Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение главы городского самоуправления - мэра города Краснодара от 21 апреля 1997 г. N 272-р "Об Инструкции по делопроизводству в мэрии города" (утратило силу)
Распоряжение главы городского самоуправления - мэра города Краснодара
от 21 апреля 1997 г. N 272-р
"Об Инструкции по делопроизводству в мэрии города"
ГАРАНТ:
Постановлением главы администрации г. Краснодара от 13 мая 2003 г. N 845 настоящее распоряжение признано утратившим силу
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства, а также в соответствии с требованиями Государственной системы документального обеспечения:
ГАРАНТ:
См. также постановление главы городского самоуправления Краснодара от 19 августа 1997 г. N 1561 "О признании утратившим силу постановления главы администрации города Краснодара от 26.08.96 г. N 1359" и распоряжение главы городского самоуправления Краснодара от 10 апреля 1998 г. N 167-р "О совершенствовании процедуры подготовки проектов постановлений главы городского самоуправления - мэра города Краснодара"
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству мэрии города (прилагается).
2. Руководителям мэрии и структурных подразделений организовать подготовку и оформление документов в точном соответствии с утвержденной Инструкцией.
3. Распоряжение главы администрации г. Краснодара от 7.02.92 г. N 131-р "Об утверждении положения "О порядке издания официальных документов администрации г. Краснодара", распоряжение от 29.10.93 г. N 826-р "О порядке согласования проектов постановлений главы администрации города", от 29.11.94 г. N 1335 "О порядке издания актов администрации города" считать утратившими силу.
4. Контроль за соблюдением требований Инструкции возложить на управление делами мэрии города.
Глава городского самоуправления -
|
мэр города Краснодара |
В.А. Самойленко |
ГАРАНТ:
См. Инструкцию по делопроизводству в администрации города Краснодара, утвержденную постановлением главы администрации г. Краснодара от 13 мая 2003 г. N 845
Инструкция
по делопроизводству в мэрии города
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки служебных документов, организации контроля за их исполнением и ведения делопроизводства в мэрии города.
Инструкция разработана на основе Государственной системы документального обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991.
Работа с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.
1.2. Ответственность за правильное ведение делопроизводства в мэрии города возлагается на управление делами, в структурных подразделениях - на секретарей руководителя.
1.3. В мэрии установлена следующая система делопроизводства, при которой управление делами централизовано осуществляет:
- прием, первичную обработку поступающей корреспонденции и обработку отправляемых документов;
- регистрацию, контроль за сроками исполнения, формирование дел, справочную работу по письмам и личным обращениям граждан;
- регистрацию, оформление, выпуск и рассылку постановлений и распоряжений мэрии;
- классификацию документов в делопроизводстве, контроль за формированием дел, учет и хранение законченных делопроизводством документов;
- регистрацию, контроль исполнения, справочную работу, формирование дел по служебным документам.
ГАРАНТ:
См. также Правила формирования информационно-справочной базы нормативных и правовых актов мэрии, утвержденные распоряжением главы городского самоуправления Краснодара от 5 июня 2000 г. N 338-р
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, использование служебных материалов в печати допускается только с разрешения управляющего делами мэрии.
1.5. Бланки документов, применяемые в мэрии, разрабатываются и печатаются в управлении делами. Все бланки хранятся в запираемых шкафах и подлежат строгому учету; они нумеруются, регистрируются и по мере надобности выдаются под подпись ответственным должностным лицам. Далее ответственность за их сохранность, учет и правильное использование несут:
- в приемных мэра, вице-мэров, директоров департаментов и управляющего делами - заведующие приемными, секретари руководителей;
- в структурных подразделениях аппарата - руководители структурных подразделений.
1.6. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника мэрии.
2. Подготовка служебных документов
2.1. Общие требования к оформлению документов.
2.1.1. Документы, издаваемые в мэрии должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-91 и оформлены на бланках, соответствующих ГОСТу.
2.1.2. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному использованию их в справочных целях.
2.1.3. Служебные документы, как правило, составляются на бланках. Обязательными реквизитами на бланке, оформленном типографским способом, являются: герб города, наименование организации, наименование вида документа, указываемое на всех документах (постановление, распоряжение, справка и т.д.), кроме служебных писем, место составления. На служебных письмах проставляется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный индекс, номер телефона, место составления; ограничительными линиями отмечается место таких реквизитов как дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле исполнения, гриф утверждения, поле документа.
К заполняемым реквизитам бланка относятся: дата и индекс документов. Дата ставится при завершении оформления документа. Она должна являться датой его подписания или составления. Дата оформляется арабскими цифрами.
Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год: 08.03.97.
В служебных письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 23 июля 1997 г.
Индекс документа - это порядковый номер для постановлений, распоряжений, протоколов; для писем - это регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, а также номером по тематическому классификатору.
2.1.5. Ссылка на регистрационный номер и дату поступающего документа в обязательном порядке указывается только на бланке письма, т.к. этот реквизит предполагает переписку; он полностью переписывается из инициативного письма: на N _______ от "___" ___________ г.
2.1.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "О чем?". Например: О выделении ассигнований...
2.1.7. Адресование производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, а также представляемых руководству (заявление, докладные и объяснительные записки).
Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в именительном падеже.
Например: Департамент по делам строительства и архитектуры.
Отдел организационно-кадровой работы.
Допускается адресование документа конкретному лицу.
Например: Главе администрации Карасунского округа Цуканову В.В.
При адресовании документа нескольким однородным организациям адресат может быть обозначен обобщенно, например: директорам департаментов мэрии города.
