителем которых он является) направляет по электронной почте администратору проекта отчет о ходе реализации мероприятий проекта по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению.

5.5.2. В течение 1 рабочего дня с момента получения отчетов от исполнителей проекта администратор проекта готовит отчет о статусе проекта по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, после согласования руководителем проекта его подписывает куратор проекта.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, его подписывает руководитель проекта.

Куратор/руководитель проекта утверждает отчет о статусе проекта в случае одобрения предложенных в отчете изменений либо возвращает отчет о статусе проекта на доработку в случае отклонения предложенных изменений.

По решению руководителя проекта отчет о статусе проекта до согласования/утверждения может рассматриваться на заседании рабочей группы.

Протоколы заседаний рабочих групп в срок не более 3 рабочих дней с даты заседания администратором проекта направляются руководителю Проектного офиса.

5.5.3. В срок не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, администратор проекта направляет утвержденный отчет о статусе проекта руководителю Проектного офиса.

5.5.4. Руководитель Проектного офиса на основании отчетов о статусе проектов не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным:

готовит сводный отчет о реализации проектов по форме согласно приложению 9 к настоящему Положению;

направляет сводный отчет о реализации проектов председателю Комиссии.

5.5.5. Данные мониторинга реализации проекта рассматриваются на заседаниях Комиссии. Информацию о ходе реализации проекта докладывает руководитель проекта.

5.6. Завершение проекта.

5.6.1. Проект завершается в связи с наступлением срока окончания либо досрочно.

Проект завершается досрочно:

в случае принятия рабочей группой решения о досрочном завершении проекта:

- на основании информации руководителя проекта о возникновении неустранимых условий, при которых проект не может продолжаться,

- на основании информации руководителя Проектного офиса о наличии отставания от сводного плана проекта, при котором цели проекта не могут быть достигнуты в плановые сроки;

в случае досрочного (ранее указанного в паспорте срока окончания проекта) достижения целей проекта.

5.6.2. При завершении проекта руководитель проекта готовит итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению 10 к настоящему Положению в течение 3 рабочих дней с даты наступления планового срока окончания проекта/даты утверждения протокола рабочей группы с решением о досрочном завершении проекта.

Итоговый отчет о реализации проекта руководитель проекта направляет руководителю Проектного офиса на согласование.

По итогам согласования куратор проекта подписывает итоговый отчет.

В течение 3 рабочих дней с даты утверждения итогового отчета о реализации проекта администратор проекта направляет итоговый отчет о реализации проекта руководителю Проектного офиса.

Руководитель Проектного офиса включает вопрос о рассмотрении итогового отчета о реализации проекта в проект повестки очередного заседания Комиссии.

6. Порядок формирования и организации деятельности рабочих групп

6.1. Методическая поддержка проектов по вопросам формирования и организации деятельности рабочих групп в отношении проектов, реализуемых в исполнительных органах и аппарате Правительства, осуществляется Проектным офисом.

6.2. Цель деятельности рабочей группы - эффективное достижение целей проекта.

6.3. Основными задачами рабочей группы являются:

координация действий исполнителей проекта;

согласование интересов всех заинтересованных сторон проекта;

своевременное выявление и устранение рисков и проблем реализации проектов;

разработка корректирующих мер и мер, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проектов.

6.4. Формирование рабочей группы.

6.4.1. Руководитель проекта направляет запрос о направлении сотрудника для участия в деятельности рабочей группы управления проектом в заинтересованные исполнительные органы, структурные подразделения аппарата Правительства, органы местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области и привлекаемые организации согласно приложению N 11 к настоящему Положению.

Руководитель проекта направляет запрос в срок не позднее 3 рабочих дней с даты утверждения/актуализации перечня проектов, реализуемых на территории Ивановской области.

6.4.2. Решения о направлении сотрудников для участия в деятельности рабочей группы принимаются руководителями заинтересованных исполнительных органов, структурных подразделений аппарата Правительства, органов местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области и привлекаемых организаций на основании требований к члену рабочей группы с учетом текущей/будущей занятости сотрудника, а также на основании должностных регламентов сотрудников.

Ответ на запрос об определении кандидатуры члена рабочей группы должен быть направлен в срок не позднее 3 рабочих дней с момента его получения, если иной срок не указан в запросе.

Руководители исполнительных органов и структурных подразделений аппарата Правительства несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности сотрудников и в случае необходимости принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов.

В случае конфликта между должностной и проектной нагрузкой сотрудников приоритет имеют проектные задачи.

6.4.3. Рабочую группу формирует руководитель проекта. Рабочая группа состоит из куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта и членов рабочей группы. Руководитель проекта формирует рабочую группу по форме согласно приложению 12 к настоящему Положению с использованием информации, предоставленной в ответах на запрос о направлении сотрудника для участия в деятельности рабочей группы. Состав рабочей группы утверждается распоряжением Губернатора Ивановской области. Проекты распоряжений Губернатора Ивановской области об утверждении состава рабочих групп/о внесении изменений в состав рабочих групп разрабатывает Проектный офис в соответствии с подпунктом 5.1.7 пункта 5.1 настоящего Положения.

6.4.4. Функции куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта, члена рабочей группы.

