Приложение. Регламент работы администрации и правительства Краснодарского края

Приложение
к постановлению главы
администрации Краснодарского края
от 2 июня 1997 г. N 213

Регламент работы администрации и правительства
Краснодарского края

I. Общие положения

1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации администрация края является исполнительным органом государственной власти.

1.2. Администрация края обеспечивает осуществление для края задач социально-экономического развития, исполнения на местах законов Российской Федерации, актов, принимаемых Президентом Российской Федерации, краевым Законодательным Собранием, связь между органами государственной власти и управления Российской Федерации и органами местного самоуправления, управление и распоряжение объектами собственности края.

1.3. Администрация и правительство края в своей деятельности руководствуются:

- Конституцией Российской Федерации;

- законами Российской Федерации;

- указами, распоряжениями Президента, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

- Уставом Краснодарского края;

- законами Законодательного Собрания края;

- постановлениями и распоряжениями главы администрации и правительства края;

- настоящим регламентом.

1.4. Структура администрации края согласовывается с Законодательным Собранием края по предложению главы администрации края.

ГАРАНТ:

Структура администрации края, действовавшая на момент принятия настоящего постановления, была утверждена постановлением Законодательного Собрания от 5 февраля 1997 г. N 524-П

1.5. Глава администрации края руководит деятельностью администрации на принципах единоначалия и несет ответственность за надлежащее осуществление ее полномочий.

Глава администрации края:

- осуществляет исполнительно-распорядительные функции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, законов Российской Федерации, актов Президента и Правительства России, а также законов и постановлений Законодательного Собрания края;

- в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения, которые обязательны к исполнению на территории края;

- обеспечивает взаимодействие с Законодательным Собранием края, его органами и депутатами.

1.6. Глава администрации края по согласованию с Законодательным Собранием края назначает на должность и освобождает от должности председателя правительства края, заместителей главы и председателя правительства, число которых устанавливается в соответствии со схемой управления краем, а также руководителей структурных подразделений администрации края.

Председатель правительства края:

- руководит деятельностью правительства;

- обеспечивает исполнение функций правительства в соответствии с п. 3.4 Положения об администрации Краснодарского края;

- решает задачи управления краем по поручению главы администрации края.

1.7. Заместители главы администрации и председателя правительства края выполняют функции в соответствии с распределением обязанностей, установленным главой администрации края.

Проект постановления главы администрации края о распределении обязанностей между его заместителями готовится заместителем главы администрации края, руководителем аппарата на основании предложений заместителей главы администрации и председателя правительства края в двухмесячный срок после их назначения.

1.8. В случае временного отсутствия главы администрации края его обязанности выполняет первый заместитель, председатель правительства края.

1.9. Структура подразделений и штаты администрации края устанавливаются главой администрации в пределах утвержденных расходов на их содержание. Для выполнения определенной работы могут привлекаться специалисты с оплатой труда на договорных началах.

1.10. Структурные подразделения администрации края действуют на основе положений, разрабатываемых их руководителями и утвержденных главой администрации по предложению заместителей главы администрации и председателя правительства края в месячный срок со дня их образования.

1.11. Руководители структурных подразделений в месячный срок с момента образования разрабатывают и утверждают должностные обязанности (инструкции) каждому их сотруднику.

Должностные обязанности руководителей управлений, отделов, департаментов и других подразделений утверждает соответствующий заместитель главы администрации, председателя правительства края.

Отдельные направления их деятельности могут регламентироваться специальными инструкциями, подготавливаемыми под руководством заместителя главы администрации края, руководителя аппарата.

1.12. Работу по совершенствованию деятельности работников администрации, организации их учебы, соблюдению необходимых условий для работы координирует заместитель главы администрации края, руководитель аппарата.

II. Планирование работы

2.1. Планирование работы является одним из основных средств организационного обеспечения в руководстве социально-экономическим развитием территории, в управлении собственностью края, в проведении экономических реформ, в поддержании и совершенствовании связей с органами местного самоуправления, в осуществлении контроля за исполнением намеченных мер. Основу планирования составляют ежеквартальные планы работы администрации края, утверждаемые постановлением главы администрации края. На их основе составляются ежемесячные и еженедельные планы мероприятий.

2.2. Планы мероприятий разрабатываются заместителями главы администрации края, председателя правительства края, руководителями структурных подразделений аппарата с целью организационного обеспечения своевременного и полного выполнения наиболее важных программ социально-экономического развития, реформ и т.д., а также по важнейшим нормативно-правовым документам: Президента, Правительства Российской Федерации, Законодательного Собрания края. Свод мероприятий осуществляет организационное управление администрации края.

Контроль за выполнением таких мероприятий осуществляют заместители главы администрации и председателя правительства края.

2.3. Организационное управление администрации края каждую пятницу составляет на очередную неделю план мероприятий, проводимых в залах здания и за его пределами, с участием руководства администрации и правительства края, а также департаментами, управлениями, отделами, комитетами, другими структурными подразделениями администрации края.

