Приложение. Регламент эксплуатации электронной почты в администрации муниципального образования город Краснодар

Утвержден
распоряжением главы муниципального
образования город Краснодар
от 21 февраля 2007 г. N 435-р

Регламент эксплуатации электронной почты
в администрации муниципального образования город Краснодар

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок эксплуатации электронной почты в администрации муниципального образования город Краснодар.

1.2. Электронная почта - служба пересылки сообщений между зарегистрированными электронными адресами.

1.3. Электронный документ - документ, созданный, порожденный, посланный, переданный, полученный или сохраненный при помощи электронных средств (электронное письмо).

1.4. Официальная переписка - обмен электронными письмами, осуществляемый с официальных адресов электронной почты, между отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации муниципального образования город Краснодар, созданными средствами программного комплекса "Делопроизводство и документооборот" с соблюдением всех требований Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар.

1.5. Служебная переписка - обмен электронными письмами между отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации муниципального образования город Краснодар, а также внешними адресатами, непосредственно связанный с выполнением должностных обязанностей работников.

1.6. В администрации муниципального образования город Краснодар эксплуатируются следующие системы электронной почты:

электронная почта "ГАС-Выборы";

корпоративная электронная почта стандарта сети Интернет.

1.7. Положения настоящего Регламента распространяются на порядок эксплуатации всех адресов корпоративной электронной почты стандарта сети Интернет в домене krd.ru, принадлежащему администрации муниципального образования город Краснодар, а также на все адреса электронной почты системы "ГАС-Выборы", принадлежащие администрации муниципального образования город Краснодар.

2. Предоставление адресов электронной почты

2.1. В системе электронной почты "ГАС-Выборы" администрации муниципального образования город Краснодар принадлежат следующие официальные адреса:

gor_krd@s23.krd.ru - администрация муниципального образования город Краснодар;

23t01802@s23.krd.ru - администрация Западного внутригородского округа города Краснодара;

23t01902@s23.krd.ru - администрация Карасунского внутригородского округа города Краснодара;

23t02002@s23.krd.ru - администрация Прикубанского внутригородского округа города Краснодара;

23t02102@s23.krd.ru - администрация Центрального внутригородского округа города Краснодара.

2.2. В системе корпоративной электронной почты стандарта сети Интернет администрации муниципального образования город Краснодар принадлежат все адреса в домене krd.ru, в том числе:

официальный адрес администрации муниципального образования город Краснодар - post@krd.ru;

официальные адреса заместителей главы муниципального образования город Краснодар, официальные адреса отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар (далее - официальные адреса);

служебные адреса администрации муниципального образования город Краснодар, отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар, муниципальных учреждений и других организаций (далее - служебные адреса);

персональные адреса работников отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар и городской Думы Краснодара (далее - персональные адреса).

2.3. Перечень официальных адресов утверждается руководителем аппарата администрации муниципального образования город Краснодар.

2.4. Служебные и персональные адреса устанавливаются и упраздняются начальником управления информатизации администрации муниципального образования город Краснодар:

по заявкам заместителей главы муниципального образования город Краснодар или руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар;

в случае нарушения пункта 3.8 настоящего Регламента;

в случае увольнения работника.

3. Организация эксплуатации электронной почты

3.1. Адрес электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар в системе "ГАС-Выборы" и официальный адрес электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар в системе корпоративной электронной почты стандарта сети Интернет эксплуатируются общим отделом аппарата администрации муниципального образования город Краснодар.

3.2. В выходные и праздничные дни порядок приема электронной почты системы "ГАС-Выборы" определяется руководителем аппарата администрации муниципального образования город Краснодар.

3.3. Порядок приема электронной почты системы "ГАС-Выборы" в администрациях внутригородских округов города Краснодара определяется главой администрации соответствующего внутригородского округа.

3.4. Официальные адреса электронной почты эксплуатируются заведующими приемными заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар либо уполномоченными работниками.

3.5. Персональный адрес электронной почты эксплуатируется владельцем адреса либо по его поручению другим лицом.

3.6. Эксплуатация служебных адресов регламентируется муниципальными правовыми актами либо внутренним регламентом отраслевого, функционального или территориального органа администрации муниципального образования город Краснодар или организации, которой выделен адрес.

3.7. Администрирование корпоративной электронной почты стандарта сети Интернет в домене krd.ru осуществляет администратор электронной почты, назначаемый начальником управления информатизации администрации муниципального образования город Краснодар из числа своих работников.

Под администрированием понимается:

установление адресов электронной почты, определенных в соответствии с настоящим Регламентом;

назначение паролей для доступа к электронной почте;

обеспечение работоспособности технических средств и программного обеспечения электронной почты;

обеспечение сохранности электронной почты путем архивирования и восстановления при сбоях;

обеспечение конфиденциальности электронной почты.

3.8. Электронная почта в администрации муниципального образования город Краснодар применяется только для официальной и служебной переписки.

