Приложение 17. Положение об архивном Управлении (муниципальном архиве) Администрации города Симферополя Республики Крым

Приложение 17
к решению 22-й сессии
Симферопольского городского
совета от 25.06.2015 N 286

Положение
об архивном Управлении (муниципальном архиве) Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Архивное управление (муниципальный архив) Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Управление) осуществляет реализацию полномочий Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Администрация города Симферополя) в сфере архивного дела.

1.2. Управление выполняет функции муниципального архива.

1.3. Управление является самостоятельным структурным подразделением, отраслевым (функциональным) органом Администрации города Симферополя без статуса юридического лица. Управление имеет бланки, штампы с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, выполненных на основе архивных документов.

1.4. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, в том числе Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Конституцией Республики Крым, законами Республики Крым, в том числе Законом Республики Крым от 21.08.2014 N 54-ЗРК "Об основах местного самоуправления в Республике Крым", Законом Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым", Законом Республики Крым от 09.12.2014 N 28-ЗРК/2014 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым отдельными государственными полномочиями Республики Крым в сфере архивного дела", Уставом муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, нормативными и распорядительными правовыми актами Администрации города Симферополя, приказами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Государственной архивной службы Республики Крым (далее - Крымгосархив), настоящим Положением.

1.5. Управление осуществляет отдельные государственные полномочия, состоящие в:

1) хранении и комплектовании (формировании) документами Архивного фонда Республики Крым и другими документами, относящимися к государственной собственности Республики Крым и находящимися на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

2) государственном учете документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым и находящихся на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым;

3) использовании документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым, хранящихся в Управлении.

1.6. Управление обеспечивает хранение, учет и использование документов, относящихся к муниципальной собственности Республики Крым, хранящихся в Управлении.

1.7. Управление осуществляет организацию архивного дела, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городском округе Симферополь Республики Крым.

1.8. Управление хранит постоянно документы Архивного фонда Республики Крым; в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации - документы по личному составу и временного срока хранения ликвидированных организаций.

1.9. Положение об Управлении утверждается Симферопольским городским советом Республики Крым по согласованию с Крымгосархивом.

1.10. Штатная численность и структура Управления утверждается главой Администрации города Симферополя.

1.11. Финансирование и материально-техническое обеспечение Управления осуществляется за счет бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Республики Крым (при реализации программ развития архивного дела, обеспечение отдельных государственных полномочий материальными ресурсами), иных средств, разрешенных законодательством Российской Федерации и Республики Крым.

1.12. Администрация города Симферополя обеспечивает Управление помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

1.13. Управление подотчетно и подконтрольно главе Администрации города Симферополя и находится в непосредственном подчинении руководителя аппарата Администрации города Симферополя, координирующего его работу в соответствии с распределением обязанностей.

1.14. Адрес Управления: 295000, Республика Крым, г. Симферополь, ул. Толстого, 15.

1.15. Полное наименование Управления - архивное управление (муниципальный архив) Администрации города Симферополя Республики Крым.

Сокращенное наименование - архивное управление.

2. Состав документов

2.1. Управление хранит:

2.1.1. Документы Архивного фонда Республики Крым, относящиеся к государственной собственности Республики Крым, и документы по личному составу:

- местных органов государственной власти, организаций и общественных организаций, функционировавших на территории города Симферополя Крымской АССР и Крымской области в составе СССР, за 1944 - 1990 годы;

- местных органов государственной власти, организаций, общественных организаций государственной формы собственности, функционировавших на территории города Симферополя Крымской АССР, Республики Крым и Автономной Республики Крым в составе Украины, в том числе находящихся в совместном ведении города Симферополя и Республики Крым, за 1990 - 2014 годы;

- организаций государственной формы собственности и общественных организаций, а также физических лиц, функционирующих на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым с 2014 года.