2.4. Материалы к плану мероприятий на неделю представляются руководителями всех структурных подразделений аппарата, департаментов, управлений, комитетов и отделов каждую пятницу не позднее 12.00 часов в организационное управление администрации края.

В материалах указываются: наименование мероприятия, списки участников, повестка дня и порядок проведения, дата, место и время проведения.

Подготовленный план мероприятий каждую пятницу до 17.00 передается главе администрации, председателю правительства, их заместителям, в социально-производственное управление и управление информации и социально-политического прогнозирования. В случае принятия решения об изменениях места, времени, состава участников, повестки дня мероприятия структурное подразделение, ответственное за проведение данного мероприятия, немедленно сообщает об этом в организационное управление.

III. Подготовка, издание и рассылка постановлений и распоряжений
главы администрации и правительства края

ГАРАНТ:

Общие принципы нормотворчества в крае определены краевым законом от 6 июня 1995 г. N 7-КЗ

3.1. Глава администрации и правительство края по вопросам, отнесенным к их ведению, принимают постановления и издают распоряжения, которые подлежат обязательному документальному оформлению. Глава администрации края подписывает принятые Законодательным Собранием края законопроекты.

Постановления принимаются в целях разрешения наиболее важных и стратегических задач.

Распоряжения издаются в целях разрешения оперативных вопросов, а также во исполнение ранее принятых постановлений. Как правило, они имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

В постановлениях и распоряжениях указываются конкретные меры, исполнение которых обеспечит решение поставленных задач, сроки исполнения, ответственные лица или структурные подразделения, на которых возложен контроль за выполнением. Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц или на ряд структурных подразделений, то созыв возлагается на того, кто записан первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов может поручаться различным должностным лицам.

В случае, если в документ, действие которого не ограничивается сроком, требуется включить предписания, рассчитанные на определенный период времени, то их можно оформлять в приложениях к постановлению или распоряжению главы администрации и председателя правительства края с перечнем конкретных мер и исполнителей.

Постановления и распоряжения главы администрации или исполняющего его обязанности, постановления и распоряжения правительства вступают в силу со дня их подписания, если иное не определено в самих актах.

3.2. Подготовка исполнительно-распорядительных документов организуется в соответствии с поручениями главы администрации или правительства края, или во исполнение документов вышестоящих государственных органов власти, законов Законодательного Собрания края, а также инициативным путем, заместителями главы администрации, председателя правительства края или департаментами, отделами, управлениями, комитетами, другими структурными подразделениями.

Руководители подразделений определяют исполнителей из числа ответственных работников и организуют подготовку документов.

Ответственность за качество подготовки проектов исполнительно-распорядительных документов по вопросам компетенции возлагается на соответствующих заместителей главы администрации, правительства края.

Постановления и распоряжения главы администрации или правительства края, принимаемые во исполнение документов вышестоящих законодательных и исполнительных органов, должны содержать ссылку на их дату, номер, полное наименование. Новые постановления и распоряжения главы администрации или правительства края могут приниматься только при условии полной реализации ранее принятых актов по этому вопросу.

3.3. Проекты печатаются в одном экземпляре на подлинном фирменном бланке (ксерокопии не принимаются). Текст должен быть отпечатан на исправной пишущей машинке или компьютере с четким шрифтом N 14. Тексты, отпечатанные бледным или мелким шрифтом, не принимаются.

При подготовке и оформлении проектов постановлений и распоряжений необходимо руководствоваться Положением о порядке издания официальных документов главы администрации края, утвержденным распоряжением главы администрации края.

Заместитель главы администрации края, руководитель аппарата издает приказы (в пределах своей компетенции) на фирменных бланках с обособленной нумерацией по назначению и увольнению работников, в соответствии с определенной номенклатурой должностей, поощрению отличившихся работников или их наказанию, а также по отпускам.

Проекты таких приказов готовит отдел кадров организационного управления администрации края по согласованию с руководителями подразделений, входящих в структуру администрации края.

Приложения к постановлениям и распоряжениям подписываются руководителями департаментов, отделов, управлений, комитетов и других структурных подразделений администрации, краевых и других ведомств, готовивших эти документы.

Проекты документов должны соответствовать действующему законодательству, быть тщательно отредактированы, иметь ясное изложение существа вопроса, четко сформулированные и обоснованные цели и задачи, сроки исполнения с указанием ответственных исполнителей.

Организация исполнения постановлений, распоряжений главы администрации, правительства края и контроль за их выполнением определены Положением от отделе по контролю за исполнением служебных документов, утвержденным постановлением главы администрации края.

3.4. Постановления и распоряжения главы администрации и правительства края, приказы заместителя главы администрации края, руководителя аппарата издаются на бланках установленного образца с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваиваемой протокольным отделом управления делопроизводства и отделом кадров организационного управления.

