Постановление главы муниципального образования город Краснодар от 29 апреля 2005 г. N 1171 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар"

2.1. Документы администрации города

 

2.1.1. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила юридической техники, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылок для машинной обработки информации.

2.1.2. Основными документами администрации города являются:

постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар;

постановления и распоряжения руководителей территориальных органов администрации города;

приказы руководителей отраслевых органов администрации города, являющихся юридическими лицами;

программы (планы);

положения (инструкции);

договоры;

акты;

протоколы;

письма;

должностные инструкции;

штатные расписания;

заявления;

справки (служебные записки, заключения, отчеты, представления).

2.2. Бланки документов

 

2.2.1. Постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар, постановления и распоряжения руководителей территориальных органов администрации города, приказы руководителей отраслевых органов администрации города, являющихся юридическими лицами, и письма должны оформляться на бланках установленного образца и иметь комплекс обязательных реквизитов.

2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297 х 210 мм) и А5 (210 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.2.3. В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольными:

бланки постановлений - приложения N 1, 3 к настоящей Инструкции,

бланки распоряжений - приложения N 2, 4 к настоящей Инструкции,

бланки приказов - приложение N 5 к настоящей Инструкции;

угловыми:

бланки главы муниципального образования город Краснодар - приложение N 6 к настоящей Инструкции,

бланки администрации города - приложение N 7 к настоящей Инструкции.

На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

2.2.4. В отраслевых (территориальных) органах применяются бланки писем в соответствии с их положениями. Бланки писем отраслевых (территориальных) органов имеют единую форму согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции. Коллегиальные органы, создаваемые отраслевыми органами, не входящие в структуру администрации города, могут иметь собственные бланки, имеющие форму согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.

Бланки писем отраслевых (территориальных) органов допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств оргтехники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий писем, остающихся в делах.

2.2.5. Организация изготовления (типографским способом) бланков главы муниципального образования город Краснодар, администрации города, постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар, в том числе номерных бланков, осуществляется аппаратом администрации города. Номерные бланки выдаются под роспись в общем отделе, где ведется их учет. Испорченные бланки подлежат возврату в общий отдел, где ведется их учет и списание.

2.3. Реквизиты документов

 

2.3.1. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

2.3.2. В документах администрации города, как правило, указываются следующие реквизиты:

герб города Краснодара;

наименование главы муниципального образования город Краснодар, администрации города или отраслевого (территориального) органа;

справочные данные об администрации города или отраслевом (территориальном) органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

виза согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в администрацию города или отраслевой (территориальный) орган;

отметка электронной копии документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав указанных реквизитов может быть дополнен иными реквизитами, если того требует назначение документа.

Реквизиты документа, как правило, отделяются один от другого двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

2.3.3. Реквизит "Герб города Краснодара" располагается на 12 мм выше верхнего текстового поля бланка, высота герба составляет не более 20 мм.

Данный реквизит обязателен для постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар, постановлений и распоряжений руководителей территориальных органов администрации города, приказов руководителей отраслевых органов администрации города, являющихся юридическими лицами, и писем.

2.3.4. Реквизит "Наименование главы муниципального образования город Краснодар, администрации города или отраслевого (территориального) органа" является собирательным обозначением автора документа.

Данный реквизит обязателен для видов документов, указанных в пункте 2.3.3 настоящего подраздела. На гербовых бланках данный реквизит располагается ниже герба города.

На бланках отраслевых (территориальных) органов указывается наименование "Администрация муниципального образования город Краснодар", на следующей строке - наименование отраслевого (территориального) органа. Наименование отраслевого (территориального) органа должно соответствовать положению об этом отраслевом (территориальном) органе.

При подготовке документа совместно двумя и более отраслевыми (территориальными) органами их наименования следует располагать на стандартном листе бумаги, при этом они размещаются в верхней части листа на одном уровне.

2.3.5. Реквизит "Справочные данные об администрации города или отраслевом (территориальном) органе" содержит сведения об администрации города или ее отраслевом (территориальном) органе, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные об администрации города или ее отраслевом (территориальном) органе включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, адрес электронной почты и др.

Данный реквизит располагается ниже наименования администрации города или отраслевого (территориального) органа.

2.3.6. Реквизит "Наименование вида документа". В составе реквизита указывается конкретный вид документа.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем.

2.3.7. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания (правовой акт, заключение, заявление) или утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол), дата составления (акт).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год, начиная с 2000 года, оформляют четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 августа 2001 года следует оформлять - 23.08.2001 (точка, буква "г." или слово "год" после даты не указываются). В текстах постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар, постановлений и распоряжений руководителей территориальных органов администрации города, приказов руководителей отраслевых органов администрации города, являющихся юридическими лицами, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 4 марта 2004 года или 04 марта 2004 г., при этом все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаковым способом.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

2.3.8. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из порядкового номера документа, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другой информацией с учетом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более отраслевыми (территориальными) органами, совпадает с регистрационным номером ответственного отраслевого (территориального) органа, готовившего документ.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

2.3.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Данный реквизит обязателен для писем, располагается на бланке ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

2.3.10. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. В качестве адресата документа могут быть органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации (далее - организации), их структурные подразделения, должностные лица, граждане.

В адресе наименование организации или ее структурного подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

Если документ направлен в адрес нескольких однородных организаций или нескольких структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

 

                                        Руководителям отраслевых и терри-

                                        ториальных органов  администрации

                                        муниципального образования  город

                                        Краснодар

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется. При большем числе адресатов составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование в именительном падеже, затем почтовый адрес, например:

 

                                        Муниципальное учреждение  "Лицен-

                                        зионная палата муниципального об-

                                        разования город Краснодар"

                                        Орджоникидзе ул., 69,

                                        г. Краснодар, 350000

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

                                        Назаровой В.И.

                                        Тюляева ул., 8, кв. 125,

                                        г. Краснодар, 350080

 

2.3.11. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

 

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                Глава муниципального  об-

                                                разования город Краснодар

                                                ____________ В.Л. Евланов

                                                (личная подпись)

                                                12 января 2005 года

 

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" (прописными буквами без кавычек в соответствующих роде и числе), наименования утверждающего документа в творительным падеже, его даты и номера, например:

 

                                    УТВЕРЖДЕНО

                                    протоколом общего собрания Совета ди-

                                    ректоров на общественных началах  при

                                    главе  муниципального образования го-

                                    род Краснодар от 15.08.2004 N 14

 

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

2.3.12. Реквизит "Резолюция" является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.

Резолюция ставится на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа или на специальном листе-бланке формата А6, прилагаемом к документу.

2.3.13. Реквизит "Заголовок к тексту документа" отражает краткое содержание текста документа.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы "о чем?" или "о ком?".

Заголовок составляется лицом - составителем проекта документа.

Заголовок обязателен для всех документов, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6.

Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля без кавычек и точки в конце. Заголовок к правовым актам, протоколам, заключениям, положениям, правилам, инструкциям (должностным инструкциям), справкам, актам, а также к таблицам, планам границ, схемам располагается по центру текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок, как правило, не должен превышать пяти строк. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.3.14. Реквизит "Отметка о контроле" оформляется на всех документах, подлежащих контролю, обозначается соответствующим штампом (словами) и располагается в правом верхнем или нижнем углу документа.

2.3.15. Реквизит "Текст документа", как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты, причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, задания, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др. Текст документа может содержать одну заключительную часть. Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

В тексте документа при ссылке на правовой акт следует иметь в виду, что при ссылке на федеральные законы и законы Краснодарского края указывается их полное наименование, например: на основании Конституции Российской Федерации, Закона Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации", Федерального закона "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", Закона Краснодарского края "О квотировании рабочих мест в Краснодарском крае". Дата и номер при этом указываются перед наименованием закона.

При ссылке на указы, постановления и распоряжения перед наименованием обязательно указываются дата (цифровым способом) и номер, например: на основании постановления главы муниципального образования город Краснодар от _________ N_____ "О _________________". Сокращения в текстах наименований правовых актов недопустимы.

Тексты документов могут подразделяться на части, главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки частей, глав, разделов и подразделов пишутся с прописной буквы по центру текстового поля. Допускается писать прописными буквами наименования частей, глав и разделов. Точка в конце заголовка и подзаголовка не ставится. Пункты и подпункты текста нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, и пишутся с абзацного отступа. Тексты пунктов и подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Если текст документа (его раздел) содержит один пункт, то номер ему не присваивается.

Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются. При этом абзац может начинаться как с прописной буквы (в конце абзаца ставится точка), так и со строчной буквы (в конце абзаца ставится точка с запятой).

В правовых актах (постановление, распоряжение), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "прошу", "предлагаю").

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчет и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: "комиссия установила", "члены комиссии пришли к выводу").

В письмах используют следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем заключение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("департамент не возражает", "комитет считает возможным").

Выбор определенных языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения).

Для языка служебного документа характерны:

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "создать", "утвердить", "поручить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.;

единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей и организаций, единиц измерения и т.д.;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм - "надо" и "необходимо" предпочтение следует отдавать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный оттенок.

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков (не "направляем Вам по принадлежности", а "направляем Вам"; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").

Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.

Следует избегать речевых излишеств (например: "свободная вакансия", "в срок до 10.05.2004").

При построении сложных предложений следует учитывать, что их перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, то есть отвечать на один вопрос, например:

 

     работник отдела,  которому поручено осуществлять контроль и проверку

выполнения поручения, обязан:

     проверить наличие  сведений   о   документе   в   автоматизированной

регистрационно-контрольной картотеке;

     установить непосредственных исполнителей поручения;

     обобщить сведения о ходе выполнения поручения.

 

В правовых актах главы муниципального образования город Краснодар и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов.

В тексте документа (кроме постановления или распоряжения) следует употреблять или общепринятые сокращения (например: МУ - муниципальное учреждение), или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте (например: ГОР - группа оперативного реагирования).

При наличии в тексте документа сноски ее символ оформляется цифрой со скобкой или звездочкой: 1) или *. Текст сноски после ее символа должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзацного отступа в конце соответствующей страницы), например:

 

     --------------------------------------

     1) Информация корректируется ежеквартально.

 

На одной странице не должно быть более трех сносок.

Если в тексте документа имеется выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слово "Основание" печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля. Все строки текста основания располагаются вправо от двоеточия после слова "Основание", например:

 

Основание: письмо-приглашение Законодательного Собрания Краснодарского

           края от 10.02.2004 N 840.

 

При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются вправо от двоеточия. Например:

 

Примечание: участники конкурса должны пройти регистрацию в малом

            зале заседаний.

 

или

 

Примечания: 1. Графы 2, 3 заполняются работниками департамента

               финансов администрации муниципального образования город

               Краснодар.

            2. Графы 5, 6 заполняются работниками департамента муници-

               пальной собственности и городских земель администрации

               муниципального образования город Краснодар.

 

При подготовке документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы.

Текст, содержащий информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, оформляется таблицей (штатное расписание, перечень, план мероприятий, отчетно-статистические документы).

Если в тексте документа информация представлена в табличной форме, то в нем делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова "Таблица" и заголовка к ней. Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте, например: Таблица N 2.

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовок граф, наименование объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы.

Графы таблиц при количестве страниц текста более одной должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, то на последующих страницах печатаются только номера этих граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф. Нумерация подзаголовков строк указывается в первой графе.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они дополняют заголовок. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения, например:

 

N п/п	Наименование изделия	Количество (шт.)	Организация- поставщик
1	2	3	4

 

Текст документа в таблице печатается по ширине текстового поля с использованием переносов слов.

2.3.16. Реквизит "Отметка о наличии приложения" может быть оформлен несколькими способами.

Если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров, например:

 

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

 

Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

 

Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Краснодарэнерго"

               на 5 л. в 1 экз.

            2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного

               обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

 

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение: договор от 31.03.2004 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

 

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

 

Приложение: в 3 экз.

 

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

 

Отметка о наличии приложения располагается через два одинарных межстрочных интервала после текста документа от левой границы текстового поля.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Правила оформления приложений к правовым актам главы муниципального образования город Краснодар изложены в подразделе 3.3 раздела 3 настоящей Инструкции.

2.3.17. Реквизит "Подпись" является обязательным реквизитом документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края, как правило, подписываются главой муниципального образования город Краснодар, а в случае его отсутствия - его первым заместителем.

Наименование должности в данном реквизите печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

На бланках должностного лица его должность не указывается.

При подписании документов и при их согласовании следует использовать чернила или тушь (пасту) синего или фиолетового цвета.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии      ____________________          А.Н. Домбровский

                             (личная подпись)

Члены комиссии:            ____________________          Ю.Д. Щербинин

                             (личная подпись)

                           ____________________          А.И. Китов

                             (личная подпись)

 

При подписании совместных документов подписи должностных лиц располагаются на одном уровне, на всех экземплярах подписи должны быть подлинные.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

2.3.18. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает согласие руководителя отраслевого (территориального) органа или учреждения с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование администрации города или отраслевого (территориального) органа), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления здравоохранения

администрации муниципального образования

город Краснодар

____________________ А.М. Матаров

  (личная подпись)

23.12.2004

 

Если согласование выражено в письме, протоколе или другом документе, гриф согласования оформляется со ссылкой на этот документ, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета по спортивно-массовой

работе

от 01.03.2004 N 10

 

Данный реквизит оформляется на документах, подлежащих утверждению, располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу последнего листа документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интерес нескольких организаций, составляется лист согласования.

2.3.19. Реквизит "Виза согласования документа" состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность визирующего, инициалы, фамилия) и даты согласования. На документе может быть несколько виз.

2.3.20. Реквизит "Оттиск печати" заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В администрации города используются гербовые печати и простые круглые печати. Печати проставляются на документах для подтверждения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".

Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

2.3.21. Реквизит "Отметка о заверении копии" при заверении соответствия копии документа подлиннику следует оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать, например:

 

Верно

Начальник архивного отдела аппарата

администрации муниципального

образования город Краснодар           __________________   Е.В. Коваленко

                                       (личная подпись)

                                      __________________

                                            (дата)

 

Данный реквизит располагается ниже удостоверяемого текста документа от левой границы текстового поля или на оборотной стороне сброшюрованного документа. Оформление копий документов, находящихся на хранении в архивном отделе аппарата администрации города (далее - архивный отдел), регламентируется правилами и инструкциями Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Копии (ксерокопии) правовых актов для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются печатью, предназначенной для заверения копий соответствующих документов, заверительная надпись "Верно" не проставляется.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три прокола (в центре, от центра вверх и вниз по 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 х 6 см) с заверительной надписью, например:

 

                  /--------------------------------------\

                  | В положении прошнуровано, пронумеро- |

                  | вано 6 (шесть) листов                |

                  | Верно                                |

                  | Начальник общего отдела аппарата     |

                  | администрации муниципального         |

                  | образования город Краснодар          |

                  |                                      |

                  |   ________________        Л.В. Юраш  |

                  |   (личная подпись)                   |

                  |   ________________                   |

                  |        (дата)                        |

                  | МП                                   |

                  \--------------------------------------/

 

Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и лист, на который он наклеен.

2.3.22. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона (без буквы "т." и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:

 

А.В. Митяев

2594834

 

Данный реквизит обязателен для писем, указывается в нижнем углу лицевой стороны (при отсутствии места - на оборотной стороне) последнего листа документа от левой границы текстового поля.

Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнении может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

2.3.23. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя отраслевого (территориального) органа, в котором исполнен документ.

Данный реквизит располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.

2.3.24. Реквизит "Отметка о поступлении документа в администрацию города или отраслевой (территориальный) орган" содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, представлен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации, и располагается в правом нижнем углу первого листа документа.

2.3.25. Реквизит "Отметка электронной копии документа" оформляется на всех документах, получаемых по электронной почте.

Данный реквизит обозначается штампом "Получено по электронной почте" и располагается в левом нижнем углу последнего листа документа.

3.1. Виды правовых актов

 

Правовыми актами являются:

постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар;

постановления и распоряжения руководителей территориальных органов администрации города;

приказы руководителей отраслевых органов администрации города, являющихся юридическими лицами.

Постановления издаются по вопросам, имеющим нормативный правовой характер, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.

Распоряжения издаются по локальным, организационным, кадровым и другим вопросам и распространяются на ограниченный круг субъектов.

Приказы издаются в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности отраслевого органа.

3.2. Общие требования к правовым актам

 

3.2.1. Правовые акты вступают в силу с момента их подписания, если иное не предусмотрено в самом акте.

Правовые акты должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения управления, юридической техники и настоящей Инструкции.

Проекты постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар могут быть внесены заместителями главы муниципального образования город Краснодар или руководителями отраслевых (территориальных) органов.

Проекты правовых актов оформляются составителем проекта на единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.

Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового постановления, распоряжения или приказа, изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу действующих правовых актов.

При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

законности;

отражения в правовых актах интересов населения;

единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;

планомерности и оперативности подготовки правовых актов;

указания в правовых актах механизма их реализации.

До начала работы над проектом постановления или распоряжения следует:

выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи на уровне данного постановления или распоряжения;

установить общую цель предполагаемого правового регулирования;

четко определить существо вопроса, который необходимо решить в проекте;

выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя.

На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:

ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта; со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов, изучить предложения ученых и специалистов;

определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;

изучить статистические данные и общественное мнение на городском уровне;

определить возможные последствия издания постановления или распоряжения: экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.;

определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего постановления или распоряжения.

При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения, а также обязательность опубликования в установленных законодательством случаях.

Если в связи с изданием постановления или распоряжения прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

3.2.2. Правовые акты имеют следующие реквизиты:

герб города Краснодара;

наименование вида документа (постановление, распоряжение главы муниципального образования город Краснодар, руководителя территориального органа администрации города);

место издания;

дата издания;

регистрационный номер документа;

заголовок;

текст;

подпись.