2.1.2. Документы Архивного фонда Республики Крым, относящиеся к муниципальной собственности Республики Крым, и документы по личному составу:

- органов местного самоуправления, организаций коммунальной формы собственности, общественных организаций, функционировавших на территории города Симферополя Крымской АССР, Республики Крым и Автономной Республики Крым в составе Украины, в том числе находящихся в совместном ведении города Симферополя и Республики Крым, за 1990 - 2014 годы;

- органов местного самоуправления муниципальных образований, организаций и общественных организаций муниципальной формы собственности, функционирующих на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым с 2014 года.

2.1.3. Документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.

2.1.4. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы.

2.1.5. Документы по личному составу ликвидированных муниципальных организаций, не имеющих правопреемников (далее по тексту все архивные документы, перечисленные в п.п. 2.1.1. - 2.1.5., - архивные документы).

2.1.6. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды Управления.

2.1.7. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.

2.2. Документы Архивного фонда Республики Крым, относящиеся к негосударственной собственности Республики Крым, поступают на хранение в Управление на основе договоров, заключенных между собственниками документов и Управлением.

2.3. Управление, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с Администрацией города Симферополя может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных организаций, а также общественных организаций и граждан.

3. Задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов, хранящихся в Управлении.

3.2. Комплектование Управления архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение в соответствии с его профилем.

3.3. Организация информационного обеспечения органов местного самоуправления, использования архивных документов в целях социально-правовой защиты граждан, обеспечения условий для всестороннего использования архивных документов в соответствии с законодательством.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, а также организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, других муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

4. Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет хранение архивных документов.

4.2. Осуществляет государственный учет архивных документов, хранящихся в Управлении.

4.3. Принимает меры по созданию нормативных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности.

4.4. Разрабатывает и по согласованию с Крымгосархивом представляет на утверждение Администрации города Симферополя списки организаций - источников комплектования Управления, ведет систематическую работу по уточнению этих списков.

4.5. Организует отбор и осуществляет прием архивных документов на хранение.

4.6. Представляет в Крымгосархив по установленным формам на бумажных и электронных носителях учетные данные, сведения о хранящихся в Управлении фондах.

4.7. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в Управлении, по результатам которой представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

4.8. Вносит предложение о передаче архивных документов, находящихся в собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Крым.

4.9. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, находящимся на хранении в Управлении, с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.10. Разрабатывает и формирует электронные справочно-информационные системы по архивным документам.

4.11. Информирует органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.

4.12. Обеспечивает популяризацию архивных документов в средствах массовой информации (радио и телевидении, в периодической печати), путем экспонирования на выставках.

4.13. В установленном порядке представляет архивные документы органам местного самоуправления, организациям и гражданам с целью их научного и практического использования.

4.14. Исполняет тематические и генеалогические запросы, социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

4.15. Осуществляет организационно-методическое руководство работой архивов организаций, организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования.

4.16. Ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Республики Крым, по личному составу хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

4.17. Разрабатывает проекты нормативных и распорядительных правовых актов Администрации в сфере архивного дела и делопроизводства.

4.18. Принимает участие в разработке региональных программ в части развития архивного дела.

4.19. Осуществляет планирование работы.

4.20. Осуществляет обследование состояния условий хранения документов в архивах организаций - источников комплектования Управления и других организаций независимо от формы собственности, находящихся в зоне комплектования Управления.

4.21. Информирует Администрацию города Симферополя, Крымгосархив о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях и архивах организаций, других нарушениях законодательства в сфере архивного дела.

4.22. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

4.23. Осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций.

4.24. Создает экспертную комиссию для проведения экспертизы ценности документов.

4.25. Проводит экспертную оценку проектов документов (положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций) организаций - источников комплектования.

4.26. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива поступившие от организаций описи дел постоянного хранения. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Управление.

4.27. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций, а также организации документов в делопроизводстве организаций, распространяет их положительный опыт.

4.28. Проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий.

4.29. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.30. Выполняет государственные (переданные) и муниципальные услуги в сфере архивного дела.

4.31. Обеспечивает защиту персональных данных в пределах полномочий.

