Приложение N 25. Порядок заполнения, ведения, использования, представления и хранения регистрационных, отдельных учетных и отчетных документов

Приложение N 25

Утвержден
постановлением главы
администрации Краснодарского края
от 3 октября 2005 г. N 900

Порядок заполнения, ведения, использования, представления и хранения
регистрационных, отдельных учетных и отчетных документов

Настоящий Порядок установлен на основании Закона Краснодарского края от 15 июля 2005 года N 885-КЗ "О порядке ведения органами местного самоуправления учета граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма".

1. Общие требования к порядку заполнения регистрационных,
отдельных учетных и отчетных документов

1.1. Заполнение регистрационных, учетных и отчетных документов производится с обязательным соблюдением следующих требований:

в регистрационных, учетных и отчетных документах все ячейки строк (граф) должны быть заполнены показателями (записями), дающими возможность однозначного толкования информации. В случае отсутствия необходимости заполнения ячейки в ней проставляется прочерк. Наличие незаполненных ячеек либо заполненных показателями (записями), дающими возможность неоднозначного толкования информации, не допускается;

регистрационные, учетные и отчетные документы не должны содержать помарок, подчисток и неоговоренных исправлений. Исправление технических ошибок производится путем зачеркивания неверной записи и внесения правильных данных, заверенных подписью (с указанием фамилии) лица, внесшего исправление;

заполнение указанных документов карандашом не допускается.

1.2. Инструкция по делопроизводству в области учета граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях утверждается специально уполномоченным органом Краснодарского края.

2. Особенности ведения, заполнения и представления отдельных
регистрационных и учетных документов, учетных дел,
а также отчетных документов

2.1. Принятие уполномоченным органом по учету документов, подтверждающих место жительства гражданина и технические характеристики жилого помещения (кроме вступившего в силу решения суда об установлении факта проживания гражданина по конкретному адресу и решения уполномоченного органа о признании жилого помещения непригодным для проживания), а также справок органа, осуществляющего технический учет жилищного фонда, и органа, осуществляющего государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, датированных ранее одного месяца по состоянию на дату представления гражданином документов в уполномоченный орган по учету, не допускается.

2.2. Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма (далее - Книга регистрации заявлений граждан о принятии на учет), Книга регистрации уведомлений граждан о необходимости представления недостающих учетных документов, Книга учета граждан, нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма (далее - Книга учета граждан), Книга регистрации заявлений граждан об изменениях, произошедших в период нахождения на учете в качестве нуждающихся в жилых помещениях, и Книга учета изменений очередности граждан, состоящих на учете в качестве нуждающихся в жилых помещениях, предоставляемых по договорам социального найма (далее - регистрационные документы), должны быть пронумерованы полистно, прошиты и заверены подписью заместителя руководителя органа местного самоуправления, курирующего вопросы учета граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях и предоставления жилых помещений, и печатью органа местного самоуправления.

Первые записи во всех регистрационных документах обозначаются порядковым номером 1. При этом за порядковым номером 1 в этой же графе в Книге регистрации заявлений граждан о принятии на учет и в Книге учета граждан указывается в скобках номер, следующий за последним порядковым номером записи, сделанной до 1 марта 2005 года в старых Книге регистрации заявлений граждан о принятии на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий и Книге учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий.

2.3. Акт обследования жилищных условий гражданина составляется и подписывается членами комиссии и гражданином в обследуемом жилом помещении в день проведения обследования. Отказ гражданина от подписания акта фиксируется на бланке акта подписями членов комиссии.

Обследование жилищных условий гражданина производится комиссией исключительно в его присутствии либо в присутствии дееспособного совершеннолетнего члена семьи гражданина.

2.4. Номер учетного дела соответствует порядковому номеру регистрации гражданина в Книге учета граждан и изменению в дальнейшем не подлежит.

В каждом учетном деле должна находиться опись документов по форме согласно приложению к настоящему Порядку.

2.5. Переменная часть отчетных документов состоит из показателей, определяемых специально уполномоченным органом Краснодарского края, необходимых для рассмотрения конкретных вопросов и решения определенных задач.

3. Использование, представление и хранение регистрационных,
учетных и отчетных документов

3.1. Использование регистрационных, учетных и отчетных документов, а также содержащейся в них информации для любых целей, не связанных с учетом граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях и предоставлением жилых помещений, запрещено.

Использование регистрационных, учетных и отчетных документов осуществляется с соблюдением требований, установленных для конфиденциальной информации Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации".

3.2. Отчетные документы представляются в специально уполномоченный орган Краснодарского края в сроки, определяемые этим органом, по установленным формам на бумажном носителе за подписью заместителя руководителя органа местного самоуправления, курирующего вопросы учета граждан, нуждающихся в жилых помещениях, и предоставления жилых помещений, а также в обязательном порядке на магнитном носителе или по электронной почте в порядке, определяемом специально уполномоченным органом Краснодарского края.

Выдача учетных дел производится специально уполномоченному органу Краснодарского края на основании письменного запроса, а также в установленном порядке надзорным, следственным и судебным органам.

Выдача учетных дел гражданам, состоящим на учете и (или) снятым с учета, а также выдача гражданам, которым отказано в принятии на учет, представленных ими документов не допускается.

3.3. Регистрационные, учетные и отчетные документы должны храниться в месте, исключающем возможность несанкционированного доступа к ним.

Учетные дела граждан, состоящих на учете, хранятся отдельно от учетных дел граждан, снятых с учета, в том числе по причине предоставления жилых помещений, и от материалов об отказе гражданам в принятии на учет.

3.4. Срок хранения регистрационных документов составляет 10 лет со дня снятия с учета по любым основаниям последнего из граждан, значащихся в регистрационных документах.

Срок хранения учетных дел составляет 10 лет со дня снятия гражданина с учета по любым основаниям.

Срок хранения отчетных документов определяется уполномоченным органом Краснодарского края.

4. Ответственность за несоблюдение порядка заполнения, ведения
и использования регистрационных, учетных и отчетных документов,
а также условий и сроков их хранения и представления

Ответственность за несоблюдение порядка заполнения, ведения и использования регистрационных, учетных и отчетных документов, а также условий и сроков их хранения и представления возлагается на руководителя уполномоченного органа по учету.

Председатель комитета

жилищно-коммунального хозяйства

Краснодарского края

Ю.Н. Голубев