Для официальной переписки используются только официальные адреса электронной почты стандарта сети Интернет и официальные адреса электронной почты "ГАС-Выборы".

Для служебной переписки используются служебные и персональные адреса электронной почты, предоставленные в соответствии с пунктами 2.3 и 2.4 настоящего Регламента.

3.9. Запрещено использование адресов электронной почты, кроме предоставленных в соответствии с пунктами 2.3 и 2.4 настоящего Регламента.

3.10. Электронные письма являются конфиденциальными для работников, которым они не адресованы, за исключением администратора электронной почты. Никто, кроме администратора электронной почты, не имеет права доступа к электронному письму без разрешения лица, которому оно адресовано, либо его руководителя.

3.11. Администратор электронной почты имеет право контролировать электронную почту по вопросам соблюдения настоящего Регламента. О фактах нарушения Регламента администратор докладывает начальнику управления информатизации администрации муниципального образования город Краснодар, который принимает необходимые меры по устранению нарушений.

4. Порядок приема документов по электронной почте

4.1. Все адреса электронной почты подразделяются на следующие типы:

тип А - подключенные через локальные компьютерные сети, имеющие прямое соединение с сервером электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар;

тип Б - подключаемые при помощи удаленного доступа (через модем).

4.2. Все адреса электронной почты "ГАС-Выборы" относятся к адресам типа Б.

4.3. Для официальных адресов типа А и Б получение электронной почты инициируется не реже двух раз в день - с 10-30 до 11-00 и с 17-00 до 17-30.

4.4. Частота сеансов связи для получения электронной почты на служебные и персональные адреса не регламентируется.

4.5. Принятыми считаются электронные письма, помещенные в ходе сеанса обращения к серверу электронной почты в список полученных писем. Временем приема письма считается время регистрации письма системой электронной почты.

4.6. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар, должно быть адресовано главе муниципального образования город Краснодар. Такое электронное письмо должно быть распечатано на принтере и зарегистрировано в течение одного часа со времени его приема. Регистрация электронного письма осуществляется так же, как и обычного письма. Дальнейшее прохождение электронного письма определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар.

4.7. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар, адресованное другим должностным лицам администрации муниципального образования город Краснодар, должно быть перенаправлено по электронной почте адресату без регистрации в течение одного часа со времени приема.

4.8. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар, адресованное не должностным лицам администрации муниципального образования город Краснодар, либо содержащее информацию рекламного характера, не подлежит обязательной регистрации.

4.9. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты отраслевого, функционального или территориального органа администрации муниципального образования город Краснодар, должно быть адресовано должностным лицам этого органа. Регистрация электронного письма осуществляется в порядке, предусмотренном для входящей служебной корреспонденции. Дальнейшее прохождение электронного письма определяется Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар.

4.10. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты отраслевого, функционального или территориального органа администрации муниципального образования город Краснодар, адресованное другим должностным лицам отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар, должно быть перенаправлено по электронной почте адресату без регистрации в течение одного часа со времени приема.

4.11. Электронное письмо, полученное на официальный адрес электронной почты отраслевого, функционального или территориального органа администрации муниципального образования город Краснодар, адресованное не должностным лицам этих органов, либо содержащее информацию рекламного характера, не подлежит обязательной регистрации.

4.12. Порядок регистрации электронных писем, поступающих на служебные и персональные адреса электронной почты, не регламентируется.

5. Порядок отправления документов по электронной почте

5.1. С официальных адресов электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар в системе "ГАС-Выборы" электронные письма отправляются по указанию главы муниципального образования город Краснодар либо его заместителей, или глав администраций внутригородских округов либо их заместителей. Такие письма регистрируются в обычном порядке с отметкой об отправке по электронной почте.

5.2. С официального адреса электронной почты администрации муниципального образования город Краснодар в системе корпоративной электронной почты стандарта сети Интернет электронные письма отправляются по указанию главы муниципального образования город Краснодар либо его заместителей.

5.3. С официальных адресов электронной почты отраслевых, функциональных и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар электронные письма отправляются по указанию руководителя и его заместителей.

Распечатка копии электронного письма на бумажном носителе не обязательна.

Регистрация отправления электронных писем осуществляется автоматически.

5.4. Официальная переписка между отраслевыми, функциональными и территориальными органами администрации муниципального образования город Краснодар должна осуществляться с использованием программного комплекса "Делопроизводство и документооборот". Перечень документов, подлежащих обязательной пересылке по электронной почте, утверждается руководителем аппарата администрации муниципального образования город Краснодар.

5.5. При оформлении служебных электронных писем, отправляемых с адресов электронной почты, принадлежащих администрации муниципального образования город Краснодар, необходимо соблюдать следующие требования:

запрещается формировать письма размером более 8 Мбайт;

поле "Тема" подлежит обязательному заполнению;

присоединенные к электронному письму файлы размером более 500 Кбайт подлежат архивации в формате zip.

Начальник управления информатизации администрации муниципального образования город Краснодар

Е.Л. Прохоров