Первые три реквизита включены в бланки правовых актов. Номер и дата издания правового акта проставляются при его регистрации.

3.2.3. Заголовок к постановлению или распоряжению заключает в себе ответ на вопросы "о чем?" или "о ком?". Заголовок отделяется от предыдущего реквизита тремя одинарными межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом. Заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проект постановления или распоряжения включаются только положения по теме, обозначенной в его заголовке.

3.2.4. Текст постановления или распоряжения излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.

Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

Текст постановления или распоряжения содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть. Если содержание постановления или распоряжения не нуждается в пояснениях, то вступительная часть отсутствует (для коротких распоряжений). Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами.

Преамбула содержит обоснования принятия постановления или распоряжения. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и другие акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Преамбула в постановлениях главы муниципального образования город Краснодар и постановлениях руководителей территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар завершается словом "п о с т а н о в л я ю", которое печатается без кавычек строчными буквами вразрядку последовательно по тексту без переноса.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается в повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Постановляющая (распорядительная) часть документа может подразделяться на пункты, пункты - на подпункты и абзацы.

Пункты документов группируются по их значимости - от наиболее существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную) нумерацию. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.

Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами, разделенными точками, или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

После строчных обозначений со скобкой: 1), 2), 3) или а), б), в) - знак препинания не ставится, подпункты и абзацы начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Каждый пункт правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному субъекту.

Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект (круг объектов), а также когда в правовом акте неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее именуется - ...) или (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Наименования упоминаемых в правовом акте органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должна быть указана фамилия руководителя органа (организации) в именительном падеже без инициалов.

Если правовой акт содержит другие предписания, относящиеся к этому же органу (организации), фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа (организации), то указывается полное наименование должности руководителя, а также его фамилия и инициалы в соответствующем падеже. Инициалы пишутся перед фамилией, их следует писать в одной строке. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании названий, терминов, единиц измерения и т.д.

При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер и наименование правового акта, например: "В соответствии с постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 15.03.2005 N 608 "Об оплате труда работников муниципального учреждения "Общественно-информационный центр города Краснодара" п о с т а н о в л я ю:".

При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделенных точками, точка в конце цифрового обозначения пункта (подпункта) не ставится, например: "В соответствии с абзацем четвертым подпункта 2.1 пункта 2 приложения к постановлению:".

Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста документа, как правило, содержится пункт о возложении контроля. При этом указывается полное наименование должности ответственного лица и его фамилия с инициалами либо полное наименование органа и фамилия руководителя органа (в скобках) в именительном падеже без инициалов.

Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы муниципального образования город Краснодар по организационно-кадровым вопросам и связям с общественностью Н.Г. Ермолова" или "Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на департамент городского хозяйства (Шибанов) и аппарат (Радченко) администрации муниципального образования город Краснодар".

В некоторых случаях глава муниципального образования город Краснодар (должностное лицо, им уполномоченное), руководитель территориального органа администрации города может контролировать выполнение постановления или распоряжения лично. При этом пункт о возложении контроля излагается так: "Контроль за выполнением настоящего постановления (распоряжения) оставляю за собой".

Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа. В случае если срок не указан, документ исполняется, как правило, в месячный срок со дня его издания.

При наличии приложения к правовому акту в тексте документа обязательно делается ссылка "согласно приложению" или "(прилагается)".

Последним пунктом постановления или распоряжения может быть пункт о вступлении документа в силу.

3.2.5. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности руководителя (например: "Глава муниципального образования город Краснодар"), его личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается у правой границы текстового поля и располагается на уровне последней строки наименования должности.

Постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар могут подписываться должностными лицами администрации города, уполномоченными главой муниципального образования город Краснодар. В этом случае указывается должность уполномоченного лица.

3.3. Приложения к правовому акту

 

3.3.1. Приложения к правовому акту являются его составной частью. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание отраслевого (территориального) органа, план мероприятий, график, смета и т.д.) или дополняются, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д).

Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" или "приложение N...", то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и указывается вид правового акта (постановление или распоряжение), его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа, например:

 

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ

                                        к постановлению главы муниципаль-

                                        ного образования город Краснодар

                                          от _____________ N _________

 

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое приложение, состав комиссии, мероприятия и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (актов, протоколов и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

 

                                                     УТВЕРЖДЕН

                                         постановлением главы муниципаль-

                                         ного образования город Краснодар

                                             от _________ N __________

 

Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова "ПОЛОЖЕНИЕ", "ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ", "СТРУКТУРА", "ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ", "СОСТАВ", "СМЕТА" и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке без кавычек. В конце заголовка точка не ставится.

При подготовке приложений на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельной.

Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак N, при нескольких числах знак не удваивается. Ссылка - приложение оформляется следующим образом:

 

     ... согласно приложению N 1,

или

     ... (приложения N 1, 2),

или

     ... (приложения N 2 - 4),

или

     ... (прилагается).

 

Приложение должно быть подписано заместителем главы муниципального образования город Краснодар или руководителем отраслевого (территориального) органа, внесшим проект.

В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков, подзаголовков и курсив - для отдельных слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте, как правило, не допускается.

3.3.2. Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:

текстовые приложения;

приложения, оформленные в виде таблиц;

приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;

графические приложения.

В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.

Тексты положений, регламентирующих деятельность отраслевых (территориальных) органов, как правило, должны состоять из следующих основных разделов:

общие положения;

основные задачи;

основные функции;

права;

организация работы.

Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа (например: Концепция развития жилищного строительства) может печататься на отдельном (титульном) листе.

Общее количество листов в приложении считается начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается.

При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами.

Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе. Подзаголовки граф и строк, как правило, грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.

В заголовочной части таблицы в конце предложения (даже если оно не закончено) знаки препинания не ставятся, все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной структуре заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ним заголовку графы.

Единицы измерений пишутся с учетом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки.

Тексты строк таблицы в начале каждой позиции должны начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится. В ячейках таблицы слова текстов должны начинаться со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице.

Если в правовом акте несколько таблиц, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак N, при нескольких числах знак не удваивается.

В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.

План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф: порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения, ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения.

В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание мероприятий.

Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.12.2004) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок исполнения" - даты или периоды времени (без указания года).

Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2004 г.; ежегодно, май - июнь; 2004 - 2008 г.г.; постоянно.

В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование отраслевого (территориального) органа (муниципального учреждения, предприятия) или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается указывать сокращенное наименование муниципальных учреждений и муниципальных предприятий. Сокращенное наименование должно быть указано в скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.

План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат, источник финансирования. В графе "Сумма затрат" на отдельной строчке в круглых скобках указывается единица измерения (например: рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма (без единицы измерения) и, если необходимо, периодичность поступления средств (например: 200, ежегодно; 30, ежемесячно).

В графе "Источник финансирования" указывается запланированный источник денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) или из предполагаемого источника финансирования.

В заголовке к штатному расписанию указывается наименование отраслевого (территориального) органа.

В штатном расписании отраслевого (территориального) органа указывается:

наименование подразделений и должностей (без сокращений);

количество штатных единиц;

коэффициент кратности к величине минимального размера оплаты труда;

должностной оклад.

Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по штатному расписанию.

Если в штатном расписании отраслевого (территориального) органа предусмотрены штатные единицы муниципальных служащих и работников, не относящихся к муниципальным служащим, то оформляется отдельная таблица (раздел) с заголовком "Категории работников, не относящихся к муниципальным служащим".

Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указывается фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй - полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.).

Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей тестового поля.

Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами.

Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками отраслевых (территориальных) органов, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в круглых скобках указывают: "по согласованию".

Допускается выделение наименований граф и строк, заголовков разделов или подразделов таблицы шрифтом другой насыщенности.

В виде графического приложения к правовым актам оформляется структура отраслевого (территориального) органа, план границ земельного участка, график, диаграмма и т.д.

При оформлении структуры отраслевого (территориального) органа указываются полные наименования отделов (должностных лиц) и организационные связи между ними, обозначаемые линиями или стрелками.

3.4. Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений
главы муниципального образования город Краснодар

 

3.4.1. Согласование проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар проводится для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.

3.4.2. При согласовании к проекту правового акта должны быть приложены материалы, на основании которых был разработан данный проект.

3.4.3. На завершающем этапе подготовки проекта постановления или распоряжения главы муниципального образования город Краснодар ответственное лицо общего отдела (корректор) вносит в него свои правки и передает составителю проекта для доработки.

В проекты постановлений или распоряжений, касающихся вопросов предоставления и изъятия земельных участков на территории муниципального образования город Краснодар, правки вносятся ответственным лицом департамента муниципальной собственности и городских земель администрации города (корректором).

3.4.4. После доработки оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией проект постановления или распоряжения главы муниципального образования город Краснодар подписывается корректором с обязательным визированием им каждого листа проекта.

3.4.5. После подписания проекта корректором завершающий этап подготовки проекта постановления или распоряжения главы муниципального образования город Краснодар считается законченным и он в дальнейшем подлежит согласованию в соответствии с перечнем лиц, согласующих проект постановления или распоряжения, в установленной последовательности с соблюдением соответствующих сроков согласования, представленным в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

Проекты постановлений и распоряжений, предусматривающие расходование денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) либо поступление денежных средств в местный бюджет (бюджет муниципального образования город Краснодар), подлежат согласованию правовым управлением администрации города после согласования департаментом финансов администрации города.

Общий срок согласования проекта постановления или распоряжения при условии качественной его подготовки не должен превышать трех рабочих дней, в исключительных случаях - пяти рабочих дней (при анализе правовых актов большого объема, содержащих приложения в виде положений, концепций, программ, планов и т.п.).

3.4.6. Визирование проекта постановления или распоряжения при согласовании осуществляется на листе согласования, представляющем собой отдельный лист проекта постановления или распоряжения.

Слова заголовка "ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ" печатаются полужирным шрифтом прописными буквами по центру листа у верхней границы текстового поля. Остальной текст заголовка листа согласования, содержащий полное наименование согласовываемого проекта правового акта, печатается через один одинарный межстрочный интервал и центрируется по отношению к первой строке заголовка.

3.4.7. Под заголовком листа согласования через три одинарных межстрочных интервала располагаются слова "Проект внесен:", которые печатаются от левой границы текстового поля с прописной буквы. Ниже через один одинарный межстрочный интервал пишется наименование отраслевого (территориального) органа или указывается должность заместителя главы муниципального образования город Краснодар, вносящих проект правового акта, в творительном падеже с прописной буквы. Наименование должности руководителя отраслевого (территориального) органа, от имени которого вносится проект, пишется от левой границы текстового поля в именительном падеже с прописной буквы.

Ниже через два одинарных межстрочных интервала указывается составитель проекта, наименование должности которого печатается от левой границы текстового поля в именительном падеже с прописной буквы.

В отдельных случаях лист согласования может начинаться со слов "Проект подготовлен и внесен:". При этом составитель проекта отдельно не указывается.

3.4.8. Согласование проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар оформляется визами, включающими наименование должностей лиц, визирующих проект правового акта, их личные подписи, инициалы, фамилии. Наименование должности визирующего лица печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы, фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела и ограничиваются правой границей текстового поля. Визы отделяются одна от другой двумя одинарными межстрочными интервалами.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на листе согласования проекта, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель.

Лица, визирующие проект правового акта, должны указывать дату подписания.

3.4.9. Образец оформления проекта постановления главы муниципального образования город Краснодар (без приложения) и листа согласования к нему представлен в приложении N 12 к настоящей Инструкции.

3.4.10. Проект постановления или распоряжения главы муниципального образования город Краснодар на всех этапах согласования представляется на визирование лично составителем проекта.

3.4.11. Имеющиеся у согласующих лиц замечания по проекту постановления или распоряжения или по отдельным его положениям излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту с обоснованием замечаний, а виза оформляется следующим образом:

 

Начальник правового управления

администрации муниципального

образования город Краснодар           ________________       Н.А. Будяков

                                      (личная подпись)

                                      ________________

                                           (дата)

                                                  Замечания прилагаются

 

Если в ходе доработки или согласования проекта постановления или распоряжения в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется лицом, вносящим проект постановления или распоряжения). На листе согласования проекта, доработанного с учетом замечаний и предложений, лицо, изложившее замечания или предложения, указывает рядом со ссылкой на прилагаемые замечания: "Замечания сняты" или "Предложения учтены" и расписывается с указанием даты повторного визирования.

3.4.12. В случае несогласия руководителя отраслевого (территориального) органа, внесшего проект постановления или распоряжения, с имеющимися замечаниями, им к данному проекту прилагается заключение с изложением разногласий и обоснованием причин невнесения изменений в текст постановления или распоряжения.

При наличии неустраненных замечаний, имеющих принципиальное значение, руководитель аппарата администрации города может принять решение о возвращении без визирования проекта правового акта лицу, его внесшему.

Несогласованные проекты постановлений и распоряжений на подпись не представляются.

3.4.13. При согласовании проектов правовых актов главы муниципального образования город Краснодар визирующие лица в целях обеспечения идентичности текстов рассмотренного проекта и изданного постановления или распоряжения могут проставлять в оригинале проекта правового акта специальную отметку в виде штампа в левом нижнем углу оборотной стороны каждого листа документа.

3.4.14. Порядок согласования проектов правовых актов, касающихся вопросов предоставления и изъятия земельных участков на территории муниципального образования город Краснодар, устанавливается в соответствии с Положением о порядке распоряжения земельными участками на территории муниципального образования город Краснодар, утверждаемым городской Думой Краснодара, и постановлением главы муниципального образования город Краснодар.

3.4.15. Обеспечение качества составления и оформления проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений замечаниям согласующих лиц, возлагается на заместителей главы муниципального образования город Краснодар или руководителей отраслевых (территориальных) органов, вносящих проекты.

3.4.16. Порядок подготовки и оформления правовых актов руководителей отраслевых и территориальных органов администрации города, являющихся юридическими лицами, устанавливается этими органами с условием выполнения требований настоящей Инструкции.

Образец оформления приказа руководителя отраслевого органа, являющегося юридическим лицом, представлен в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

3.5. Внесение изменений в правовые акты, отмена правовых актов

 

3.5.1. Внесение изменений и отмена (признание утративших силу) правовых актов производится правовым актом равной юридической силы.

3.5.2. Внесением изменений считается:

замена (исключение) слов и цифр, исключение предложений;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение правового акта новыми структурными единицами.

3.5.3. В заголовке к правовому акту о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указывается его дата, регистрационный номер и наименование, например: "О внесении изменений в...".

Если вносятся изменения в несколько правовых актов, то допускается указывать в заголовке к правовому акту только дату и регистрационный номер каждого постановления или распоряжения.

Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или частично) или отменяется, то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции: "О признании утратившим силу...", "Об отмене...".

3.5.4. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.

Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения.

3.5.5. В преамбуле к правовому акту указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: "На основании решения городской Думы Краснодара...", "В связи с уточнением размера задолженности...", "В связи с кадровыми изменениями...", "В целях рационального расходования бюджетных средств...".

3.5.6. Распорядительная часть постановления или распоряжения, как правило, начинается со слов: "Внести в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование постановления или распоряжения, в который вносятся изменения) следующие изменения:".

Если из текста постановления или распоряжения исключаются (дополняются) отдельные слова, то в правовом акте указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, абзац, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

Если в тексте постановления или распоряжения заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте постановления или распоряжения указываются в кавычках.

3.5.7. Если изменения вносятся в приложение к правовому акту, то распорядительная часть постановления или распоряжения излагается в следующей редакции, например:

 

     "Приложение N 1 дополнить пунктом 9 следующего содержания:

     "9. __________________________________________________________";

     приложение N 3 исключить.".

 

При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему.

3.5.8. При отмене (признании утратившим силу) правового акта в преамбуле указывается причина отмены (признания утратившим силу), в постановляющей части - с какого времени. Если отменяются (признаются утратившим силу) одновременно несколько правовых актов, заголовок может быть изложен в следующей редакции: "Об отмене (о признании утратившими силу) отдельных постановлений (распоряжений) главы муниципального образования город Краснодар".

4.1. Порядок приема на подпись проектов правовых актов

 

При приеме на подпись проектов правовых актов помощниками руководителя или заведующими приемными проверяется:

комплектность проекта постановления или распоряжения (текст, приложения к нему и другие поясняющие документы);

наличие необходимых виз согласования, а также замечаний по проекту;

соответствие оформления проекта правового акта в целом требованиям настоящей Инструкции.

Приему и регистрации не подлежат проекты правовых актов, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в том числе несогласованные проекты.

4.2. Регистрация правовых актов

 

4.2.1. Подписанным правовым актам при регистрации в общем отделе присваивается дата и регистрационный номер в пределах календарного года.

Правовые акты регистрируются в электронной базе данных и в журналах регистрации постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар (журналах регистрации отраслевых и территориальных органов, являющихся юридическими лицами).

Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными точками (день, месяц, год), например: 01.12.2004.

Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике постановления или распоряжения.

Дата регистрации правовых актов должна соответствовать дате их подписания.

При регистрации правовых актов, как правило, используется цифровое обозначение регистрационного номера, например: N 545.

4.2.2. Регистрация постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар производится раздельно в течение календарного года в порядке возрастания номеров. Постановлениям главы муниципального образования город Краснодар присваивается номер без индекса, распоряжениям главы муниципального образования город Краснодар - номера с индексом "-р", распоряжениям по личному составу - номера с индексом "-рл", распоряжениям о командировании работников - номера с индексом "-рк".

4.2.3. Отраслевой (территориальный) орган, вносящий постановление или распоряжение главы муниципального образования город Краснодар, обязан представить в общий отдел текст постановления или распоряжения в электронном виде на дискете или электронной почтой для внесения текста в информационно-справочную электронную базу постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар.