4.32. Внедряет в практику работы Управления нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

4.33. Осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности, а также антитеррористической защищенности.

5. Права управления

Управление имеет право:

5.1. Представлять Администрацию города Симферополя по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

5.2. Получать от организаций - источников комплектования, независимо от формы собственности и их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

5.3. Информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов.

5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, других мероприятиях, проводимых Администрацией города Симферополя, ее структурными подразделениями, по вопросам работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

5.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов, связанных с сохранностью архивных документов.

5.6. Вносить на рассмотрение Администрации города Симферополя предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в Управлении; совершенствованию работы архивов организаций и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении совещательными органами Администрации города Симферополя вопросов архивного дела и делопроизводства.

5.7. В пределах компетенции ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц организаций, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле Российской Федерации и Республики Крым.

5.8. При осуществлении государственных полномочий по хранению документов Архивного фонда Республики Крым, относящихся к государственной собственности Республики Крым, имеет право на:

- получение финансового обеспечения государственных полномочий за счет предоставляемых местному бюджету субвенций из бюджета Республики Крым;

- обеспечение государственных полномочий необходимыми материальными ресурсами;

- получение соответствующих разъяснений от исполнительного органа государственной власти Республики Крым в сфере архивного дела по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий;

- дополнительное использование собственных материальных ресурсов и финансовых средств муниципального образования для осуществления переданных государственных полномочий в случаях и порядке, предусмотренных Уставом муниципального образования.

5.9. Выполняет иные функции, исходя из задач Управления.

5.10. Начальник Управления несет ответственность за своевременное и соответствующее установленным требованиям выполнение поставленных перед Управлением задач, рациональную организацию труда работников Управления.

5.11. Сотрудники Управления несут ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей в соответствии с законодательством Российской Федерации, Республики Крым, уставом муниципального образования Республики Крым, настоящим Положением.

6. Начальник Управления

6.1. Управление возглавляет начальник, должность которого, в соответствии с законодательством Республики Крым, является должностью муниципальной службы Республики Крым.

6.2. Начальник Управления назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации города Симферополя.

На должность начальника Управления назначается лицо, соответствующее квалификационным требованиям к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей.

6.3. Начальник Управления подотчётен главе Администрации города Симферополя, руководителю аппарата Администрации города Симферополя в соответствии с правовыми актами главы Администрации города Симферополя, регламентирующими распределение обязанностей между главой Администрации города Симферополя и его заместителями.

6.4. Во время отсутствия начальника Управления его замещает заместитель начальника Управления.

6.5. Начальник Управления:

- организует деятельность Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач;

- распределяет должностные обязанности между специалистами Управления;

- отчитывается о работе Управления и состоянии архивного дела перед Администрацией города Симферополя, Крымгосархивом;

- принимает участие в работе совещательных и коллегиальных органов Администрации города Симферополя;

- представляет интересы Управления в отношениях с другими организациями;

- внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Управления в оборудовании и материалах;

- обеспечивает соблюдение работниками Управления исполнительской и трудовой дисциплины;

- обеспечивает в пределах своих полномочий охранную и пожарную безопасность архивохранилищ, соблюдение санитарно-гигиенических норм;

- осуществляет мероприятия по предупреждению чрезвычайных ситуаций, выполнению мероприятий по соблюдению правил техники безопасности, а также антитеррористической защищенности.

6.6. Начальник Управления несёт персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на Управление задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

6.7. Начальник Управления и исполнитель несут равную ответственность за соответствие законодательству Российской Федерации, Республики Крым проектов документов, разработанных Управлением, качество и своевременность их подготовки.

6.8. При смене начальника Управления прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии в составе представителей Администрации города Симферополя. Акт приема-передачи утверждается Администрацией города Симферополя и представляется в Крымгосархив.

Заместитель председателя Симферопольского городского совета

Е.А. Мацькова

Глава администрации города Симферополя

Г.С. Бахарев