Раздел 3. Организация работы Администрации

Раздел 3. Организация работы Администрации

Организационные основы деятельности

3.1. Деятельность Администрации основывается на принципах верховенства права, конституционности, законности, приоритетности прав человека, беспрерывности деятельности, гласности, открытости и прозрачности.

3.2. В качестве совещательных органов при Главе администрации города Симферополя, первом заместителе, заместителях Главы администрации, руководителе аппарата могут создаваться коллегии, рабочие комиссии, группы, консультативные общественные советы. Полномочия и порядок их деятельности определяются соответствующими положениями, утверждаемыми распоряжением Администрации.

3.3. Оформление и рассылка протоколов (выписок из протоколов) совещательных органов осуществляется структурным подразделением (в соответствии с распределением полномочий), которым осуществляется организационное обеспечение работы соответствующего совещательного органа, созданного при Главе администрации города, первом заместителе, заместителях, руководителе аппарата.

Режим работы Администрации

3.4. В целях упорядочения организации рабочего времени в Администрации устанавливается следующий режим рабочего дня:

с 9.00 - начало рабочего дня;

13.00 - 14.00 - перерыв на обед;

18.00 - окончание рабочего дня.

Любое отсутствие муниципального служащего на рабочем месте допускается только с предварительного разрешения непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения).

Уход с рабочего места по служебным делам первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений фиксируется ими соответствующей записью в журнале в приемной Главы администрации с указанием даты, времени убытия, времени прибытия, пункта назначения и цели ухода (лично либо путем информирования секретаря Главы администрации в телефонном режиме).

Основанием для временного освобождения муниципального служащего от службы является листок временной нетрудоспособности либо иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае невыхода на службу по причине болезни муниципальный служащий обязан незамедлительно поставить в известность непосредственного руководителя и управление кадровой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции.

3.5. С целью оперативного реагирования на недостатки в обеспечении жизнедеятельности городского хозяйства устанавливается дежурство.

3.6. В праздничные дни назначаются ответственные дежурные - первый заместитель Главы администрации, заместители Главы администрации, руководитель аппарата Администрации. График дежурств составляется управлением административных органов и утверждается Главой администрации.

Для ответственного дежурного разрабатывается инструкция. Ответственные дежурные обязаны вносить сведения о произошедших за время своего дежурства событиях и принятых мерах в журнал учета. Журнал учета дежурства ответственных работников хранится в управлении административных органов.

3.7. Ответственность за соблюдение муниципальными служащими режима работы и правил внутреннего распорядка несут руководители структурных подразделений Администрации.

Документирование деятельности

3.8. Для обеспечения документирования деятельности Администрации используются печати, штампы и бланки установленного образца.

3.9. Порядок организации работы со служебной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией определяется Инструкцией по делопроизводству в Администрации.

3.10. Работа с документами, которые поступают в Администрацию и содержат информацию с ограниченным доступом, и с информацией с ограниченным доступом, которая создается Администрацией, проводится в соответствии с Законом Российской Федерации 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству в Администрации и другими правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым.

Планирование деятельности Администрации

3.11. Планирование деятельности Администрации города осуществляется в ходе перспективного, текущего и календарного планирования.

3.12. Перспективное планирование - определение основных направлений развития отраслей городского хозяйства и социальной сферы города Симферополя, разработка муниципальных целевых программ.

Разработка разделов проекта основных направлений развития отраслей городского хозяйства и социальной сферы города Симферополя осуществляется в департаментах, управлениях и самостоятельных отделах Администрации.

В срок до 1 августа текущего года материалы и предложения структурных подразделений поступают:

- в департамент финансов Администрации - для разработки проекта бюджета города Симферополя;

- в департамент экономики Администрации - для разработки проекта основных направлений развития отраслей городского хозяйства и социальной сферы города Симферополя и дальнейшего представления данного проекта на утверждение в городской совет.

Разработка муниципальных целевых программ осуществляется структурными подразделениями в соответствии с Порядком принятия решений о разработке долгосрочных целевых и ведомственных целевых программ, их формирования и реализации.

3.13. Текущее планирование - план мероприятий по реализации муниципальных целевых программ.

План мероприятий по реализации муниципальных целевых программ разрабатывается структурным подразделением, ответственным за выполнение программ, в срок до 1 февраля.

План мероприятий по реализации муниципальных целевых программ подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений и утверждается координирующим заместителем Главы администрации.