4.3. Рассылка копий правовых актов

 

4.3.1. К правовому акту оформляется список рассылки, представляющий собой перечень адресов (должностных лиц, отраслевых (территориальных) органов, организаций), по которым направляется изданный правовой акт.

Фамилия должностного лица в списке рассылки указывается в дательном падеже, наименования подразделений, органов, организаций - в именительном. Наименование организаций допускается указывать с учетом общепринятых сокращений.

Каждому адресату в списке рассылки присваивается порядковый номер.

4.3.2. Работник в необходимых случаях знакомится с подлинником документа под роспись.

4.3.3. Список рассылки оформляется на специальном бланке, хранящемся в общем отделе. Форма списка рассылки представлена в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

Ответственность за правильность определения списка и тиража рассылки постановления или распоряжения несет заместитель главы муниципального образования город Краснодар или руководитель отраслевого (территориального) органа, внесший проект документа.

4.3.4. Копии правовых актов в течение двух рабочих дней после регистрации правовых актов направляются адресатам согласно списку рассылки по почте или электронным способом.

Копия постановления или распоряжения может быть получена, как правило, двумя способами:

с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);

при получении текста постановления или распоряжения с помощью персонального компьютера на соответствующий бланк (или его ксерокопию). В этом случае копия воспроизводит информацию подлинника, за исключением личной подписи лица, подписавшего правовой акт.

Текст копии постановления или распоряжения должен быть четким, хорошо читаемым.

Листы копии постановления или распоряжения скрепляются в левом верхнем углу документа.

4.3.5. Копии постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар заверяются печатью общего отдела, при этом заверяются подписи главы муниципального образования город Краснодар или лица, его замещающего (им уполномоченного).

Копии правового акта с оттиском печати черного цвета являются недействительными.

4.3.6. Если необходимо воспроизвести только часть текста постановления или распоряжения (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правом верхнем углу первого листа выписки постановления или распоряжения ниже реквизита "Адресат" пишется слово "ВЫПИСКА".

Выписки из правовых актов оформляются на копии соответствующего бланка.

Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий данного вида правовых актов. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал наименование должности лица, подписавшего подлинник правового акта. Заверительная надпись "Верно" не проставляется.

4.3.7. Порядок рассылки копий правовых актов руководителей отраслевых (территориальных) органов, являющихся юридическими лицами, устанавливается в этих органах с условием выполнения требований настоящей Инструкции.

4.4. Опубликование правовых актов

 

Опубликование правовых актов осуществляется в порядке, определяемом Уставом муниципального образования город Краснодар.

4.5. Хранение правовых актов

 

4.5.1. Подлинники правовых актов до передачи их в архивный отдел на хранение (в установленные сроки) находятся в общем отделе или в отраслевых (территориальных) органах.

4.5.2. Копия правового акта может быть выдана юридическим лицам и гражданам на основании письменного запроса.

7.1. Приказ

 

Приказы издают руководители отраслевых органов, являющихся юридическими лицами.

Приказами оформляются решения по оперативным, организационным и другим вопросам внутренней работы отраслевых органов. Порядок подготовки проекта приказа соответствует общему порядку подготовки проектов постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование возлагается на руководителя органа.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках по установленной форме. Датой приказа является дата его подписания.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается вразрядку строчными буквами.

Визы согласующих лиц включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.

Приказы подписывает руководитель отраслевого органа, являющегося юридическим лицом, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу также подписываются руководителем отраслевого органа, подготовившего проект.

Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

7.2. Протокол

 

Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.

Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.), которые должны представляться отраслевыми (территориальными) органами или его должностными лицами, ответственными за подготовку материалов, не позднее чем за 10 - 15 дней до планового мероприятия.

Протокол включает следующие реквизиты:

полное наименование коллегиального органа;

наименование вида документа (протокол);

дату и номер заседания, место проведения;

список присутствующих, приглашенных лиц;

повестку дня;

фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;

принятые решения по каждому вопросу повестки дня;

подписи председательствующего и секретаря.

Допускается утверждение протокола председательствующим. В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.

Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Каждый вопрос в повестке дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ".

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое с абзацного отступа, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются инициалы и фамилии докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем приводится содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с правилами, согласованными с архивным отделом.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются инициалы и фамилии выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов "Вопрос", "Ответ" указываются фамилии и инициалы.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных "За", "Против", а также число воздержавшихся и список лиц, не участвовавших в голосовании.

В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании (при необходимости - стенограмма), переданные председательствующему на заседании письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Допускается сокращенная форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам.

Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с электронной поисковой системой, принятой в администрации города.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут передаваться по каналам электронной почты.

Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания. Протоколы коллегиальных органов вместе с подлинниками принятых решений сшиваются и хранятся в отраслевых (территориальных) органах администрации города в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.

Порядок подготовки и проведения совещаний с участием главы муниципального образования город Краснодар изложен в соответствующем разделе Регламента администрации муниципального образования город Краснодар.

7.3. Акт

 

Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (акт);

дату и номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

отметку о наличии приложений;

подписи;

гриф утверждения (при необходимости).

В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

7.4. Доверенность

 

Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются администрацией города, отраслевым (территориальным) органом своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени администрации города, отраслевого (территориального) органа.

Текст доверенности должен содержать:

наименование доверителя, представителя (наименование отраслевого (территориального) органа, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

дату совершения доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность оформляется на бланке администрации города, отраслевого (территориального) органа и заверяется гербовой печатью.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объем полномочий представителя;

дата совершения доверенности.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью отраслевого (территориального) органа, в котором работает доверитель.

7.5. Служебная записка

 

Служебная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.

По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);

наименование вида документа (служебная записка);

текст;

подпись;

дату.

В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Служебные записки, как правило, подписываются исполнителями.

7.6. Заключение

 

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы отраслевого (территориального) органа, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (заключение);

заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату;

номер (если оно оформлено на бланке);

подпись руководителя (составителя).

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ... согласны" или "По проекту ... замечаний нет".

Заключение оформляется на бланке отраслевого (территориального) органа, комиссии либо на стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

7.7. Заявление

 

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, для работников администрации города указывается должность); фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;

наименование вида документа (заявление);

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату.

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу рассмотреть..., прошу перевести..., прошу проверить состояние...). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и др.).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

7.8. Письмо

 

Письмо - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.

Содержание письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

По содержанию и назначению письма могут быть инициативные, инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.

Письмо содержит следующие реквизиты:

адресат;

дату;

регистрационный номер;

ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

фамилию и инициалы исполнителя и номер его телефона.

Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок.

Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату.

При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных конфессий возможно обращение с указанием должности без фамилии.

Письма составляются по схеме: вступление - основная часть - заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

В заключении приводятся выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от текста двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами), например:

 

    С уважением,

заместитель главы муниципаль-

ного образования город Красно-

дар по социальной сфере               __________________     Л.В. Хлевной

                                       (личная подпись)

 

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо носит конфиденциальный характер, или содержит персональное обращение к адресату.

В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо-извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и др.) и предлагающий принять в нем участие.

Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.

Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:

направляемый документ не имеет адресующей части;

направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;

адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);

необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).

На письме не должно указываться более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.

Письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке администрации города или отраслевого (территориального) органа, второй экземпляр - на обычном листе бумаги). Экземпляр, остающийся в администрации города, визируется исполнителем.

7.9. Положение, правила, инструкция

 

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос "о чем?"; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) - на вопрос "кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, разделы, пункты и подпункты. Главы и разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками.

7.10. Телеграмма

 

Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы;

телеграфный адрес получателя;

текст (содержание телеграммы);

подпись;

печать;

регистрационный номер, дата регистрации;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание "не" опускать нельзя); с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, номер - нр. Знаки: "N", "+", "- ", "%" следует писать словами: "N" - номер, "+" - плюс и т.д.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Текст телеграммы заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер и дату телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. Наименование администрации города или отраслевого (территориального) органа и должность автора указывать необязательно.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя, должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи. Подпись заверяется печатью.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй (копия с визой составителя) - в дело.

7.11. Телефонограмма

 

Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста - передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание, напоминания и др.).

В телефонограмме не должно быть более 50 слов, в тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Телефонограмма записывается в специальный журнал и содержит следующую информацию:

должность, инициалы, фамилию работника, передавшего телефонограмму;

номер телефона;

должность, инициалы, фамилию работника, принявшего телефонограмму;

номер телефона;

дату, номер телефонограммы, время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается телефонограмма.

Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

7.12. Электронное сообщение

 

Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с помощью электронной почты.

Требования к электронным сообщениям и правила их передачи изложены в Регламенте эксплуатации электронной почты в администрации муниципального образования город Краснодар.

7.13. Факсограмма

 

Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера администрации города, установлены в общем отделе и в отраслевых (территориальных) органах.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.

Поступившие факсограммы, в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке или учитываются в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - незамедлительно.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего отраслевого (территориального) органа.

8.1. Организация работы с документами

 

Порядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, проводимые с ними в администрации города, регламентируются настоящей Инструкцией.

С учетом развития системы электронного документооборота аппаратом администрации города разрабатываются маршрутные схемы прохождения документов в администрации города, утверждаемые главой муниципального образования город Краснодар. Использование маршрутных схем позволяет определить последовательность операций, производимых с документами, и основные этапы их прохождения в администрации города в течение полного цикла документооборота.

8.2. Входящая корреспонденция

 

8.2.1. Организация работы с входящими документами осуществляется в общем отделе, отделе контроля аппарата администрации города (далее - отдел контроля), отделе обеспечения деятельности главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей аппарата администрации города (далее - отдел обеспечения), отраслевых (территориальных) органах.

8.2.2. В администрацию города поступают следующие основные виды документов:

правовые акты органов государственной власти;

решения городской Думы Краснодара;

письма организаций, должностных лиц;

письменные обращения граждан;

иные виды документов (телеграммы, электронные сообщения и др.).

Вся входящая корреспонденция, адресованная администрации города, должна поступать только через общий отдел.

8.2.3. Документы, поступающие в общий отдел, проходят:

первичную обработку (прием, предварительное рассмотрение, регистрация, переотметка);

распределение;

направление на исполнение;

выполнение отметок о закрытии документов: "В дело", "Для сведения", "Исполнено";

регистрацию и отправку ответа адресату;

формирование дел в архив.

8.2.4. Корреспонденция в общий отдел поступает через почтамт, по электронной почте, телефаксу, телеграфу, фельдъегерской связи, от нарочных.

Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются общим отделом для регистрации и исполнения в отдел по обращениям граждан аппарата администрации города (далее - отдел по обращениям граждан).

При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись сотрудника, принявшего корреспонденцию, и, при необходимости, штамп общего отдела.

Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с пометкой "лично", которая передается адресату в закрытом виде.

При обнаружении повреждения или отсутствия корреспонденции либо приложений к ней составляется акт в двух экземплярах, первый остается в общем отделе и приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю корреспонденции. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или на почту с пометкой "Доставлено ошибочно" или "Ошибка в адресе".

Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции. Конверты от заграничных писем сохраняются.

8.2.5. При предварительном рассмотрении из входящих документов выделяются документы:

требующие рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями;

направляемые непосредственно в отраслевые (территориальные) органы;

адресованные непосредственно работникам администрации города.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению входящие документы, адресованные отраслевым (территориальным) органам или работникам администрации города. При наличии локальной сети прием-передача документов может осуществляться в электронном виде.

8.2.6. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

Документы регистрируются в день их поступления или при их поступлении в нерабочее время в первый рабочий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

Поступающая корреспонденция регистрируется в электронной базе данных или журнале учета входящей корреспонденции, форма которого приведена в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

При регистрации корреспонденции учитываются требования, изложенные в пункте 2.3.8 подраздела 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции.

8.2.7. Регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями.

В общем отделе при регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, индекс приемной главы муниципального образования город Краснодар или его заместителя, отраслевого (территориального) органа и входящий номер документа. Информация о входящей корреспонденции вносится в электронную базу данных.

8.2.8. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно.

Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись.

8.2.9. Работники, ответственные за организацию делопроизводства в отделе обеспечения, отраслевых (территориальных) органах, обязаны забирать документы в общем отделе ежедневно два раза в день: в 11.00 и в 16.00, срочную корреспонденцию - незамедлительно.

8.2.10. Незарегистрированные документы на имя главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, поступившие непосредственно в их приемные, подлежат обязательной передаче в общий отдел для регистрации.

8.2.11. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции. Резолюция оформляется на специальном бланке (формат А6) или на самом документе в соответствии с пунктом 2.3.12 подраздела 2.3 раздела 2 настоящей Инструкции.

Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приемную.

8.2.12. Если в резолюции не указан срок исполнения, документ исполняется в течение 10 дней, если имеется пометка "Срочно" или "Прошу переговорить" - в течение трех дней. Сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.

Сроки рассмотрения обращений различного вида, предусмотренные действующим законодательством, определены в приложении N 19 к настоящей Инструкции.

8.2.13. Документы, направляемые главе муниципального образования город Краснодар, его заместителям, передаются в их приемные. Работники, ответственные за организацию делопроизводства в приемных главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, рассматривают документы, готовят свои предложения и передают руководителям для ознакомления и подписания резолюций. Затем документы с резолюциями обрабатываются в отделе контроля и отделе обеспечения и через общий отдел направляются исполнителям для работы.

8.2.14. Главе муниципального образования город Краснодар (в его отсутствие - первому заместителю главы муниципального образования город Краснодар или по поручению главы муниципального образования город Краснодар одному из заместителей, находящихся при исполнении служебных обязанностей) в обязательном порядке направляется следующая корреспонденция:

федеральные законы;

указы Президента Российской Федерации;

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

законы Краснодарского края и постановления Законодательного Собрания Краснодарского края;

правовые акты главы администрации Краснодарского края;

решения городской Думы Краснодара;

иная корреспонденция, поступившая от Президента Российской Федерации, из Федерального Собрания Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации и руководителей органов местного самоуправления.

Делать какие-либо пометки на правительственных документах не допускается.

8.2.15. При передаче зарегистрированных в общем отделе документов из одного отраслевого (территориального) органа в другой работник общего отдела, заведующий приемной, работник, ответственный за организацию делопроизводства, или помощник руководителя вносит соответствующие сведения в электронную базу данных (создается переотметка: указывается фамилия, имя, отчество должностного лица, кому передается документ, дата передачи документа и текст резолюции).

Корреспонденция, передаваемая из одного отраслевого (территориального) органа в другой, повторно не регистрируется.

8.2.16. Отметки о прохождении и исполнении служебных документов выполняются в электронной базе данных работниками отдела контроля и работниками, ответственными за организацию делопроизводства в отделе обеспечения.

Информация о прохождении и исполнении документов еженедельно докладывается руководителю аппарата администрации города.

8.2.17. Телефонограммы, адресованные главе муниципального образования город Краснодар и его заместителям, руководителям отраслевых (территориальных) органов, принимаются и регистрируются заведующими соответствующих приемных и незамедлительно докладываются руководителям после их приема.

8.3. Организация работы с документами в отраслевых (территориальных)
органах

 

8.3.1. Порядок работы с корреспонденцией в отраслевых (территориальных) органах устанавливается ими с учетом требований настоящей Инструкции.

8.3.2. Все документы, рассмотренные главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями, направляются для исполнения в отраслевые (территориальные) органы администрации города через общий отдел.

8.3.3. Организация работы с документами в отраслевом (территориальном) органе обеспечивается заведующим приемной отраслевого (территориального) органа либо работником, ответственным за организацию делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих обязанностей:

получение и учет документов, поступающих из общего отдела или отдела по обращениям граждан;

своевременная передача полученных документов руководителю отраслевого (территориального) органа, а затем непосредственному исполнителю, ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

систематическое информирование руководителя отраслевого (территориального) органа о состоянии исполнения документов и поручений в отраслевом (территориальном) органе;

выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвращением и сохранностью;

оформление исходящих документов, передача их на отправку;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел отраслевого (территориального) органа;

подготовка и сдача дел на архивное хранение;

хранение и учет бланков документов, подготовка заявок на получение средств оргтехники и канцелярских принадлежностей, обеспечение их сохранности и правильного использования.

8.3.4. Отраслевые (территориальные) органы ведут учет поступления, прохождения и исполнения переданных им служебных документов в электронной базе данных или журналах установленной формы.

8.3.5. Документы, поступившие в отраслевой (территориальный) орган, после их учета передаются руководителю отраслевого (территориального) органа и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления под роспись.

Руководители отраслевых (территориальных) органов несут ответственность за организацию работы с поступившими документами, контролируют качество и своевременность выполнения поручений.

8.3.6. При работе с документами в отраслевых (территориальных) органах необходимо соблюдать следующие требования:

непосредственные исполнители, работающие с документами, отвечают за обеспечение сохранности находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них конфиденциальной информации;

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, делать отметки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

передача документов или их копий работникам других отраслевых (территориальных) органов может производиться только с разрешения руководителя отраслевого (территориального) органа;

передача служебных документов представителям средств массовой информации осуществляется через управление по связям с общественностью, военнослужащими и делам казачества администрации города;

документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя отраслевого (территориального) органа временно изъят с обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором указывается, когда, кому и кем документ выдан;

при уходе в отпуск работники отраслевого (территориального) органа обязаны отчитаться по всем находящимся на исполнении документам и обращениям граждан, при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности - сдать все числящиеся за ними документы работнику, ответственному за организацию делопроизводства в отраслевом (территориальном) органе.

8.3.7. После завершения работы над документом непосредственный исполнитель должен сделать соответствующую запись об исполнении, которая включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (проставляется на самом документе на первом экземпляре в нижней части); при отсутствии такого документа составляются краткие сведения об исполнении, например: "Учтено при подготовке замечаний к проекту распоряжения (название)", "Дан устный ответ (о чем, кому, дата)".

После этого сам документ и все материалы к нему, свидетельствующие о ходе его исполнения, передаются руководителю отраслевого (территориального) органа для снятия с контроля.