3.5. Протокольный отдел управления делопроизводства обеспечивает выпуск, тиражирование постановлений и распоряжений главы администрации и правительства края, передает их в отдел служебной переписки для отправки заинтересованным организациям и исполнителям согласно списку рассылки, не позднее чем в трехдневный срок после подписания, а срочные - незамедлительно.

Каждый экземпляр рассылаемого постановления или распоряжения заверяется круглой печатью управления делопроизводства администрации края.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, обязательно направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы, ответственность за это возлагается на управление делопроизводства администрации края.

Замена ранее разосланных документов производится по указанию заместителя главы администрации края, руководителя аппарата.

Принятые постановления управлением делопроизводства в соответствии с установленным порядком направляется в Конституционный Суд Российской Федерации, администрацию Президента России, Контрольное управление администрации Президента Российской Федерации, Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации, представительство администрации края при Правительстве Российской Федерации, в аппарат Законодательного Собрания края.

3.6. Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений главы администрации и правительства края с визами заинтересованных лиц в течение двух лет хранятся в протокольном отделе, а затем до 10 лет - в архиве управления делопроизводства администрации края. Они предоставляются для ознакомления членам Совета Федерации и депутатам Госдумы Российской Федерации, депутатам Законодательного Собрания края по их требованию, отделам, управлениям, департаментам, ведомствам и другим подразделениям только с разрешения главы администрации края, руководителя аппарата.

Приказы заместителя главы администрации края, руководителя аппарата (подлинники с визами) хранятся в отделе кадров организационного управления администрации края.

По истечении установленных сроков официальные документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение.

Передача подписанных подлинников автором главе администрации и правительства края из протокольного отдела управления делопроизводства не допускается. Снятие копий с документов по заявкам структурных подразделений возможно только по разрешению заместителя главы администрации края, руководителя аппарата или начальника управления делопроизводством.

3.7. Постановления и распоряжения главы администрации и правительства края по наиболее важным вопросам публикуются в краевых средствах массовой информации, а краевые законы подлежат опубликованию в обязательном порядке. Решение о публикации принимает лицо, подписавшее документ, а организационные вопросы проводит управление информации и социально-политического прогнозирования администрации края.

IV. Участие в подготовке законопроектов и постановлений
Законодательного Собрания края

ГАРАНТ:

См. также Положение о законопроектной деятельности администрации Краснодарского края, утвержденное распоряжением главы администрации края от 10 августа 1995 г. N 720-р

4.1. Глава администрации края представляет на утверждение Законодательному Собранию проекты планов и программ социально-экономического развития края, краевого бюджета и отчета об их исполнении, проекты схем управления краем, а также может вносить на рассмотрение Законодательного Собрания края проекты по другим вопросам.

4.2. Для подготовки проектов планов, программ, решений, как правило, образуется группа из числа работников аппарата, комитетов, комиссий Законодательного Собрания края, департаментов, отделов, управлений, комитетов во главе с заместителем главы администрации или председателя правительства края. Проекты, затрагивающие жизненно важные вопросы для населения края, визируются председателем крайсовпрофа, а по вопросам предпринимательства - советом предпринимателей края.

4.3. Проекты программ, планов социально-экономического развития, бюджета и постановлений по ним после обсуждения руководством администрации края передаются Законодательному Собранию не позднее, чем за месяц до заседания для предварительного рассмотрения комитетами, постоянными комиссиями Законодательного Собрания.

Проекты постановлений по другим вопросам, относящимся к компетенции администрации края, включенные в повестку дня заседания Законодательного Собрания, завизированные соответствующими должностными лицами, передаются в аппарат Законодательного Собрания не позднее, чем за 7 дней до заседания.

По вопросам, включенным в дополнительную повестку дня заседания Законодательного Собрания, проекты решений представляются не позднее, чем за 2 дня до заседания.

V. Порядок образования департаментов, управлений, отделов,
комитетов и работа с кадрами

5.1. Глава администрации края представляет на согласование Законодательного Собрания проект схемы управления краем и структуры органов администрации и правительства края.

5.2. В пределах утвержденных Законодательным Собранием расходов на содержание краевой администрации глава администрации принимает постановления о создании комитетов, отделов, управлений, департаментов и других структурных подразделений администрации края в соответствии со схемой управления краем.

5.3. Структура, порядок формирования, полномочия и организация работы комитетов, отделов, управлений, департаментов и других структурных подразделений администрации края определяются положениями о них и законодательством РФ.

5.4. Заместители главы администрации, председателя правительства края и его заместители назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации края (раздел 1, п. 6 регламента).

Заместители главы администрации и председателя правительства края, руководители департаментов, управлений, комитетов, отделов, их заместители, заведующие отделами аппарата, а также руководители комитетов, управлений, департаментов, отделов и других подразделений администрации края назначаются и освобождаются от должности главой администрации края.

