Приложение N 2. Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым

Приложение N 2
к приказу Государственной
архивной службы
Республики Крым
от 30 декабря 2014 г. N 55

Регламент работы
Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Республики Крым

С изменениями и дополнениями от:

23 июля 2015 г., 14 декабря 2016 г.

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23 июля 2015 г. N 96 преамбула изложена в новой редакции

См. текст преамбулы в предыдущей редакции

Экспертно-проверочная комиссия Государственной архивной службы Республики Крым (далее - ЭПК) осуществляет свою деятельность на основании Положения об ЭПК, утверждённого приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 30.12.2014 N 55, настоящего Регламента работы ЭПК (далее - Регламент).

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23 июля 2015 г. N 96 в раздел 1 внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Организация работы ЭПК

ЭПК организует свою работу в соответствии с годовым планом работы, который составляется ежегодно согласно установленной форме (приложение N 1). При составлении годового плана учитываются показатели годовых планов работы Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Крымгосархив), государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений по упорядочению документов, графики упорядочения документов, предложения председателя и членов ЭПК, предложения архивных учреждений, организаций - источников формирования Архивного фонда Республики Крым.

Ежегодно на первом заседании ЭПК рассматривается годовой отчет о работе ЭПК, который составляется в текстовой форме в соответствии с разделами годового плана работы ЭПК, а также проект плана работы ЭПК, который после его одобрения утверждается начальником Крымгосархива, или иным уполномоченным им лицом.

1.1. Организация прохождения документов

1.1.1. Документы, которые подаются на рассмотрение ЭПК, направляются в Крымгосархив с сопроводительным письмом руководителя соответствующего архивного учреждения и экспертными заключениями на подаваемые документы с указанием сведений о рассмотрении документов экспертно-методическими комиссиями государственных архивов Республики Крым (далее - ЭМК), экспертными комиссиями муниципальных архивных учреждений (далее - ЭК) (приложения N 2, 3, 4). Представленные документы регистрируются секретарем ЭПК в соответствующем журнале регистрации (приложение N 7). Секретарь ЭПК обеспечивает подготовку рассмотрения документов на заседании ЭПК. Документы рассматриваются в ЭПК не позднее 30 дней со дня получения. При необходимости срок рассмотрения документов может быть увеличен по решению председателя ЭПК сроком до 3-х дней.

Ответственность за качество поданных на рассмотрение ЭПК документов возлагается на их составителей.

1.1.2. Председатель ЭПК:

- организует работу ЭПК в соответствии с годовым планом и отчитывается о проведенной работе;

- принимает решение (в случае необходимости) о проведении внеочередного заседания, определяет дату, место и время;

- принимает решение о рассмотрении незапланированного вопроса.

В случае отсутствия председателя его обязанности исполняет заместитель председателя ЭПК, который председательствует на заседании ЭПК.

1.1.3. Секретарь ЭПК:

- осуществляет приём и регистрацию полученных документов;

- проверяет наличие всех документов, их комплектность, правильность заполнения. При отсутствии необходимого количества экземпляров, выписок из протоколов ЭМК/ ЭК и неправильно оформленных документов не позднее 3 дней информирует об этом государственный архив, муниципальное архивное учреждение, организацию, которые представили документы на рассмотрение ЭПК. Если в течение 10 дней государственный архив, муниципальное архивное учреждение, организация не подает на рассмотрение необходимые, правильно оформленные документы, секретарь ЭПК направляет письмо за подписью председателя ЭПК об отказе в рассмотрении документов на заседании ЭПК с указанием соответствующей причины;

- обеспечивает своевременность подачи материалов;

- передаёт зарегистрированные документы членам ЭПК не позднее следующего дня со дня их поступления;

- рассматривает документы в качестве эксперта ЭПК;

- осуществляет контроль за движением документов, представленных на рассмотрение ЭПК;

- готовит проект повестки дня заседания ЭПК, составляет список приглашенных лиц;

- оформляет проекты протоколов заседаний ЭПК (приложение N 5), выписок из протоколов, сопроводительных писем; документы, рассмотренные ЭПК,

- осуществляет ведение и хранение учетных, отчетных документов ЭПК.

В случае отсутствия секретаря ЭПК его обязанности исполняет один из членов ЭПК по решению председателя ЭПК.

1.1.4. Члены ЭПК:

- рассматривают поданные на ЭПК документы;

- составляют на рассматриваемые документы экспертные заключения.

В случае необходимости доработки описей дел, подают секретарю ЭПК экспертные заключения не позднее, чем за 5 дней до заседания.

1.2. Подготовка и проведение заседания ЭПК

1.2.1. Проект повестки дня заседания ЭПК, с учётом внесённых предложений, согласовывается председателем ЭПК и передается членам ЭПК на ознакомление не позднее, чем за 2 дня до соответствующего заседания ЭПК.

1.2.2. На заседание приглашаются председатели ЭМК, ЭК организаций, муниципальных архивных учреждений (при необходимости), а также лица, ответственные за делопроизводство и архив организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым, составители документов (при необходимости).