На исполненном документе руководитель отраслевого (территориального) органа делает отметку "В дело". Отметка "В дело", дата и подпись руководителя отраслевого (территориального) органа проставляются на первом листе самого документа либо на лицевой стороне первого листа информации об исполнении документа.

После этого исполненные документы формируются согласно номенклатуре дел отраслевого (территориального) органа.

8.3.8. На документах, предназначенных для ознакомления, лица, ознакомившиеся с ними, проставляют свою подпись и дату на оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе ознакомления.

8.3.9. Регистрация и отправление исходящих документов, подготовленных и оформленных в отраслевом (территориальном) органе, осуществляется в соответствии с порядком, определенным в подразделе 8.4 настоящего раздела.

8.4. Исходящая корреспонденция

 

8.4.1. Регистрация и отправление исходящей корреспонденции администрации города осуществляются общим отделом.

Исходящие документы, подписанные главой муниципального образования город Краснодар или его заместителями, регистрируются в общем отделе. Первый экземпляр направляется общим отделом адресату в день регистрации, второй (с визой исполнителя) - помещается в соответствующее дело.

Документы руководителей отраслевых (территориальных) органов регистрируются и отправляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства в этих органах. Допускается передача документов из одного органа в другой в электронном виде.

Информация об исходящей корреспонденции вносится в электронную базу данных или журнал учета исходящей корреспонденции, форма которого приведена в приложении N 20 к настоящей Инструкции.

При получении ответа на исходящие документы главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей регистрация ответа осуществляется в электронной базе данных входящих документов со ссылкой на соответствующий исходящий документ администрации города.

8.4.2. Документы, подписываемые главой муниципального образования город Краснодар, оформляются на его должностных бланках. Документы, подписываемые заместителями главы муниципального образования город Краснодар, оформляются на бланках администрации муниципального образования город Краснодар.

8.4.3. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации, в Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в Законодательное Собрание Краснодарского края, администрацию Краснодарского края, городскую Думу Краснодара, подписываются главой муниципального образования город Краснодар, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

8.4.4. Документы, направляемые в другие организации, отраслевые (территориальные) органы администрации города, подписываются: главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями, руководителями отраслевых (территориальных) органов в зависимости от содержания письма.

8.4.5. Отправка корреспонденции в администрации города осуществляется электронной почтой, телефаксом, фельдъегерской, заказной и простой почтой, телеграфом, нарочным.

Отправка корреспонденции Президенту Российской Федерации, Федеральному Собранию Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в министерства и ведомства Российской Федерации осуществляется фельдъегерской почтой.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

8.4.6. Корреспонденция за подписью главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, отправляемая простой и заказной почтой, отправляется через почтамт в течение одного - двух дней.

Исполнитель определяет вид отправки документа и представляет список его рассылки.

Корреспонденция, отправляемая простой и заказной почтой, передается в общий отдел готовой к отправке: с указанием адресата, при наличии подписи и всех приложений (указанных в тексте документа).

8.4.7. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.

Запрещается передавать телефаксом тексты документов с отметкой "Для служебного пользования".

Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи возвращается исполнителям с отметкой о ее отправке.

Контроль за работой и использованием факсимильной техники и средств компьютерной техники осуществляют назначенные в отраслевых (территориальных) органах администрации города ответственные лица.

8.4.8. Телеграммы, направляемые от имени администрации города, подписываются главой муниципального образования город Краснодар или его заместителями.

Телеграмма передается в общий отдел в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, с учетом копии с визой составителя, которая остается в общем отделе.

При направлении телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам после подписи и регистрации первого экземпляра изготавливается необходимое количество копий.

Для рассылки телеграммы составителем представляется список рассылки, подписанный руководителем отраслевого (территориального) органа .

Телеграмма заверяется печатью и передается по телеграфу.

8.4.9. В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции через общий отдел ее необходимо сдавать для обработки не позднее 13.00 с понедельника по четверг и до 12.00 в пятницу.

9.1. Общие положения

 

9.1.1. Система делопроизводственного контроля регламентирует организацию и порядок контроля за прохождением и исполнением документов в администрации города, а также исполнением заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей, руководителей отраслевых (территориальных) органов.

9.1.2. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе организации проверок соблюдения сроков исполнения правовых актов, служебных документов с резолюциями руководителей, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей (далее - контрольные документы) и принятия своевременных мер, обеспечивающих их надлежащее исполнение.

9.1.3. В систему контролирующих органов администрации города входят:

глава муниципального образования город Краснодар;

заместители главы муниципального образования город Краснодар;

руководители отраслевых (территориальных) органов;

аппарат администрации города.

9.1.4. Контролирующие органы осуществляют следующие функции:

ставят на контроль и снимают с контроля правовые акты, служебные документы, задания и поручения;

принимают меры по привлечению исполнителей к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение контрольных документов;

организуют сбор, анализ и обобщение информации о сроках и качестве исполнения контрольных документов;

готовят предложения по совершенствованию порядка и координации своих действий, укреплению исполнительской дисциплины;

выходят с предложениями о рассмотрении неисполненных контрольных документов или снятии этих документов с контроля;

вносят предложения о привлечении должностных лиц к материальной и дисциплинарной ответственности по фактам низкой исполнительской дисциплины, а также об их поощрении за систематическую качественную работу;

проводят иные контрольные мероприятия.

9.1.5. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители отраслевых (территориальных) органов, на которых возложен контроль, организуют работу по контролю и несут персональную ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение контрольных документов.

9.1.6. Функционирование автоматизированной системы документооборота в администрации города осуществляется на базе электронного банка регистрационных данных, который систематизирован по видам и срокам исполнения документов, исполнителям и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии контрольных документов. Это позволяет проводить мероприятия по организации предупредительного контроля, анализ исполнительской дисциплины, принимать меры по стимулированию труда исполнителей.

9.2. Организация контроля в администрации города

 

9.2.1. В администрации города контролю подлежат:

правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;

решения городской Думы Краснодара, относящиеся к ведению администрации города;

обращения депутатов всех уровней;

правовые акты главы муниципального образования город Краснодар;

правовые акты руководителей территориальных (отраслевых) органов, являющихся юридическими лицами;

задания и поручения главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, руководителей отраслевых (территориальных) органов;

договоры, заключенные администрацией города и отраслевыми (территориальными) органами;

письма и другие служебные документы;

устные и письменные обращения граждан;

критические материалы в адрес администрации города, опубликованные в средствах массовой информации.

9.2.2. Необходимость постановки правового акта, служебного документа, задания или поручения главы муниципального образования город Краснодар на контроль определяет глава муниципального образования город Краснодар. Заместители главы муниципального образования город Краснодар, руководители отраслевых (территориальных) органов самостоятельно определяют необходимость контроля за документами, поступившими в их адрес, и за собственными документами, заданиями или поручениями.

Документы, поставленные на контроль главой муниципального образования город Краснодар, ставятся на контроль его заместителями и руководителями отраслевых (территориальных) органов в обязательном порядке.

9.2.3. Служебные документы ставятся на контроль, если:

главой муниципального образования город Краснодар поручено осуществлять контроль исполнения своего постановления или распоряжения;

в содержании постановления или распоряжения главы муниципального образования город Краснодар определены конкретные задания отраслевому (территориальному) органу;

необходимость контроля исполнения служебного документа определена резолюциями главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей;

предусмотрено представление информации в вышестоящие органы о ходе исполнения служебного документа.

Постановке на контроль подлежат только служебные документы, зарегистрированные в общем отделе.

9.2.4. Общее руководство системой контроля в администрации города осуществляет глава муниципального образования город Краснодар. Организационное руководство системой контроля возлагается на руководителя аппарата администрации города.

9.2.5. Заместители главы муниципального образования город Краснодар осуществляют контрольные функции в соответствии с распределением их обязанностей, утвержденным главой муниципального образования город Краснодар.

Контроль за соблюдением сроков исполнения, содержащихся в контрольных документах, осуществляют работники, ответственные за организацию делопроизводства в приемных заместителей главы муниципального образования город Краснодар.

9.2.6. Руководители отраслевых (территориальных) органов обязаны:

рассматривать контрольные документы и доводить их до непосредственных исполнителей в день поступления;

лично (не реже одного раза в неделю) осуществлять контроль за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;

по письменному или электронному запросу представлять информацию в аппарат администрации города о ходе выполнения требований, содержащихся в контрольных документах, исполнение которых возложено на данный отраслевой (территориальный) орган;

систематически подводить итоги исполнения контрольных документов, принимать соответствующие меры дисциплинарного воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.

9.2.7. Организация и координация работы по контролю за исполнением правовых актов главы муниципального образования город Краснодар, его резолюций к служебным документам, заданий и поручений (общий контроль), а также договоров, заключаемых администрацией города и отраслевыми (территориальными) органами, возлагается на отдел контроля.

9.2.8. Контроль за исполнением контрольных документов в приемных заместителей главы муниципального образования город Краснодар (внутренний контроль) осуществляет отдел обеспечения, в отраслевых (территориальных) органах - работники, ответственные за организацию делопроизводства.

9.2.9. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, осуществляется в отделе по обращениям граждан. Организация этого контроля осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе 10 настоящей Инструкции.

9.2.10. Контроль за рассмотрением критических материалов в адрес администрации города, опубликованных в средствах массовой информации, возлагается на управление по связям с общественностью, военнослужащими и делам казачества администрации города.

9.2.11. Осуществление контроля за исполнением контрольных документов предполагает:

учет и постановку их на контроль;

доведение их до исполнителей;

организацию контроля за своевременным их исполнением;

формирование контрольных дел на контрольные документы и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их исполнении;

учет и регулярное информирование руководителей муниципального образования город Краснодар о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких контрольных документов исполнено, сколько не исполнено или исполнено с задержкой, кем, по каким причинам);

информирование исполнителей о приближении сроков их исполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

выдачу информации о контролируемых документах по запросу;

снятие их с контроля.

9.2.12. На контрольных документах (резолюциях) ставится отметка о контроле:

подлежащих общему контролю - символом К, словами или штампом "Общий контроль";

подлежащих внутреннему контролю - символом К, словами или штампом "Внутренний контроль".

9.2.13. Контрольные документы с резолюциями на них, поступившие исполнителям, рассматриваются ими в течение одного дня и исполняются в указанные сроки.

9.2.14. Осуществление контроля за исполнением документов, имеющих длительный срок исполнения, предполагает, как правило, представление исполнителями промежуточной информации о ходе исполнения с периодичностью: один раз в месяц - по документам (программным заданиям) со сроком исполнения до одного года; один раз в три месяца - по документам (программным заданиям) со сроком исполнения более одного года.

9.2.15. Должностное лицо, указанное в резолюциях первым, является ответственным исполнителем, остальные - соисполнителями. Копия документа, поставленного на контроль, направляется каждому соисполнителю.

Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, определяет сроки представления отчетов о выполнении ими заданий или поручений, содержащихся в контрольном документе. Соисполнители направляют свои информации ответственному исполнителю для дальнейшего их обобщения в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.

В случае отсутствия ответственного исполнителя, соисполнители в равной степени несут ответственность за полное, качественное и своевременное исполнение контрольного документа.

9.2.16. Информация ответственного исполнителя, оформленная в виде отчета (заключения), должна содержать сведения о ходе и качестве исполнения каждого требования, содержащегося в контрольном документе, с приложением информации каждого соисполнителя. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие исполнение контрольного документа (копии платежных поручений, акты выполненных работ и т.д.).

9.2.17. Если исполнение требования, содержащегося в правовом акте главы муниципального образования город Краснодар, возложено на организацию, не являющуюся отраслевым (территориальным) органом, то ответственным исполнителем является руководитель отраслевого (территориального) органа, подготовившего проект этого правового акта.

9.2.18. Ответственные исполнители передают свои отчеты (заключения) об исполнении контрольных документов руководителям муниципального образования город Краснодар или в аппарат администрации города для последующего снятия их с контроля. Отсутствие информации является нарушением сроков исполнения.

9.2.19. При необходимости продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель должен представить в аппарат администрации города либо руководителю муниципального образования город Краснодар, давшему поручение, документ с мотивированной просьбой об установлении нового срока исполнения не позднее трех дней до истечения установленного срока.

9.2.20. Срок исполнения контрольного документа считается продленным при наличии соответствующей резолюции главы муниципального образования город Краснодар или руководителя муниципального образования город Краснодар, давшего поручение.

9.2.21. Продление срока исполнения контрольных документов, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются.

9.2.22. Должностные лица, на которых возложена обязанность по организации исполнения контрольных документов, готовят информацию об исполнении, которая должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложения о снятии с контроля.

9.2.23. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех требований, содержащихся в резолюции руководителя. В электронную базу данных вносится отметка о его исполнении и снятии с контроля.

Контрольный документ считается снятым с контроля при наличии соответствующей резолюции руководителя, поставившего документ на контроль.

9.3. Выполнение функций контроля аппаратом администрации города

 

9.3.1. Аппарат администрации города обеспечивает реализацию своих контрольных функций в целях укрепления исполнительской дисциплины, повышения ответственности исполнителей.

9.3.2. В аппарате администрации города контролю подлежат:

правовые акты органов государственной власти, относящиеся к ведению администрации города;

решения городской Думы Краснодара, относящиеся к ведению администрации города;

правовые акты главы муниципального образования город Краснодар и их проекты;

поручения, даваемые на совещаниях и иных организационных мероприятиях с участием главы муниципального образования город Краснодар;

задания и поручения главы муниципального образования город Краснодар, связанные с поступающими в администрацию города обращениями граждан;

иные служебные документы, поступающие в администрацию города.

По каждому направлению контроля в электронном виде оформляются журналы учета исполнения.

9.3.3. Основанием для постановки на контроль правовых актов и иных документов, заданий и поручений главы муниципального образования город Краснодар аппаратом администрации города являются:

резолюция главы муниципального образования город Краснодар на документе, содержащая сведения об исполнителе, задание или поручение исполнителю, срок исполнения;

наличие в правовых актах главы муниципального образования город Краснодар, протоколах совещаний с его участием, заданий и поручений исполнителям;

требование главы муниципального образования город Краснодар доложить об исполнении его поручения.

9.3.4. Поручения главы муниципального образования город Краснодар, даваемые им на совещаниях, заседаниях и других мероприятиях с его участием, а также его поручения по результатам рассмотрения устных обращений юридических и физических лиц оформляются при необходимости в виде реестров поручений, протоколов, выписки из которых с резолюцией руководителя аппарата администрации города направляются исполнителям.

9.3.5. Аппарат администрации города ставит на учет контрольный документ и оформляет на него контрольное дело, форма которого приведена в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

В электронной базе данных создается соответствующая контрольная карта, содержащая фамилию ответственного исполнителя, соисполнителей, содержание поручения и срок его исполнения.

При осуществлении контроля за правовыми актами органов государственной власти, решениями городской Думы Краснодара и правовыми актами главы муниципального образования город Краснодар заполняется контрольный лист, форма которого приведена в приложение N 22 к настоящей Инструкции.

В контрольное дело помещаются: копия контрольного документа, информация исполнителей, отражающая ход его исполнения, другие отчетные материалы.

9.3.6. Сведения о состоянии исполнения контрольных документов представляются исполнителем в аппарат администрации города согласно указанному в контрольном деле сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснения о причинах задержки.

9.3.7. Ход исполнения контрольных документов учитывается и анализируется аппаратом администрации города. Информация об итогах исполнения контрольных документов регулярно рассматривается на совещаниях с участием главы муниципального образования город Краснодар.

Материалы по результатам анализа исполнения контрольных документов представляются главе муниципального образования город Краснодар еженедельно по пятницам.

9.3.8. Допускается запрашивать у исполнителя информацию о ходе исполнения контрольного документа до истечения контрольного срока исполнения в порядке предупредительного контроля.

9.3.10. Аппарат администрации города регулярно:

информирует исполнителей о приближении сроков исполнения по всем контрольным документам, поставленным на контроль в аппарате администрации города;

направляет исполнителям перечень неисполненных в срок контрольных документов главы муниципального образования город Краснодар, содержащийся в журнале контрольных дел с истекшим сроком исполнения, форма которого приведена в приложении N 23 к настоящей Инструкции;

готовит для главы муниципального образования город Краснодар аналитический обзор (сводку) и свои предложения по итогам делопроизводственного контроля за истекший месяц;

осуществляет совместно с управлением информатизации администрации города методическое руководство по организации контроля за исполнением контрольных документов.

9.4. Организация контроля за исполнением правовых актов органов
государственной власти и решений городской Думы Краснодара

 

9.4.1. На контроль ставятся все правовые акты органов государственной власти (далее - государственные правовые акты) и решения городской Думы Краснодара (далее - решения), относящиеся к ведению администрации города и требующие исполнения.

9.4.2. Государственные правовые акты и решения, поступившие в администрацию города, прошедшие регистрацию в общем отделе, передаются в приемную главы муниципального образования город Краснодар. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает их, готовит свои предложения и передает государственные правовые акты и решения главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.

9.4.3. Глава муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, устанавливает перечень государственных правовых актов и решений, подлежащих общему контролю, при этом в резолюциях, содержащих поручения к государственным правовым актам или решениям, определяет:

ответственного исполнителя (как правило, заместителя главы муниципального образования город Краснодар) государственного правового акта или решения;

пункты (статьи) государственного правового акта или решения, исполнение которых будет контролироваться;

сроки представления информации (промежуточной информации) о ходе исполнения государственного правового акта или решения (устанавливаются, исходя из его содержания).

9.4.4. В отделе контроля по государственным правовым актам или решениям в электронной базе данных осуществляется регистрация резолюций и выполняются соответствующие переотметки. Государственные правовые акты или решения с резолюцией "В дело" остаются в отделе контроля на хранении для передачи в архив. На каждый государственный правовой акт или решение, подлежащие общему контролю, заводится контрольная карта, представляющая собой электронную версию контрольного листа, затем заполняются два экземпляра контрольного листа и оформляется контрольное дело, содержащее первый экземпляр заполненного контрольного листа, государственный правовой акт или решение и резолюцию к нему. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.

