Приложение N 1. Регламент эксплуатации электронной почты в администрации города Краснодара

Приложение N 1 к постановлению
главы администрации г. Краснодара
от 24 июля 2001 г. N 1148

ГАРАНТ:

См. Регламент эксплуатации электронной почты в администрации муниципального образования город Краснодар, утвержденный распоряжением главы муниципального образования город Краснодар от 21 февраля 2007 г. N 435-р

Регламент
эксплуатации электронной почты в администрации города Краснодара

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент определяет порядок эксплуатации электронной почты в администрации города Краснодара.

1.2. Электронная почта представляет собой средство передачи информационных сообщений по электронным каналам передачи данных, называемых далее по тексту электронными письмами.

1.3. Электронное письмо включает в себя следующие данные:

адрес электронной почты отправителя письма;

адреса электронной почты получателей письма;

тема письма;

текст письма;

информационные файлы, присоединенные к письму.

1.4. В администрации города Краснодара эксплуатируются системы электронной почты:

электронная почта "ГАС-Выборы";

электронная почта сети Интернет.

1.5. Настоящий регламент распространяется на эксплуатацию всех адресов электронной почты сети Интернет из домена krd.ru, принадлежащего администрации города Краснодара, а также на все адреса электронной почты системы "ГАС-Выборы", принадлежащие администрации города Краснодара.

2. Предоставление адресов электронной почты

2.1. В системе электронной почты "ГАС-Выборы" администрации города принадлежат следующие официальные адреса:

gor_krd@s23.krd.ru - администрация города Краснодара;

23t01802@s23.krd.ru - администрация Западного административного округа города Краснодара;

23t01902@s23.krd.ru - администрация Карасунского административного округа города Краснодара;

23t02002@s23.krd.ru - администрация Прикубанского административного округа города Краснодара;

23t02102@s23.krd.ru - администрация Центрального административного округа города Краснодара.

2.2. В системе электронной почты сети Интернет администрации города принадлежат все адреса в домене второго уровня krd.ru. В их число входят:

официальный адрес администрации города - post@krd.ru;

официальные адреса структурных подразделений администрации города;

прочие служебные адреса администрации города, городской Думы Краснодара, муниципальных учреждений и других организаций (далее по тексту - прочие служебные адреса);

личные адреса работников администрации города и городской Думы Краснодара (далее по тексту - личные адреса).

2.3. Официальные адреса структурных подразделений администрации города устанавливаются постановлением главы администрации города Краснодара.

Прочие служебные адреса и личные адреса назначаются и ликвидируются начальником управления информатизации, информации и анализа администрации города по заявкам руководителей структурных подразделений.

3. Организация эксплуатации электронной почты

3.1. Адрес электронной почты администрации города в системе "ГАС-Выборы" и адрес электронной почты администрации города в сети Интернет эксплуатируются канцелярией отдела протоколов и регистрации управления делами администрации города.

3.2. Адреса электронной почты администраций административных округов в системе "ГАС-Выборы" эксплуатируются системными администраторами системы "ГАС-Выборы" административных округов города Краснодара.

3.3. Адреса электронной почты структурных подразделений эксплуатируются заведующими приемными руководителей подразделений либо другими уполномоченными работниками подразделений.

3.4. Личный адрес электронной почты эксплуатируется лично владельцем адреса либо по его поручению другим лицом.

3.5. Эксплуатация прочих служебных адресов регламентируется иными правовыми документами администрации города Краснодара либо внутренним регламентом структурного подразделения или организации, которой выделен адрес.

3.6. Администрирование электронной почты сети Интернет из домена krd.ru осуществляет администратор электронной почты, назначаемый начальником управления информатизации, информации и анализа из числа работников управления. Под администрированием понимается:

назначение адресов, определенных в соответствии с настоящим регламентом;

назначение паролей для доступа к электронной почте;

обеспечение работоспособности технических средств и программного обеспечения электронной почты;

обеспечение сохранности электронной почты путем архивирования и восстановления при сбоях;

обеспечение конфиденциальности электронной почты.

3.7. Электронная почта в администрации города используется исключительно для выполнения служебных целей.

