Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации края

Приложение
к распоряжению главы
администрации Краснодарского края
от 20 марта 2001 г. N 220-р

Инструкция по делопроизводству в администрации края

ГАРАНТ:

См. Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденную постановлением главы администрации края от 29 декабря 2004 г. N 1315

Инструкция по делопроизводству в администрации города Краснодара утверждена постановлением главы администрации города от 13 мая 2003 г. N 845

Введение

Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами, а также правила оформления документов, создаваемых в администрации Краснодарского края (далее именуется - администрация).

Инструкция разработана на основе Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 6-30-97) в целях формирования официально-делового стиля документов в администрации края, унификации применяемых форм документов, структуры текстов и шрифтов, сокращения затрат труда и средств в процессе создания документов.

Инструкция является обязательной для соблюдения работниками, осуществляющими работу с документами.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также за соблюдение установленных настоящей Инструкцией порядка работы с документами и правил оформления документов в подразделениях администрации возлагается на руководителей подразделений.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводство в администрации организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство", предназначенной для учета и сопровождения документов.

1.2. Ведение делопроизводства и обеспечение постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях администрации осуществляется управлением делопроизводства администрации края.

Работниками управления осуществляются следующие основные функции по централизованному ведению делопроизводства в администрации:

- прием, учет и распределение поступающих в администрацию документов, их первичная обработка;

- ввод в электронную базу данных сведений о поступивших служебных документах, информации о ходе их рассмотрения;

- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

- учет и отправка исходящих из администрации документов (регистрация исходящих документов осуществляется в приемных руководителей);

- регистрация писем и обращений граждан, контроль за сроками исполнения поручений по ним, справочно-информационная работа;

- регистрация, тиражирование и рассылка постановлений и распоряжений главы администрации края;

- контроль за исполнением служебных документов;

- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной и электронной связи;

- ежедневное копирование электронной базы данных администрации на магнитные носители;

- оказание методической помощи, консультирование и проведение семинаров по вопросам организации работы с документами;

- учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в краевой государственный архив;

- учет, регистрация, выдача под подпись ответственным должностным лицам бланков руководителей администрации края.

1.3. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации.

ГАРАНТ:

См. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Краснодарского края, утвержденное постановлением главы администрации края от 13 октября 1995 г. N 555

1.4. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию края корреспонденции производится в отделе служебной переписки управления делопроизводства. Корреспонденция, адресованная непосредственно департаментам, управлениям и комитетам Краснодарского края, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно. Письма граждан регистрируются в отделе писем и приема граждан. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в системе "Делопроизводство" и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца.

При регистрации поступившего документа в системе "Делопроизводство" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе. Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей системы.

Не регистрируемые в системе "Делопроизводство" документы учитываются в журналах.

2.4. Распределение поступающей служебной корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации, его заместителями, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений администрации.

2.5. Письменные обращения граждан учитываются в отделе служебной переписки количественно и передаются в отдел писем и приема граждан.

2.6. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно.

Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись.

4. Подготовка и оформление проектов актов,
издаваемых в администрации края

4.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений главы администрации края осуществляются в соответствии с Положением о порядке подготовки правовых актов главы администрации края, утвержденным постановлением главы администрации края от 26.02.01 N 125, а также распоряжением главы администрации края от 26.08.96 N 721-р "О сроках согласования проектов актов главы администрации и правительства Краснодарского края".

4.2. Законопроектная деятельность администрации края определяется Законом Краснодарского края "О правотворчестве и нормативных правовых актах", Положением о законопроектной деятельности администрации Краснодарского края, утвержденным распоряжением главы администрации края от 10.08.95 N 720-р, а также постановлением главы администрации Краснодарского края от 13.03.01 N 177 "О совершенствовании законопроектной деятельности администрации Краснодарского края".

4.3. Ответственность за качество подготовки проектов актов, их согласование с заинтересованными органами государственной власти края и организациями несут руководители департаментов, управлений, комитетов, отделов, внесшие эти проекты, а также сотрудники подразделений администрации края, участвовавшие в их проработке.

5. Организационное, документационное и техническое
обслуживание мероприятий, проводимых с участием
главы администрации края

5.1. Организационное, документационное и техническое обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч, конференций и других мероприятий (далее - мероприятия), проводимых с участием главы администрации края, осуществляют департаменты, управления, комитеты края по согласованию с заместителем главы администрации края, руководителем аппарата.

5.2. Взаимодействие с департаментами, управлениями, комитетами края, ответственными за содержательную часть мероприятия, координацию их работы обеспечивает департамент по организационно-кадровой работе, взаимодействию с органами местного самоуправления и внутренней политике администрации края.

