Приложение 6. Положение об Архивном управлении (муниципальном архиве) администрации города Симферополя Республики Крым

Информация об изменениях:

Решением Симферопольского городского совета Республики Крым от 4 декабря 2014 г. N 103 в приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 6
к решению 6-й сессии
Симферопольского городского
совета от 28.11.2014 г. N 98

Положение
об Архивном управлении (муниципальном архиве) Администрации города Симферополя Республики Крым

С изменениями и дополнениями от:

4 декабря 2014 г.

Общие положения

1. Архивное управление (муниципальный архив) Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Отдел) осуществляет реализацию полномочий Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Администрации города Симферополя) по формированию и содержанию архивных фондов.

2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация города Симферополя образует в своем составе Архивное управление, выполняющее функции муниципального архива.

3. Управление является самостоятельным структурным подразделением, отраслевым (функциональным) органом Администрации города Симферополя без статуса юридического лица. Управление имеет бланки, штампы с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов.

4. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, нормативными правовыми и иными актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, а также муниципальными правовыми актами, документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, Государственного архива Республики Крым и настоящим Положением.

5. Положение об Управлении утверждается Симферопольским городским советом Республики Крым.

6. Штатное расписание Управления утверждается главой Администрации города Симферополя.

7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Управления осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

Дополнительными источниками комплектования Управления могут быть:

- целевые средства из бюджета Республики Крым при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании городской округ Симферополь Республики Крым; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации города Симферополя, в т.ч. полномочий по хранению архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

8. Администрация города Симферополя обеспечивает Управление помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда сотрудников.

9. Управление подотчетно и подконтрольно главе Администрации города Симферополя и находится в непосредственном подчинении руководителя аппарата Администрации города Симферополя, координирующего его работу в соответствии с распределением полномочий.

10. Местонахождение Управления: 295000, г. Симферополь, ул. Толстого, 15.

Основные задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в Управление, представление в установленном порядке учетных данных в Государственный архив Республики Крым;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- использование информации, содержащейся в документах, хранящихся в Управлении;

- подготовка и представление Администрации города Симферополя и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Управлении.

Функции Управления

1. Управление обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Национального архивного фонда Украины (до 21 марта 2014 года), Архивного фонда Республики Крым, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении администрации города Симферополя и Республики Крым;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Национального архивного фонда Украины (до 21 марта 2014 года), Архивного фонда Республики Крым, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий администрации города Симферополя, которыми она наделена;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Республики Крым;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действующих на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Управления;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Управления.

2. Принимает участие в разработке проектов Федеральных и Региональных программ развития архивного дела в муниципальном образовании городской округ Симферополь.

3. Документы негосударственной части Архивного фонда Республики Крым (личного происхождения) поступают на хранение в Управление в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Управлением, действующим от имени Администрации города Симферополя при наличии доверенности.

4. Комплектование Управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, в т.ч.:

- составление списков организаций - источников комплектования Управления, утверждаемых Администрацией города Симферополя и согласовываемых с Государственным архивом Республики Крым, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и приём документов постоянного (долговременного) хранения в Управлении;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Управлении.

5. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации города Симферополя в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

- рассмотрение и представление в Архивную службу Республики Крым поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу - источников комплектования Управления;

- рассмотрение и согласование на Экспертной комиссии Управления описей дел по личному составу организаций всех форм собственности, не являющихся источниками комплектования Управления.

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами, обеспечению их сохранности;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб;

- оказание в организациях всех форм собственности организационной, методической помощи в проведении научно-технической обработки документов постоянного хранения и по личному составу с целью подготовки их для дальнейшего ведомственного хранения и передаче на государственное хранение.

6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, реализация прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым о составе и содержании документов Управления по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- использование документов в социально-экономических и культурно-просветительских целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб по вопросам компетенции Управления;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Управления, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

7. Реализация отдельных государственных полномочий администрации города Симферополя в сфере архивного дела в установленном законом порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

8. Осуществляет иные полномочия в соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Крым от 14 августа 2014 года N 50-ЗРК "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Крым", нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым, настоящим Положением и иными муниципальными правовыми актами.

9. Взаимодействует со структурными подразделениями и должностными лицами Симферопольского городского совета в пределах компетенции (в том числе с постоянными комитетами).

Права Управления

Управление для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

1. Вносить на рассмотрение главы администрации города Симферополя и Государственному архиву Республики Крым предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Управлении, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организации, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований Федерального и регионального архивного законодательства.

4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования городской округ Симферополь, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Симферополя Республики Крым и её структурными подразделениями, предприятиями, учреждениями и организациями муниципального образования городской округ Симферополь; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов обеспечения сохранности документов.

7. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответс