Приложение 6. Порядок ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра имущества, находящегося в собственности Республики Крым

Приложение 6
к приказу
Министерства имущественных
и земельных отношений
Республики Крым
от 11 августа 2014 г. N 9

Порядок
ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра имущества, находящегося в собственности Республики Крым

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения специалистами Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым (далее - должностное лицо) документов, являющихся неотъемлемой частью реестра имущества, находящегося в собственности Республики Крым (далее - реестр):

журнала учета документов, поступивших для учета имущества, находящегося в собственности Республики Крым, в реестре (далее - журнал учета документов);

дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета имущества, находящегося в собственности Республики Крым, в реестре, распоряжения, письма, выписки из реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - дело документов).

2. Ведение журнала учета документов и дел документов осуществляется путем соответственно:

внесения в журналы записей о документах, поступивших для учета имущества, находящегося в собственности Республики Крым, в Реестре;

помещения в дело документов, поступивших для учета имущества, находящегося в собственности Республики Крым, в Реестре, распоряжений, писем, выписок из Реестра, других документов, подготовленных в процессе ведения Реестра, записи о которых вносятся в опись документов, содержащуюся в деле документов (далее - опись документов).

3. Внесение записей, указанных в пункте 2 настоящих Правил, в журнал учета документов и опись документов, а также соответствующих записей в титульные листы журналов и дела документов осуществляется по формам N 1, 2 к настоящим Правилам.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "в пункте 2 настоящего Порядка" и "по формам N 1, 2 к настоящему Порядку"

Листы журнала и описи документов нумеруются порядковыми номерами по строке "Лист ____".

4. Ведение журнала учета документов и описи документов осуществляется на электронном носителе в формате Microsoft Excel.

После внесения первых записей в опись документов должностное лицо распечатывает опись документов и помещает ее в дело документов. После внесения в опись документов новых записей ее листы, содержащие новые записи, распечатываются должностным лицом в дни внесения в нее указанных записей и помещаются в дело документов, дополняя распечатанную опись документов.

С целью предотвращения утраты данных журнала учета документов и описи документов на электронных носителях структурное подразделение Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым, осуществляющее функции администратора сети, формирует их резервные электронные копии, которые должны храниться в местах, исключающих их утрату одновременно с оригиналами, и обновляться ежедневно.

5. По окончании календарного года журнал учета документов закрывается путем внесения в правый верхний угол титульного листа журнала записи "Закрыт 31 декабря ____года" с указанием в ней года закрытия.

После закрытия журналы распечатываются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляются печать Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым, подпись должностного лица, уполномоченного на заверение помещаемых в реестр документов, количество пронумерованных и сшитых листов журнала, последний порядковый номер записи в журнале.

В закрытых журналах допускается только дополнение существующих записей.

Прошитые журналы и их резервные копии хранятся в архиве Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым.

С наступлением нового календарного года открывается журнал учета документов на указанный год. При этом порядковые номера записей в журнале начинаются с единицы.

II. Ведение журнала учета документов

6. В журнал учета документов вносятся записи о документах, поступивших для учета имущества Республики Крым в реестре:

от правообладателей - на принадлежащее им на соответствующем вещном праве имущество Республики Крым и (или) предоставленные им в пользование на основании соответствующих договоров земельные участки;

от органов исполнительной власти, иных органов и (или) организаций - на имущество, составляющее государственную казну Республики Крым (далее - имущество казны), в том числе в результате запросов Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым.

Записи вносятся в журнал учета документов последовательно в порядке поступления документов. Одна запись в журнале учета документов соответствует одному входящему номеру сопроводительного письма к документам для учета имущества Республики Крым в реестре, указанным в настоящем пункте.