5.3. Тиражирование материалов для мероприятий, комплектование рабочих папок обеспечивают департаменты, управления, комитеты края, ответственные за содержательную часть мероприятия.

5.4. Выполнение оперативных машинописных и копировально-множительных работ во время проведения мероприятия обеспечивает управление делопроизводства.

5.5. Стенографирование и звукозапись мероприятий, проводимых главой администрации края или его заместителями, осуществляются по предварительным заявкам помощников руководителей, направляемым в управление делопроизводства не позднее чем за 3 дня до даты проведения мероприятия.

6. Контроль за исполнением документов

6.1. Контроль за исполнением документов осуществляют подразделения администрации края в соответствии с их функциями.

6.2. Контролю подлежит исполнение:

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений главы администрации края;

- поручений главы администрации края, данных на планерных совещаниях.

6.3. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, учета хода реализации принятых документов, своевременного выявления нарушения сроков выполнения поручений, представления руководству информации о ходе и результатах выполнения документов.

6.4. Организация и координация работы по исполнению федерального законодательства осуществляется в правовом управлении администрации края.

6.5. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации края осуществляется в управлении делопроизводства.

6.6. Контроль за исполнением служебных документов и поручений к ним осуществляют заведующие приемными или помощники руководителей, в подразделениях - лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за сроками исполнения служебных документов в подразделениях администрации края осуществляет отдел по контролю управления делопроизводства, который еженедельно представляет информацию о соблюдении сроков исполнения служебных документов начальнику управления делопроизводства, заместителю главы администрации края, руководителю аппарата.

6.7. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в отделе писем и приема граждан управления делопроизводства.

6.8. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в постановлениях и распоряжениях главы администрации, резолюциях к служебным документам.

При этом в тексте резолюции могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, считая от даты подписания.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определена периодичность доклада о ходе его исполнения (например, один раз в квартал).

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок со дня регистрации его в отделе служебной переписки (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

6.9. Сроки выполнения мероприятий, установленные постановлениями и распоряжениями главы администрации, могут быть изменены только постановлением или распоряжением главы администрации.

Сроки представления промежуточной информации о ходе выполнения актов главы администрации края устанавливаются управлением делопроизводства и фиксируются в контрольных делах.

Первичная информация о ходе выполнения распорядительных документов представляется в отдел по контролю за исполнением служебных документов управления делопроизводства спустя месяц после его принятия.

Предложения о снятии с контроля постановлений и распоряжений главы администрации вносятся структурными подразделениями администрации или органами исполнительной власти края, визируются заместителями главы администрации края согласно распределению обязанностей и передаются в отдел по контролю за исполнением служебных документов управления делопроизводства, который ежеквартально готовит проект распоряжения главы администрации края.

7. Работа с обращениями граждан

7.1. В администрации края организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан управления делопроизводства на основе Закона Краснодарского края "О порядке рассмотрения обращений граждан в Краснодарском крае".

7.2. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес главы администрации и его заместителей, регистрируются отделом писем и приема граждан в автоматизированной системе "Обращения граждан". На лицевой стороне первого листа письма (телеграммы) проставляется дата его поступления и регистрационный номер.

7.3. Зарегистрированные в отделе писем и приема граждан письменные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются соответственно в приемную главы администрации края, приемные его заместителей, в подразделения администрации края, в органы местного самоуправления либо в другие органы исполнительной власти края.

7.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного подразделения в другое производится через отдел писем и приема граждан или с его уведомлением.

7.5. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению, направляются в подразделения и организации с сопроводительными документами за подписью начальника отдела писем и приема граждан управления делопроизводства через отдел служебной переписки.

7.6. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе писем и приема граждан.

7.7. Если по письменному обращению гражданина готовится проект резолюции главы администрации края или его заместителей, содержащий необходимые поручения, то в нем обязательно указывается порядок ответа автору письма, а при необходимости - доклада руководителю.

При подготовке проекта резолюции по контрольному поручению федерального органа власти указывается порядок ответа автору обращения, руководителю, давшему поручение, федеральному органу и устанавливается срок исполнения обращения.

Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, отнесенные к компетенции органов исполнительной власти, и не требует доклада главе администрации края или его заместителям, то оно направляется с сопроводительным письмом за подписью начальника отдела писем и приема граждан на рассмотрение в орган исполнительной власти края, к компетенции которого относятся поставленные в письме вопросы.

В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма, а при необходимости - отделу писем и приема граждан.