1.2.3. Выездные заседания ЭПК проводятся на базе государственных архивов Республики Крым, муниципальных архивных учреждений.

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23 июля 2015 г. N 96 пункт 1.2 дополнен подпунктом 1.2.4

1.2.4. Документы подаются на рассмотрение ЭПК не позднее, чем за 7 (семь) рабочих дней до дня проведения заседания ЭПК.

2. Порядок ведения протокола заседания ЭПК и оформления выписки из него

2.1. Порядок ведения протокола заседания ЭПК

2.1.1. Результаты заседания ЭПК отражаются в протоколе. В течение 10 рабочих дней протокол уточняется, выверяется согласно сделанным записям, редактируется и оформляется секретарем ЭПК.

2.1.2. Протокол оформляется на общем угловом бланке Крымгосархива на основе записей, сделанных во время заседания ЭПК секретарем (приложение N 5). Протокол должен быть полным и содержать тезисы выступлений всех докладчиков и участников.

Протокол имеет следующие обязательные реквизиты:

- название вида документа - Протокол;

- дата протокола - дата проведения заседания;

- номер (индекс) - присваивается согласно порядковому номеру заседания в пределах календарного года;

- место составления протокола - место проведения заседания;

- заголовок - вид коллегиальной деятельности (заседание Экспертно-проверочной комиссии);

- текст;

- подписи;

- гриф утверждения.

Протокол состоит из вступительной и основной частей.

2.1.2.1. Вступительная часть протокола.

Содержит фамилии, инициалы председателя и секретаря заседания, фамилии и инициалы постоянных членов ЭПК и приглашенных лиц в алфавитном порядке с обозначением их должностей, повестку дня.

В повестке дня заседания ЭПК перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания, закрепляют последовательность их рассмотрения и фамилии докладчиков.

Повестка дня формулируется четко, отображает сущность вопросов, которые рассматриваются. В повестку дня не включается пункт "Разное".

2.1.2.2. Текст основной части состоит из отдельных пунктов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых состоит из разделов:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Если в наличии есть текст выступления, после фамилии выступающего делается обозначение: (Текст доклада (выступления) прилагается).

В части "Выступили" фиксируются фамилии и инициалы в именительном падеже и краткое содержание выступления участников обсуждения. Содержание выступлений излагается от третьего лица.

В протоколе должны быть отражены все точки зрения по рассмотренным вопросам.

Если рассмотрение вопроса приостановлено и участники не получили слова, они передают председателю письменные выступления, предложения, которые прикладываются к протоколу.

В части "Решили" отражают принятое решение по рассматриваемому вопросу повестки дня.

Решения ЭПК принимаются отдельно по каждому вопросу (документу) большинством голосов. Решение должно быть конкретным и четко сформулированным.

Решения, состоящие из нескольких вопросов, делят на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Первая цифра соответствует номеру пункта повестки дня, другая - номеру принятого решения.

В случае рассмотрения на заседании проекта документа с целью одобрения, к протоколу прилагается проект документа, на нем проставляется реквизит одобрения с указанием номера и даты протокола.

Особые мнения членов ЭПК и приглашенных на заседание отображаются в протоколе после записи соответствующего решения или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к протоколу.

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23 июля 2015 г. N 96 в подпункт 2.1.3 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.3. Вид контроля и сроки подачи информации (при необходимости) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения.

Снятие с контроля решения ЭПК осуществляется председателем ЭПК.

Протокол подписывается председателем ЭПК или его заместителем (председательствующим) и секретарем ЭПК, утверждается начальником Крымгосархива, или иным уполномоченным им лицом.

2.2. Оформление выписки из протокола

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23 июля 2015 г. N 96 в подпункт 2.2.1 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.1. По результатам рассмотрения на заседании ЭПК вопросов (документов) заинтересованным юридическим и физическим лицам направляется выписка из протокола (приложение N 6).

Выписка из протокола оформляется на общем угловом бланке Крымгосархива и является точной копией части оригинала протокола, которая касается вопроса повестки дня, по которому делают выписку.

Из соответствующего протокола в выписку без изменения включают реквизиты "Наименование Крымгосархива", "Дата документа", "Регистрационный номер (индекс) протокола", "Место составления", "Заголовок документа", "Гриф утверждения" с указанием наличия подписи начальника Крымгосархива, или иного уполномоченного им лица: проставляется слово "подпись". Вступительную часть переносят полностью, за исключением повестки дня, из которой переносят необходимый пункт или несколько пунктов, при этом оставляя порядковые номера этих пунктов без изменений. Из основной части текста протокола в выписку переносят только тот пункт или несколько пунктов, которые касаются соответствующих вопросов повестки дня.

В выписку из протокола переносят реквизит "Подпись": на месте автографа проставляется слово "подпись", инициалы и фамилии председателя ЭПК и секретаря ЭПК.

2.2.2. Секретарь ЭПК делает отметку "В соответствии с оригиналом", подписывает выписку из протокола, указывает дату подписания и заверяет канцелярской печатью.