3.14. Календарное планирование - разработка плана работы структурных подразделений на месяц и плана основных мероприятий Администрации города на месяц.

План работы структурных подразделений на месяц разрабатывается до 15 числа месяца, предшествующего указанному в плане, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается координирующим заместителем Главы администрации.

План основных мероприятий Администрации города на месяц формируется в отделе организационного обеспечения Департамента внутренней политики и организационного обеспечения на основании предложений, поступающих от структурных подразделений.

План основных мероприятий Администрации города на месяц подписывается руководителем аппарата Администрации и утверждается Главой администрации в срок до 20 числа месяца, предшествующего указанному в плане.

3.15. Внесение изменений и дополнений в утвержденный Главой Администрации план основных мероприятий Администрации города на месяц осуществляется на основании резолюции главы Администрации.

Порядок проведения совещаний, семинаров, организации приема граждан и других мероприятий

3.16. В целях упорядочения режима работы Администрации и координации деятельности отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) Администрации устанавливается единый порядок проведения приема граждан руководителями структурных подразделений.

3.17. Организацию работы по проведению приема граждан Главой Администрации, первым заместителем, заместителями и руководителем аппарата осуществляет управление делопроизводства и по работе с обращениями граждан.

3.18. Личный прием граждан Главой администрации осуществляется по предварительной записи в управлении делопроизводства и по работе с обращениями граждан в дни, определенные графиком приема граждан.

3.19. Руководители отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) Администрации осуществляют личный прием граждан по вопросам, отнесенным к их компетенции еженедельно в соответствии с графиками приема, утвержденными Главой администрации.

3.20. Совещания, семинары, заседания рабочих групп и другие мероприятия в Администрации с приглашением руководителей любого уровня проводятся в соответствии с планами работы Администрации.

3.21. Предложения о проведении совещаний, других мероприятий вносятся руководителями отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений) Администрации до 15 числа предшествующего месяца в отдел организационного обеспечения департамента внутренней политики и организационно обеспечения для включений в ежемесячный план основных мероприятий, проводимых Администрацией.

3.22. Контроль за проведением совещаний согласно календарному плану и внеплановых совещаний осуществляет руководитель аппарата Администрации.

3.23. Повестки дня совещаний, план и порядок их проведения, список участников утверждается Главой администрации, первым заместителем, заместителями Главы администрации, руководителем аппарата, согласно распределению обязанностей.

3.24. Подготовка совещаний, семинаров и других мероприятий (разработка и согласование повестки дня, плана и порядка проведения, списка участников и др.) осуществляется соответствующим исполнительным органом, к полномочиям которого отнесен данный вопрос.

3.25. Разрешение на присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, фотосъемок и звукозаписи в помещениях, где проводится совещание, представляется Главой администрации по представлению начальника отдела информационной политики.

3.26. Совещания и семинары по обмену опытом работы с работниками исполнительных органов проводятся в соответствии с планами, утвержденными в установленном порядке.

3.27. Ведение протоколов аппаратных и оперативных совещаний при Главе администрации, доведение поручений до исполнителей и контроль за их исполнением возлагается на департамент внутренней политики и организационного обеспечения.

3.28. Протокол совещания оформляется в день проведения совещания.

Организация работы с документами и контроля их выполнения

3.29. Организация работы с документами в Администрации осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству, разработанной в соответствии с Федеральным законом от 02.05. 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

3.30. Все указы и распоряжения Главы Республики Крым, решения и постановления Государственного Совета Республики Крым, постановления и распоряжения Совета министров Республики Крым, решения городского совета рассматриваются лично Главой администрации (в его отсутствие - исполняющим обязанности Главы администрации) и передаются на ознакомление лицам, указанным в листе ознакомления. Срок ознакомления с документом лицами, указанными в листе ознакомления, - в течение одних суток.

3.31. Корреспонденция, поступающая в Администрацию от юридических лиц регистрируется управлением делопроизводства и по работе с обращениями граждан, в тот же день передается на рассмотрение Главе администрации, первому заместителю, заместителям Главы администрации, руководителю аппарата, после чего с резолюцией направляется руководителям структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

После ознакомления с корреспонденцией должностные лица Администрации принимают решения по исполнению документа, которые должны кратко и точно определять характер поручений, сроки исполнения и ответственных исполнителей.