7.8. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Копии всех документов, связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в отдел писем и приема граждан.

7.9. Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет отдел писем и приема граждан.

7.10. Прием граждан в администрации края организуется работниками отдела писем и приема граждан и ведется ежедневно, кроме выходных дней.

Переданные на приеме гражданами письменные заявления учитываются и рассматриваются как обращения граждан.

7.11. Отделом писем и приема граждан осуществляется анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письмах (телеграммах) и на личном приеме. Информация о количестве и характере обращений периодически представляется заместителю главы администрации края, руководителю аппарата.

8. Основные требования к оформлению
служебных документов

8.1. Документы, создаваемые в администрации края, печатаются с использованием текстового редактора шрифтом размером N 13, 14 через одинарный межстрочный интервал.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

8.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое и нижнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм.

8.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

8.4. Документы в администрации края оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки писем в администрации края изготавливаются с угловым расположением реквизитов, бланки актов главы администрации края - с продольным.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата зависит от вида и объема документа.

8.5. Бланк письма в администрации края имеет следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование органа - администрация Краснодарского края;

- наименование должности (для главы администрации, его заместителей);

- наименование подразделения;

- индекс предприятия связи, почтовый адрес.

8.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На других документах дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 5 декабря 1999 г. - 05.12.99. Допускается написание года четырьмя цифрами: 21.09.2001.

При подготовке актов главы администрации края и финансовых документов применяют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек): 1 ноября 1999 г.

8.7. Номер документа состоит из цифрового или буквенно-цифрового индекса. Для правовых актов - из порядкового номера и буквенного индекса, обозначающего вид документа (распоряжение - р, распоряжение по личному составу - рл); для служебного письма - порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

8.8. Адресат - реквизит служебного письма, располагающийся в правом верхнем углу первого листа документа. Длина максимальной строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименования организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения - в дательном.

     Например:            Департамент экономики и прогнозирования

                          доходов администрации края

                          Заместителю генерального директора департамента

                          Лутцевой В.К.

При адресовании письма руководителю организации или подразделения все реквизиты адресата пишут в дательном падеже.

     Например:            Главе администрации Мостовского района

                          Духанову Н.В.

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

     Например:            Главам муниципальных образований

                          Краснодарского края

При отправке письма через отдел служебной переписки в адрес организаций, не входящих в перечень органов власти Краснодарского края, в состав реквизита "адресат" входит почтовый адрес, указываемый в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишут. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляют список рассылки.

8.10. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля с большой буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

8.11. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.).

При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Приложения к документам оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением установленных для текста размеров полей.

Наличие приложения, названного в тексте письма или другого документа, за исключением актов главы администрации края, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:  1. Копия постановления главы администрации края от 10.08.98

                N 234 на 3 л. в 1 экз.

             2. Архивная справка от 14.07.98 N 14.07-548 на 1 л. в 1 экз.

В приложении к акту главы администрации края на первом листе в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

     Например:                                 ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                     к постановлению главы администрации

                                     Краснодарского края

                                     от ___________________ N _________

В тексте акта главы администрации края обязательна ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)".

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано жирным шрифтом вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.д.). При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф должны быть грамматически согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

8.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения.

Например:

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                        Заместитель главы администрации

                                        Краснодарского края

                                        _________________ А.А. Ремезков

                                        "____" ________________ 2001 г.

Если документ утверждается правовым актом, то гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", которые согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа (положение УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ), наименование правового акта, его дату и номер.

Например:

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                      постановлением главы администрации

                                      Краснодарского края

                                      от 25 июля 2000 г. N 345

8.13. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник управления                  Личная

делопроизводства                      подпись             Л.М. Мартыненко

Если документ оформляется на бланке должностного лица, то должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель главы администрации       Личная

Краснодарского края                   подпись             А.А. Ремезков

Генеральный директор департамента

по финансам, бюджету и контролю       Личная

Краснодарского края                   подпись             С.В. Гостев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Глава администрации                      Председатель Законодательного

Краснодарского края                      Собрания Краснодарского края

Личная             А.Н. Ткачев           Личная              В.А. Бекетов

подпись                                  подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии            Личная подпись           А.А. Савельев

Члены комиссии:                  Личная подпись           А.А. Филатов

                                 Личная подпись           В.В. Куликов

                                 Личная подпись           С.С. Орлов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

8.14. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего.

Письма визируются на экземплярах, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнего листа документа.

