Приложение 7. Правила ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым

Приложение 7
к постановлению
Администрации города
Симферополя Республики Крым
от 31 марта 2015 г. N 149

Правила
ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения муниципального имущества уполномоченными должностными лицами управления муниципального имущества Администрации города Симферополя Республики Крым, а в части земельных участков управления земельных ресурсов Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - уполномоченные лица) документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым (далее - реестр):

журнала учета документов, поступивших для учета имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, в реестре (далее - журнал учета документов);

дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, в реестре, распоряжения, письма, выписки из реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - дело документов).

2. Ведение журнала учета документов и дел документов осуществляется путем соответственно:

внесения в журналы записей о документах, поступивших для учета имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, в Реестре;

помещения в дело документов, поступивших для учета имущества, находящегося в муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, в Реестре, распоряжений, писем, выписок из Реестра, других документов, подготовленных в процессе ведения Реестра, записи о которых вносятся в опись документов, содержащуюся в деле документов (далее - опись документов).

3. Внесение записей, указанных в пункте 2 настоящих Правил, в журнал учета документов и опись документов, а также соответствующих записей в титульные листы журналов и дела документов осуществляется по формам N 1, 2 к настоящим Правилам.

Листы журнала и описи документов нумеруются порядковыми номерами по строке "Лист ____".

4. Ведение журнала учета документов и описи документов осуществляется на электронном носителе в формате Microsoft Excel.

После внесения первых записей в опись документов уполномоченные лица распечатывает опись документов и помещает ее в дело документов. После внесения в опись документов новых записей ее листы, содержащие новые записи, распечатываются уполномоченными лицами в дни внесения в нее указанных записей и помещаются в дело документов, дополняя распечатанную опись документов.

С целью предотвращения утраты данных журнала учета документов и описи документов на электронных носителях управление муниципального имущества администрации города Симферополя, осуществляющее функции администратора сети, формирует их резервные электронные копии, которые должны храниться в местах, исключающих их утрату одновременно с оригиналами, и обновляться ежедневно.

5. По окончании календарного года журнал учета документов закрывается путем внесения в правый верхний угол титульного листа журнала записи "Закрыт 31 декабря _____ года" с указанием в ней года закрытия.

После закрытия журналы распечатываются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа журнала проставляются печать структурного подразделения, подпись должностного лица, уполномоченного на заверение помещаемых в реестр документов, количество пронумерованных и сшитых листов журнала, последний порядковый номер записи в журнале.

В закрытых журналах допускается только дополнение существующих записей.

Прошитые журналы и их резервные копии хранятся в управлении муниципального имущества администрации города Симферополя и управлении земельных ресурсов администрации города Симферополя.

С наступлением нового календарного года открывается журнал учета документов на указанный год. При этом порядковые номера записей в журнале начинаются с единицы.

II. Ведение журнала учета документов

6. В журнал учета документов вносятся записи о документах, поступивших для учета муниципального имущества муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым в реестре:

от правообладателей - на принадлежащее им на соответствующем вещном праве муниципальное имущество города Симферополя и (или) предоставленные им в пользование на основании соответствующих договоров земельные участки;

от органов исполнительной власти, иных органов и (или) организаций - на муниципальное имущество, составляющее городскую казну города Симферополя (далее имущество казны), в том числе в результате запросов администрации города Симферополя.

Записи вносятся в журнал учета документов последовательно в порядке поступления документов. Одна запись в журнале учета документов соответствует одному входящему номеру сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым в реестре, указанным в настоящем пункте.

7. При внесении записей в журнал учета документов:

в графу 1 вносится порядковый номер 1, 2, ... "n" записи о поступившем пакете документов;

в графы 2 и 3 вносятся соответственно дата и входящий номер пакета документов, присвоенные в порядке общего делопроизводства;

в графы 4 - 8 вносится количество документов, поступивших для учета муниципального имущества муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым в реестре: карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них; записей об изменениях сведений об объектах учета; записей о прекращении права собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым на имущество и документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения; документов, содержащих сведения об имуществе казны;

в графу 9 вносится общее количество листов документов в пакете документов;

в графу 10 вносится полное наименование правообладателя, если им является юридическое лицо, фамилия, имя и отчество, если правообладателем является физическое лицо, полное наименование организации, не являющейся правообладателем, от которой поступили документы для учета муниципального имущества муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым в реестре;

в графы 11 - 14 вносится количество заверенных после учета карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них, записей об изменениях сведений об объектах учета и записей о прекращении права собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым на имущество (далее - карты и записи);

в графу 15 вносятся дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в журнале учета документов.

