3. Подразделения управления и их функции

3. Подразделения управления и их функции

В структуру Управления входят следующие подразделения:

- сектор закупок и договорных отношений;

- сектор информационно-технического обеспечения;

- сектор общего документооборота.

В рамках решения поставленных целей и задач функциональные подразделения Управления выполняют следующие функции:

3.1. Сектор закупок и договорных отношений

3.1.1. Осуществляет организационно-техническое обеспечение проведения процедур, направленных на закупку товаров, работ, услуг для нужд Городского совета, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, Республики Крым в сфере закупок товаров, работ и услуг.

3.1.2. Осуществляет подготовку обоснования начальной (максимальной) цены договора, заключаемого по результатам закупки.

3.1.3. Осуществляет формирование порядка оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе.

3.1.4. Осуществляет составление документации о закупке товаров, работ, услуг, в том числе проекта договора, заключаемого по результатам закупки товаров, работ, услуг, на основании представленных заявок, содержащих требования к объекту и предмету закупки, требования к условиям исполнения договора, заключаемого по результатам закупки.

3.1.5. Составляет план закупки, план-график на закупку товаров, работ, услуг для нужд Городского совета.

3.1.6. Осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии по закупке товаров, работ, услуг.

3.1.7. Публикует на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" информацию о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.

3.1.8. Принимает и регистрирует документы, полученные в процессе закупки товаров, работ, услуг для нужд Городского совета, от претендентов и участников закупки.

3.1.9. Готовит разъяснения и изменения к документации о закупке товаров, работ, услуг.

3.1.10. Осуществляет ведение реестра закупок Городского совета, осуществленных без заключения муниципальных контрактов.

3.1.11. Проводит мониторинг закупок товаров, работ, услуг для нужд Городского совета.

3.1.12. Формирует ежеквартальные и иные отчеты о результатах закупок товаров, работ, услуг для нужд Городского совета.

3.1.13. Ведет базу данных по проводимым закупкам товаров, работ и услуг и осуществляет передачу документов в архив по окончании срока их хранения.

3.1.14. Сектор возглавляет заведующий сектором, обязанности которого вытекают из задач Сектора и Управления.

3.2. Сектор информационно-технического обеспечения

3.2.1. Обеспечивает работу системы голосования, усиления речи и ее записи, других технических средств при проведении сессий Городского совета, приема граждан, совещаний, семинаров и других массовых мероприятий, проводимых Городским советом.

3.2.2. Обеспечивает функционирование информационных систем в Городском совете.

3.2.3. Создает, модернизирует и обеспечивает работоспособность локальной вычислительной сети (ЛВС) в Городском совете.

3.2.4. Контролирует использование компьютерной и оргтехники и программного обеспечения;

3.2.5. Обеспечивает доступ структурных подразделений Городского совета к информационным базам данных;

3.2.6. Проводит установку и конфигурирование программного обеспечения.

3.2.7. Обеспечивает безопасный доступ пользователей локальной вычислительной сети и антивирусную защиту;

3.2.8. Контролирует работу электронной почты и web-сервисов в Городском совете;

3.2.9. Проводит мониторинг и обобщение потребностей структурных подразделений Городского совета в компьютерной, копировально-множительной и другой электронной оргтехнике;

3.2.10. Принимает меры по обеспечению структурных подразделений Городского совета мебелью, хозяйственным инвентарем, организационной техникой; осуществляет наблюдение за рациональным использованием и сохранностью материальных ценностей, находящихся на балансе Городского совета.

Сектор возглавляет заведующий сектором, обязанности которого вытекают из задач Сектора и Управления.

3.3. Сектор общего документооборота

3.3.1. Обеспечивает выполнение требований законодательства Российской Федерации по рассмотрению обращений граждан и документов, поступивших в Городской совет, осуществляет контроль за состоянием этой работы в структурных подразделениях аппарата Городского совета.

3.3.2. Организует единую систему ведения делопроизводства структурными подразделениями аппарата, должностными лицами Городского совета, обеспечивает единый порядок поступления, обработки документов и контроль за их прохождением.

3.3.3. Осуществляет прием и регистрацию писем, обращений граждан, предприятий и организаций, поступивших в Городской совет, в том числе и по электронной почте, в соответствии с действующим законодательством, контроль за сроками их прохождения и рассмотрения, а также анализ поступивших обращений, запросов и других документов и подготовку предложений по устранению нарушений и недостатков при их рассмотрении.

3.3.4. Обеспечивает организацию приема граждан и представителей организаций, предприятий по вопросам, отнесенным к компетенции Городского совета.

3.3.5. Оказывает гражданам и представителям организаций и предприятий консультационно-информационную помощь в пределах своей компетенции.

3.3.6. Составляет график приема граждан руководством Городского совета, осуществляет предварительную запись на прием, подготовку к приему необходимых материалов, обеспечивает прием и его документальное оформление.

3.3.7. Осуществляет контроль за выполнением поручений, данных по результатам приема граждан или резолюций при направлении обращений на рассмотрение соответствующим органам или должностным лицам.

3.3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Городского совета.

3.3.9. В пределах полномочий готовит проекты решений Городского совета, правовых актов председателя Симферопольского городского совета, инструкции по общему делопроизводству и делопроизводству по обращениям граждан, иные документы и материалы в соответствии с планами работы, решениями Городского совета, распоряжениями, постановлениями или поручениями председателя Симферопольского городского совета, управляющего делами по вопросам, которые относятся к компетенции сектора.

3.3.10. Составляет сводную номенклатуру дел Городского совета, осуществляет контроль за правильным оформлением, формированием и хранением дел, которые подлежат сдаче в архив.

3.3.11. Оказывает методическую помощь в усовершенствовании форм и методов работы с документами в подразделениях аппарата Городского совета, на предприятиях, в учреждениях и организациях городского округа.

3.3.12. Проводит ежемесячно анализ состояния исполнительской дисциплины по выполнению контрольных документов и обращений граждан в структурных подразделениях аппарата Городского совета.

3.3.13. Вносит предложения по совершенствованию организации делопроизводства, контроля и работе по обращениям граждан.

3.3.14. Информирует председателя Симферопольского городского совета, управляющего делами о состоянии выполнения контрольных документов и обращений граждан.

3.3.15. Обобщает и анализирует данные о результатах выполнения взятых на контроль документов, обращений граждан.

3.3.16. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции, зарегистрированной в секторе.

3.3.17. Запрашивает и получает от исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан, информацию, документы и материалы, необходимые для деятельности Сектора, передает в установленном порядке информацию указанным органам, предприятиям и гражданам.

3.3.18. Ведет электронные базы данных по общему делопроизводству и делопроизводству по обращениям граждан.

3.3.19. Организовывает контроль за сроками исполнения правовых актов Городского совета, председателя Симферопольского городского совета, в части, касающейся Городского совета, структурных подразделений аппарата Городского совета.

Сектор возглавляет заведующий сектором, обязанности которого вытекают из задач Сектора и Управления.