5.5. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся заместителями главы или председателя правительства края по предложениям руководителей управлений и отделов.

5.6. Назначение и увольнение главных, ведущих специалистов, технических и других работников структурных подразделений администрации края, входящих в номенклатуру администрации, проводятся приказом заместителя главы администрации края, руководителя аппарата.

5.7. Постановления и распоряжения по назначению и освобождению сотрудников готовятся отделом кадров организационного управления администрации края после представления ему необходимых документов (личное дело, листок согласованности и т.д.).

5.8. Порядок оформления и прохождения документов по назначению и освобождению работников, а также по отпускам предусмотрен инструкцией к Положению об отделе кадров организационного управления администрации края.

5.9. Отдел профессиональной подготовки госслужащих организационного управления ведет работу по осуществлению практических мероприятий по обеспечению повышения квалификации и профессиональной подготовки работников администрации края, ее подразделений, городских, районных муниципальных образований и местных администраций, других структурных подразделений, функционально подчиненных администрации края.

VI. Организация работы по служебным документам

6.1. Документы в аппарате готовятся в соответствии с требованиями ГСДОУ, положением о порядке издания официальных документов главы администрации края, утвержденным распоряжением главы администрации Краснодарского края от 14 марта 1994 года N 245-р, Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации края, утвержденной постановлением главы администрации края от 18 октября 1993 года N 377, с соблюдением требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.

На всех документах, кроме служебных писем, указывается их вид. Дата, подпись и индекс являются обязательными реквизитами документов.

Датой документа является дата его подписи либо утверждения. Элементы даты воспроизводятся в последовательности (число месяца, месяц, год - 02.07.94).

В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия - И.Н. Петров).

6.2. Служебные документы, адресованные администрации края, должны поступать только через отдел служебной переписки управления делопроизводства администрации края. Полученная корреспонденция вскрывается, за исключением адресованной лично, проверяется целостность вложений.

Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.

Письма депутатов Совета Федерации и Государственной Думы учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.

6.3. Работники отдела служебной переписки управления делопроизводства администрации края после предварительного ознакомления с документами и их регистрации раскладывают их по папкам или ячейкам адресатам в соответствии с классификатором структурных подразделений администрации края.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующих по своему характеру решения или ответа.

6.4. Работники отдела служебной переписки управления делопроизводства администрации края регистрируют корреспонденцию в день ее поступления. (Письменные обращения граждан учитываются отделом служебной переписки количественно и передаются в отделы писем и приема граждан управления делопроизводства).

На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа, справа, проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления, индекс приемной или отдела и входящий номер документа.

Документы, адресованные департаментам, отделам, управлениям, комитетам, не входящим в администрацию, не регистрируются и передаются отделом служебной переписки их сотрудникам.

На каждый документ, подлежащий регистрации на карточке, работники отдела служебной переписки заполняют регистрационную карточку в двух экземплярах и для контроля заносят в компьютер.

6.5. После регистрации в отделе служебной переписки служебные документы передаются секретарям или помощникам руководителей. При этом секретарь или помощник расписывается в получении документа на 2-ом экземпляре регистрационной карточки, который остается в карточке отдела служебной переписки. В тот же день документы представляются секретарями на рассмотрение руководителям.

Документы, не подлежащие регистрации на карточке, заносятся в компьютер, и в конце дня печатается реестр полученных за день. В регистрационном штампе на таких документах проставляются дата и входящий номер по компьютеру.

Состояние работы с документами в подразделениях фиксируется в регистрационных карточках секретарем руководителя.

Передача зарегистрированных в отделе служебной переписки документов из одного подразделения администрации в другое производится по договоренности между руководителями подразделений. Переадресовка оформляется в отделе служебной переписки.

О поступлении телеграмм незамедлительно извещают секретарей соответствующих приемных. В экстренных случаях телеграммы доставляются в приемные работниками отдела служебной переписки.

Периодическая печать доставляется адресатам работниками отдела служебной переписки ежедневно в 9.30.

6.6. Руководители администрации рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости - на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

Резолюция переносится на регистрационную карточку секретарем руководителя.

Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

6.7. Документы с первым экземпляром регистрационной карточки передаются исполнителем секретарям приемных через отдел служебной переписки с отметкой в регистрационной карточке.

Вторые экземпляры карточек ставятся в картотеку отдела служебной переписки, в котором они группируются по адресам поступления и датам поступления.

6.8. Корреспонденция, полученная из аппарата Президента, Правительства, Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения главе администрации, а в его отсутствие - первому заместителю главы администрации.

Руководители структурных подразделений не позднее следующего дня передают рассмотренную корреспонденцию исполнителям с конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по фактическому исполнению.

Законы Российской Федерации, указы Президента России, постановления и распоряжения Государственной Думы, Правительства Российской Федерации после регистрации в отделе служебной переписки немедленно передаются в правовое управление администрации края. В тот же день документ передается на рассмотрение главе администрации, а в его отсутствие - первому заместителю главы администрации.