При направлении документа в несколько адресов на документе допускается указывать не более четырех адресов. При большом количестве адресатов на каждом экземпляре документа указывается только один адрес и составляется список на рассылку. На документах, направляемых в директивные органы, указывается только один адрес.
В состав реквизита "адресат" должен входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых директивным органам, а также отделам, управлениям мэрии, главам административных округов.
Почтовый адрес корреспондента помещается ниже наименования должности и фамилии.
При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается почтовый индекс, город, второй строкой - улица, номер дома, номер корпуса и номер квартиры, а затем указывается фамилия и инициалы частного лица.
Например: 350014, г. Краснодар
ул. 8 Марта, д. 15, Яворскому А.К.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
Свои особенности имеет порядок адресования документов иностранным корреспондентам. Они адресуются организациям или конкретному лицу (без указания должности). При этом сначала указывается фамилия и инициалы, затем наименование организации, номер почтового ящика, номер дома, название улицы, города и страны, почтовый индекс в конце адреса. Адресат печатается через 1,5 межстрочного интервала.
2.1.8. Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа; во второй части излагаются выводы, предложения, постановления, распоряжения или просьбы. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.
Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. Объем документа не должен превышать 3 - 4 страниц, а по особым вопросам 6 - 8 страниц печатного текста. Текст документа печатается на бланке главы городского самоуправления - мэра г. Краснодара или мэрии города Краснодара форматов А4, А5 на одной стороне листа через 1,5 межстрочных интервала на пишущей машинке с четким шрифтом и лентой черного цвета. Исправления и подчистки не допускаются. При печатании документа строго выдерживаются поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее - не менее 19.
ГАРАНТ:
См. также Правила оформления нормативных и правовых документов на компьютерах, утвержденные распоряжением главы городского самоуправления Краснодара от 5 июня 2000 г. N 338-р
2.1.9. Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: ________________________________________________________
(название документа и наименование
_________________________________________________________________________
организации или автора, дата и индекс документа)
и приложения к нему, всего на _______ л.
2.1.10. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если документ издается на должностном бланке главы городского самоуправления - мэра г. Краснодара или мэрии города Краснодара, то наименование должности и расшифровка подписи не нужны, достаточно наличия личной подписи. Это не касается, однако, издания постановлений и распоряжений, где обязательно должны присутствовать все реквизиты подписи.
Если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц, то документ подписывается этими должностными лицами; их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа, составляемого комиссией, указываются не должности лиц, составивших его, а распределение их обязанностей в составе комиссии, при этом подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке:
Председатель комиссии (подпись) С.Г. Петров
Члены комиссии (подпись) А.Н. Кузнецов
С.К. Сидоров
2.1.11. Гриф согласования проставляется на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными организациями, подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входит слово "согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела по защите
прав потребителей
подпись Н.К. Зотов
14.03.97
Грифы согласования располагаются ниже реквизита "подпись" с левой стороны листа или на отдельном листе согласования.
Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости можно указывать должность визирующего и организацию, расшифровка подписи визирующего обязательна.
Грифы (визы) согласования должны проставляться на подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
2.1.12. Фамилия исполнителя и номер служебного телефона располагаются в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
2.1.13. Утверждение - особый способ удостоверения некоторых видов документов после их подписания. Утверждаются документы, авторы которых не правомочны ввести их в действие. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово УТВЕРЖДАЮ (заглавными буквами, без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата утверждения. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор городского
(муниципального) объединения
медицинских учреждений
подпись А.П. Воробьев
17.02.97
Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ, название распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением главы городского
самоуправления - мэром г. Краснодара
от 15.03.97 г. N 325
Утверждению подлежат положения, уставы, штатные расписания, инструкции, планы, акты, протоколы.
2.1.14. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Копии постановлений и распоряжений главы городского самоуправления - мэра города при их рассылке заверяются печатью отдела регистрации и протоколов. Гербовая печать проставляется на подлинных документах, удостоверяющих трудовой стаж (трудовая книжка, справка о трудовом стаже и т.п.), на договорах; документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных ценностей; на актах списания, приема-передачи оборудования, дел; актах выполнения работ; доверенностях; командировочных удостоверениях; образцах оттисков печатей; представлениях и ходатайствах о награждении; банковских поручениях; положениях, реестрах чеков, сметах расходов на аппарат управления; уставах, штатных расписаниях, архивных справках, лицензиях и письмах, являющихся финансовыми документами.
2.1.15. Заверительная надпись оформляется на копиях документов, созданных в мэрии города, и удостоверяет соответствие содержания копии подлиннику. Заверительная надпись состоит из следующих элементов: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения копии, например:
Верно, начальник отдела кадров, подпись (В.Н. Седов) 21.03.97 г.
На копиях отправляемых документов, оставшихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.
2.1.16. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, связанных с расходованием или получением денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью.
2.1.17. Копии постановлений и распоряжений заверяются печатью отдела протоколов и регистрации. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
2.1.18. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции мэра города, вице-мэров, управляющего делами, руководителей структурных подразделений.
Резолюция может быть оформлена как на отдельном листе (бланке), так и на самом документе. Копия резолюции, подготовленной на отдельном листе, визируется исполнителем, подготовившим проект резолюции. На документе резолюции располагаются в верхней части; на письмах и докладных записках - между адресатом и текстом документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем, как правило, считается лицо, названное в резолюции первым.
2.1.19. В документах, оформленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.
3. В соответствии со ст. 33 Закона Российской Федерации "О местном самоуправлении в Российской Федерации" глава местной администрации в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения.