На государственных правовых актах или решениях, подлежащих общему контролю, ставится соответствующая отметка о контроле.

9.4.5. Общий отдел тиражирует государственные правовые акты или решения по числу исполнителей и передает им для работы. Оригиналы государственных правовых актов или решений передаются в отдел контроля.

9.4.6. Копии государственных правовых актов или решений и резолюции к ним передаются в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар. К государственным правовым актам или решениям, подлежащим общему контролю, прикладывается второй экземпляр контрольного листа. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар рассматривает поступившие документы, готовит свои предложения и передает их своему руководителю для ознакомления и подписания резолюций.

9.4.7. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные государственные правовые акты (решения) на внутренний контроль.

9.4.8. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняются отметки об исполнителях, указанных в резолюциях. Копии государственных правовых актов и решений с резолюцией "В дело" остаются в приемной на хранении для передачи в архив. На каждый государственный правовой акт или решение, подлежащие контролю, заводится контрольная карта, а на государственных правовых актах или решениях, подлежащих внутреннему контролю, ставятся соответствующие отметки о контроле. Копии государственного правового акта (решения) и резолюции тиражируются в общем отделе и рассылаются всем исполнителям.

9.4.9. Копии государственных правовых актов или решений с резолюцией "Для сведения" исполнители оставляют у себя на хранении для передачи в архив. Исполнители готовят отдельные информации об исполнении по каждому государственному акту или решению, подлежащему контролю, и передают их ответственному исполнителю.

9.4.10. Ответственный исполнитель готовит проект ответа о ходе исполнения государственного правового акта (решения) либо проект заключения о качестве его исполнения с приложением информаций исполнителей и передает их помощнику заместителя главы муниципального образования город Краснодар. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар, получив сведения о ходе исполнения государственного правового акта (решения), изучает качество поступивших документов и передает их своему руководителю для рассмотрения и подписания.

9.4.11. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар после подписания руководителем ответа о ходе исполнения государственного правового акта (решения) передает его в общий отдел для регистрации и отправки адресату, а в своей электронной базе данных после регистрации ответа выполняет отметку об исполнении. Копия ответа передается в отдел контроля. Отдел контроля заносит соответствующую информацию в контрольное дело и выполняет отметку об исполнении в электронной базе данных.

9.4.12. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар после подписания руководителем заключения о качестве исполнения поручения к государственному правовому акту (решению) осуществляет регистрацию заключения и затем передает его в отдел контроля вместе с информациями исполнителей.

9.4.13. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в электронной базе данных, изучает сведения об исполнении поручения к государственному правовому акту или решению и готовит свои предложения о списании его "В дело". Полный пакет документов, включающий государственный правовой акт или решение, заключение заместителя главы муниципального образования город Краснодар и информации исполнителей, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".

9.4.14. При наличии запроса вышестоящих организаций о ходе исполнения государственного правового акта, отдел контроля вносит соответствующие корректировки в контрольное дело и контрольную карту, о чем оповещает исполнителей.

9.4.15. После списания главой муниципального образования город Краснодар своего поручения к государственному правовому акту или решению "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в электронной базе данных.

9.4.16. Государственный правовой акт или решение считается снятым с контроля, если:

выполнена резолюция главы муниципального образования город Краснодар и поручение списано "В дело";

получен правовой акт органа государственной власти или решение городской Думы Краснодара о снятии его с контроля или отмене.

9.5. Организация контроля за исполнением правовых актов главы
муниципального образования город Краснодар

 

9.5.1. Правовые акты главы муниципального образования город Краснодар (далее - правовые акты), требующие исполнения, подлежат общему контролю в отделе контроля аппарата администрации города.

9.5.2. В аппарате администрации города проекты правовых актов перед подписанием подлежат проверке их оформления в соответствии с действующими делопроизводственными стандартами и настоящей Инструкцией.

9.5.3. Правовые акты после их подписания направляются в общий отдел для регистрации, затем их копии передаются в отдел контроля, приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар и исполнителям согласно списку рассылки, а в электронной базе данных выполняются соответствующие переотметки.

9.5.4. Отдел контроля определяет:

перечень правовых актов, подлежащих общему контролю (общему контролю не подлежат правовые акты, связанные с выделением денежных средств и земельными вопросами);

пункты (подпункты) правового акта, исполнение которых будет контролироваться;

сроки представления информации (промежуточной информации) о ходе исполнения правового акта (устанавливаются, исходя из его содержания).

Первичная информация о ходе исполнения правового акта представляется в отдел контроля, как правило, спустя месяц после его издания, если в его содержании не определен более ранний срок исполнения.

Сроки представления промежуточной информации, установленные отделом контроля, могут быть изменены по согласованию с начальником этого отдела.

9.5.5. В отделе контроля по правовым актам, подлежащим общему контролю, в электронной базе данных заводятся контрольные карты и заполняются два экземпляра контрольного листа. На каждый правовой акт оформляется контрольное дело, содержащее первый экземпляр заполненного контрольного листа и копию правового акта. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.

9.5.6. Ответственному исполнителю, на которого главой муниципального образования город Краснодар возложен контроль за исполнением правового акта, направляется второй экземпляр контрольного листа.

9.5.7. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар рассматривает копии правовых актов и контрольные листы, готовит свои предложения и передает их своему руководителю для ознакомления и подписания резолюций.

9.5.8. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные правовые акты на внутренний контроль.

9.5.9. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняются отметки об исполнителях, указанных в резолюциях. Правовые акты с резолюцией "В дело" остаются в приемной на хранении для передачи в архив. На каждый правовой акт, подлежащий контролю, заводится контрольная карта, а на правовых актах, подлежащих внутреннему контролю, ставятся соответствующие отметки о контроле. Копии правового акта и резолюции тиражируются в общем отделе и рассылаются всем исполнителям.

9.5.10. Правовые акты с резолюцией "Для сведения" исполнители оставляют у себя на хранении для передачи в архив. Исполнители готовят отдельные информации об исполнении по каждому правовому акту, подлежащему контролю, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проекты заключений о качестве исполнения по каждому правовому акту и вместе с информациями исполнителей передает их в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.

9.5.11. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар, получив сведения о ходе исполнения правового акта, изучает качество поступивших документов и передает их своему руководителю для рассмотрения и подписания.

9.5.12. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает заключение о качестве исполнения правового акта, находящегося на общем контроле. Помощник заместителя главы муниципального образования город Краснодар осуществляет регистрацию заключения и затем передает его в отдел контроля вместе с информациями исполнителей.

Документы, находящиеся на внутреннем контроле, после списания их "В дело" и выполнения отметки об исполнении в электронной базе данных, возвращаются исполнителям на хранение для передачи в архив.

9.5.13. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в электронной базе данных, изучает сведения об исполнении правового акта и готовит свои предложения о списании правового акта или задания, содержащегося в правовом акте, "В дело". Полный пакет документов, включающий копию правового акта, заключение заместителя главы муниципального образования город Краснодар, информации исполнителей, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".

9.5.14. Правовой акт считается исполненным, если все положения его распорядительной части полностью выполнены.

После списания главой муниципального образования город Краснодар правового акта "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в электронной базе данных.

9.5.15. Отдел контроля ежеквартально готовит проект постановления главы муниципального образования город Краснодар о снятии с контроля правовых актов. В электронной базе данных при этом выполняются соответствующие отметки.

Снятие с контроля не означает прекращения действия правового акта.

9.6. Организация контроля за исполнением служебной корреспонденции

 

9.6.1. Контролю подлежат служебные документы, поступившие в адрес администрации города, ее руководителей, зарегистрированные в общем отделе и имеющие резолюции руководителей с указаниями об исполнении, а также исходящая корреспонденция главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, содержащая указания об исполнении.

9.6.2. После первичной обработки входящая корреспонденция, предназначенная для рассмотрения главой муниципального образования город Краснодар, передается общим отделом в его приемную, остальная после выполнения общим отделом отметок о закрытии "Для сведения" - в соответствующие приемные заместителей главы муниципального образования город Краснодар согласно распределению их обязанностей и в отраслевые (территориальные) органы.

9.6.3. Помощник главы муниципального образования город Краснодар рассматривает входящие документы, готовит свои предложения и передает их главе муниципального образования город Краснодар для ознакомления и подписания резолюций.

9.6.4. После подписания главой муниципального образования город Краснодар резолюций входящие документы с резолюциями передаются в отдел контроля, где осуществляется регистрация резолюций в электронной базе данных, выполняются соответствующие переотметки, а также отметки о закрытии "В дело" и "Для сведения". По входящим документам, подлежащим общему контролю, заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, содержащее оригинал документа и резолюцию к нему. В дальнейшем в контрольном деле накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения данного документа.

На входящих документах, подлежащих общему контролю, ставится соответствующая отметка о контроле.

9.6.5. Письма главы муниципального образования город Краснодар, содержащие указания об исполнении, подлежат общему контролю в отделе контроля. Общий отдел регистрирует письма, адресованные главой муниципального образования город Краснодар его заместителям, руководителям отраслевых (территориальных) органов, муниципальных учреждений и муниципальных предприятий, и передает их в отдел контроля.

9.6.6. Отдел контроля определяет перечень писем главы муниципального образования город Краснодар, подлежащих общему контролю, и сроки представления информации об исполнении, исходя из их содержания. В электронной базе данных выполняются соответствующие переотметки, а также отметки о закрытии "Для сведения". На каждое письмо, подлежащее общему контролю, заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, содержащее копию письма.

На письмах, подлежащих общему контролю, ставится соответствующая отметка о контроле.

9.6.7. Общий отдел документы с резолюцией "В дело" оставляет у себя на хранении для передачи в архив. Остальные документы тиражируются по числу исполнителей и передаются им для работы. Оригинал документа, подлежащего общему контролю, передается в отдел контроля.

9.6.8. Документы, направляемые заместителю главы муниципального образования город Краснодар, передаются в его приемную. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, рассматривает поступившие документы, готовит свои предложения и передает документы заместителю главы для ознакомления и подписания резолюций.

9.6.9. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар подписывает резолюции, ставит отдельные документы на внутренний контроль.

9.6.10. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняются отметки об исполнителях, указанных в резолюциях. На документы, подлежащие контролю, заводится контрольная карта, а на документах, подлежащих внутреннему контролю, ставятся соответствующие отметки о контроле, затем документы передаются в общий отдел.

9.6.11. Общий отдел документы с резолюцией "В дело" оставляет у себя на хранении для передачи в архив. Остальные документы тиражируются по числу исполнителей и передаются им для работы. Оригинал документа передается тому исполнителю, фамилия которого в резолюции указана первой (ответственному исполнителю).

9.6.12. Исполнители документы с резолюциями "Для сведения" оставляют у себя на хранении для передачи в архив. Исполнители готовят информации об исполнении документов, поставленных на контроль, и передают их ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель готовит проект ответа адресату либо проект заключения (заключение) о качестве исполнения поручения по каждому документу, поставленному на контроль, на основании информаций исполнителей и передает указанные документы в приемную заместителя главы муниципального образования город Краснодар.

9.6.13. Заместитель главы муниципального образования город Краснодар снимает с контроля поручения, поставленные им на контроль, подписывает заключения о выполнении поручений, стоящих на контроле у главы муниципального образования город Краснодар, подписывает от своего лица письма, направляемые адресатам, визирует проекты писем, направляемых адресатам от лица главы муниципального образования город Краснодар.

9.6.14. В приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар в электронной базе данных выполняется отметка о снятии с контроля поручений, стоящих на внутреннем контроле.

9.6.15. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, после подписания руководителем заключения о качестве исполнения документа осуществляет регистрацию заключения в электронной базе данных, затем передает его в отдел контроля вместе с информациями исполнителей.

9.6.16. Отдел контроля выполняет соответствующую отметку в электронной базе данных, изучает сведения об исполнении поручения к документу и готовит свои предложения о списании его "В дело". Полный пакет документов, включающий исходный документ, заключение заместителя главы муниципального образования город Краснодар и информации исполнителей, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".

9.6.17. После списания главой муниципального образования город Краснодар своего поручения к документу "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметку о закрытии "Исполнено".

9.6.18. Работник, ответственный за организацию делопроизводства в приемной заместителя главы муниципального образования город Краснодар, после подписания руководителем ответа об исполнении документа передает его в общий отдел для регистрации и отправки адресату, а копия ответа адресату передается в отдел контроля.

9.6.19. Проект письма, завизированный заместителем главы муниципального образования город Краснодар, передается главе муниципального образования город Краснодар для подписания. Подписанный главой муниципального образования город Краснодар ответ передается в общий отдел для регистрации и отправки адресату. Копия ответа адресату передается в отдел контроля.

9.6.20. Отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметку о закрытии "Исполнено".

9.6.21. Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Поручение (указание, требование), содержащееся в резолюции к документу, снимается с контроля лицом, давшим указание о его выполнении, а в отделе контроля выполняется отметка о закрытии "Исполнено".

9.7. Организация контроля за исполнением поручений, даваемых главой
муниципального образования город Краснодар на совещаниях с его участием

 

9.7.1. Контролю подлежат поручения, даваемые главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях (мероприятиях), проводимых с его участием, в том числе:

аппаратных совещаниях (по оперативным вопросам);

тематических или отраслевых совещаниях (по программным вопросам или отдельным проблемам);

совещаниях "Час контроля" (по вопросам исполнительской дисциплины);

иных организационных мероприятиях, на которых даются указания, подлежащие исполнению.

9.7.2. Поручения (указания), даваемые главой муниципального образования город Краснодар на совещаниях (мероприятиях) с его участием (далее - совещания), стенографируются (в том числе с использованием звукозаписывающей техники) работниками отдела контроля. Стенограммы совещаний впоследствии расшифровываются и оформляются в виде протокола, содержащего, как правило, только поручения главы муниципального образования город Краснодар с указанием исполнителей и сроков исполнения по соответствующим вопросам, или реестра поручений главы муниципального образования город Краснодар.

9.7.3. Протоколы совещаний утверждаются главой муниципального образования город Краснодар, реестры поручений главы муниципального образования город Краснодар согласовываются с руководителем аппарата администрации города. Отдел контроля в электронной базе данных регистрирует протоколы совещаний (реестры поручений) и выполняет соответствующие переотметки. На каждое поручение в электронной базе данных заводится контрольная карта и оформляется контрольное дело, в котором накапливаются все материалы, отражающие ход исполнения поручения.

9.7.4. Копии поручений направляются исполнителям для работы через общий отдел или по электронной почте. Исполнители готовят информации об исполнении поручений и представляют их в отдел контроля.

9.7.5. Отдел контроля выполняет соответствующие отметки в электронной базе данных, изучает информации исполнителей о выполнении поручений и готовит свои предложения о списании их "В дело".

9.7.6. Полный пакет документов, включающий текст поручения и информации исполнителей, передается главе муниципального образования город Краснодар для списания "В дело".

9.7.7. После списания главой муниципального образования город Краснодар поручения "В дело" отдел контроля выполняет соответствующие записи в контрольном деле и отметки в электронной базе данных. Протоколы совещаний остаются на хранении в отделе контроля для передачи в архив.

9.7.8. Организация контроля за исполнением заданий и поручений заместителей главы муниципального образования город Краснодар, руководителей отраслевых (территориальных) органов, даваемых на проводимых ими совещаниях или иных организационных мероприятиях, осуществляется соответственно отделом по обеспечению и ответственными работниками отраслевых (территориальных) органов в порядке, предусмотренном в настоящем подразделе.

10.1. Общие положения

 

10.1.1. Работа с обращениями граждан в администрации города осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим федеральным законодательством, Законом Краснодарского края от 25 февраля 1999 года N 162-КЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Краснодарском крае" и настоящей Инструкцией.

Администрация города рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах своей компетенции.

10.1.2. В администрации города отдел по обращениям граждан выполняет работу, связанную с централизованным учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя главы муниципального образования город Краснодар и его заместителей, анализирует характер вопросов, поднимаемых гражданами, информирует об их содержании руководство администрации города, ведет прием граждан и организует личные приемы граждан главой муниципального образования город Краснодар и его заместителями, проверяет состояние работы с обращениями граждан в отраслевых (территориальных) органах, оказывает необходимую методическую и практическую помощь в организации разрешения предложений, заявлений, жалоб.

10.1.3. В отраслевых (территориальных) органах для организации работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, организации личного приема граждан и ведения соответствующего делопроизводства руководителем назначается должностное лицо, несущее персональную ответственность за эту работу.

10.1.4. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации города и ее отраслевых (территориальных) органах ведется с применением автоматизированной системы "Обращения граждан" отдельно от других видов делопроизводства.

10.2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

 

10.2.1. При приеме писем:

вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов, к тексту письма прикладывается конверт;

поступившие приложения подкладываются к тексту письма. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, к конверту письма прикладывается бланк с текстом: "Письменного обращения к адресату нет";

составляются акты на письма, к которым прилагаются денежные знаки, ценные бумаги, а также на заказные письма с уведомлением, при вскрытии которых не обнаружилось письменного обращения.

10.2.2. Служебные письма, представляющие собой документы на официальном бланке или имеющие штамп организации и подписанные одним из его руководителей, а также письма депутатов без приложенных к ним обращений граждан не регистрируются и передаются в общий отдел.

10.2.3. Обращения регистрируются в электронной базе данных. На первой странице письма (а не на сопроводительных документах) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп. В регистрационном штампе отмечаются регистрационный индекс обращения и дата его поступления. Регистрационный индекс состоит из кода подразделения и порядкового номера поступившего обращения и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность заявлений и жалоб граждан.

Нумерация при регистрации письменных обращений ведется с начала календарного года.