На проектах актов главы администрации края визы располагаются на лицевой стороне последнего листа проекта и на его обороте или последующем листе с лицевой стороны с обязательным указанием наименования должности визирующего.

8.15. Указания по исполнению документов фиксируют в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дату.

В администрации края используются специальные бланки поручений, содержащие наименование должности лица, давшего поручение. Резолюция, написанная на таком бланке, прилагается к документу.

Допускается оформление резолюции на документе. При этом поручение пишется на лицевой стороне первого листа документа, в верхней его части на свободном от текста месте.

8.16. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля, например:

Петров

52-54-68

9. Техническое обеспечение работы с документами

Машинописные работы

9.1. В администрации края печатаются только материалы служебного характера.

9.2. Печатание документов осуществляется в компьютерном секторе управления делопроизводства, приемных руководителей, а также в подразделениях администрации с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

Срочность печатания документов в компьютерном секторе определяется начальником управления делопроизводства.

9.3. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, а также трудночитаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

9.4. Печатание документов в администрации края производится на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги на одной стороне листа. При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

При печатании с использованием компьютерной техники на каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка с именем файла, в котором записан текст документа.

Копировально-множительные работы

9.5. Выполнение копировально-множительных работ в администрации края производится в секторе копировально-множительных работ управления делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в приемных руководителей и в подразделениях аппарата администрации.

9.6. В копировально-множительном бюро тиражируются только служебные документы. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный начальником управления делопроизводства или его заместителем.

Копирование бланков документов, используемых в аппарате администрации края, не разрешается.

9.7. Материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги форматом не более АЗ.

9.8. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется начальником управления делопроизводства и подтверждается соответствующей пометкой на бланке заказа.

9.9. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа.

9.10. На копировально-множительных аппаратах, установленных в подразделениях и в приемных руководителей, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за делопроизводство в подразделении, заведующий приемной или секретарь руководителя.

Организация приема и передачи документов с использованием
средств факсимильной связи

9.11. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации края, установлены в отделе служебной переписки управления делопроизводства.

9.12. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

9.13. Подготовленный для передачи по каналам факсимильной связи документ сдается в отдел служебной переписки с заявкой установленного образца, подписанной помощником заместителя главы администрации или руководителем подразделения администрации края и завизированной начальником управления делопроизводства или его заместителем.

9.14. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факса, номер телефакса корреспондента.

9.15. Поступившие факсограммы в зависимости от указанного на них адресата регистрируются как служебные документы в установленном порядке или учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - незамедлительно.

9.16. Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

10. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов

10.1. Все служебные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.

10.2. Номенклатура дел разрабатывается специалистами приемных руководителей. Сводная номенклатура дел администрации составляется управлением делопроизводства по согласованию с краевым государственным архивом. Номенклатура дел департаментов, комитетов, управлений края разрабатывается лицами, ответственными за делопроизводство, совместно со специалистами краевого государственного архива.

10.3. Законченные делопроизводством документы формируются в дела в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и номенклатуры дел. Документы должны быть списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса и даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

10.4. При формировании служебных документов в дела необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре;

- группировать в дела документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении и т.п.;

- изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки;

- документы в делах располагать в порядке разрешения вопросов, приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложение большого объема может выделяться в отдельный том).

10.5. В случае необходимости дела могут выдаваться для служебного пользования под расписку. Отдельные документы из дел, как правило, не выдаются. В исключительных случаях документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело подшивается карта, в которой указывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку. Контроль за возвращением документа возлагается на секретаря руководителя или лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении администрации.

10.6. По истечении срока хранения дела по месту его заведения (два года со дня окончания дела) оно сдается в редакционно-методический сектор управления делопроизводства.

10.7. При передаче дел на хранение в редакционно-методический сектор лицом, сдающим дела, составляется опись дел в 2-х экземплярах. Первый экземпляр, подписанный лицом, сдавшим дела, и лицом, принявшим дела, остается у сдающего, второй - у принимающего дела на хранение.

10.8. Архивные дела и документы предоставляются сотрудникам администрации края с разрешения начальника управления делопроизводства под расписку в журнале выдачи документов из архива. Сотрудники редакционно-методического сектора несут ответственность за сохранность принятых на хранение архивных дел и документов и использование их в соответствии с действующим законодательством.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Подлинники актов главы администрации, протоколы и стенограммы совещаний при главе администрации из архива не выдаются.

10.9. Управление делопроизводства предоставляет по письменным запросам организаций копии находящихся на хранении нормативных правовых актов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов.

Начальник управления

делопроизводства

Л.М. Мартыненко