3.8. Электронные письма являются конфиденциальными для работников, которым они не адресованы, за исключением администратора. Никто, кроме администратора, не имеет права на доступ к электронному письму без разрешения лица, которому оно адресовано.

3.9. Администратор имеет право контролировать электронную почту на предмет соблюдения настоящего регламента. Об обнаруженных нарушениях регламента администратор докладывает начальнику управления информатизации, информации и анализа администрации города, который принимает меры по устранению нарушений.

4. Порядок приемки документов по электронной почте

4.1. Все адреса электронной почты подразделяются на следующие типы:

тип А - подключенные через локальные сети, имеющие прямое соединение с сервером электронной почты администрации города;

тип Б - подключаемые по дозвонке на сервер доступа администрации города.

4.2. Все адреса электронной почты "ГАС-Выборы" относятся к адресам типа Б. Все адреса электронной почты сети Интернет в здании администрации города относятся к адресам типа А.

4.3. Все адреса типа А автоматически обращаются к серверу электронной почты через заданный интервал времени, который не должен составлять более получаса.

4.4. Для адресов типа Б сеанс соединения с сервером для приемки электронной почты инициируется не реже двух раз в день - с 9-30 до 10-00 и с 15-00 до 15-30.

4.5. Принятыми считаются электронные письма, помещенные в ходе сеанса обращения к серверу электронной почты в список полученных писем. Временем приемки письма считается время регистрации письма системой электронной почты.

4.6. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты администрации города, должно быть адресовано главе администрации города Краснодара. Такое электронное письмо должно быть распечатано на принтере и зарегистрировано в течение одного часа со времени приемки. Регистрация электронного письма осуществляется так же, как и обычного письма, с тем отличием, что в начало входящего номера письма добавляется буква "Э".

Дальнейшее движение электронного письма, напечатанного на бумаге, определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации города Краснодара наравне с обычными письмами.

4.7. Если электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты администрации города, адресовано другим должностным лицам администрации города Краснодара, то оно должно быть перенаправлено по электронной почте адресату без регистрации в течение одного часа со времени приемки.

4.8. Если электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты администрации города, адресовано не должностным лицам администрации города Краснодара, то оно должно быть удалено без регистрации.

4.9. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты структурного подразделения администрации города Краснодара, должно быть адресовано должностным лицам этого подразделения. Такое электронное письмо должно быть зарегистрировано так же, как и обычное письмо, с тем отличием, что в начало входящего номера письма добавляется буква "Э". Дальнейшие действия с письмом определяются порядком делопроизводства в подразделении.

4.10. Если электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты структурного подразделения, адресовано должностным лицам администрации города или должностным лицам других структурных подразделений, то оно должно быть перенаправлено по электронной почте адресату без регистрации в течение одного часа со времени приемки.

4.11. Если электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты структурного подразделения администрации города, адресовано не должностным лицам администрации города Краснодара, то оно должно быть удалено без регистрации.

4.12. Электронные письма, приходящие на личные адреса, регистрации не подлежат.

4.13. Приемка электронных писем, приходящих на прочие служебные адреса, настоящим регламентом не регламентируется.

5. Порядок отправки документов по электронной почте

5.1. С официальных адресов администрации города отправляются электронные письма по указанию главы администрации города либо его заместителей. Такие письма регистрируются в обычном порядке, но в журнале помечается "отправлено по электронной почте на адрес ...".

5.2. С официальных адресов структурных подразделений администрации города отправляются электронные письма по указанию руководителя подразделения и его заместителей.

Распечатка копии электронного письма на бумаге не обязательна.

Регистрация отправки электронных писем осуществляется автоматически системой электронной почты.

5.3. Рекомендуется для переписки между структурными подразделениями администрации города использовать преимущественно электронную почту.

В этом случае рекомендуется электронные письма формировать без бланков и гербов и содержание письма помещать в поле текста, а не в присоединенный файл.

5.4. Общие требования к электронным письмам, отправляемым с адресов, принадлежащих администрации города:

запрещается формировать письма размером более 1 Мбайта;

реквизиты письма (дата и номер) помещать в графе "Тема";

присоединенные файлы рекомендуется архивировать программой arj.

Управляющий делами

администрации г. Краснодара

В.В. Абаев