Рассмотренные документы с резолюцией главы администрации или его первого заместителя возвращаются в правовое управление, которое направляет их исполнителю не позднее, чем на следующий день, а срочные - незамедлительно.

Если резолюция адресована нескольким работникам, ответственность за исполнение документа несет тот из них, фамилия которого написана первой.

В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполняется в течение 10 дней.

Делать какие-либо пометки на правительственных документах не допускается.

Ознакомление ответственных работников администрации с поступившими документами осуществляется в течение дня с момента получения, контроль за ходом ознакомления осуществляет специалист правового управления. Работник, ознакомившийся со служебным документом, ставит свою подпись и дату.

Контроль за прохождением указов Президента, постановлений Правительства Российской Федерации осуществляет правовое управление администрации края.

Снятие копий с правительственных документов проводится правовым управлением или по указанию главы администрации края или его заместителей, или председателя правительства, о чем делается соответствующая запись на сопроводительном листке документа.

6.9. Подготовка проектов писем в вышестоящие органы возлагается на заместителей главы администрации или председателя правительства края. Эти должностные лица обязаны следить за прохождением писем в центральных органах и принимать меры по получению ответов на вопросы, поставленные в них.

Письмо, как правило, должно содержать один вопрос.

На каждое письмо, направленное в центральные органы, в соответствующей приемной заносятся данные в компьютер или в журнал исходящей корреспонденции. При отправке корреспонденции в отдел служебной переписки исполнителем передается список отправки и полный адрес получателя. Письмо считается исполненным после получения письменного или устного ответа из той организации, куда оно направлено.

Письма, адресованные в аппарат Президента, Правительства, Совет Федерации, Государственную Думу Российской Федерации, отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются главой администрации, а в его отсутствие - первым заместителем.

Письма в другие центральные органы и учреждения, краевые комитеты, департаменты, управления, отделы, ведомства, органы местного самоуправления городов и районов края подписывают: глава администрации, его заместители или заместители председателя правительства, в зависимости от характера содержания письма согласно распределению обязанностей.

Исходящие документы, подписанные руководителями подразделения администрации, которому предоставлено право переписки, регистрируются в подразделении, здесь же хранятся и копии этих документов.

Письма, подписываемые главой администрации, исполняются на бланке главы администрации Краснодарского края, во всех других случаях - на бланке первого заместителя, заместителя главы администрации, председателя правительства края, а также на бланке "Администрация Краснодарского края".

К представленному на подпись руководителями администрации письму прикладывается его копия, на которой должны быть визы руководителей соответствующего комитета, департамента, отдела, управления или организации, помощника, специалиста, ответственного за подготовку данного письма, указана дата визирования документа.

Если письмо представляется на подпись главе администрации, то на его копии, кроме указанных виз, должна быть также виза ведающего соответствующим вопросом заместителя главы администрации или заместителя председателя правительства края.

Телеграммы в адрес органов местного самоуправления городов и районов подписываются главой администрации, его первыми заместителями или заместителями, а также заместителями председателя правительства края.

Текст телеграммы излагается кратко, баз союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание).

Копия письма и телеграммы визируется исполнителем и руководителем подразделения администрации края на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

Подписанные письма и телеграммы регистрируются в соответствующей приемной и передаются исполнителем для отправки в отдел служебной переписки управления делопроизводства администрации края. При этом к телеграмме прилагаются 3 завизированные копии.

Письма и телеграммы печатаются в 3-х экземплярах. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес, при ответе на входящий документ также его номер и дата.

Все документы, подписанные руководителями администрации края, высылаются адресатам только через отдел служебной переписки управления делопроизводства администрации края, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Их копии, оформленные в установленном порядке, остаются и хранятся в соответствующей приемной администрации.

Секретари руководителя ведут учет служебных документов (входящих и исходящих) и ежеквартально составляют сводку об их прохождении по приемной и представляют ее своим руководителям и управлению делопроизводства администрации края.

Управление делопроизводства администрации края осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежеквартально анализирует состояние работы по документообороту в аппарате, информирует об этом заместителя главы администрации края, руководителя аппарата.

6.10. Все важные входящие, исходящие, внутренние документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих приемных руководителей.

На контрольных карточках и контрольных документах проставляется штамп "контроль".

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

В регистрационных карточках проставляются полные сведения об исполнении документа.

Ответ на служебный документ готовится его исполнителем и через отдел служебной переписки управления делопроизводства высылается адресату.

Исполненные документы, а также регистрационные карточки хранятся в делах приемной в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и по истечении срока хранения сдаются в архив.