Письменным обращениям граждан присваивается один регистрационный номер, который является входящим и исходящим одновременно.

На каждое обращение заводится регистрационно-контрольная карточка. Образец карточки приведен в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

При незначительном числе обращений вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан. Форма этого журнала приведена в приложении N 25 к настоящей Инструкции.

Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

10.3. Рассмотрение письменных обращений граждан

 

10.3.1. В администрации города работники отдела по обращениям граждан по содержанию каждого обращения вносят предложения главе муниципального образования город Краснодар или его заместителям о направлении обращений в соответствующие отраслевые (территориальные) органы.

Обращения, не контролируемые вышестоящими органами государственной власти и не требующие обязательного доклада главе муниципального образования город Краснодар или его заместителям, направляются на рассмотрение по принадлежности с сопроводительными письмами, подписанными начальником или заместителем начальника отдела по обращениям граждан. В поручениях главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей руководителям отраслевых (территориальных) органов должно быть указано, кому и что поручается по рассмотрению каждого обращения.

В поручении могут определяться методы, формы рассмотрения обращения: комиссионное рассмотрение, рассмотрение с выходом (выездом) на место или с участием заявителя и т.д. По каждому письму дается поручение дать ответ заявителю.

В поручении указывается номер, дата регистрации письма, количество прилагаемых листов.

10.3.2. Отправка исполнителям резолюции с поручением и письменным обращением должна производиться незамедлительно после подписания резолюции руководителем, но не позднее 3 дней после регистрации обращения.

Если письмо с резолюцией поступило исполнителю не по назначению (ошибочно), то оно должно быть возвращено не позднее пяти дней со дня поступления в орган, направивший его.

10.3.3. Не допускается передача материалов, поступивших из администрации города, от одного исполнителя к другому без уведомления об этом отдела по обращениям граждан.

10.3.4. Если обращение содержит несколько вопросов, то оно тиражируется и направляется для исполнения всем должностным лицам, в компетенцию которых входит его разрешение.

10.3.5. Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует то лицо, фамилия которого в резолюции указана первой (ответственный исполнитель), им обеспечивается обобщение материалов и готовится общий ответ заявителю.

Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

10.3.6. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого (предыдущего) обращения.

10.3.7. Зарегистрированные письма заявителям не возвращаются. Возврат обращения автору возможен до его регистрации. По письменному заявлению автора рассмотрение обращения может быть приостановлено. Ему могут быть возвращены приложения к обращению как во время рассмотрения, так и в период архивного хранения.

10.3.8. Не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

10.3.9. Письменные обращения, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия автора, которые не содержат данных о месте жительства заявителя, признаются анонимными. Содержание таких писем аннотируется также, как и других обращений. Анонимные письма, как правило, не рассматриваются.

10.3.10. Письма с просьбами о личном приеме руководством администрации города рассматриваются как обычные обращения.

10.4. Сроки рассмотрения обращений и контроль исполнения

 

10.4.1. Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления в администрацию города, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

10.4.2. Письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня их поступления.

В тех случаях когда необходимо проведение специальной проверки, срок рассмотрения заявления или жалобы может быть продлен руководителем, давшим поручение по рассмотрению, но не более чем на 15 дней.

10.4.3. Обращения депутатов всех уровней разрешаются в соответствии с федеральными законами, законами Краснодарского края и Регламентом городской Думы Краснодара.

10.4.4. Сроки исполнения обращений граждан могут быть также установлены в тексте резолюции должностных лиц.

10.4.5. Сроки исчисляются со дня регистрации обращения в организации, обязанной разрешить вопрос заявителя, до даты подписания на него ответа руководителем, правомочным принять решение по существу обращения.

10.4.6. В тех случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, сроки разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем, давшим поручение по рассмотрению, но не более чем на один месяц при условии сообщения об этом заявителю. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения.

10.4.7. Письма, поступившие в администрацию города из федеральных органов государственной власти Российской Федерации, из администрации Краснодарского края, от депутатов всех уровней, а также через редакции газет с просьбами сообщить о результатах их рассмотрения, берутся на "особый контроль". Они передаются главе муниципального образования город Краснодар, его заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения, ими же подписываются ответы в указанные органы.

10.4.8. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, исполнение которых находится на контроле у главы муниципального образования город Краснодар, его заместителей, осуществляет отдел по обращениям граждан, в отраслевых (территориальных) органах - ответственные за организацию работы с обращениями граждан.

10.4.9. Исполнители несут ответственность за соблюдение сроков рассмотрения и качество исполнения поручений по обращениям, состояние делопроизводства по ним.

10.4.10. Обращения граждан, поставленные на контроль в администрации города, после исполнения подлежат возврату со всеми материалами в отдел по обращениям граждан.

10.4.11. В ответах на письмах, находящихся на контроле в администрации города, указываются номер и дата регистрации письма в администрации города, номер и дата регистрации отправки ответа исполнителем, кем дан ответ заявителю, инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя. К ответу прикладываются востребованные согласно поручению материалы и приложения. Если заявителю давался письменный ответ, то прикладывается копия ответа. В этом случае в деле у исполнителя остаются поручение, копия ответа на поручение, копия ответа заявителю.

10.4.12. Проекты ответов на обращения граждан, поставленные на контроль в федеральных органах государственной власти, Законодательном Собрании Краснодарского края и администрации Краснодарского края, оформляются исполнителями за подписью главы муниципального образования город Краснодар или его заместителей, дававших поручения о рассмотрении, и передаются в отдел по обращениям граждан с оригиналами обращений и приложениями к ним для согласования.

10.4.13. Письменное обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору письменного обращения дан исчерпывающий и обоснованный ответ.

10.4.14. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме. В случае устного ответа его содержание излагается в справке, которая составляется должностным лицом, беседовавшим с автором обращения.

10.4.15. Ответ о результатах рассмотрения коллективных обращений направляется по адресу первого заявителя или лицу, адрес которого указан для ответа.

10.4.16. Руководитель, дававший поручение по рассмотрению обращения, при согласии с ответом заявителю списывает материалы рассмотрения "в дело".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

10.5. Хранение дел

 

10.5.1. Обращения граждан, стоящие на контроле в администрации города, со всеми материалами по их рассмотрению хранятся в отделе по обращениям граждан.

Порядок и место архивного хранения материалов с рассмотренными обращениями граждан в отраслевых (территориальных) органах определяются руководителем соответствующего органа.

10.5.2. Срок хранения обращений граждан с материалами по их рассмотрению - 5 лет. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.6. Организация личного приема граждан

 

10.6.1. Личный прием граждан осуществляется главой муниципального образования город Краснодар, его заместителями по вопросам, отнесенным к их ведению, а также руководителями отраслевых (территориальных) органов при поступлении обращений, рассмотрение которых находится в их компетенции.

10.6.2. График приема граждан руководством администрации города утверждается главой муниципального образования город Краснодар или его первым заместителем и размещается в приемной граждан администрации города.

В отраслевых (территориальных) органах график приема граждан руководителем и его заместителями утверждается руководителем соответствующего органа и размещается на доступном для обозрения месте.

Запись на прием осуществляется работником, на которого возложены эти обязанности руководителем.

Запись на прием может осуществляться как предварительно, так и в день приема.

10.6.3. Ежедневный прием посетителей и запись на прием к руководству администрации города ведут работники отдела по обращениям граждан.

Данные о посетителе (инициалы, фамилия, место проживания, поднимаемая проблема) работник, ведущий прием, вносит в журнал.

Во время приема этот работник обязан разъяснить посетителю, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрен поднятый им вопрос.

10.6.4. Запись на личный прием к заместителям главы муниципального образования город Краснодар производится работником отдела по обращениям граждан в том случае, если вопрос рассматривался ранее в соответствующем отраслевом (территориальном) органе, в компетенцию которого входит решение данного вопроса.

К главе муниципального образования город Краснодар запись на личный прием производится после рассмотрения вопроса заявителя заместителем главы муниципального образования город Краснодар, курирующим соответствующие вопросы.

Одновременное рассмотрение письменных и устных обращений по одному и тому же вопросу нецелесообразно.

10.6.5. Не подлежат записи на прием к главе муниципального образования город Краснодар, его заместителям граждане по вопросам, не входящим в компетенцию муниципальных органов, а также по вопросам жалоб на органы суда и прокуратуры.

10.6.6. На каждого заявителя, принятого руководством администрации города, руководителем отраслевого (территориального) органа, оформляется регистрационно-контрольная карточка. Ее форма приведена в приложении N 26 к настоящей Инструкции.

Вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учета приема граждан, форма которого приведена в приложении N 27 к настоящей Инструкции. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.

10.6.7. Рассмотрение обращений граждан, поступивших на личном приеме, осуществляется в порядке, предусмотренном для рассмотрения письменных обращений граждан.

11.1. Машинописные работы

 

11.1.1. Печатание документов в администрации города осуществляется аппаратом администрации города, приемными заместителей главы муниципального образования город Краснодар, а также отраслевыми (территориальными) органами, имеющими приемные, с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

Документы объемом до трех страниц печатаются непосредственно в отраслевых (территориальных) органах, остальные - в отраслевых (территориальных) органах, имеющих приемные, либо в общем отделе.

11.1.2. Для печати принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации города.

Документы и материалы личного характера, а также не относящиеся к деятельности администрации города, печатанию не подлежат.

11.1.3. Печатание в общем отделе производится в порядке поступления материалов. Первоочередному печатанию подлежат документы главы муниципального образования город Краснодар.

11.1.4. На передаваемом для печатания материале в левом верхнем углу первого листа обозначается межстрочный интервал, проставляется дата, указывается фамилия и телефон заказчика. Передаваемый для печатания материал должен быть завизирован руководителем соответствующего отраслевого (территориального) органа.

11.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, нечеткие ксеро- или факсимильные копии для печатания не принимаются.

Рукописи должны быть проверены (вычитаны) исполнителем.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

11.1.6. Напечатанные документы и материалы вместе с рукописью передаются исполнителю.

Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и правке в отраслевом (территориальном) органе, могут быть перенесены на дискету заказчика.

11.1.7. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, а также другие поисковые данные.

11.2. Копировально-множительные работы

 

11.2.1. Копировально-множительные работы в администрации города выполняются в общем отделе.

Копирование небольших по объему документов малыми тиражами при наличии копировально-множительной техники осуществляется в отраслевых (территориальных) органах с соблюдением установленных правил.

11.2.2. На копирование принимаются документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации города.

Документы и материалы личного характера или не относящиеся к деятельности администрации города копированию не подлежат.

11.2.3. Документы и материалы передаются на копирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязненные, с помарками материалы (кроме полученных обращений граждан и входящих документов) на копирование не принимаются. Не принимаются также на копирование книги и брошюры.

Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

11.2.4. Копирование документов и материалов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела.

11.2.5. Работники общего отдела ведут учет всех выполненных работ по копированию материалов.

13.1. Общие положения

 

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации города и их передачу в архивный отдел в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края, а также настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

13.2. Составление номенклатур дел

 

13.2.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел, обеспечения поиска документов в администрации города ежегодно составляется номенклатура дел по форме согласно приложению N 28 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, сформированных в администрации города, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов (является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения и по личному составу.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города, ее отраслевых (территориальных) органов, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учета документов. В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, журналы, экспресс-информации и т.п.

13.2.2. Номенклатура дел администрации города на предстоящий год составляется архивным отделом в последнем квартале предшествующего года, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края, утверждается главой муниципального образования город Краснодар и вводится в действие с 1 января последующего года.

После утверждения номенклатуры дел администрации города отраслевые (территориальные) органы получают из нее выписки соответствующих разделов для использования в своей работе.

Номенклатура дел администрации города подлежит повторным согласованиям с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского края в случае изменения структуры администрации города, но не реже чем один раз в 5 лет.

13.2.3. Номенклатура дел администрации города составляется на основании номенклатур дел отраслевых (территориальных) органов.

Включение в утвержденную номенклатуру дел администрации города новых дел, формируемых в течение года, оформляется архивным отделом в виде дополнения к утвержденной номенклатуре дел, которое составляется отраслевым (территориальным) органом и в конце текущего года утверждается главой муниципального образования город Краснодар.

Вновь созданный отраслевой (территориальный) орган обязан в месячный срок разработать собственную номенклатуру дел.

13.2.4. Номенклатура дел отраслевого (территориального) органа на следующий год составляется до 1 декабря текущего года работником, ответственным за организацию делопроизводства в отраслевом (территориальном) органе, по форме согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об отраслевом (территориальном) органе, его штатным расписанием, планами и отчетами о работе, правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

Номенклатура дел отраслевого (территориального) органа подлежит согласованию с архивным отделом.

Срок действия номенклатуры дел - не более 5 лет. В течение года в номенклатуру дел отраслевого (территориального) органа после согласования с архивным отделом могут вноситься изменения, дополнения, уточнения, для чего в конце разделов номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Сводная номенклатура дел администрации города печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел аппарата администрации города. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел.

13.2.5. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание.

Индекс дела состоит из кода отраслевого (территориального) органа, индекса подразделения и порядкового номера дела в пределах регистрируемого массива документов отраслевого (территориального) органа. Например: индекс дела 12-02-05, где 12 - код отраслевого (территориального) органа, 02 - индекс его подразделения, 05 - порядковый номер дела.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты, необходимые для данного вида документов. Не допускаются неконкретные формулировки ("Разное", "Общая переписка" и др.).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования.

Количество томов дела проставляется в конце года.

Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются работником архивного отдела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000).

В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: "Хранятся в организации", "При условии завершения ревизии", "После окончания срока действия" и др.

13.2.6. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов).

13.2.7. Ведение дел вне номенклатуры в отраслевых (территориальных) органах не допускается.

13.3. Формирование и оформление дел

 

13.3.1. Исполненные документы формируются в дела в отраслевом (территориальном) органе в соответствии с его номенклатурой дел.

13.3.2. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем работнику, ответственному за организацию делопроизводства в отраслевом (территориальном) органе, для формирования их в дела.

13.3.3. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

13.3.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

неисполненные и незарегистрированные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и оформления;

в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

утвержденные документы (планы, отчеты, сметы, лимиты и т.д.) группируются отдельно от их проектов;

лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям;

при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается копия, которая подшивается в дело;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

13.3.5. Материалы по исполненным письменным и устным обращениям граждан формируются в отдельные дела и хранятся у работников, ответственных за организацию делопроизводства в отраслевых (территориальных) органах, в течение установленного срока.

13.3.6. При подготовке документов, обосновывающих предоставление и изъятие земельных участков, необходимо соблюдать следующие требования:

дела должны быть прошнурованы и пронумерованы, содержать опись документов;

не должны допускаться исправления в документах, не заверенные печатью и подписью должностного лица;

к проекту постановления о предоставлении гражданину земельного участка должна прикладываться копия паспорта гражданина;

копии документов (ксерокопии) должны быть заверены уполномоченными на то лицами в установленном порядке.

13.3.7. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса с учетом степени важности документов и в хронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

13.3.8. В дело с перепиской документы группируются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

13.3.9. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений.

13.3.10. Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел, и дела по личному составу должны быть оформлены в соответствии с правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

Оформление дела состоит из оформления реквизитов обложки дела, переплета, нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи.

13.3.11. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, наличие приложений. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.

13.3.12. Оформление обложки дела осуществляется по установленной форме согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции. Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

13.3.13. Нумерация листов производится простым графическим карандашом или нумератором (для дел временного (до 10 лет включительно) хранения) в правом верхнем углу листа документа.

13.3.14. В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу. Форма внутренней описи документов дела приведена в приложении N 31 к настоящей Инструкции.

13.3.15. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела. Форма листа с заверительной надписью приведена в приложении N 32 к настоящей Инструкции.

Заверительная надпись составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства в отраслевом (территориальном) органе.

13.3.16. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом используется прямой или обратный порядок расположения документов, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

13.3.17. Документы временного хранения хранятся в папках (скоросшивателях).

13.4. Обеспечение сохранности документов

 

13.4.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в отраслевых (территориальных) органах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут руководители данных отраслевых (территориальных) органов.

13.4.2. Дела должны храниться в помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов.

13.4.3. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах или сейфах.

13.4.4. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (сейфа).

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в отраслевых (территориальных) органах до истечения сроков их хранения и уничтожения.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в отраслевых (территориальных) органах, а затем дела постоянного хранения сдаются в архивный отдел в установленные сроки.

13.4.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут выдаваться работникам отраслевых (территориальных) органов по служебной необходимости во временное пользование на срок до одного месяца.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела вкладывается лист-заместитель дела, форма которого приведена в приложении N 33 к настоящей Инструкции. Состояние дел при возврате должно быть проверено в присутствии работника, их возвращающего.

13.4.6. В случае утраты какого-либо дела или документов работник, получивший его, обязан незамедлительно известить об этом руководителя своего отраслевого (территориального) органа.

13.4.7. Полная проверка наличия дел и документов проводится в отраслевых (территориальных) органах ежегодно по завершении делопроизводственного года.

13.5. Экспертиза ценности документов

 

13.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности администрации города и ее отраслевых (территориальных) органов, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

13.5.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города и отраслевых (территориальных) органах распоряжением главы муниципального образования город Краснодар или приказом руководителя отраслевого (территориального) органа создаются постоянно действующие комиссии по экспертизе ценности документов.

Состав комиссии по экспертизе ценности документов администрации города определяется главой муниципального образования город Краснодар.

В состав комиссии по экспертизе ценности документов отраслевого (территориального) органа входят заместители руководителя и работники отраслевого (территориального) органа, в отдельных случаях - представители архивного отдела.

13.5.3. В своей работе комиссии по экспертизе ценности документов (экспертные комиссии) руководствуются Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом Краснодарского края "Об архивном фонде Краснодарского края и архивах", методическими документами Федерального архивного агентства России, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов, а также своими положениями, согласованными с архивным отделом.