6.4.4.1. Функции куратора проекта:

утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

контроль за реализацией проектов в части сроков, финансовых показателей, результатов, утвержденных в паспорте проекта;

оказание всестороннего содействия успешной реализации проекта, в том числе через личную вовлеченность в проект;

руководство рабочей группой;

согласование кандидатуры руководителя проекта;

назначение администратора проекта;

формирование при необходимости общественно-деловых советов и экспертных групп;

внесение в установленном порядке проектов нормативных правовых актов Ивановской области по вопросам реализации проекта;

разрешение рисков и проблем реализации проекта, выходящих за рамки компетенции руководителя проекта.

Куратор проекта назначается Губернатором Ивановской области из числа должностных лиц, входящих в структуру Правительства Ивановской области, по одному или нескольким проектам.

6.4.4.2. Функции руководителя проекта:

руководство процессами планирования, исполнения, управления изменениями, контроля и завершения проекта;

достижение результатов проекта;

оперативное управление проектом;

организация работ по планированию и реализации проекта;

контроль за ходом реализации проекта;

организация деятельности рабочей группы;

распределение задач между исполнителями проекта;

согласование отчетов о статусе проекта, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

6.4.4.3. Функции администратора проекта:

осуществление организационно-технического обеспечения деятельности руководителя проекта и рабочей группы;

организация сбора отчетности, подготовка отчетности для руководителя проекта;

подготовка и протоколирование заседаний рабочей группы;

согласование паспорта проекта и сводного плана проекта с заинтересованными сторонами проекта;

корректировка паспорта проекта, сводного плана проекта, состава рабочей группы по одобренным запросам на изменения;

помощь руководителю проекта в решении отдельных задач.

6.4.4.4. Функции члена рабочей группы:

участие в разработке сводного плана проекта;

участие в заседаниях рабочей группы по рассмотрению отчета о статусе проекта;

участие в выявлении рисков и проблем реализации проекта на основании рассмотрения отчета о статусе проекта;

участие в разработке предложений о корректирующих мерах и мерах, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проекта, на основании рассмотрения отчета о статусе проекта.

6.5. Функционирование рабочей группы.

6.5.1. Формами деятельности рабочей группы являются заседания и/или исполнение решений, принятых на заседаниях. Срочные задачи могут ставиться руководителем проекта членам рабочей группы в период между проведением заседаний.

6.5.2. Для каждого заседания рабочей группы администратором проекта формируются повестка и протокол заседания рабочей группы.

6.5.2.1. Повестка заседания рабочей группы определяет перечень вопросов для обсуждения, примерное время обсуждения каждого вопроса, фамилии, имена и отчества докладчиков. Повестку заседания рабочей группы утверждает руководитель проекта. После утверждения повестки заседания рабочей группы, не менее чем за 2 рабочих дня до даты заседания рабочей группы, администратор проекта направляет членам рабочей группы приглашение на заседание с приложенными повесткой дня и документами.

6.5.2.2. Протокол заседания рабочей группы содержит список присутствующих, наиболее значимую информацию по темам заседания рабочей группы, информацию о принятых решениях и перечень поручений с конкретными датами исполнения членами рабочей группы. Протокол заседания рабочей группы утверждает руководитель проекта. Копия протокола направляется руководителю Проектного офиса.

6.5.3. При необходимости (например, при возникновении принципиальных разногласий между членами рабочей группы по обсуждаемым вопросам либо высокой сложности и/или специфичности тем(ы) обсуждения) руководитель проекта обеспечивает привлечение к участию в заседании рабочей группы дополнительных экспертов. Решения принимаются большинством присутствующих на заседании рабочей группы. При равенстве голосов голос руководителя проекта является решающим.

6.6. Права и ответственность члена рабочей группы.

6.6.1. Член рабочей группы обязан посещать заседания рабочей группы, участвовать в обсуждении вопросов повестки, давать предложения и выполнять поручения руководителя проекта в рамках своей компетенции.

6.6.2. В случае несогласия члена рабочей группы с принимаемым решением он имеет право на приобщение особого мнения к протоколу.

6.7. Дополнительно в целях реализации проекта предлагается формировать экспертные группы и общественно-деловые советы, представители которых могут включаться в состав рабочей группы.

Общественно-деловой совет и экспертные группы могут формироваться как по отдельному проекту, так и по нескольким проектам.

6.7.1. Общественно-деловой совет.

6.7.1.1. Общественно-деловой совет реализует следующие основные функции:

а) участвует в определении основных требований к результатам проекта, качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

б) направляет в рабочую группу заключение на паспорт проекта;

в) участвует в приемке промежуточных и окончательных результатов проекта и направляет соответствующие заключения в рабочую группу;

г) участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по проекту;

д) разрабатывает и направляет в рабочую группу рекомендации и предложения по увеличению выгод от проекта, в том числе с учетом открывшихся по ходу проекта возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

6.7.1.2. Общественно-деловой совет проекта формируется с привлечением представителей общественных и деловых объединений, иных организаций и групп граждан, непосредственно заинтересованных в результатах соответствующего проекта.

По решению руководителя исполнительного органа или структурного подразделения аппарата Правительства функции общественно-делового совета проекта могут быть возложены на существующие консультативные или совещательные органы.

6.7.2. Экспертная группа.

Экспертная группа проекта формируется в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проекта.

Экспертная группа проекта оказывает содействие куратору и руководителю проекта в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта, мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта.

Экспертная группа проекта готовит заключения о сводном плане проекта, а также представляет в рабочую группу, куратору и руководителю проекта предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта.