3. Организация работы с документами в приемных главы администрации края, его заместителей и подразделениях администрации

3. Организация работы с документами в приемных
главы администрации края, его заместителей и
подразделениях администрации

3.1. Все документы, в том числе рассмотренные главой администрации края и его заместителями, направляются для исполнения в подразделения только через отдел служебной переписки управления делопроизводства.

3.2. Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в приемные или подразделения, не имеющие права самостоятельной регистрации, подлежат обязательной передаче на регистрацию в отдел служебной переписки управления делопроизводства.

Документы, поступившие непосредственно в департаменты, управления, комитеты Краснодарского края, регистрируются аналогично порядку, установленному в управлении делопроизводства.

3.3. В приемных учет поступления документов ведется по электронным карточкам системы "Делопроизводство" и бумажным учетным карточкам.

3.4. О поступивших в приемную документах докладывается руководителю. Руководителем даются указания об исполнении поступивших документов.

Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок, характер и срок исполнения документа, подпись руководителя и дату.

Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приемную.

3.5. Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя через отдел служебной переписки. Соответствующие отметки в электронную карточку вносятся в приемной руководителя. В случае, если документ поступает на регистрацию в отдел служебной переписки с резолюцией руководителя, отметки в электронную карточку вносятся отделом служебной переписки.

3.6. Отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются работниками приемной руководителя в электронной регистрационной карточке. Информация о ходе и результатах исполнения документов еженедельно докладывается начальнику управления делопроизводства отделом по контролю за исполнением служебных документов.

3.7. Регистрация исходящих документов осуществляется в приемной руководителя, подписавшего документ. Документ, подлежащий отправке, поступает в отдел служебной переписки, откуда отсылается с соответствующей пометкой в журнале или реестре.

3.8. Исполненные поступившие и копии исходящих служебных документов формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в приемных руководителей. Сформированные дела хранятся в приемной в течение года, затем передаются в редакционно-методический сектор управления делопроизводства, где обрабатываются и хранятся в течение установленного срока. Дела, отобранные для постоянного хранения, периодически, раз в 3 - 5 лет, передаются в краевой государственный архив.