Приложение N 3. Примерный регламент организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым, экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

Приложение N 3
к приказу
Государственной
архивной службы
Республики Крым
от 9 февраля 2015 г. N 14

Примерный регламент
организации работы экспертной комиссии архивного отдела, архивного отдела (муниципального архива) администрации муниципального образования Республики Крым, экспертно-методической комиссии муниципального архива муниципального образования Республики Крым

В соответствии с федеральными законами от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами Республики Крым от 21 августа 2014 года N 54-ЗРК "Об основах местного самоуправления в Республике Крым", от 14 августа 2014 года N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым" на администрации городских округов и муниципальных районов в Республике Крым возложена ответственность по формированию и содержанию муниципальных архивов.

Для выполнения этой задачи создаются экспертные комиссии архивных отделов/архивных отделов (муниципальных архивов) администраций городских округов и муниципальных районов в Республике Крым (далее - ЭК), экспертно-методические комиссии муниципальных архивов городских округов и муниципальных районов в Республике Крым (далее - ЭМК).

1. Организация работы ЭК/ЭМК

1.1. Постоянно действующая ЭК создается распоряжением Главы администрации городского округа/муниципального района (далее - Администрация) в количестве не менее 5 человек.

Постоянно действующая ЭМК создается приказом руководителя муниципального архива в количестве не менее 5 человек

1.2. Основные задачи, функции и права ЭК/ЭМК определены положением об ЭК/ЭМК.

1.3. Председатель ЭК/ЭМК:

- руководит деятельностью ЭК/ЭМК и несет ответственность за выполнение возложенных на комиссию задач;

- обеспечивает контроль за своевременным рассмотрением документов и материалов, поступивших на рассмотрение ЭК/ЭМК, и выполнением принятых решений;

- проводит заседания ЭК/ЭМК;

- проводит анализ состояния работы с учреждениями городского округа/муниципального района;

- отчитывается о работе ЭК/ЭМК.

В целях выработки научно-обоснованных решений председатель ЭК/ЭМК:

- поручает членам ЭК/ЭМК в установленном порядке вести подготовку вопросов для внесения на рассмотрение ЭК/ЭМК;

- привлекает в установленном порядке к подготовке отдельных вопросов специалистов архивных и других учреждений в качестве консультантов и экспертов.

1.4. Секретарь ЭК/ЭМК:

- планирует работу ЭК/ЭМК, увязывая ее с планами работы муниципального архива и заинтересованных организаций;

- обеспечивает созыв заседаний комиссии;

- ведет регистрацию представленных на ЭК/ЭМК документов. Проверяет соблюдение установленного порядка представления основных документов;

- распределяет представленные документы на рассмотрение членам ЭК/ЭМК;

- готовит проект повестки дня заседания ЭК/ЭМК;

- протоколирует ход заседаний комиссии и оформляет протокол заседания ЭК/ЭМК;

- проставляет соответствующие грифы на рассмотренных ЭК/ЭМК документах;

- готовит документы к отправке;

- информирует заинтересованные учреждения и лица о решениях ЭК/ЭМК;

- осуществляет оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, информирование председателя ЭК/ЭМК о ходе выполнения решений;

- осуществляет учет проделанной работы и отчетность о работе комиссии;

- ведет документацию, созданную комиссией, и обеспечивает ее сохранность.

1.5. Члены ЭПК:

- ведут практическую, методическую и организационную работу по выполнению функций, определенных положением об ЭК/ЭМК;

- по поручению ЭК/ЭМК проверяют качество выполненных работ, связанных с экспертизой ценности документов и комплектованием муниципального архива;

- дают заключения о качестве проведенной экспертизы ценности документов, отбора на хранение и научно-технической обработки документов.

1.6. Деятельность ЭК/ЭМК предусматривается основными направлениями развития архивного дела в городском округе, муниципальном районе и планом работы ЭК/ЭМК на год (приложение к регламенту N 1).

1.7. Заседания ЭК/ЭМК созываются по мере необходимости, но не реже 4 раз в год.

1.8. Заседания ЭК/ЭМК протоколируются. Протоколы ЭК/ЭМК оформляются на угловом бланке Администрации/муниципального архива, подписываются председателем и секретарем, утверждаются главой администрации/руководителем муниципального архива (приложение N 2).

2. Документирование деятельности ЭК/ЭМК

2.1. В соответствии с задачами, компетенцией и характером решаемых вопросов в деятельности ЭК/ЭМК создаются следующие основные виды документов (приложение N 6):

- протоколы заседаний ЭК/ЭМК;

- выписки из протоколов заседаний ЭК/ЭМК;

- письма, замечания, отзывы;

- заключения экспертов, членов ЭК/ЭМК;

- графики рассмотрения ЭК/ЭМК описей дел, номенклатуры дел и других нормативно-методических документов;

- планы;

- отчеты.

2.2. Протокол заседания ЭК/ЭМК фиксирует в обобщенной форме вопросы, рассмотренные на заседании, и подробно - решения, принятые по каждому вопросу или рассмотренному документу.

Протокол составляется на основе обсуждения представленных к заседанию проектов документов, и принятых в ходе обсуждения решений.

Протоколы ЭК/ЭМК подписываются председателем и секретарем ЭК/ЭМК.

Протоколы ЭК/ЭМК и документы к ним группируются в самостоятельное дело "Протоколы заседаний ЭК/ЭМК и документы (отзывы, предложения, справки, копии приказов и др.) к ним". Документы к протоколам располагаются в последовательности рассмотрения вопросов после соответствующего протокола.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.2. Выписка из протокола ЭК/ЭМК оформляется в качестве самостоятельного документа с целью доведения решения ЭК/ЭМК до сведения заинтересованных организаций.