6.11. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. В администрации края имеются следующие печати:

- большие гербовые печати: "Администрация Краснодарского края", "Глава администрации Краснодарского края" и угловой штамп администрации Краснодарского края (хранятся у заместителя главы администрации края, руководителя аппарата);

- малая гербовая печать: "Администрация Краснодарского края" - хранится в отделе наград;

- простые печати: "Социально-производственное управление"; "Управление делопроизводства", "Управление делопроизводства N 1", "Управление делопроизводства N 2" и другие хранятся в соответствующих подразделениях.

6.12. Весь процесс документирования в администрации края ведется на типографских бланках, а также бланках, изготовленных с помощью штампов, разработанных структурными подразделениями совместно с управлением делопроизводства администрации края и утвержденных заместителем главы администрации края, руководителем аппарата.

Бланки документов, используемые в аппарате, хранятся в сейфах или закрытых шкафах.

Заказы на изготовление бланков и штампов подаются руководителями подразделений в редакционно-документационный отдел управления делопроизводства администрации края.

6.13. Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

ГАРАНТ:

См. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Краснодарского края, утвержденное постановлением главы администрации края от 13 октября 1995 г. N 555

Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

6.14. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в администрации края возлагается на управление делопроизводства администрации края.

В каждом структурном подразделении аппарата администрации края ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель.

VII. Порядок рассмотрения письменных обращений и организация
личного приема граждан

7.1. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в администрацию края, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

В случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены главой администрации, председателем правительства, их заместителями, но не более, чем на один месяц. О продлении срока информируется заявитель исполнителем обращения.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления. При необходимости эти сроки могут быть в порядке исключения продлены главой администрации, председателем правительства края и их заместителями, но не более, чем на 15 дней с сообщением заявителю.

Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной или устной форме.

7.2. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан принимаются отделом писем и приема граждан управления делопроизводства администрации края, на них проставляются регистрационный штамп и дата. В тот же день корреспонденция регистрируется и обрабатывается отделом служебной переписки.

Письма, полученные из отделений связи, учитываются отделом служебной переписки и передаются отделу писем и приема граждан.

Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема, принимаются лицом, осуществляющим прием.

Поступившие в адрес руководителей администрации письма с пометкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью, не вскрываются. Они передаются отделом служебной переписки непосредственного в приемную руководителя, которому адресованы, В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается через отдел служебной переписки в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства края.

В отделе писем и приема граждан все письма проверяются на повторность поступления и регистрируются с использованием компьютерной техники. Если обращение является повторным, материалы по первичному обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.

По содержанию каждого обращения должностное лицо в отделе писем и приема граждан определяет, кому из руководителей администрации или правительства направить его для рассмотрения, и передает по принадлежности.

Обращения, передаваемые на рассмотрение в приемные и службы администрации, после исполнения подлежат возврату со всеми материалами в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства администрации края.

Не допускается передача материалов из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел писем и приема граждан.

7.3. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению главы администрации, председателя правительства края, их заместителей, передаются не позднее следующего дня на доклад соответствующим руководителям, которые определяют их исполнителей и дают необходимые поручения.

На доклад главе администрации или председателю правительства края передаются обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников администрации и т.п.), а также по вопросам, связанным с деятельностью руководителей правоохранительных органов.

Поступившие в администрацию края письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания края, отражающие обращения к ним граждан, независимо от содержащихся в них вопросов, передаются на доклад адресату как служебная корреспонденция.

Непосредственное исполнение обращений граждан поручается руководителям департаментов, отделов, управлений, комитетов, ведомств, органам муниципальных образований городов и районов.

Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует исполнитель, указанный в резолюции первым.

7.4. Поступившие в администрацию края обращения граждан из вышестоящих органов власти в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются главе администрации или председателю правительства края, их заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции.

7.5. Исполнение обращений, носящих общественно значимый характер, а также содержащих информацию о непринятии мер по предыдущим заявлениям и жалобам граждан, берется на контроль.

В необходимых случаях по инициативе руководителей администрации или правительства края для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников администрации края, представителей департаментов, отделов, управлений, комитетов, иных организаций.

7.6. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению городских, районных администраций, департаментов, отделов, управлений и комитетов администрации края, иных организаций, направляются на рассмотрение в эти организации непосредственно отделом писем и приема граждан управления делопроизводства администрации края. По направляемым обращениям даются поручения относительно порядка их рассмотрения или же принятия необходимых мер. О данных действиях отдел писем и приема граждан уведомляет авторов писем.

Уведомление граждан о мерах, принятых по их обращениям, осуществляют руководители органов, в которые направлены эти обращения на рассмотрение, в установленные сроки. Об исполнении обращений, взятых на контроль, уведомляется администрация края.

7.7. Контроль за исполнением обращений по существу осуществляется главой администрации, председателем правительства края, их заместителями, руководителями других структурных подразделений, давшими поручения по этим обращениям, а также их помощникам или лицам, имеющим поручение по контролю.

Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, исполнение которых находится на контроле в администрации края, осуществляет отдел писем и приема граждан.