7. При внесении записей в журнал учета документов:

в графу 1 вносится порядковый номер 1, 2,... "n" записи о поступившем пакете документов;

в графы 2 и 3 вносятся соответственно дата и входящий номер пакета документов, присвоенные в порядке общего делопроизводства;

в графы 4 - 8 вносится количество документов, поступивших для учета имущества Республики Крым в реестре: карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них; записей об изменениях сведений об объектах учета; записей о прекращении права собственности Республики Крым на имущество и документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения; документов, содержащих сведения об имуществе казны;

в графу 9 вносится общее количество листов документов в пакете документов;

в графу 10 вносится полное наименование правообладателя, если им является юридическое лицо, фамилия, имя и отчество, если правообладателем является физическое лицо, полное наименование организации, не являющейся правообладателем, от которой поступили документы для учета имущества Республики Крым в реестре;

в графы 11 -14 вносится количество заверенных после учета карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них, записей об изменениях сведений об объектах учета и записей о прекращении права собственности Республики Крым на имущество (далее - карты и записи);

в графу 15 вносятся дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в журнале учета документов.

III. Ведение дел документов

8. В дело документов помещаются все указанные в пунктах 1, 6 настоящих Правил документы (копии документов), поступившие для учета имущества Республики Крым в реестре, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - документ).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "указанные в пунктах 1, 6 настоящего Порядка"

9. Дело документов открывается:

на каждый объект учета;

для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).

10. Дело документов идентифицируется по строке "Дело N____" формы его титульного листа:

а) РНИРК объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя, если правообладателем является физическое лицо, в строку "Дело N____" вместо ОГРН вносится знак "-", если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);

б) РНИРК объекта учета, если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий государственную казну Республики Крым (далее - объект учета казны);

в) ОГРН правообладателя, если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);

11. Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.

Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.

При накапливании в одном деле большого количества документов

допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N___" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов.

12. При внесении записей в опись документов:

в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;

в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;

в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;

в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);

в графу 5 вносится количество листов в документе;

в графу 6 вносятся номера листов.

Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.

13. При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в казну Республики Крым должностное лицо вносит изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.

14. Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из собственности Республики Крым или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "Закрыто", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.

15. Закрытое дело в установленном порядке передается на постоянное хранение в архив Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым.

Форма N 1
к Порядку ведения документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра имущества Республики Крым

Титульный лист
Министерство имущественных и земельных отношений Республики Крым
(полное наименование структурного подразделения Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым)
Журнал учета документов, поступивших для учета имущества, находящегося в собственности Республики Крым в реестре имущества Республики Крым
(20 год)
Должностное лицо:
с "		"		г. по "		"		г.
									(Ф.И.О.)
Срок хранения: постоянно

Лист

Журнал учета документов, поступивших для учета имущества, находящегося в собственности Республики Крым в реестре имущества Республики Крым

N п/п

Пакет документов

Количество (шт.) заверенных

Примечания

Входящий

Количество (шт.)

Общее кол-во листов

Правообладатель, орган исполнительной власти РК, иной орган или организация

карт

записей об изменениях сведений об ОУ

записей о прекращении права собственности РК на имущество

дата

N

карт

записей об изменениях сведений об ОУ

записей о прекращении права собственности РК на имущество

документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения

ОУ

лиц

ОУ

лиц

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1

...

n

Итого

Х

Х

Х

Х

Условные обозначения:

ОУ - объект учета;

Х - знак, означающий, что графа по строке "Итого" не заполняется.

Форма N 2
к Порядку ведения документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра имущества Республики Крым

Титульный лист

Министерство имущественных и земельных отношений Республики Крым

(полное наименование структурного подразделения Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым)

Дело N

,

Вариант 1:

N РНИРК

/ ОГРН

Вариант 2:

N РНИРК

/ - ;

Вариант 3:

N РНИРК

Вариант 4:

N ОГРН

Том N

Должностное лицо:

с "

"

г. по "

"

г.

(Ф.И.О.)

Срок хранения: постоянно

Лист
Опись документов дела документов N					Том N
N п/п	Реквизиты документа		Наименование документа			Количество листов в документе		Номер листов документа
	дата	N
1	2	3	4			5		6
1
n
Итого	Х*	Х	Х					Х
* Знак, означающий, что графа по строке "Итого" не заполняется.