Приложение N 4. Положение об отделе протоколов и регистрации управления делами мэрии города

Приложение N 4
к постановлению главы городского
самоуправления Краснодара
от 30 апреля 1997 г. N 715

Положение об отделе протоколов и регистрации
управления делами мэрии города

          и регистрации                                       

I. Общие положения

1.1. Отдел протоколов и регистрации проводит работу со служебными документами и организует контроль за их исполнением в мэрии города Краснодара и административных округах, имеет штамп входящего документа, штамп с адресом мэрии города и индексом - для отправки корреспонденции, печать отдела.

1.2. В своей работе руководствуется инструкцией по ведению делопроизводства, архивного дела, ГСДОУ, ГОСТами на управленческую документацию, постановлениями, настоящим Положением и другими нормативными документами, касающимися работы со служебными документами.

1.3. Отдел протоколов и регистрации обеспечивает должный учет, хранение и способствует квалификационной подготовке и четкому исполнению документов.

Отдел протоколов и регистрации работает в тесном взаимодействии с подразделениями мэрии города, его службами и округами.

II. Основные задачи и функции отдела протоколов и регистрации

2.1. Организация учета корреспонденции, поступающей в адрес руководства мэрии города.

Регистрация исходящей и входящей корреспонденции.

2.2. Обеспечение своевременного рассмотрения служебной корреспонденции, направление ее в соответствующие подразделения мэрии города и округа для решения поставленных в ней вопросов, организация в необходимых случаях контроля за исполнением.

2.3. Осуществление систематического контроля за входящей корреспонденции из администрации края.

2.4. Осуществление правильного оформления документов, формирование их в дела для хранения.

2.5. Ведение картотеки регистрации постановлений, распоряжений администрации края.

2.6. Введение картотеки регистрации входящей корреспонденции и журнала регистрации исходящей корреспонденции по отделам и службам администрации города и округа.

2.7. Изучение опыта работы со служебной корреспонденцией, внедрение новых форм и методов по ее обработке.

2.8. Оказание методической помощи структурным подразделениям мэрии города и ее округам.

2.9. Отдел протоколов и регистрации отвечает за своевременное и качественное оформление, размножение официальных документов мэрии.

2.10. Оформляет документы в соответствии с требованиями ГСДОУ на управленческую документацию:

- способствует правильному формированию дел мэрии города;

- изучает и совершенствует опыт работы с официальными документами и внедряет его в отделах и управлениях мэрии;

- формирует папки официальных документов для сдачи их в государственный архив;

- анализирует и составляет справки о количестве и содержании постановлений и распоряжений;

- выдает справки по запросам организаций и граждан.

2.11. Участвует в совещаниях, проводимых мэрией города при обсуждении вопросов, касающихся своей компетенции.

2.12. Вносит предложения по совершенствованию делопроизводства:

- проверяет основания для издания официальных документов мэрии города;

- формирует папку официальных документов на подпись управляющему;

- оказывает методическую помощь структурным подразделениям мэрии города и его административным округам в работе с официальными документами.

III. Права и обязанности

Отдел имеет право:

3.1. Запрашивать сведения от исполнителей о ходе исполнения документов - писем, находящихся на контроле, докладывать о ходе их исполнения первому заместителю управляющего делами.

3.2. Вносить предложения по вопросам совершенствования делопроизводства аппарата мэрии.

3.3. Делать замечания и возвращать неправильно оформленные документы на имя мэра, первых вице-мэров и вице-мэра.

3.4. Нести ответственность за четкое ведение контроля исполнения служебных писем:

- за своевременное получение и передачу документов, их сохранность;

- за правильное оформление дел;

- за разглашение сведений, содержащихся в документах;

3.5. Давать разъяснения справочного характера.

3.6. Вносить предложения при обсуждении вопросов, относящихся к работе со служебной корреспонденцией.

IV. Руководство отделом протоколов и регистрации

4.1. Численность работников отдела протоколов и регистрации определяется и утверждается управляющим делами мэрии города.

4.2. Отдел протоколов и регистрации возглавляет начальник, который назначается на должность мэром города Краснодара.

4.3. Начальник отдела протоколов и регистрации:

- распределяет обязанности между работниками;

- руководит деятельностью отдела, несет ответственность за результаты работы и состояние дисциплины;

- подписывает служебные документы в пределах компетенции отдела;

- в установленном порядке делает представления о назначении работников на должность, об оплате труда и их поощрений;

- руководствуется в своей работе должностной инструкцией, утвержденной управляющим делами мэрии города, и настоящим Положением.

Управляющий делами мэрии Краснодара

С.Л. Зайцев