Приложение 10. Положение об Управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополь Республики Крым

Приложение 10
к решению 6-й сессии
Симферопольского городского
совета от 28.11.2014 г. N 98

Положение
об Управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополь Республики Крым

Общие положения

1. Управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя (далее - Управление) является отраслевым (функциональным) органом Администрации города Симферополя, создан для организации и обеспечения функционирования единой эффективной системы Администрации города Симферополя в сфере документооборота.

2. Управление подотчетно и подконтрольно главе Администрации города Симферополь, и непосредственно подчинено руководителю аппарата Администрации города Симферополя, координирующему его работу в соответствии с распределением полномочий.

3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 09.02.2010 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Законом Республики Крым от 21.08.2014 N 54-ЗРК "Об основах местного самоуправления в Республике Крым", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь, муниципальными правовыми актами города Симферополя и настоящим Положением.

4. Управление не обладает правом юридического лица, может иметь штампы со своим наименованием, штампы для регистрации корреспонденции и бланки Управления со своим наименованием установленного образца.

5. Положение об Управлении утверждается Симферопольским городским советом Республики Крым.

6. Штатное расписание Управления устанавливается главой Администрации города Симферополя.

7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Управление осуществляется за счет средств бюджета городского округа.

Задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

1. Осуществление мониторинга, анализа и иных контрольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, поручений главы администрации города Симферополь и его заместителей в отраслевых, функциональных органах администрации, а также находящихся в ее ведении муниципальных учреждений;

2. Обеспечение единого порядка ведения делопроизводства и документооборота, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами;

3. Обеспечение учёта, организация и осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан, предприятий, учреждений и организаций, поступающих в адрес Администрации города Симферополя Республики Крым, главы Администрации города Симферополя, и его заместителей, с применением автоматизированных систем.

4. Осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями и должностными лицами Симферопольского городского совета в пределах компетенции (в т.ч. с постоянными комитетами).

Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Организует единую систему делопроизводства и документооборота в Администрации города Симферополя Республики Крым:

- осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по электронным каналам связи, ведет справочную работу по ней;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации города Симферополя Республики Крым;

- принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

- принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в Администрации города Симферополь Республики Крым;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации;

- ведет учет объема документооборота;

- обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;

- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности управления;

- составляет сводную номенклатуру дел;

- участвует в разработке и проектировании образцов бланков документов, печатей и штампов, применяемых в работе Администрации города Симферополя Республики Крым, организации их учета и хранении;

- осуществляет подготовку информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

2. Организует приемы граждан по личным вопросам главой Администрации города Симферополя Республики Крым и его заместителями:

- составляет график приема граждан по личным вопросам главой Администрации города Симферополя Республики Крым и его заместителями;

- осуществляет предварительную запись граждан на прием к главе Администрации города Симферополя Республики Крым и его заместителям;

- обеспечивает проведение приемов граждан главой Администрации города Симферополя Республики Крым и его заместителями;

- осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан;

- осуществляет контроль за исполнением отраслевыми (функциональными) органами Администрации города Симферополя Республики Крым поручений главы Администрации города Симферополя и его заместителей.

3. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:

- принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение главе Администрации города Симферополя Республики Крым и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей;

- передает рассмотренные обращения на исполнение в отраслевые (функциональные) органы Администрации города Симферополя Республики Крым;

- осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов;

- осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;

- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует главу Администрации города Симферополя и его заместителей о состоянии исполнительской дисциплины в курируемых отраслевых (функциональных) органах Администрации города Симферополя;

- обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит главу Администрации города Симферополя с аналитическими и электронными материалами;

- оказывает отраслевым (функциональным) органам Администрации города Симферополя методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.

Структура Управления

1. Управление образуется в составе начальника и отделов, необходимых для выполнения возложенных на него задач.

2. Деятельность структурных подразделений Управления осуществляется в соответствии с положениями о них, утверждаемыми главой Администрации города Симферополя.

Начальник Управления

1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации.

2. Начальник Управления подчиняется главе Администрации города Симферополя, руководителю аппарата Администрации города Симферополя в соответствии с правовыми актами, регламентирующими распределение обязанностей между главой Администрации города Симферополя Республики Крым и его заместителями.

3. Начальник Управления осуществляет руководство деятельностью Отделана основе единоначалия и несёт персональную ответственность за невыполнение возложенных на Управление задач и функций, за соблюдением действующего законодательства, за сохранность документов, находящихся в ведении Управления, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины.

- Определяет степень ответственности работников.

- Представляет Управление во всех учреждениях, организациях и предприятиях.

- Представляет в установленном порядке на утверждение положение об Управления, штатное расписание Управления и должностные инструкции работников Управления;

- Осуществляет контроль за исполнением работниками Отдела их должностных обязанностей, правил внутреннего трудового распорядка Администрации города Симферополя Республики Крым.

- Вносит предложения о премировании и поощрении работников Отдела, а также применении к ним дисциплинарных взысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Крым, муниципальными правовыми актами.

- Вносит предложения о командировании работников Управления в соответствии с законодательством Российской Федерации.

- Представляет работников Управления при проведении аттестации, готовит на них служебные характеристики.

- Согласовывает проекты решений Симферопольского городского совета (в соответствии с Регламентом работы Симферопольского городского совета Республики Крым), постановлений и распоряжений главы Администрации города Симферополя, в разработке которых принимают участие работники Отдела и по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, подписывает служебные документы;

- Выполняет другие обязанности, возложенные на него в установленном законом порядке.

Права Управления

Во исполнение возложенных на него задач и функций Управления имеет право в установленном порядке:

1. Запрашивать и получать от руководителей отраслевых (функциональных) администрации города, руководителей организаций, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, необходимую информацию, документы и материалы по исполнению поручений руководства администрации города;

2. Привлекать по согласованию с руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города Симферополя Республики Крым сотрудников для подготовки проектов муниципальных правовых актов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и работы с обращениями граждан, проводимых Управлением;

3. Осуществлять иные права для реализации возложенных на управление задач и функций.

Ответственность

1. Начальник Управления несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

2. Работники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

Прекращение деятельности Управления

1. Прекращение деятельности Управления осуществляется на основании решения сессии Симферопольского городского совета Республики Крым по представлению главы Администрации города Симферополя.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.2. Прекращение деятельности Управления производится с соблюдением процедур, предусмотренных действующим законодательством.

Председатель Симферопольского городского совета

В.Н. Агеев

Глава Администрации города Симферополя

Г.С. Бахарев