3.1. Постановления издаются на перспективу по вопросам, обеспечивающим жизнедеятельность города, в выполнении которых задействованы несколько департаментов, управлений и других служб по вопросам, имеющим важное народнохозяйственное значение, и носят нормативный характер.
3.2. Распоряжения издаются по оперативным и другим текущим вопросам и распространяются на ограниченный круг объектов.
3.3. Подготовку постановлений и распоряжений руководители отделов и управлений, комитетов, департаментов, палат осуществляют по поручению мэра города, вице-мэров, управляющего делами, руководителей структурных подразделений.
4. Подготовка проектов постановлений, распоряжений
мэра города Краснодара
ГАРАНТ:
О порядке подготовки и оформления проектов решений для внесения в повестку дня заседания городской Думы Краснодара см. распоряжение главы городского самоуправления Краснодара от 5 февраля 1997 г. N 122-р
См. также действовавшее в период действия настоящего распоряжения Положение о порядке подготовки правовых актов главы администрации Краснодарского края, утвержденное постановлением главы администрации края от 26 февраля 2001 г. N 125
4.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений мэра г. Краснодара включает:
4.1.1. Поручения главы городского самоуправления - мэра г. Краснодара, данные в виде устного или письменного распоряжения одному или нескольким должностным лицам о подготовке проектов постановлений и распоряжений;
4.1.2. Проработку по вопросам о целесообразности издания и содержания постановления, распоряжения в соответствующих структурных подразделениях мэрии города, департаментах, городских ведомствах и других органах государственного управления;
4.1.3. Определение мэром города, либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта постановления, распоряжения, круга органов, организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта постановления, распоряжения, иного документа, его экспертизу и согласование;
4.1.4. Обязательное визирование проекта постановления, распоряжения начальниками управлений, заведующими отделами, генеральными директорами департаментов, палат, руководителями городских служб, которым поручается выполнение определенных заданий, юридическим департаментом, 1-ми вице-мэрами, вице-мэром, курирующими данные вопросы, управляющим делами.
4.1.5. Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов власти и управления, должны содержать ссылку на их дату, номер и полное наименование.
4.1.6. По некоторым важнейшим вопросам проведения экономической реформы, социальной защиты населения и другим могут приниматься совместные постановления мэрии с общественными организациями. Новые постановления и распоряжения могут приниматься только при условии полной реализации ранее принятых актов по этому вопросу.
4.1.7. Если в документ, действие которого не ограничивается сроком, требуется включить сроки, рассчитанные на определенный период времени, то их можно оформлять в приложениях к постановлению, распоряжению с перечнем конкретных мер и исполнителей.
5. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на бланке установленного образца в соответствии с ГСДОУ через 1,5 интервала.
5.1. Проекты официальных документов должны соответствовать действующему законодательству, тщательно отредактированы, иметь ясное изложение существа вопроса, четко сформулированные и обоснованные цели и задачи, сроки исполнения и ответственных исполнителей.
5.2. Составитель проекта постановления, распоряжения обязан лично согласовывать проект постановления, передача проекта постановления другим лицам не допускается.
5.3. Согласование проектов постановлений, распоряжений производится в следующей последовательности:
- составитель проекта, юрист и руководитель отдела, управления, комитета, департамента, от которого вносится постановление;
- руководители отделов, управлений, комитетов, департаментов городской администрации, чьи интересы затрагиваются в документе;
- руководители городских служб, предприятий, организаций, учреждений;
- главы административных округов;
- первые вице-мэры, вице-мэр в соответствии с распределением обязанностей.
В последнюю очередь проекты постановлений визируют юристы юридического и кадрового обеспечения муниципальной деятельности и управляющий делами.
5.4. Проекты постановлений и распоряжений без визы департамента юридического и кадрового обеспечения муниципальной деятельности на подпись мэру не представляются, юридический департамент визирует проект перед управляющим делами и несет полную ответственность за соблюдение законности при подготовке документов.
5.5. К проекту постановления, распоряжения должны прилагаться исходные документы, письма с визами, графический материал в подлиннике, справки, документы, на которые имеется ссылка в проекте постановления, распоряжения.
5.6. Приложения к документу визируются руководителем отдела, управления, комитета, департамента, ответственного за подготовку проекта, и подписываются управляющим делами.
5.7. Должностные лица, визирующие проект постановления, распоряжения, обязаны указывать дату подписания.
5.7.1. Подписи руководителей и должностных лиц городских служб, предприятий, учреждений и организаций обязательно должны быть заверены печатью соответствующих учреждений, организаций, предприятий.
6. Персональную ответственность за соблюдение порядка издания и согласования проекта постановления несут руководители отделов и управлений, комитетов, департаментов, палат, вносящих проекты на подпись главе мэрии.
6.1. В случае несогласия с проектом постановления, распоряжения, либо отдельными его положениями, должностные лица, которым передан на согласование проект постановления, распоряжения, обязаны поставить свою подпись в листе согласований, изложив при этом письменно мотивы своего несогласия отдельной запиской, которая прилагается к проекту официального документа. Указанные разногласия, либо замечания должны быть рассмотрены у курирующего 1-го вице-мэра или управляющего делами, вице-мэра.
6.2. В процессе доработки, если в проект внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.
7. Проекты постановлений, распоряжений, переданные составителем на согласование, должны визироваться должностными лицами в срок не более трех суток.
7.1. Подготовленные для подписи распорядительные документы юридический департамент передает в отдел протоколов и регистрации для дальнейшей отработки.
7.2. Отдел протоколов и регистрации проверяет наличие необходимых документов, соответствие подписей, бланков, заявок и соблюдение ГОСТов, затем формирует папку и передает ее на подпись управляющему делами.
7.2.1. Любые правки от руки, внесенные в напечатанный текст проекта постановления, распоряжения, являются основанием для отказа в регистрации указанного проекта протокольной частью управления делами.
7.2.2. Постановления и распоряжения главы городского самоуправления - мэра города Краснодара подписываются только мэром. В отсутствие главы городского самоуправления - мэра г. Краснодара (отпуск, командировка более двух дней) или по его поручению постановления и распоряжения подписывает лицо, заменяющее его в соответствии с письменным распоряжением.
7.2.3. Визирование производится на том же листе, на котором ставится подпись главы городского самоуправления - мэра города Краснодара. Если документ подготовлен в объеме одной страницы и на лицевой части листа нет возможности вместить все визы, то визирование продолжается на оборотной стороне листа, но не более 5 машинописных строчек. При объеме документа свыше одной страницы визирование производится на последующих листах только с лицевой стороны, если должностное лицо, подписи которого заготовлены на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Лица, визирующие проекты, после расшифровки фамилий указывают дату подписания документа; подписи руководителей и должностных лиц городских служб, предприятий, учреждений и организаций обязательно должны быть заверены печатью соответствующих учреждений, организаций, предприятий.
7.2.4. При подготовке проектов официальных документов главы городского самоуправления - мэра города предусматривается обязательное участие 1-х вице-мэров города, вице-мэра, курирующих соответствующие направления, юридического департамента и управляющего делами города.
7.2.5. Проекты официальных документов, незавизированные указанными должностными лицами, признаются неподготовленными к подписанию мэром города.
7.2.6. Постановления, распоряжения, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются управлением делами или курирующим вице-мэром руководителям, внесшим проекты постановлений и распоряжений.
7.2.7. К текстам проектов постановлений, распоряжений составляются заголовки, отражающие краткое содержание текста. Заголовок должен начинаться с предлога "О" (о чем документ, например: "Об установлении...", "О ходе..."). Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста длиной строки 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.
7.2.8. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания документов (например: неудовлетворительное состояние дел). Констатирующая часть, как правило, должна быть меньше распорядительной части. В распоряжении возможно исключение констатирующей части.
7.2.9. Если же содержание постановления не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть постановления начинается с изложения достигаемой цели с последующим словом "Постановляю". Например: "В целях дальнейшего совершенствования порядка оформления счетов в коммерческих банках ПОСТАНОВЛЯЮ:"
Фразу печатают на три машинописных интервала ниже констатирующей части. Слово "Постановляю" печатается прописными буквами последовательно по тексту. Пункты постановлений, распоряжений должны содержать конкретные мероприятия для выполнения поставленных задач. Поэтому, как правило, необходимо указывать исполнителей и срок исполнения. Каждый пункт должен начинаться:
- с указания исполнителей и конкретного действия, выраженного глаголом неопределенной формы ("Горжилхозу, финансовому управлению мэрии, комитету по земельным ресурсам и землеустройству обеспечить выполнение...", "Департаменту потребительского рынка и ценовой политики выделить дополнительно...") или с указанием предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя: ("Разрешить управлению внутренних дел..."; "Рекомендовать департаменту муниципальных финансов..."). В качестве исполнителей указываются отделы, управления, объединения и т.д. Поэтому пункты постановлений и распоряжений адресуются не руководителям организаций, а самим организациям. Фамилии руководителей при этом не указываются.
7.2.10. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя в том случае, если исполнение возлагается на конкретное лицо. При этом указываются инициалы и фамилия исполнителя.
В конце распорядительной части указывается наименование организации и должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением ("Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на..."). При этом указывается полное наименование организации и фамилия ответственного лица. В большинстве случаев возникает необходимость указать куда и в какие сроки представлять информацию о ходе выполнения. К примеру: "Представить информацию о выполнении настоящего распоряжения в Государственную налоговую инспекцию к 3 июля 1997 года"; "Информировать мэрию города Краснодара к 1 августа 1997 года"; "Доложить об исполнении 6 сентября т.г.". При решении вопроса о представлении информаций о ходе исполнения постановления, распоряжения необходимо указывать организацию (структурное подразделение), которому поручается обобщить эти информации. Например: "Административным округам о ходе выполнения данного постановления доложить к 5 октября 1997 г., финансовому управлению обобщить полученный материал и доложить мэрии города к 15 октября 1997 г.".
7.2.11. Если в проекте имеются предложения об отмене или изменении ранее принятых постановлений, распоряжений, то пишется: "Признать утратившим силу пункты 3, 4 постановления..."; "Изложить пункт 2.3 в следующей редакции:" (текст абзаца пишется с новой строчки и в кавычках); "Дополнить пункт 5 постановления... абзацем следующего содержания: "________ ...". Если в тексте постановления, распоряжения упоминаются сведения, изложенные в приложениях, указывается: "согласно приложению" или "согласно приложениям". Одно приложение не нумеруется. При наличии нескольких их нумеруют следующим образом: NN 1, 2, 3 и т.д. Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:
Приложение
к постановлению главы городского
самоуправления - мэра г. Краснодара
от 03.01.97 г. N 94
Каждое приложение должно быть подписано управляющим делами и руководителем отдела, управления или иной организации. Обязательно дается расшифровка фамилии. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов "страница" и знаков препинания. Номера страниц печатаются в интервале 10 - 15 мм от верхнего края листа. Документ должен иметь поля, мм: левое - 35; правое - не менее 8; верхнее - 20; нижнее - не менее 19.