III. Ведение дел документов

8. В дело документов помещаются все указанные в пунктах 1, 6 настоящих Правил документы (копии документов), поступившие для учета муниципального имущества муниципального образования городской округ

Симферополь Республики Крым в реестре, подготовленные в процессе ведения реестра (далее документ).

9. Дело документов открывается:

на каждый объект учета;

для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).

10. Дело документов идентифицируется по строке "Дело N _____" формы его титульного листа:

а) РНМИМОГОСРК объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя, если правообладателем является физическое лицо, в строку "Дело N ____" вместо ОГРН вносится знак "-", если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);

б) РНМИМОГОСРК объекта учета, если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий городскую казну города Симферополя (далее - объект учета казны);

в) ОГРН правообладателя, если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);

11. Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.

Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.

При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N _____" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов.

12. При внесении записей в опись документов:

в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;

в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;

в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;

в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);

в графу 5 вносится количество листов в документе;

в графу 6 вносятся номера листов.

Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДК" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.

13. При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в казну города Симферополя уполномоченные лица вносят изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.

14. Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из муниципальной собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "3АКРЫТО", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.

15. Закрытое дело в установленном порядке хранится в управлении муниципального имущества администрации города Симферополя и управлении земельных ресурсов администрации города Симферополя.

Руководитель аппарата администрации города Симферополя

Г.В. Александрова

Начальник управления муниципального имущества администрации города

Н.В. Баранова

Форма N 1
к правилам ведения документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра имущества, находящегося в
муниципальной собственности
муниципального образования городской
округ Симферополь Республики Крым

________________________________________________________________

  (полное наименование структурного подразделения Администрация

             города Симферополя Республики Крым)

          Журнал учета документов, поступивших для учета

      имущества, находящегося в муниципальной собственности

             муниципального образования городской

          округ Симферополь Республики Крым в Реестре

      муниципального имущества муниципального образования

         городской округ Симферополь Республики Крым

                           (20_ год)

Начало "__" _________г.

Окончание "__" __________г.

                                        Срок хранения: постоянно

                                                       Лист ____

          Журнал учета документов, поступивших для учета

      имущества, находящегося в муниципальной собственности

      муниципального образования городской округ Симферополь

         Республики Крым в Реестре муниципального имущества

             муниципального образования городской округ

                    Симферополь Республики Крым

N п/п

Пакет документов

Количество (шт.) заверенных

Примечания

Входящий

Количество (шт.)

Общее кол-во листов

Правообладатель, орган исполнительной власти, иной орган или организация

карт

Записей об изменениях сведений об ОУ

Записей о прекращении права собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым на имущество

дата

N

карт

Записей об изменениях сведений об ОУ

Записей о прекращении права собственности муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым на имущество

Документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения

ОУ

лиц

ОУ

лиц

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1

...

n

Итого

X

X

X

X

Условные обозначения:

ОУ - объект учета

Х - знак, означающий, что графа по строке "Итого" не заполняется.

Форма N 2
к правилам ведения документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра имущества, находящегося в
муниципальной собственности
муниципального образования городской
округ Симферополь Республики Крым

________________________________________________________________

  (полное наименование структурного подразделения Администрация

             города Симферополя Республики Крым)

                           Дело N_____,

                            Вариант 1:

         N РНМИМОГОСРК _____________/ ОГРН ____________;

                            Вариант 2:

                N РНМИМОГОСРК ____________/-;

                            Вариант 3:

                 N РНМИМОГОСРК ____________;

                            Вариант 4:

                 N РНМИМОГОСРК ____________;

                          Том N _____

Начало "__" __________г.

Окончание "__" ___________г.

                                        Срок хранения: постоянно

Лист N____

     Опись документов дела документов N_____ Том N______

N п/п	Реквизиты документа		Наименование документа	Количество листов в документе	Номер листов документа
	Дата	N
1	2	3	4	5	6
1
п
Итого	Х*	Х	Х		Х

_________

* Знак, означающий, что графа по строке "Итого" не заполняется.