Приложение 6. Положение об управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации Города Симферополя Республики Крым

Приложение 6
к решению 22-й сессии
Симферопольского городского
совета от 25.06.2015 N 286

Положение
об управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации Города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации города Симферополя (далее - Управление) является структурным подразделением аппарата Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - администрация города Симферополя).

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, нормативными правовыми и иными актами Республики Крым, Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, муниципальными правовыми актами муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым (далее - городской округ Симферополь), а также настоящим Положением.

1.3. Положение об Управлении утверждается Симферопольским городским советом Республики Крым.

1.4. Штатное расписание Управления утверждается главой администрации города Симферополя.

1.5. Управление подотчетно и подконтрольно главе администрации города Симферополя и его деятельность координируется руководителем аппарата администрации города в соответствии с распределением обязанностей.

1.6. Работники Управления являются муниципальными служащими. На них распространяются все права и обязанности, ограничения и социальные гарантии, предусмотренные для муниципальных служащих действующим законодательством.

1.7. Управление не является юридическим лицом, может иметь штампы и бланки со своим наименованием установленного образца.

1.8. Адрес Управления: 295000, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Горького, 15.

2. Задачи управления

Основными задачами Управления являются:

2.1. Осуществление мониторинга, анализа и иных контрольных мероприятий по вопросам организации делопроизводства, контроля, работы с обращениями граждан и организаций, фактического выполнения контрольных документов, поручений главы администрации города Симферополя, его заместителей и руководителя аппарата администрации города Симферополя в отраслевых (функциональных) органах (структурных подразделений) администрации города Симферополя, а также находящихся в ее ведении муниципальных учреждений.

2.2. Обеспечение единого порядка ведения делопроизводства, своевременное доведение контрольных документов до исполнителей, совершенствование форм и методов работы с документами.

2.3. Обеспечение учёта, организация и осуществление контроля за рассмотрением обращений граждан, предприятий, учреждений и организаций, поступающих в адрес администрации города Симферополя, главы администрации города Симферополя, его заместителей и руководителя аппарата администрации города Симферополя, с применением автоматизированных систем.

3. Функции управления

В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие функции:

3.1. Организует единую систему делопроизводства в администрации города Симферополя.

3.2. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по электронным каналам связи, ведет справочную работу по ней.

3.3. Внедряет новые технологические процессы работы с документами и документационной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

3.4. Оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам (структурным подразделениям) администрации города Симферополя в пределах компетенции Управления.

3.5. Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

3.6. Принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации города Симферополя.

3.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.8. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации города Симферополя.

3.9. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

3.10. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации города Симферополя.

3.11. Организует работу экспертной комиссии администрации города.

3.12. Составляет сводную номенклатуру дел администрации города.

3.13. Участвует в разработке и проектировании образцов бланков документов, печатей и штампов, применяемых в работе администрации города, организации их учета и хранении.

3.14. Осуществляет подготовку информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

3.15. Организует приемы граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя, его заместителями и руководителем аппарата администрации города Симферополя.

3.16. Составляет график приема граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя, его заместителями и руководителем аппарата администрации города Симферополя.

3.17. Организует своевременное и эффективное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, поступающих в администрацию города, в том числе, поступивших на "горячие линии" и электронные приемные руководителей органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

3.18. Принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение главе администрации города, его заместителям и руководителю аппарата администрации города в соответствии с распределением обязанностей.

3.19. Направляет обращения граждан на исполнение в отраслевые (функциональные) органы, структурные подразделения администрации города в соответствии с резолюцией руководства.

3.20. Осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений граждан по контрольным срокам на основе электронной программы учета и поиска документов.

3.21. Осуществляет оформление исполненных обращений граждан в дела временного хранения.

3.22. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует главу администрации города, его заместителей и руководителя аппарата администрации города о состоянии исполнительской дисциплины в курируемых структурных подразделениях.

3.23. Обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит главу администрации города с аналитическими и электронными материалами.

4. Права управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) администрации города Симферополя, органов исполнительной власти, государственных органов, органов местного самоуправления муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений города к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города, заместителей главы администрации города.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости рабочие группы с привлечением в них специалистов отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) администрации города Симферополя и организаций города, для решения вопросов, находящихся в компетенции Управления.

4.4. Представлять интересы администрации города в учреждениях, предприятиях, организациях в пределах компетенции и полномочий Управления, в том числе, в судебных органах.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Управления, администрации города Симферополя.

4.8. Осуществлять взаимодействие с Симферопольским городским советом Республики Крым, его должностными лицами, в пределах компетенции Управления.

5. Взаимодействие с Симферопольским городским советом Республики Крым

5.1. Управление и его руководитель взаимодействуют с Симферопольским городским советом Республики Крым (далее - Симферопольский городской совет) и его постоянными комитетами на основе принципов:

5.1.1. Разграничения функций и полномочий;

5.1.2. Сотрудничества;

5.1.3. Взаимодействия Управления и Симферопольского городского совета в соответствии с нормами Устава муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

5.2. Взаимодействие Управления и его руководителя с Симферопольским городским советом осуществляется в следующих формах:

5.2.1. Внесение предложений о разработке проектов решений сессий в порядке, установленном Регламентом Симферопольского городского совета;

5.2.2. Участие руководителя Управления, либо лица, его замещающего, в заседаниях Симферопольского городского совета, его постоянных комитетов;

5.2.3. Подготовка Управлением необходимой информации для заслушивания на заседаниях сессий Симферопольского городского совета, постоянных комитетов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

5.2.4. Предоставление надлежащих и достоверных материалов и документов, необходимых Симферопольскому городскому совету, его постоянным комитетам для осуществления своей деятельности в установленном законом порядке;

5.2.5. Осуществление иных действий, необходимых для выполнения своих полномочий, в рамках действующего законодательства.