Примечание. При печатании документа на оборотной стороне листа (допускается только для документов со сроком хранения не более трех лет) размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.
7.2.12. После подписания проектов постановлений и распоряжений составители проектов обязаны представить в отдел протоколов и регистрации управления делами заполненную заявку (приложение: образец) с указанием адресатов, количеством вторых экземпляров, необходимых для рассылки.
7.2.13. В отделах и управлениях мэрии города издаются только приказы.
ГАРАНТ:
Последовательность номеров пунктов соответствует оригиналу
7.14. Отдел протоколов и регистрации управления делами мэрии города обеспечивает выпуск постановления, распоряжения и осуществляет рассылку заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку рассылки не позднее, чем в 2-х дневный срок. Каждый экземпляр рассылаемого постановления или распоряжения заверяется круглой печатью отдела протоколов и регистрации управления делами мэрии города.
7.15. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, обязательно направляются учреждениям и организациям, которым рассылались ранее, ответственность возлагается на начальников отделов и управлений, комитетов, департаментов мэрии города, вносящим проект официального документа.
7.16. Принятые постановления и распоряжения отдел протоколов и регистрации один раз в квартал направляет в городскую прокуратуру и представителю Президента РФ по Краснодарскому краю.
7.17. Первые экземпляры постановлений, распоряжений хранятся в отделе протоколов и регистрации, затем передаются на хранение в государственный архив для постоянного хранения.
7.18. Снятие копий с документов по заявкам структурных подразделений и граждан, предприятий, учреждений производится с разрешения управляющего делами или его заместителя.
Принятие и опубликование постановлений, распоряжений
мэра города
После подготовки проектов постановлений, распоряжений с соблюдением указанной процедуры мэр города принимает одно из следующих решений:
- издает (подписывает) постановления, распоряжения;
- направляет проекты постановлений, распоряжений на доработку;
- отклоняет проекты постановлений, распоряжений в целом в связи с нецелесообразностью (невозможностью) их издания.
7.19. Постановления, распоряжения и иные виды распорядительных документов мэра города, касающиеся жизнедеятельности города, подлежат опубликованию в городских газетах, по телевидению и радио, если мэром не установлен иной порядок их обнародования.
Основные требования к подготовке и оформлению документов
1. В канцелярии осуществляется движение документов с момента их получения до завершения исполнения или отправки, что и образует документооборот мэрии города.
2. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение и исполнение документов должно быть оперативным;
- в организации документооборота должны строго разграничиваться функции лиц, ответственность за исполнение и контроль. Документы оформляются на фирменных бланках форматов А4 (210х297) и форматов А3 (420х290), все исходящее и большинство внутренних документов должны изготавливаться машинописным способом. Каждому виду документа соответствует определенный формуляр (бланк). Реквизитами формуляра (бланка) документа в мэрии являются:
- Герб г. Краснодара - помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановления, распоряжения, решения и письма);
- наименование мэрии - автора документа;
- наименование города указывается полностью без каких-либо сокращений;
- код мэрии, учреждения, организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес;
- название вида документа;
- дата;
- индекс;
- ссылка на индекс и дату входящего документа;
- место составления или издания;
- адресат;
- гриф учреждения;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования;
- визы;
- печать;
- отметка о заверении копий;
- фамилия исполнителя и номер его телефона;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о переносе в компьютер (при наличии компьютерного учета);
ГАРАНТ:
См. порядок формирования базы нормативных и правовых актов мэрии, утвержденный распоряжением главы городского самоуправления Краснодара от 5 июня 2000 г. N 338-р
- отметка о поступлении.
3. Место расположения каждого реквизита определено ГСДОУ. Все виды исходящих документов оформляются на фирменных бланках мэрии, изготовленных типографским или иным способом. Документы, изданные мэрией совместно с другими учреждениями, должны иметь совместные реквизиты, которые проставляются в двух параллельных колонках. Первым проставляет подписи то учреждение, чьи реквизиты стоят первыми.
4. Заголовок проставляется к каждому документу. Исключение составляют письма, текст которых менее шести строк и печатается на бланке формата А5, а также письма - ответы на запросы. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Например: "О сдаче в аренду помещений по ул. Красной, 180"; "О командировке Матеюка В.И.". Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием документа. Даты подписания, утверждения, согласования, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 20 мая 1995 г. следует оформлять: 20.05.95 или 20.05.1995.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 1995 года.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе слева направо.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, извещениям, письмам и т.д. оформляются в следующем порядке.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименование необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:
Приложение:
1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение:
Заключение градостроительной комиссии 25.02.97 N 15 и приложение к
нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
5. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуют в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указывается в именительном падеже, например:
Краснодарская государственная
нотариальная контора
Старшему нотариусу
Новиковой И.И.
или
Кубанский Государственный
университет
кафедра физики
При адресовании документов руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Президенту Кубанской Палаты
Аудиторов
Голенко В.С.
Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:
Директорам палат
Руководителям отделов
и управлений
Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается: каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адрес.
6. Документы в мэрии готовятся в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТов с соблюдением требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.
7. На всех документах, кроме служебных писем, указывается их вид. Дата, подпись и индекс являются обязательными реквизитами утверждения или составления документа. Элементы даты воспроизводятся в последовательности (число месяца, месяц, год - 24.10.97). В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
8. Служебные документы, адресованные мэрии города, должны поступать только через канцелярию. Полученная корреспонденция вскрывается, за исключением адресованной лично, и проверяется целостность вложений.
Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.
9. Сотрудники канцелярии после предварительного ознакомления с каждым документом раскладывают их по папкам адресатам в соответствии с распределением обязанностей между мэром и вице-мэрами и определяют документы, подлежащие регистрации.
9.1. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.
10. Работники канцелярии регистрируют корреспонденцию в день ее поступления. Письменные обращения граждан учитываются канцелярией и сразу передаются в приемную по обращениям граждан, заказные регистрируются в журнале.
10.1. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, индекс приемной или отдела и входящий номер документа.
На каждый документ, подлежащий регистрации, работники канцелярии заполняют регистрационную карточку в двух экземплярах.
После регистрации в канцелярии служебные документы с приложенными к ним двумя экземплярами регистрационных карточек или разносной книгой в тот же день доставляются в соответствующую приемную и передаются помощниками или секретарями на рассмотрение руководителю.
Первый экземпляр регистрационной карточки с росписью секретаря или помощника руководителя возвращается в канцелярию и хранится в картотеке.
Второй экземпляр карточки остается у секретаря, исполнителя для контроля за дальнейшим прохождением и сроком исполнения документа.
11. Регистрационные карточки в приемных руководителя систематизируется в карточке по срокам исполнения. После исполнения документа копия ответа и документ (если не требовался его возврат) подшиваются в папки для исполненных документов по классификации отделов или по характеру вопросов.
12. Передача документов с резолюцией мэра или вице-мэров исполнителям производится только через канцелярию, о чем делается отметка в регистрационной карточке.
Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одного подразделения мэрии в другое производится по договоренности между руководителями подразделений. В этом случае секретарь или помощник руководителя делает запись во втором экземпляре карточки, указывая фамилию, имя, отчество, кому передается документ, дату передачи документа и резолюцию руководителя.
13. Телеграммы и другие срочные документы доставляются адресатам немедленно, а остальные - согласно графику в течение дня: 10.00 - периодическая печать и служебные документы, 15.00 - служебная корреспонденция.
Руководители мэрии рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.
14. Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адреса, а при необходимости на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание или указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.
Резолюция переносится на регистрационные карточки секретарем соответствующих приемных, либо помощником руководителя.
Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.
15. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей. (Контроль осуществляет помощник, секретарь).
15.1. Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.
16. Корреспонденция, полученная из аппарата Президента, Правительства, краевой администрации, представителя Президента, если она не адресована конкретному лицу, передается мэру города, а в его отсутствие - первому вице-мэру.
16.1. Постановления, распоряжения вышестоящих государственных органов после регистрации в канцелярии в тот же день передаются на рассмотрение мэру, а в его отсутствие - первому вице-мэру.
16.2. Регистрация и контроль за прохождением и сроками исполнения правительственных документов, специальной и секретной почты осуществляется сектором контроля по военно-мобилизационной работе мэрии города.
17. Рассмотренные документы с резолюцией мэра города возвращаются в канцелярию и сектор контроля и направляются ими исполнителям не позднее, чем на следующий день, а срочные незамедлительно.
17.1. Если резолюция адресована нескольким работникам, ответственность за исполнение документа несет тот из них, фамилия которого написана первой;
17.2. В случае, когда в резолюции не указан срок ее исполнения, документ исполняется в течение 10 дней.
18. Делать какие-либо пометки на правительственных документах не допускается. Ознакомление ответственных работников мэрии с поступившими правительственными документами осуществляется сектором контроля. Контроль за ходом ознакомления осуществляет помощник, секретарь руководителя. Работник, ознакомившийся со служебным документом, ставит свою подпись и дату.
18.1. При подготовке распорядительного документа мэрией города по правительственному документу, последний находится на исполнении в приемной руководителя до подписания постановления (распоряжения) мэром города или же снятия им данного правительственного документа с контроля.
18.2. Передача секретных правительственных документов из приемной в приемную, минуя спецчасть, не допускается.
18.3. Снятие копий с правительственных документов производится по указанию мэра города, вице-мэров, о чем делается соответствующая запись на сопроводительном листе документа.
19. Подготовка проектов писем в центральные органы возлагается на руководителей департаментов, управлений, отделов. Эти должностные лица обязаны следить за прохождением писем в центральные органы и принимать меры по получению ответов на поставленные вопросы.
19.1. Письмо, как правило, должно содержать один вопрос, краткое содержание которого отражается в левом верхнем углу письма ниже реквизита адресата. При отправке корреспонденции в канцелярию исполнителем передается список отправки и полный адрес получателя.
19.2. Письма, адресованные в аппарат Президента, Правительства, представителю Президента, главе краевой администрации, Думе отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются мэром города, а в его отсутствие - лицом, заменяющим его.
19.3. Письма в другие органы и учреждения, комитеты, департаменты, управления, отделы, ведомства, главам административных округов города подписывают мэр города, вице-мэры, начальники отделов, управлений, департаментов, комитетов мэрии в зависимости от характера содержания письма согласно распределению обязанностей.
20. Исходящие документы, подписанные руководством подразделения мэрии, которому предоставлено право переписки, регистрируются в подразделении, где хранятся и копии этих документов.
21. Письма, подписываемые мэром, исполняются на бланках "Глава городского самоуправления - мэр г. Краснодара". Письма, подписываемые первыми вице-мэрами, вице-мэром исполняются на бланке мэрии города.
21.1. Если письмо предоставляется на подпись мэру города, то на его копии должна быть виза первого вице-мэра, курирующего вопрос, письма представленные на подпись вице-мэру, визирует исполнитель.