Корреспонденция, имеющая пометку "Срочно", регистрируется и передается на рассмотрение Главе администрации, первому заместителю, заместителям, руководителю аппарата и далее в структурные подразделения - немедленно.

Корреспонденция, поступающая от судебных органов, службы судебных приставов, после регистрации в управлении делопроизводства и по работе с обращениями граждан направляется в правовой департамент Администрации для распределения между структурными подразделениями в соответствии с полномочиями.

Контролю подлежат все зарегистрированные в Администрации документы, в которых установлены задания и сроки их выполнения.

3.32. Основными задачами контроля являются:

- анализ хода реализации нормативных правовых актов, решений городского совета, распоряжений Администрации, а также своевременное выявление причин их невыполнения;

- информирование Главы администрации, первого заместителя, заместителей, руководителя аппарата о ходе и результатах выполнения контрольных документов;

- повышение уровня исполнительской дисциплины и принятие мер по обеспечению неукоснительного исполнения документов;

- осуществление проверки и систематический анализ исполнительской дисциплины в подразделениях Администрации.

3.33. Система контроля включает:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременного доведения документов до исполнителей;

- регулирование хода исполнения;

- контроль за сроками исполнения документов;

- накопление, анализ и обобщение материалов по выполнению документов;

- подготовку материалов для снятия документа с контроля;

- снятие с контроля.

В целях обеспечения контроля за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан и юридических лиц ответы на запросы и обращения необходимо представлять на подпись должностным лицам Администрации не позднее, чем за пять дней до дня окончания срока их исполнения.

3.34. Если в резолюции Главы администрации, первого заместителя, заместителей главы Администрации, руководителя аппарата даны поручения нескольким лицам (исполнителям), то работу по ее исполнению организует и координирует лицо, указанное в резолюции первым. Доклад об исполнении (подготовке материалов, ответов) представляется исполнителем, указанным в резолюции первым. В случае необходимости получения дополнительной информации для подготовки соответствующего ответа исполнитель, указанный в резолюции первым, запрашивает необходимую информацию у соисполнителей, указанных в резолюции Главы администрации, и в дальнейшем согласовывает с ними доклад об исполнении (ответ на документ).

Документ (корреспонденция) считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или обоснованного подтверждения исполнения. Исполненные документы (корреспонденция) хранятся в управлении делопроизводства и по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел.

В случае невозможности исполнения документа в срок ответственный исполнитель обязан не позднее трех дней до окончания установленного срока исполнения письменно или устно (по усмотрению Главы администрации, первого заместителя, заместителей Главы администрации, руководителя аппарата (согласно подчиненности)) объяснить причины невозможности исполнения и ходатайствовать о продлении срока исполнения поручения или указания, уведомив об этом заявителя.

3.35. Контроль за выполнением актов и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, поручений, протоколов совещаний Правительства Российской Федерации, писем Администрации Президента Российской Федерации, писем Управления Делами Президента Российской Федерации, писем Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, парламентских запросов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, актов Государственного Совета Республики Крым, писем Председателя Государственного Совета Республики Крым, обращений постоянных комитетов Государственного Совета Республики Крым, писем Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации (касающихся выполнения актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации), актов и поручений Совета министров Республики Крым, Главы Республики Крым и документов с отметкой "Личный контроль" Главы Республики Крым, нормативных и правовых актов Симферопольского городского совета Республики Крым, правовых актов Председателя Симферопольского городского совета осуществляет управление делопроизводства и по работе с обращениями граждан.

3.36. Контроль за исполнением поручений Главы администрации возлагается на отдел помощников (советников) Главы администрации.

3.37. Подготовка проектов писем (запросов) возлагается на руководителей структурных подразделений. Документы рассылаются после их подписания должностными лицами Администрации. Проект письма (запроса) должен визироваться всеми заинтересованными структурными подразделениями, а также первым заместителем, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата, координирующими эти направления деятельности. Эти же структурные подразделения обязаны следить за прохождением писем (запросов) и принимать меры к получению ответов на вопросы, поставленные в них.

3.38. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивает и представляет Главе администрации управление делопроизводства и по работе с обращениями граждан - ежемесячно, по итогам полугодия, года в целом.

3.39. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, контроль за исполнением документов возлагается на должностные лица и структурные подразделения Администрации, указанные в документах, а также лиц, установленных резолюцией Главы администрации, первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации и руководителя аппарата Администрации.