Выписка печатается в нужном количестве экземпляров. На последнем листе протокола делается отметка о том, кому разослана выписка (приложение N 3).

Копии выписок из протоколов ЭК/ЭМК формируются в дело "Выписки из протоколов ЭК/ЭМК".

2.3. Письмо ЭК/ЭМК составляется на бланке Администрации и подписывается главой Администрации и председателем ЭПК/руководителем муниципального архива. Письмо составляется по организационным, методическим, практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими муниципального архива, работы экспертных комиссий муниципальных организаций и др.

2.4. Заключения (отзывы) на документы, поступившие на рассмотрение ЭК/ЭМК, должны содержать их общую оценку, конкретные замечания и предложения по существу рассматриваемого вопроса (документа). Все предусмотренные для заполнения графы заключения при подаче его в вышестоящую экспертную комиссию должны быть заполнены.

Заключения составляют члены ЭК/ЭМК.

Заключения на описи составляются по форме приложения N 4 в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в ЭК/ЭМК, другой направляется в вышестоящую экспертную комиссию или в организацию, представившую документ на рассмотрение.

В разделе "Анализ состава и содержания документа" указывается, что дела обработаны согласно требованиям Основных правил работы архивов организаций (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), делаются замечания по полноте состава документов, указывается, обеспечена ли сохранность документов, где хранятся документы (в архиве, в рабочих комнатах, др.).

В разделе "Заключение эксперта ЭК /ЭМК" указываются замечания по оформлению в результате научно-технической обработки представленных документов, при наличии которых документы отправляются на доработку. Если замечаний не имеется, ставится отметка "Считаю возможным опись N 1 согласовать и представить на рассмотрение ЭК архивного отдела/ЭПК Крымгосархива" или "Считаю возможным опись N 1-Л согласовать".

Заключения на номенклатуру дел, положения об экспертной комиссии и архиве организации составляются по форме приложения N 5.

При рассмотрении номенклатуры дел в разделе "Анализ состава и содержания документа" указывается, что:

- представленная номенклатура на год рассматривается в связи:

а) с началом деятельности организации, созданной в году;

б) с преобразованием организации: коренным изменением функций, изменением формы собственности, изменением структуры;

в) с изменениями в составе документов.

- Документы, включенные в номенклатуру дел полностью (частично) отражают деятельность организации. При наличии перечисляются замечания.

- Номенклатура дел составлена по принципу:

а) структурного деления организации;

б) производственно-отраслевой или функциональной схемам.

- Формирование документов в дела и качество заголовков дел соответствует Основным правилам работы архивов организаций (2002). При наличии перечисляются замечания.

В разделе "Заключение эксперта ЭК /ЭМК" указываются замечания по оформлению представленных документов, при наличии которых документы отправляются на доработку. Если замечаний не имеется, ставится отметка "Считаю возможным номенклатуру согласовать и представить на рассмотрение ЭК архивного отдела/ЭПК Крымгосархива" или "Считаю номенклатуру согласовать".

Заключения на другие нормативно-методические документы составляются по аналогии.

2.5. План работы ЭК/ЭМК составляется секретарем на основании плана основных направлений развития архивного дела в городском округе/муниципальном районе.

2.6. Отчет о работе ЭК/ЭМК за год составляется секретарем ЭК/ЭМК. Отчет заслушивается на заседании ЭК/ЭМК.

2.7. График рассмотрения ЭК/ЭМК описей и других нормативно-методических документов рекомендуется вести в целях организации планомерного рассмотрения указанных документов и осуществления контроля за ходом выполнения плановых показателей; он должен, по возможности, предусматривать одновременное рассмотрение описей и номенклатуры дел всех учреждений, расположенных на территории города.

График составляется по согласованию с экспертными комиссиями муниципальных организаций, учреждений, предприятий. При этом определяется год, по который обязательно должны быть упорядочены документы учреждений.

Для организации работы можно использовать график согласования номенклатуры дел, упорядочения и передачи документов учреждений в муниципальный архив.

3. Порядок учета и прохождения документов, поступивших на рассмотрение ЭК/ЭМК

3.1. При получении проектов документов (далее - документов), представленных на рассмотрение ЭК/ЭМК, секретарь ЭК/ЭМК проверяет наличие и комплектность материалов к рассматриваемым документам. Неправильно оформленные и не содержащие всех необходимых приложений документы возвращаются корреспондентам, или недостающие документы запрашиваются дополнительно.

3.2. В целях учета представленных на рассмотрение ЭК/ЭМК документов, контроля за их рассмотрением, а также для учета принятых комиссией решений секретарь ЭК/ЭМК фиксирует на карточках сведения об описях, номенклатуре дел, других нормативно-методических документах, актах, поступивших на ЭК/ЭМК, либо в журнале регистрации документов, поступивших на ЭК/ЭМК.

3.3. Секретарь ЭК/ЭМК передает на рассмотрение члену ЭК/ЭМК документы вместе с заключениями к ним. Каждый член ЭК/ЭМК имеет рабочую папку, в которой находятся методические документы, относящиеся к работе.

3.4. По результатам рассмотрения, зафиксированного в заключении, секретарь проставляет в карточке или журнале номер и дату протокола.

3.5. На документах, рассмотренных и согласованных ЭК/ЭМК, секретарь проставляет гриф (штамп), содержащий номер и дату протокола.

3.6. В случаях, когда рассмотренный документ возвращается для доработки учреждению, секретарь делает отметку на карточке или в журнале "возвращено на доработку". При возвращении на доработку описи, оставляется на контроле один ее экземпляр.