22. Письма, подписанные мэром, первыми вице-мэрами, высылаются адресатам только через канцелярию, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Их копии, оформленные в установленном порядке, остаются и хранятся - один экземпляр подписанный в канцелярии, третий в соответствующей приемной мэрии.
23. Помощники ведут учет служебных документов (входящих и исходящих) и ежемесячно составляют сводку об их прохождении по приемной и представляют ее своим руководителям и зам. управляющего делами.
24. Зам. управляющего делами осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежемесячно анализирует состояние работы по документообороту в аппарате.
25. Все входящие, исходящие внутренние документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих приемных руководителей, в секторе контроля и канцелярии.
25.1. На контрольных карточках и контрольных документах проставляется штамп "взято на контроль".
26. Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
26.1. В регистрационных карточках исполнителя проставляются полные сведения об исполнении документа.
26.2. Исполненные документы, а также второй экземпляр регистрационной карточки хранятся в делах секретарей, помощников приемных руководителей в соответствии с определенной номенклатурой и по истечении срока хранения сдаются в архив или уничтожаются.
27. Весь процесс документирования в мэрии города ведется на бланках, разработанных структурными подразделениями, утвержденных управляющим делами.
Бланки документов, используемые в мэрии, хранятся в сейфах или закрытых шкафах.
Работа с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
28. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате мэрии возлагается на управляющего делами.
В каждом структурном подразделении мэрии города ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель.
О ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям
и жалобам граждан в мэрии города
1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в структурных подразделениях мэрии города ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.
1.1. Личную ответственность за состояние делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в мэрии города несут руководители структурных подразделений. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства и принимают меры к совершенствованию этой работы.
2. Все поступающие предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.
2.1. Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.
2.2. Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения существа предложения, заявления, жалобы, также данные о месте его жительства. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
2.3. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления, жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках.
2.4. Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указываются в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяются ГСДОУ, М., 1991 г. Регистрационный индекс состоит из кода подразделения и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.
3. Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений, жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
3.1. Повторными следует считать предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
4. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в подразделениях мэрии города возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
4.1. Письма граждан, направленные в мэрию города и ее подразделения вышестоящими органами, требующими сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. В этом случае на регистрационно-контрольной карточке проставляется штамп "контроль" или знак контроля "К".
4.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица мэрии города и ее подразделений, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.
5. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители мэрии города или ее подразделений. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.
5.1. Ответ заявителю и вышестоящий организации отправляется за тем же регистрационным номером, с которым обращение поступило. Исходящий номер не присваивается.
5.2. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все постановленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
6. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы.
6.1. Материалы для анализа и обобщения готовят должностные лица, ведущие делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям ежегодно к 15 января. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.
7. Руководители подразделений несут ответственность за совершенствование работы с письменными и устными обращениями граждан.
7.1. При внедрении системы учета, контроля и анализа поступивших предложений, заявлений и жалоб граждан на персональных компьютерах значительно повышается скорость поиска поступающих обращений, эффективность контроля за сроками исполнения и глубина анализа.
8. Предложения, заявления и жалобы граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по предложениям, заявлениям, жалобам граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
8.1. На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "в дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
8.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
8.3. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление и жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
8.4. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
8.5. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на руководителей и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
8.6. Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан определяется утвержденными в установленном порядке перечнями документов, образующихся в деятельности мэрии города или ее подразделений. Как правило, устанавливается 3-5 летний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.
Делопроизводство и организация контроля
за распорядительными документами в мэрии города
1. В мэрии города контролю подлежат документы законодательных и исполнительно-распорядительных органов, постановления и распоряжения мэра города, поручения мэра, первых вице-мэров, вице-мэра, управляющего делами.
2. Организация и координация работы по контролю за исполнением постановлений, распоряжений, документов законодательных и исполнительно-распорядительных органов возложена на сектор контроля управления делами.
3. Сектор контроля в соответствии с полномочиями и поручениями мэра города осуществляет проверку выполнения постановлений, распоряжений мэрии и других распорядительных документов.
4. Методическое руководство работой по организации контроля и проверки ее состояния осуществляет управляющий делами.
5. Все распорядительные документы вышестоящих органов регистрируются в канцелярии управления делами, передаются для рассмотрения мэру города, затем с резолюцией передаются в сектор контроля.
6. Мэр города, первые вице-мэры, вице-мэр, управляющий делами определяют конкретных исполнителей постановлений, распоряжений и других документов, промежуточные сроки проверки хода выполнения и конечные сроки предоставления отчетов по их исполнению. Эти же лица утверждают планы организационных мероприятий по выполнению тех документов, реализация которых рассчитана на длительный период.
7. Ответственными исполнителями контролируемых документов являются председатели комитетов, начальники управлений, заведующие отделами и другие должностные лица. Они несут ответственность за своевременное, качественное исполнение документов, представленных в сектор контроля.
8. Всю организационную работу по исполнению контролируемых документов осуществляют помощники мэра, первых вице-мэров, вице-мэра, секретари приемных руководителей структурных подразделений мэрии, а также сектор контроля.
9. Организация контроля за исполнением документов предусматривает как ведение делопроизводства, так и использование электронно-вычислительной, компьютерной и множительной техники.
10. Документы, подлежащие контролю, регистрируются помощниками или секретарями руководителей структурных подразделений мэрии и в секторе контроля с указанием ответственных за контроль лиц, на которых возложено исполнение, а также промежуточных и контрольных сроков исполнения. Кроме того, на каждый контролируемый документ заполняется два экземпляра контрольных листов, один из которых направляется лицу, на которое возложен контроль за исполнением, а другой остается в контрольном деле.
11. Лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа, заводит накопительную папку, контрольное дело, а при необходимости автоматизированного контроля, вводит всю информацию в компьютер.
12. Постановления и распоряжения мэрии города, другие контролируемые документы должны быть в двухдневный, а срочные незамедлительно доведены до сведения соответствующих должностных лиц. Должностные лица обязаны рассмотреть направленный им для исполнения документ и дать информацию о ходе его исполнения в контрольные сроки.
13. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в тексте документов, либо в резолюциях должностных лиц мэрии.
14. Для своевременного учета и анализа вся информация о ходе и результатах исполнения документов подается за 3 дня до назначенной даты исполнения в сектор контроля мэрии города помощниками или секретарями тех должностных лиц, на которых непосредственно возложен контроль за исполнением.
15. Документы без указания срока исполнения должны выполняться, как правило, в срок от 10 дней до 1 месяца с момента их изучения. Информация о ходе и результатах исполнения этих документов передается для учета в сектор контроля.
16. Срок исполнения контролируемых документов может быть продлен только руководителем, его установившим, на основании аргументированной просьбы исполнителя.
Перенос срока оформляется не менее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения. По принятии решения о переносе срока исполнения информация передается в сектор контроля.
17. При исполнении документа руководитель, ставивший документ на контроль, может снять его с контроля. Документы, контроль за исполнением которых мэр города оставляет за собой, снимаются с контроля им лично. Документы, снятые с контроля, не прекращают своего действия.
18. Поручения мэра города.
18.1. Поручения исполняются в указанные в них сроки. При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за три дня до истечения срока, представляет на имя мэра города письмо о продлении срока исполнения и обоснование.
18.2. Поручения, имеющие в тексте отметку "срочно" исполняются в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.
18.3. Если поручение мэра города дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, информацию о выполнении такого поручения и ответ предоставляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями, если, если в поручении не содержится иных указаний.
|
Управляющий делами мэрии Краснодара |
С.Л. Зайцев |
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Герб
г. Краснодара
ГЛАВА ГОРОДСКОГО Генеральному директору
САМОУПРАВЛЕНИЯ - АО "Краснодаргазстрой"
МЭР ГОРОДА КРАСНОДАРА Андрееву В.П.
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. 55-34-16 или
_________________ N __________________
На N ____________ от _________________ Президенту АО "Кубаньлада"
Андрианову А.А.
Мэрия города Краснодара просит Вас выполнить работы по установке...
или
Мэрия города сообщает, что Вами не выполняется...
Мэр города В.А. Самойленко
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Герб
г. Краснодара
ГЛАВА ГОРОДСКОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ -
МЭР ГОРОДА КРАСНОДАРА
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. 55-34-16
12.03.97 ________ N 1/249 ____________
На N 259 ________ от 03.02.97 г. _____
Формат А4
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Герб
г. Краснодара
МЭРИЯ
г. Краснодара
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. 55-34-16
12.06.97 ________ N 2/429 ____________
На N 585 ________ от 11.05.97 ________
О продаже помещения по
ул. Красина, 2
Мэрия города сообщает, что ...
или
В соответствии с положением N 325 от 18.03.97 г. отдел аренды мэрии
города сообщает ...
Первые вице-мэр С.Н. Коржнев
Формат А4
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Герб
КРАСНОДАРА
МЭРИЯ ГОРОДА КРАСНОДАРА
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от _____________ N _____________
О создании комиссии по проверке
жалобы гражданина Сорокина И.В.
Для проверки фактов, изложенных в жалобе гр. Сорокина И.В., создать
комиссию в составе:
Иванова И.И. - главного врача СЭС г. Краснодара
Орловой А.И. - главного инженера муниципального предприятия
"Горжилхоз"
и т.д.
Глава городского самоуправления -
мэр города Краснодара В.А. Самойленко
____________________________________________________________________
Проект внесен
должность И.О.Ф
Составитель проекта:
должность И.О.Ф.
Проект согласован:
Директор департамента юридического
и кадрового обеспечения
муниципальной деятельности В.Н. Прохоров
Формат А4
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Герб
КРАСНОДАРА
ГЛАВА ГОРОДСКОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ -
МЭР г. КРАСНОДАРА
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
______________ N _______________
О внесении изменений в постановле-
ние главы городского самоуправле-
ния - мэра г. Краснодара от
05.03.97 N 380
Формат А4
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Форма N 4-а
З А Я В К А
к распоряжению
Наименование вопроса - О выделении ссуды школе N 20.
Кто вносит распоряжение - Управление финансов.
Распоряжение разослать - Финансовое управление, школа N 20 ул. Сор-
мовская, 109.
Подпись "___"___________199__ г.
Формат А4
ГАРАНТ:
----------------------------------------------------------------------- --
Образец
Форма N 4-а
З А Я В К А
к постановлению
Наименование вопроса - Об утверждении инструкции по делопроизводству
в аппарате мэрии города.
Кто вносит распоряжение - Отдел протоколов и регистрации.
Распоряжение разослать - Округа - 4, департаменты, отделы управле-
ния, палаты мэрии города.
Подпись "___"___________199__ г.
Формат А4
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение главы городского самоуправления - мэра города Краснодара от 21 апреля 1997 г. N 272-р "Об Инструкции по делопроизводству в мэрии города"
Текст распоряжения официально опубликован не был.
Постановлением главы администрации г. Краснодара от 13 мая 2003 г. N 845 настоящее распоряжение объявлено утратившим силу.