13.5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отраслевых (территориальных) органов. Документы, утратившие свое практическое значение и не имеющие исторической и иной научной ценности, уничтожаются с составлением акта по установленной форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции.

Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.

До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

13.5.5. Черновики и рукописи подготовленных документов, копии информационных и других материалов, не подлежащие включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

13.6. Передача дел на хранение

 

13.6.1. Сформированные и оформленные дела хранятся в отраслевых (территориальных) органах у исполнителей или в архиве отраслевого (территориального) органа до проведения научно-технической обработки документов в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и иными требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.

13.6.2. В конце года на все завершенные и оформленные дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу составляются (в четырех экземплярах) описи дел по установленной форме согласно приложениям N 35 - 37 к настоящей Инструкции.

13.6.3. Описи дел составляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства в отраслевых (территориальных) органах.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

13.6.4. В опись дел отраслевого (территориального) органа включаются заголовки всех дел, образующихся в процессе его деятельности.

В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел. К описи составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

13.6.5. Обработанные дела постоянного хранения, внесенные в опись, с архивными номерами и штампами архивного отдела хранятся в отраслевом (территориальном) органе или ведомственном архиве. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного хранения передаются в архивный отдел на хранение.

Передача дел осуществляется по описям, подписываемым представителями обеих сторон, участвующих в приеме-передаче дел. Три экземпляра описи передаются в архивный отдел, четвертый - хранится в отраслевом (территориальном) органе, сдавшем дела.

Документы по личному составу хранятся в архиве отраслевого (территориального) органа или в кадровой службе и бухгалтерии отраслевого (территориального) органа в течение 75 лет и на хранение в архивный отдел не передаются.

13.6.6. Ответственность за сохранность документов постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по личному составу возлагается на руководителя отраслевого (территориального) органа.

В случае реорганизации отраслевого (территориального) органа все документы, в том числе документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения.

В случае полной ликвидации отраслевого (территориального) органа без правопреемника все документы постоянного хранения и по личному составу на момент ликвидации должны быть переданы в архивный отдел в обработанном виде вместе с описями. Подготовка и передача дел производится силами и за счет отраслевого (территориального) органа в соответствии с требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.

Приложение N 1

(к п. 2.2.3)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

            ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР

 

от ___________________                               N __________________

                              г. Краснодар

Приложение N 2

(к п. 2.2.3)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

            ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР

 

от ___________________                               N __________________

                              г. Краснодар

Приложение N 3

(к п. 2.2.3)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

             ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАПАДНОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО

                        ОКРУГА ГОРОДА КРАСНОДАРА

 

от ___________________                               N __________________

                              г. Краснодар

Приложение N 4

(к п. 2.2.3)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

             ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАПАДНОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО

                        ОКРУГА ГОРОДА КРАСНОДАРА

 

от ___________________                               N __________________

                              г. Краснодар

Приложение N 5

(к п. 2.2.3)

 

                                          Герб

                                     г. Краснодара

 

                Администрация муниципального образования город Краснодар

                            ДЕПАРТАМЕНТ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

 Красная ул., д. 122, г. Краснодар, 350000, тел. (861) 255-33-54, факс (861) 255-88-72

                                   e-mail: hoz@krd.ru

 

                                         ПРИКАЗ

"___" ___________ 200___ г.                                             N _____________

                                      г. Краснодар

Приложение N 6

(к п. 2.2.3)

 

                   Герб

              г. Краснодара

 

                  ГЛАВА

        МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             ГОРОД КРАСНОДАР

 

  Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,

тел. (861) 255-34-16, факс (861) 253-25-62

           e-mail: post@krd.ru

 

____________________ N ___________________

 

На N ______________ от ___________________

Приложение N 7

(к п. 2.2.3)

 

                   Герб

              г. Краснодара

 

              АДМИНИСТРАЦИЯ

        МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

             ГОРОД КРАСНОДАР

 

  Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,

тел. (861) 255-34-16, факс (861) 253-25-62

       ИНН 2310032246 ОКПО 04019491

    КПП 231001001 e-mail: post@krd.ru

 

____________________ N ___________________

 

На N ______________ от ___________________

Приложение N 8

(к п. 2.2.4)

 

                     Герб

                г. Краснодара

 

          УПРАВЛЕНИЕ ПО СОЦИАЛЬНЫМ

           ВОПРОСАМ АДМИНИСТРАЦИИ

         МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

               ГОРОД КРАСНОДАР

 

Дзержинского ул., д. 8, г. Краснодар, 350000,

 тел. (861) 224-96-07, факс (861) 224-96-07

             e-mail: soc@krd.ru

 

______________________ N ____________________

 

На N ________________ от ____________________

Приложение N 9

(к п. 2.2.4)

 

            Совет по культуре

         на общественных началах

     при администрации муниципального

       образования город Краснодар

 

Красная ул., д. 122, г. Краснодар, 350000,

тел. (861) 255-33-09, факс (861) 253-25-62

           e-mail: kult@krd.ru

 

____________________ N ___________________

 

На N ______________ от ___________________

Приложение N 10

(к п. 2.3.24)

 

Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации

 

Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты, приглашения;

рекламные проспекты;

документы, поступающие в копиях для сведения;

переписка по административно-хозяйственным вопросам второстепенного характера: об оплате счетов, о выделении автомобилей для перевозки грузов, заявки отраслевых (территориальных) органов на подписку периодических изданий, приобретение оборудования, канцтоваров, оргтехники и др.;

документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;

первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности;

статистические сводки, справочники и др.

Приложение N 11

(к п. 3.4.5)

 

                                 Перечень

          лиц, согласующих проект постановления или распоряжения

             главы муниципального образования город Краснодар

 

Лица, согласующие проект постановления или распоряжения

Срок согласования

Руководители отраслевых (территориальных) органов администрации города, в компетенции ко- торых находятся вопросы и положения, содержащи- еся в проекте постановления или распоряжения Начальник (заместитель начальника) право- вого управления администрации города Заместитель главы муниципального образова- ния город Краснодар, курирующий финансовые во- просы (в случае внесения проекта, реализация которого требует финансовых, материальных или иных затрат) Заместители главы муниципального образова- ния город Краснодар, отвечающие за соответству- ющее направление деятельности администрации го- рода Руководитель аппарата администрации города

Не позднее 4 часов рабочего времени после начала согласования Не позднее 12 часов рабочего времени после начала согласования Не позднее 16 часов рабочего времени после начала согласования Не позднее 22 часов рабочего времени после начала согласования Не позднее 24 часов рабочего времени после начала согласования

Приложение N 12

(к п. 3.4.9)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

            ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР

 

от ___________________                               N __________________

                              г. Краснодар

 

 

      Об утверждении Перечня перспективных проектов и планов работ

    на основе Генерального плана города Краснодара и плана социально-

   экономического развития муниципального образования город Краснодар

  на 2004 - 2008 годы, рекомендуемых для выполнения на 2005 - 2010 годы

 

     В целях  обеспечения  разработки  градостроительной  документации на

2005 - 2010 годы,  в соответствии с Генеральным планом города Краснодара,

утвержденным решением городской Думы Краснодара  от 26.02.2004 N 46 п. 2,

и планом социально-экономического развития муниципального образования го-

род  Краснодар на 2004 - 2008 годы,  утвержденным решением городской Думы

Краснодара от 17.06.2004 N 50 п. 6, п о с т а н о в л я ю:

     1. Утвердить  Перечень перспективных проектных и планировочных работ

на основе Генерального плана города Краснодара и плана социально-экономи-

ческого  развития  муниципального  образования  город Краснодар на 2004 -

2008 годы,  рекомендуемых  для выполнения  на  2005 - 2010 годы  (далее -

Перечень) согласно приложению.

     2. Департаменту строительства (Артюшков),  управлению архитектуры  и

градостроительства  (Щербинин)  администрации  муниципального образования

город Краснодар:

     2.1. Формировать  ежегодные планы выполнения проектных и планировоч-

ных работ с учетом сроков  и ориентировочной стоимости перспективных про-

ектных и планировочных работ согласно Перечню.

     2.2. Ежегодно,  при формировании местного бюджета  (бюджета  муници-

пального образования город Краснодар) на очередной финансовый год, а так-

же при уточнении исполнения местного бюджета (бюджета муниципального  об-

разования  город Краснодар) на текущий финансовый год вносить предложения

по финансированию работ, указанных в Перечне.

 

Продолжение приложения N 12

 

                                    2

 

     2.3. Осуществлять контроль за целевым использованием средств и свое-

временным  выполнением  перспективных  проектных  и  планировочных  работ

согласно Перечню.

     3. Департаменту финансов  администрации  муниципального  образования

город  Краснодар (Домбровский) ежегодно при формировании местного бюджета

(бюджета муниципального образования город Краснодар)  на очередной финан-

совый год и уточнении исполнения местного бюджета (бюджета муниципального

образования город Краснодар) на текущий  финансовый  год  предусматривать

выделение бюджетных средств для выполнения работ согласно Перечню.

     4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на за-

местителя  главы муниципального образования город Краснодар по городскому

хозяйству и строительству Ю.А. Клещенко.

 

 

Глава муниципального образования

город Краснодар                                              В.Л. Евланов

 

Продолжение приложения N 12

 

                                    3

 

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

         проекта постановления главы муниципального образования

                    город Краснодар от _______ N ____

 "Об утверждении Перечня перспективных проектов и планов работ на основе

  Генерального плана города Краснодара и плана социально-экономического

 развития муниципального образования город Краснодар на 2004 - 2008 годы,

            рекомендуемых для выполнения на 2005 - 2010 годы"

 

Проект внесен:

Департаментом строительства

администрации муниципального

образования город Краснодар

Директор департамента                       (подпись)    В.В. Артюшков

                                              (дата)

 

Составитель проекта:

Заместитель начальника отдела

экологической политики и инженерного

обеспечения департамента                    (подпись)    А.И. Рябич

                                              (дата)

 

Проект согласован:

Начальник управления архитектуры и

градостроительства администрации

муниципального образования

город Краснодар                             (подпись)    Ю.Д. Щербинин

                                              (дата)

 

Начальник правового управления

администрации муниципального

образования город Краснодар                 (подпись)    Н.А. Будяков

                                              (дата)

 

Заместитель главы муниципального

образования город Краснодар по экономике,

финансам, промышленности и торговле,

директор департамента финансов              (подпись)    А.Н. Домбровский

                                              (дата)

 

Заместитель главы муниципального

образования город Краснодар по городскому

хозяйству и строительству                   (подпись)    Ю.А. Клещенко

                                              (дата)

 

Руководитель аппарата администрации

муниципального образования

город Краснодар                             (подпись)    О.Ю. Радченко

                                              (дата)

 

Продолжение приложения N 12

 

                                    4

 

     Проект подготовлен в соответствии  с Инструкцией по делопроизводству

в администрации муниципального образования город Краснодар

 

Главный специалист общего отдела

аппарата администрации

муниципального образования

город Краснодар                             (подпись)    Н.Н. Панкратова

                                              (дата)

Приложение N 13

(к п. 3.4.16)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

        Администрация муниципального образования город Краснодар

                           УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ

      Красная ул., д. 122, Краснодар, 350000, тел. (861) 255-33-09,

                 факс (861) 255-66-22 e-mail:kult@krd.ru

 

                                 ПРИКАЗ

"___" ___________ 200___ г.                             N _______________

                              г. Краснодар

 

 

      О назначении ответственных за работу с контрольными документами

 

     В целях улучшения качества делопроизводства, организации контроля за

исполнением  документов,  обеспечения  наиболее эффективного рассмотрения

обращений граждан п р и к а з ы в а ю:

     1. Назначить  Скрябину  Ирину  Генриховну,   заместителя  начальника

управления культуры  администрации муниципального образования город Крас-

нодар  ответственной  за  работу  с контрольными документами в управлении

культуры администрации муниципального образования город Краснодар.

     2. Руководителям  муниципальных учреждений и муниципальных предприя-

тий,  подведомственных управлению культуры  администрации  муниципального

образования город Краснодар:

     2.1. Назначить ответственных за работу с контрольными документами из

числа своих заместителей.

     2.2. Копии приказов о назначении ответственных за работу с контроль-

ными  документами представить в управление культуры администрации муници-

пального образования город Краснодар не позднее 23.01.2005.

     3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

 

Начальник управления                                           Т.Н. Рубан

Приложение N 14

(к п. 4.3.3)

 

                                 ЗАЯВКА

                     к постановлению (распоряжению)

 

 Наименование вопроса __________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 Кто вносит постановление (распоряжение) _______________________________

 _______________________________________________________________________

 Постановление (распоряжение) разослать ________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 _______________________________________________________________________

 

 

 Подпись _____________________                 ________________ 200   г.

Приложение N 15

(к п. 5.5)

 

                                   Герб

                              г. Краснодара

 

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

            ГЛАВЫ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД КРАСНОДАР

 

от ___________________                               N __________________

                              г. Краснодар

 

 

          О внесении проекта решения городской Думы Краснодара

   "О ____________________________________" на рассмотрение городской

                             Думы Краснодара

 

     В соответствии с разделом 5 Инструкции по делопроизводству в админи-

страции муниципального образования город Краснодар п о с т а н о в л я ю:

     1. Внести проект решения городской Думы Краснодара "О ______________

_________________________________________________" на рассмотрение город-

ской Думы Краснодара (прилагается).

     2. Назначить  представителем  главы муниципального образования город

Краснодар при обсуждении данного проекта решения в городской Думе Красно-

дара ___________________________________________________.

     3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на за-

местителя главы муниципального образования город Краснодар по организаци-

онно-кадровым вопросам и связям с общественностью Н.Г. Ермолова.

 

 

Глава муниципального

образования город Краснодар                                  В.Л. Евланов

 

Продолжение приложения N 15

 

                                     2

 

                            ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

         проекта постановления главы муниципального образования

                    город Краснодар от _______ N ____

          "О внесении проекта решения городской Думы Краснодара

   "О ____________________________________" на рассмотрение городской

                            Думы Краснодара"

 

Проект подготовлен и внесен:

(Наименование отраслевого (терри-

ториального) органа, должность

руководителя)                               (подпись)   инициалы, фамилия

                                              (дата)

 

Проект согласован:

Начальник правового управления

администрации муниципального

образования город Краснодар                 (подпись)   Н.А. Будяков

                                              (дата)

 

Заместитель главы муниципального

образования город Краснодар по органи-

зационно-кадровым вопросам и связям

с общественностью                           (подпись)   Н.Г. Ермолов

                                              (дата)

 

Руководитель аппарата администрации

муниципального образования

город Краснодар                             (подпись)   О.Ю. Радченко

                                              (дата)

 

 

 

    Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в

администрации муниципального образования город Краснодар

 

Главный специалист общего отдела

аппарата администрации

муниципального образования

город Краснодар                             (подпись)   Н.Н. Панкратова

                                              (дата)

Приложение N 16

(к п. 5.5)

 

                                                  ПРИЛОЖЕНИЕ

                                     к постановлению главы муниципального

                                     образования   город   Краснодар   от

                                     ______________ N _________ "О внесе-

                                     нии  проекта решения  городской Думы

                                     Краснодара "О _______" на рассмотре-

                                     ние городской Думы Краснодара"

 

                                                                   Проект

 

                                 РЕШЕНИЕ

                        городской Думы Краснодара

 

        О _______________________________________________________

     _______________________________________________________________

 

     В соответствии со статьей __ Устава муниципального образования город

Краснодар городская Дума Краснодара РЕШИЛА:

     1. _________________________________________________________.

     2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на _________

_____________________________________________________________________.

 

 

Глава муниципального образования

город Краснодар                                              В.Л. Евланов

-------------------------------------------------------------------------

 

Проект внесен:

Администрацией муниципального

образования город Краснодар

Глава муниципального образования

город Краснодар                           (подпись)     В.Л. Евланов

                                            (дата)

 

Составитель проекта:

(Наименование отраслевого (терри-

ториального) органа, должность

руководителя)                             (подпись)     инициалы, фамилия

                                            (дата)

Приложение N 17

(к п. 5.5)

 

                   Герб

              г. Краснодара

 

                  ГЛАВА                            Председателю городской

        МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ                 Думы Краснодара

             ГОРОД КРАСНОДАР

                                                   Н.С. Котлярову

  Красная ул., 122, г. Краснодар, 350000,

тел. (861) 255-34-16, факс (861) 253-25-62

           e-mail: post@krd.ru

 

____________________ N ___________________

 

На N ______________ от ___________________

 

 

О проекте решения городской Думы

Краснодара "О ___________________"

 

 

                      Уважаемый Николай Семенович!

 

     В соответствии  со  статьей 49 Регламента  городской Думы Краснодара

направляем Вам проект решения городской Думы Краснодара "О ______________

________________________________________".

    Приложения: 1. Постановление главы  муниципального образования  город

                Краснодар от ___________ N ______ "О внесении проекта ре-

                шения       городской      Думы       Краснодара       "О

                _________________________________________" на __ листах.

                2. Проект указанного решения  городской  Думы  Краснодара

                на __ листах.

                3. Пояснительная  записка  к  проекту  решения  городской

                Думы Краснодара на __ листах.

                4. Перечень правовых актов,  подлежащих  признанию  утра-

                тившими  силу,  приостановлению,  изменению,   дополнению

                или принятию  в связи с принятием  данного решения город-

                ской Думы Краснодара на __ листах.

                5. Финансово-экономическое обоснование на __ листах.

                6. Справочно-информационные материалы  на __ листах.