6. Структура управления

6.1. В Управлении могут создаваться отделы и сектора.

6.1.1. В структуру Управления входят следующие структурные подразделения:

- Отдел по работе с обращениями граждан

- Отдел делопроизводства и контроля.

6.2. Штатное расписание Управления утверждает глава администрации города Симферополя по представлению начальника Управления.

6.3. Деятельность структурных подразделений Управления осуществляется в соответствии с положениями о них, утверждаемыми главой администрации города Симферополя.

7. Начальник управления

7.1. Управление возглавляет начальник Управления, который является

муниципальным служащим.

7.2. Квалификационные требования к начальнику Управления:

по уровню образования:

- высшее профессиональное образование соответствующее направлению деятельности структурного подразделения, позволяющее исполнять должностные обязанности по конкретной должности;

стаж муниципальной службы:

- стаж муниципальной службы (государственной службы) на ведущих должностях муниципальной службы не менее одного года или стаж (опыт) работы по специальности не менее двух лет.

Профессиональные знания и навыки:

- знания: Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации Конституции Республики Крым, законодательства Республики Крым, Устава муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, муниципальных правовых актов муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, иных нормативных правовых актов в рамках компетенции администрации города Симферополя, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; порядка работы со служебной информацией; возможности использования современных информационных технологий в работе Управления; норм делового общения, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности;

- навыки: обеспечения выполнения задач, планирования работы, контроля, анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений; оперативного принятия и реализации управленческих решений; осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; организации работы по взаимодействию с муниципальными учреждениями и предприятиями города; стимулирования достижения результатов; подбора и расстановки кадров; ведения деловых переговоров, публичного выступления; пользования оргтехникой и программными продуктами.

7.3. Начальник Управления в своей деятельности непосредственно подчиняется главе администрации города Симферополя, руководителю аппарата администрации города Симферополя в соответствии с распределением обязанностей.

7.4. На период временного отсутствия начальника Управления его обязанности возлагаются заместителя начальника Управления, начальника отдела работы с обращениями граждан в установленном порядке.

7.5. На начальника Управления возлагаются следующие обязанности:

7.5.1. Организация единой системы делопроизводства и документооборота в администрации города Симферополя.

7.5.2. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документационной информацией, способствующих сокращению сроков прохождения и исполнения документов.

7.5.3. Организация работы по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

7.5.4. Организация работ по совершенствованию (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе электронных), применяемых в администрации города Симферополя.

7.5.5. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них.

7.5.6. Осуществление методического руководства и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации Симферополя.

7.5.7. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

7.5.8. Организация работы в соответствии с законодательством Российской Федерации по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации города.

7.5.9. Организация работы по подготовке информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.

7.5.10. Организация приемов граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя.

7.5.11. Составление графика приема граждан по личным вопросам главой администрации города Симферополя и его заместителями;

7.5.12. Организация рассмотрения письменных обращений граждан и сообщений, направленных гражданами на "горячие линии".

7.5.13. Разработка ежемесячных текущих планов и перспективных годовых планов работы Управления.

7.5.14. Обеспечение выполнения возложенных на Управление задач и функций.

7.5.15. Распределение обязанностей между работниками Управления в пределах их должностных обязанностей.

7.5.16. Представление интересов Управления в отношениях с отраслевыми (функциональными) органами (структурными подразделениями) администрации города Симферополя, органами местного самоуправления муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым по вопросам компетенции Управления.

7.5.17. Разработка положения об Управлении, должностных инструкций работников и других документов по вопросам, входящим в компетенцию.

7.5.18. Осуществление контроля за качеством и своевременностью выполнения должностных обязанностей работниками Управления.

7.5.19. Обеспечение соблюдения работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

7.5.20. Обеспечение соблюдения муниципальными служащими Управления общих требований, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством.

7.5.21. Осуществляет иные функции по поручению руководителя аппарата администрации города.

7.6. Начальник Управления имеет право:

7.6.1. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя аппарата администрации города Симферополя проекты правовых актов администрации города Симферополя, по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

7.6.2. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию от Симферопольского городского совета Республики Крым, руководителей отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) администрации города Симферополя, руководителей предприятий, учреждений, организаций по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

7.6.3. Вносить руководителю аппарата администрации города предложения для принятия решений по реализации задач и функций, возложенных настоящим Положением на Управление.

7.6.4. Вносить предложения руководителю аппарата администрации города Симферополя о принятии участия в работе совещательных органов при главе администрации города Симферополя в соответствии со своей компетенцией.

7.6.5. Вносить предложения о приеме (согласовании) на должности работников Управления.

7.6.6. Вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам Управления в установленном порядке.

7.6.7. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.7. Начальник Управления несет ответственность за:

- ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей;

- осуществление Управлением функций с учетом предоставленных ему прав;

- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

- организацию работы, соблюдения работниками Управления правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда;

- составление документации в Управлении, ее соответствие нормативным требованиям;

- разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а так же сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей;

- соблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе;

- соблюдение Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города.

8. Ответственность

8.1. Начальник Управления несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

8.2. Работники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством о труде и муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

9. Прекращение деятельности управления

9.1. Прекращение деятельности Управления осуществляется на основании решения сессии Симферопольского городского совета Республики Крым по представлению главы Администрации города Симферополя.

9.2. Прекращение деятельности Управления производится с соблюдением процедур, предусмотренных действующим законодательством.

Заместитель председателя Симферопольского городского совета

Е.А. Мацькова

Глава администрации города Симферополя

Г.С. Бахарев