При систематическом нарушении сроков рассмотрения обращений граждан муниципальными образованиями городов и районов края департаментами, комитетами, отделами, управлениями администрации края информация о фактах нарушений передается управлением делопроизводства для принятия мер. Отдел писем и приема граждан ежемесячно готовит сведения о неисполненных обращениях граждан для доклада руководству.

7.8. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения лиц, имеющих психические заболевания (если имеются на то соответствующие подтверждения), заявления и жалобы, которые носят абстрактный характер. Не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

7.9. Личный прием граждан осуществляется главой администрации, председателем правительства края, их заместителями по вопросам, отнесенным к их ведению, а также руководителями департаментов, управлений, отделов и комитетов администрации края при поступлении обращений, рассмотрение которых находится в их компетенции.

Периодичность и время приемов устанавливается согласно графику. Порядок приема вывешивается в приемной граждан на доступном для обозрения месте.

Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация и проведение личного приема возлагаются на отдел писем и приема граждан управления делопроизводства администрации края.

При обращениях граждан по вопросам, не отнесенным к ведению администрации края, начальник дает необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем, оказывает правовую помощь.

За день до начала приема материалы по приему граждан передаются помощнику соответствующего руководителя для ознакомления и выработки решения по затрагиваемым вопросам.

Решения по устным обращениям записываются в карточки установленного образца лицом, ведущим прием, контроль за их исполнением осуществляет отдел писем и приема граждан.

7.10. Отдел писем и приема граждан управления делопроизводства администрации края ежеквартально до 15 числа следующего за кварталом месяца готовит для информации руководства анализ и обобщение содержания письменных и устных обращений граждан, обратившихся в администрацию края, а по итогам полугодия и года - аналитические записки с рассылкой во все департаменты, отделы, управления, комитеты администрации края, краевые ведомства, администрации городов и районов.

VIII. Порядок подготовки и проведения совещаний в администрации края

8.1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется главой администрации края, председателем правительства или их первыми заместителями. Они предусматриваются в ежеквартальном плане мероприятий и уточняются в ежемесячных и еженедельных планах.

8.2. Ответственность за подготовку совещаний возлагается на заместителей главы администрации или председателя правительства края, руководителя отдела, комитета, управления, департамента должностным лицом, принявшим решение о его проведении. Им же утверждается план подготовки и порядок проведения совещания. Координация вопросов по подготовке мероприятий с участием главы администрации или председателя правительства края возлагается на организационное управление администрации края.

8.3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информация, справки и т.д.), план подготовки, порядок проведения совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания возлагаются на специалистов и помощников соответствующих заместителей главы администрации и структурных подразделений аппарата согласно плану подготовки совещания.

8.4. При проведении совещаний главой администрации, председателем правительства края или их заместителями стенографирование обеспечивается управлением делопроизводства администрации края.

8.5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, проводившим совещание.

8.6. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний и обслуживание участников совещания возлагается на социально-производственное управление администрации края.

IX. Организация контроля исполнения документов

9.1. Система контроля определяет организацию, порядок работы должностных лиц с контролируемыми документами, своевременное предупреждение о возможных срывах сроков исполнения, регулярное информирование главы администрации, председателя правительства края о ходе выполнения документов как в администрации края, так и в ее отделах, управлениях, комитетах, департаментах, муниципальных образованиях и имеет своей задачей обеспечить своевременное и качественное исполнение документов.

9.2. Контролю подлежат следующие документы:

- указы и распоряжения Президента РФ;

- постановления и распоряжения Правительства РФ;

- постановления и распоряжения главы администрации, председателя правительства края;

- поручения главы администрации, председателя правительства края, данные на планерных совещаниях.

9.3. Контроль исполнения включает в себя:

- учет контролируемых документов;

- непосредственную проверку и регулирование хода исполнения документов;

- анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

9.4. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют:

- глава администрации, председатель правительства края, их заместители по курируемым вопросам;

- руководители других структурных подразделений администрации края, а также уполномоченные ими лица.

9.5. Руководители структурных подразделений администрации края являются ответственными за организацию работы по фактическому исполнению контролируемых документов, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их исполнение.

9.6. Оперативный контроль за сроками исполнения документов по контрольным делам осуществляют помощники главы администрации, председателя правительства края, их заместителей, заведующие, начальники функциональных отделов; они следят за своевременной разработкой отделами, управлениями, комитетами, департаментами, местными органами самоуправления конкретных мероприятий по выполнению распорядительных документов.

9.7. Организация и координация работы по контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации, председателя правительства края возложена на отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации края, который оформляет контрольные дела на контролируемых документах.

9.8. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации края осуществляет:

- учет контролируемых документов, поручений главы администрации и председателя правительства края, данных ими на планерных совещаниях, и ход их исполнения;

- анализ результатов и исполнительской дисциплины;

- по поручению руководства администрации, правительства края инициативно проверяет выполнение отдельных распорядительных документов.