3. Учетные документы ЭПК

Секретарь ЭПК ведет следующие учетные документы:

- журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК (приложение N 7);

- журналы учета документов, утвержденных, согласованных, одобренных ЭПК (приложение N 8);

- экспертные заключения на документы, поданные на рассмотрение ЭПК (приложение N 2, 3, 4);

- карточка регистрации описей фондообразователей, рассмотренных ЭПК (приложение N 9).

Учётные документы ведутся в рукописном и электронном виде.

3.1. Журнал регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК

3.1.1. Каждый документ, направленный на рассмотрение ЭПК, фиксируется в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК (далее - журнал регистрации). Журнал регистрации также используется и для суммарного учета документов, поступивших на рассмотрение ЭПК (приложение N 7).

3.1.2. Ежегодно, в конце года, в журнале регистрации подводится итог по количеству документов, поданных на рассмотрение ЭПК в течение года, с разбивкой по видам документов.

3.2. Экспертное заключение на документы, поданные на рассмотрение ЭПК

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 14 декабря 2016 г. N 183 в подпункт 3.2.1 пункта 3.2 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.2.1. Результатом рассмотрения членом ЭПК представленного на ЭПК документа является экспертное заключение.

Экспертное заключение составляется отдельно на номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, акты, положение об архиве организации, положение об ЭМК/ЭК, на документы об исключении/включении в список N 1 учреждений - источников комплектования архивов (приложение N 2) и описи дел фондообразователя - организации, в ходе функционирования которой созданы внесенные в опись документы за определенный период (приложение N 3).

3.2.2. Экспертное заключение на описи дел органов государственной власти, организаций Республики Крым заполняется экспертом ЭМК. Экспертное заключение на описи дел органов местного самоуправления муниципальных образований заполняется экспертом ЭК соответствующего муниципального архивного учреждения.

После аналитической части проставляется должность, подпись, инициалы и фамилия лица, проводившего рассмотрение документа, дата подписания.

3.2.3. Экспертное заключение на описи, составленные в результате усовершенствования и переработки описей государственных архивов Республики Крым или муниципальных архивных учреждений, составляются отделом / специалистом, проводившим усовершенствование и переработку описей до раздела "Заключение эксперта ЭПК" (приложение N 4). После аналитической части проставляется должность, подпись, инициалы и фамилия лица, проводившего рассмотрение документа, дата подписания.

3.2.4. Экспертное заключение должно быть четко сформулированным и аргументированным. В нем должны быть охарактеризованы для описей дел постоянного хранения и по личному составу: полнота информации в исторической справке или дополнении к исторической справке, предисловии к описям дел, полнота состава и качество заголовков дел, включенных в описи; для описей кино-, фото-, фоно-, видеодокументов: полнота информации в предисловии к описи, качество описания документов, включенных в описи.

3.2.5. В случае отсутствия полноты состава документов вместе с описями представляются пояснительные документы (акт о недостаче архивных документов или справка) за подписью руководителя организации о причинах отсутствия документов, который подключается к протоколу заседания ЭПК.

3.3. Журналы учета документов, согласованных, одобренных ЭПК

3.3.1. Для регистрации согласованных, одобренных документов (инструкций по делопроизводству, номенклатур, положений, актов, методических пособий и т.д.) секретарем ЭПК по установленной форме (приложение N 8) ведутся в электронном виде следующие журналы учета документов:

- журнал учета согласованных, одобренных документов, представленных государственными архивами Республики Крым;

- журнал учета согласованных, одобренных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями городских округов Республики Крым;

- журнал учета согласованных, одобренных документов, представленных муниципальными архивными учреждениями районов Республики Крым.

3.3.2. В каждом журнале ежеквартально подсчитывается количество утвержденных, согласованных и одобренных документов по их видам, количество организаций, единиц хранения / единиц учета, статей, позиций.

В конце года в каждом журнале также делается итоговая запись.

3.4. Журнал учета описей, утвержденных, согласованных ЭПК

Журнал учета описей утвержденных, согласованных ЭПК - один из основных видов учетных документов Крымгосархива (приложение N 8). Ведется на описи организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждений, утвержденные и согласованные ЭПК Крымгосархива.

3.5. Карточка регистрации описей фондообразователей, рассмотренных ЭПК

3.5.1. Карточка регистрации описей фондообразователей, рассмотренных ЭПК ведутся с целью мониторинга состояния упорядочения и научно-технической обработки документов в результате проведения экспертизы ценности документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов Республики Крым и муниципальных архивных учреждениях (приложении N 9).

Информация об изменениях:

Приказом Государственной архивной службы Республики Крым от 23 июля 2015 г. N 96 в подпункт 3.5.2 внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.5.2. Секретарь ЭПК вносит соответствующие записи в карточку после утверждения протокола ЭПК начальником Крымгосархива, или иным уполномоченным им лицом. Государственная архивная служба Республики Крым