9.9. Контроль за прохождением указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ осуществляет правовое управление администрации края.

9.10. Руководители структурных подразделений администрации края, ответственные за контроль, согласно контрольным срокам представляют информацию о ходе их выполнения начальнику отдела по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации края, который в обобщенном виде готовит материал для доклада главе администрации, в его отсутствие - первому заместителю, председателю правительства края.

9.11. Все служебные документы исполняются в срок, указанный в резолюции руководства администрации края или в текстах документов. Он может быть изменен, продлен только лицом или органом, которые его установили.

Продление срока исполнения документа должно быть оформлено не менее, чем за 2 - 3 дня до истечения срока его выполнения, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

9.12. После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо или орган, которые поставили его на контроль. При этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.

Х. Выполнение машинописных, копировально-множительных работ,
стенографических и магнитофонных записей

10.1. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются от работников аппарата администрации заведующей машинописным бюро управления делопроизводства администрации края.

Рукопись должна быть разборчивой, тщательно отредактированной, выполненной фиолетовыми или черными чернилами (пастой) и подписана исполнителем.

Машбюро выполняет работы объемом более 2 страниц. Материалы до 2 листов машинописного текста и письма печатаются секретарями руководителя соответствующих приемных, и только в отдельных случаях - в машинописном бюро.

Документы печатаются, как правило, на бланках, через полтора интервала. Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются через два интервала.

На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются количество экземпляров, инициалы машинистки, дата.

Заведующая машбюро вправе не принять для печатания материал, написанный неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или карандашом.

Заказ на выполнение машинописных работ на субботний день передается заведующей машбюро (а заявка на работу машинисток в выходной день - в управление делопроизводством администрации края).

Машинописные работы выполняются по трем категориям срочности: весьма срочная, срочная и обычная.

Весьма срочная - при наличии визы заместителей главы администрации или председателя правительства края - в срок до 3 часов.

Срочная - с визой начальника управления делопроизводства или его заместителя - в течение дня.

Обычная - в течение двух дней.

Внеочередными машинописными работами являются поручения главы администрации, материалы за его подписью.

Материал, сданный в машбюро после 17 часов, регистрируется датой следующего дня.

При необходимости машинописных работ в другие сроки разрешения дает начальник управления делопроизводства или заместитель начальника управления.

10.2. Размножение документов производится в типографии или в бюро копировально-множительных работ. Заказ на множительные работы оформляется на специальном бланке, завизированном помощником или заместителем главы администрации, или руководителем структурного подразделения, а виза на разрешение размножения - начальником управления делопроизводства администрации края или его заместителем.

Разрешение на тиражирование документов в типографии оформляется визой начальника социально-производственного управления или его заместителя на специальном бланке.

На копирование передаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) материалов. Специалист копировально-множительного бюро вправе не принимать к размножению материал, не отвечающий соответствующим требованиям.

Готовый материал выдается заказчику в бюро копировально-множительных работ.

В машинописном бюро печатаются, а в бюро копировально-множительных работ тиражируются документы только служебного характера.

10.3. Стенографированием обеспечиваются особо важные совещания, проводимые главой администрации или председателем правительства и первыми заместителями, в исключительных случаях по предварительным заявкам стенографируются совещания, проводимые заместителями главы администрации.

Стенограмма составляется в течение 3-х дней после совещания, а срочная - на второй день.

Запись совещаний на магнитную ленту проводится по особым поручениям.

Организация и проведение этой работы возлагается на управление делопроизводства администрации края.

XI. Дежурство в администрации края

11.1. Дежурство в администрации края ведется штатными работниками - ежедневно в рабочие дни с 18 часов текущего до 9 часов следующего дня, а в выходные и праздничные дни - круглосуточно.

Координацию их работы осуществляет руководитель приемной главы администрации края управления делопроизводства.

11.2. В выходные и праздничные дни дополнительно назначаются дежурные из числа заместителей главы администрации, председателя правительства края, руководителей комитетов, департаментов, управлений, отделов по графику, подготовленному управлением делопроизводства и утвержденному председателем правительства края.

11.3. Во время дежурства дежурные руководствуются специальной инструкцией.

XII. Использование архивных документов

12.1. Документы, находящиеся на хранении в архиве управления делопроизводства администрации края, при необходимости предоставляются сотрудникам подразделений администрации для работы в комнате архива, а в некоторых случаях - во временное пользование (до 3-х дней) вне архива под расписку. Сотрудники администрации края несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.

12.2. Постановления и распоряжения главы администрации в правительстве края после 2-летнего нахождения в протокольном отделе управления делопроизводства передаются на хранение в архив, где и даются по ним справки.

12.3. Материалы по обращениям граждан до 3-х лет хранятся в отделе писем и приема граждан управления делопроизводства администрации края, который и дает по ним информацию.

Заместитель главы администрации

края, руководитель аппарата

В.Ф. Галушко