 

 

                                (подпись)                    В.Л. Евланов

Приложение N 18

(к п. 8.2.6)

 

                          Журнал учета входящей корреспонденции

 

/----------------------------------------------------------------------------------------\

|Вх. N |  От кого   | Краткое содержание | Резолюция  |Дата получения|  Срок  |Сведения о|

|и дата|  поступил  |                    |руководителя| исполнителем,|контроля|выполнении|

|      |  документ, |                    |            |    подпись   |        |          |

|      |номер и дата|                    |            |              |        |          |

|      |  входящего |                    |            |              |        |          |

|      |  документа |                    |            |              |        |          |

|------+------------+--------------------+------------+--------------+--------+----------|

|      |            |                    |            |              |        |          |

|------+------------+--------------------+------------+--------------+--------+----------|

|      |            |                    |            |              |        |          |

|------+------------+--------------------+------------+--------------+--------+----------|                10

|      |            |                    |            |              |        |          |

\----------------------------------------------------------------------------------------/                 8

Приложение N 19

(к п. 8.2.12)

 

                  Сроки рассмотрения обращений различного вида

 

N п/п	Субъект обращения	Вид обращения	Срок рассмотрения	Нормативный акт, осуществляющий правовое регулирование
1	Уполномоченный по правам чело- века	Заключение	1 месяц	Федеральный конституционный за- кон от 26.02.97 N 1-ФКЗ "Об Уполномоченном по правам чело- века в Российской Федерации"
2	Прокурор	Протест	10 дней	Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-I "О прокуратуре Россий- ской Федерации"
3	Прокурор	Представление	1 месяц	Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-I "О прокуратуре Россий- ской Федерации"
4	Член Совета Фе- дерации, депу- тат Государст- венной Думы Фе- дерального Со- брания Россий- ской Федерации	Запрос, обращение Парламентский запрос	30 дней 15 дней	Федеральный закон от 08.05.94 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федераль- ного Собрания Российской Феде- рации"
5	Депутат Законо- дательного Со- брания Красно- дарского края	Депутатский запрос	15 дней	Закон Краснодарского края от 24.04.95 N 4-КЗ "О статусе де- путата Законодательного Собра- ния Краснодарского края"
6	Депутат Законо- дательного Со- брания Красно- дарского края	Предложения и замечания	30 дней	Закон Краснодарского края от 24.04.95 N 4-КЗ "О статусе де- путата Законодательного Собра- ния Краснодарского края"
7	Депутат Законо- дательного Со- брания Красно- дарского края	Обращение, запрос информации	Безотлага- тельно либо в установ- ленный в обращении срок	Закон Краснодарского края от 24.04.95 N 4-КЗ "О статусе де- путата Законодательного Собра- ния Краснодарского края"
8	Депутат органа местного само- управления	Депутатский запрос	15 дней	Закон Краснодарского края от 04.08.95 N 12-КЗ "О статусе де- путата представительного органа местного самоуправления в Крас- нодарском крае"
9	Депутат органа местного само- управления	Обращение	В согласо- ванные сро- ки, в случае необходимос- ти дополни- тельной про- верки требу- ется уведом- ление в те- чение 3 дней	Закон Краснодарского края от 04.08.95 N 12-КЗ "О статусе де- путата представительного органа местного самоуправления в Крас- нодарском крае"
10	Депутаты всех уровней	Обращения, связанные с обращениями граждан	Безотлага- тельно	Закон Краснодарского края от 25.02.99 N 162-КЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Краснодарском крае"
11	Граждане	Индивидуаль- ные и кол- лективные заявления, обращения	1 месяц	Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправ- ления в Российской Федерации"
12	Граждане и юри- дические лица	Заявления о предоставле- нии земельно- го участка в собственность	2 недели	Земельный кодекс Российской Фе- дерации
13	Граждане и юри- дические лица	Заявления о предоставле- нии земельно- го участка для строи- тельства	2 недели	Земельный кодекс Российской Фе- дерации
14	Граждане	Заявления о предоставле- нии земельно- го участка для целей, не связанных со строитель- ством при на- личии кадаст- ровой карты	2 недели	Земельный кодекс Российской Фе- дерации

Приложение N 20

(к п. 8.4.1)

 

                              Журнал учета исходящей корреспонденции

 

Дата отправления	Исходящий номер	Куда и кому ад- ресована коррес- понденция	Краткое содержание	Кем отправлено	Вид отправления	Регистрационный номер бланка, использованного для издания до- кумента

Приложение N 21

(к п. 9.3.5)

 

                Администрация муниципального образования

                             город Краснодар

 

                          Аппарат администрации

                             Отдел контроля

 

                             ____________________________________________

                             (фамилия, инициалы ответственного работника)

 

                         Контрольное дело N ___

 

                        "___" ___________ 200_ г.

 

Вид документа   _________________________________________________________

                               (наименование, дата, номер)

                _________________________________________________________

Наименование

вопроса         _________________________________________________________

                _________________________________________________________

                _________________________________________________________

Резолюция

(задание или    _________________________________________________________

поручение)      _________________________________________________________

                _________________________________________________________

 

Исполнители     _________________________________________________________

                      (Ф.И.О., должность, телефон, почтовый адрес)

                _________________________________________________________

                _________________________________________________________

                _________________________________________________________

Срок исполнения _________________________________________________________

Срок продлен    _________________________________________________________

 

 

                                 Снято с контроля _______________________

                                                          (дата)

 

Начальник отдела контроля __________________   __________________________

                              (подпись)           (инициалы, фамилия)

 

Продолжение приложения N 21

 

                           КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

 

Дата	Информация о ходе исполнения	Резолюция руководителя

 

Продолжение приложения N 21

 

                           КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

 

Дата	Информация о ходе исполнения	Резолюция руководителя

 

Продолжение приложения N 21

 

                   ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ

 

Дата	Наименование мероприятия	Ответственный работник	Резолюция руководителя

Приложение N 22

(к п. 9.3.5)

 

        Администрация муниципального образования город Краснодар

                          Аппарат администрации

                             Отдел контроля

 

                       КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ N _______

 

                       "__" _____________ 200_ г.

 

Вид документа ___________________________________________________________

                              (наименование, дата, номер)

_________________________________________________________________________

 

Содержание задания ______________________________________________________

                                  (статья, пункт, абзац)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Содержание поручения (резолюции) ________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Контроль осуществляет:

ответственный исполнитель  ______________________________________________

                                   (Ф.И.О., должность, телефон)

                           ______________________________________________

Сроки исполнения:

в целом до                 ______________________________________________

промежуточной информации к ______________________________________________

периодичность информации   ______________________________________________

 

Исполнители: ____________________________________________________________

             ____________________________________________________________

             ____________________________________________________________

             ____________________________________________________________

 

Начальник отдела контроля    _______________        _____________________

                                (подпись)            (инициалы, фамилия)

Приложение N 23

(к п. 9.3.10)

 

                                        Журнал

                     контрольных дел с истекшим сроком исполнения

                            по состоянию на _______________

                                                (дата)

Сведения об исполнении

Реквизиты документа (контрольного дела)

Содержание документа (название правового акта)

Резолюция руководителя (содержание задания)

Приложение N 24

(к п. 10.2.3)

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА Корреспондент, ф.и.о. _______________________________________________ Адрес, телефон ______________________________________________________ Предыдущие обращения от _____________ N _____ от ____________ N _____ Вид документа _______________________________________________________ Адрес, дата, индекс сопровод. письма ________________________________ Дата, индекс поступления ____________________________________________ Краткое содержание __________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Отв. исполнитель ____________________________________________________ Резолюция ___________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Автор резолюции _______________ _____________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Срок исполнения ________________________

 

                                               Оборотная сторона карточки

/-----------------------------------------------------------------------\

|/---------------------------------------------------------------------\|

||                           ХОД ИСПОЛНЕНИЯ                            ||

||---------------------------------------------------------------------||

|| Дата передачи |    Исполнитель   |Отметка о промежу-|  Контрольная  ||

|| на исполнение |                  |точном ответе или |    отметка    ||

||               |                  |  дополнительном  |               ||

||               |                  |     запросе      |               ||

||---------------+------------------+------------------+---------------||

||               |                  |                  |               ||

||---------------+------------------+------------------+---------------||

||               |                  |                  |               ||

||---------------+------------------+------------------+---------------||

||               |                  |                  |               ||

||---------------+------------------+------------------+---------------||

||               |                  |                  |               ||

||---------------+------------------+------------------+---------------||

||               |                  |                  |               ||

|\---------------------------------------------------------------------/|

| Дата, индекс исполнения (ответа) ____________________________________ |

| Адресат _____________________________________________________________ |

| Содержание __________________________________________________________ |

| _____________________________________________________________________ |

| _____________________________________________________________________ |

| _____________________________________________________________________ |

| С контроля снял ______________________ Подпись контролера ___________ |

|             (должность, инициалы, фамилия)                            |

| Дело _____________ Том __________ Листы ___________  Фонд ___________ |

| __________________ Дело                                               |

| __________________ Опись                                              |

\-----------------------------------------------------------------------/

Приложение N 25

(к п. 10.2.3)

 

N п/п он же номер реги- стра- ции)	Дата поступ- ления письма (дата регист- рации)	Ф.И.О. заявителя и адрес его места жительства	Из какого органа поступило письмо, номер и дата	Вопрос обращения	Кому поручено рассмот- рение	Срок рассмот- рения	Когда факти- чески рассмот- рено	Результат рассмотрения (удовл., разъяснено, отказано)
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение N 26

(к п. 10.6.6)

 

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН N ______ от "__" __________ 200__ г. ________________________________________________ (фамилия, имя, отчество посетителя) Адрес места жительства, телефон _____________________________________ Дата приема _________________________________________________________ Содержание вопроса __________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Исполнитель _________________________________________________________ Резолюция ___________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ Автор резолюции ____________________ (_____________________) (подпись) (инициалы, фамилия) Срок исполнения _______________________________

 

                                               Оборотная сторона карточки

/-----------------------------------------------------------------------\

|/---------------------------------------------------------------------\|

||      Дата       |      Кому направлено     |     Особые отметки     ||

||-----------------+--------------------------+------------------------||

||                 |                          |                        ||

||-----------------+--------------------------+------------------------||

||                 |                          |                        ||

||-----------------+--------------------------+------------------------||

||                 |                          |                        ||

||-----------------+--------------------------+------------------------||

||                 |                          |                        ||

||-----------------+--------------------------+------------------------||

||                 |                          |                        ||

|\---------------------------------------------------------------------/|

| Дата, индекс исполнителя ____________________________________________ |

| Адресат _____________________________________________________________ |

| Содержание __________________________________________________________ |

| _____________________________________________________________________ |

| _____________________________________________________________________ |

| _____________________________________________________________________ |

| С контроля снял _________________________ Подпись контролера ________ |

|              (должность, инициалы, фамилия)                           |

| Дело _____________ Том __________ Листы ___________                   |

| __________________ Фонд                                               |

| __________________ Дело                                               |

| __________________ Опись                                              |

\-----------------------------------------------------------------------/

Приложение N 27

(к п. 10.6.6)

 

N п/п	Дата приема	Ф.И.О. заявителя и адрес его места жительства	Вопрос обращения	Кому поручено рассмот- рение	Срок рассмот- рения	Когда факти- чески рассмот- рен	Результат рассмот- рения (удовл., разъяснено, отказано)
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 28

(к п. 13.2.1)

 

       Администрация

 муниципального образования                   УТВЕРЖДАЮ

      город Краснодар                         Глава муниципального обра-

      НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                        зования город Краснодар

     _________ N ______

        на ______ год                         _____________ В.Л. Евланов

                                              (личная подпись)

                                              _____________

                                                  (дата)

 

/-----------------------------------------------------------------------\

| Индекс дела |       Заголовок дела      |Кол-во|  Срок   | Примечание |

|             |                           |  дел |хранения,|            |

|             |                           |      |N статьи |            |

|-------------+---------------------------+------+---------+------------|

|      1      |             2             |   3  |    4    |      5     |

|-------------+---------------------------+------+---------+------------|

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальник архивного отдела аппарата

администрации муниципального

образования город Краснодар        ______________________________________

                                      (подпись)   (расшифровка подписи)

___________________

      (дата)

 

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                   Протокол ЭПК

администрации муниципального                  управления по делам архивов

образования город Краснодар                   Краснодарского края

от ______________ N _______                   от ______________ N _______

 

Продолжение приложения N 28

 

     Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году

в администрации муниципального образования город Краснодар

 

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
С отметкой ЭПК
ИТОГО:

 

Начальник архивного отдела аппарата

администрации муниципального

образования город Краснодар        ______________________________________

                                     (подпись)    (расшифровка подписи)

___________________

      (дата)

Приложение N 29

(к п. 13.2.4)

 

         Администрация

   муниципального образования

         город Краснодар

 _____________________________

 _____________________________

 _____________________________

   (наименование отраслевого

  или территориального органа)

 

       НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

   _____________ N ________

         на _____ год

 

/-----------------------------------------------------------------------\

| Индекс дела |       Заголовок дела      |Кол-во|  Срок   | Примечание |

|             |                           |  дел |хранения,|            |

|             |                           |      |N статьи |            |

|-------------+---------------------------+------+---------+------------|

|      1      |             2             |   3  |    4    |      5     |

|-------------+---------------------------+------+---------+------------|

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности

руководителя отраслевого

(территориального) органа             ___________________________________

                                      (подпись)     (расшифровка подписи)

________________

     (дата)

 

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                           Начальник архивного отдела аппарата

отраслевого (территориального)        администрации муниципального

органа администрации муници-          образования город Краснодар

пального образования город            ___________________________________

Краснодар                             (подпись)     (расшифровка подписи)

от ______________ N ______            _____________

                                         (дата)

 

Продолжение приложения N 29

 

     Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году

в  отраслевом  (территориальном)  органе   администрации   муниципального

образования город Краснодар

 

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
С отметкой ЭПК
ИТОГО:

 

Наименование должности

руководителя отраслевого

(территориального) органа             ___________________________________

                                      (подпись)     (расшифровка подписи)

________________

     (дата)

Приложение N 30

(к п. 13.3.12)

 

                                                     /------------------\

                                                     | Ф.  N __________ |

                                                     | ОП. N __________ |

                                                     | Д.  N __________ |

                                                     \------------------/

 

        Администрация муниципального образования город Краснодар

 

  _____________________________________________________________________

  _____________________________________________________________________

  _____________________________________________________________________

  (наименование отраслевого или территориального органа, подразделения)

 

  ДЕЛО N __________                                     ТОМ N _________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

                                                         ________________

                                                              (дата)

 

 

/------------------\                                    На _______ листах

| Ф.  N __________ |

| ОП. N __________ |                                    Хранить _________

| Д.  N __________ |

\------------------/

Приложение N 31

(к п. 13.3.14)

 

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                         ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _____

 

/-----------------------------------------------------------------------\

| N |  Индекс |   Дата  |     Заголовок документа     |Номера|Примечание|

|п/п|документа|документа|                             |листов|          |

|   |         |         |                             | дела |          |

|---+---------+---------+-----------------------------+------+----------|

| 1 |    2    |    3    |              4              |   5  |    6     |

|---+---------+---------+-----------------------------+------+----------|

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ________________________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

 

 

 

Наименование должности

работника                  ______________________________________________

                             (подпись)            (расшифровка подписи)

__________________

      (дата)

Приложение N 32

(к п. 13.3.15)

 

ФОНД N _________________________ ОПИСЬ N ________________________________

 

В деле N ________ прошито и пронумеровано ________________________ листов

                                            (цифрами и прописью)

 

Особенности физического состояния дела (с указанием номеров листов):

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

 

Из них:

литерные    __________

пропущенные __________

 

 

 

 

Наименование должности

работника                  ______________________________________________

                             (подпись)            (расшифровка подписи)

__________________

      (дата)

Приложение N 33

(к п. 13.4.5)

 

         Администрация

   муниципального образования

        город Краснодар

 _____________________________

 _____________________________

 _____________________________

 (наименование отраслевого или

   территориального органа)

 

 

     Лист-заместитель дела

 

 Дело __________________________________________________________________

                            (индекс и заголовок)

 Дата возврата _________________________________________________________

 

/-----------------------------------------------------------------------\

| Кол-во |  Дата  |  Кому выдано  |   Расписка  |    Дата     | Расписка|

| листов | выдачи |               | в получении | возвращения | в приеме|

|--------+--------+---------------+-------------+-------------+---------|

|        |        |               |             |             |         |

|--------+--------+---------------+-------------+-------------+---------|

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование должности

работника, ответственного за

организацию делопроизводства     ________________________________________

                                   (подпись)      (расшифровка подписи)

_________________

      (дата)

Приложение N 34

(к п. 13.5.4)

 

        Администрация

 муниципального образования

       город Краснодар                   УТВЕРЖДАЮ

____________________________             Наименование   должности   руко-

____________________________             водителя отраслевого (территори-

____________________________             ального) органа

 (наименование отраслевого               ________________________________

или территориального органа)             (подпись)  (расшифровка подписи)

                                         ______________

                                            (дата)

               АКТ

    ___________ N ___________

    о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

 

На основании ____________________________________________________________

                         (название и выходные данные перечня

_________________________________________________________________________

               документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда

N _______________________________________________________________________

                            (название фонда)

/-----------------------------------------------------------------------\

| N |Заголовок дела|Дата де-|Номера |Индекс дела|Кол-во |  Срок  |Приме-|

|п/п|или групповой | ла или |описей |(тома, час-|  дел  |хранения|чание |

|   |заголовок дел | крайние|(номен-| ти) по но-|(томов,|  дела  |      |

|   |              |даты дел|клатур)| менклатуре|частей)| (тома, |      |

|   |              |        |за год | или N дела|       |части) и|      |

|   |              |        |       |  по описи |       |N статей|      |

|   |              |        |       |           |       | по пе- |      |

|   |              |        |       |           |       | речню  |      |

|---+--------------+--------+-------+-----------+-------+--------+------|

| 1 |       2      |   3    |   4   |    5      |   6   |   7    |   8  |

|---+--------------+--------+-------+-----------+-------+--------+------|

 

Итого __________________________________ ед. хр. за ________________ годы

             (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________________________ годы

утверждены,  а по личному составу согласованы  с ЭПК  управления по делам

архивов Краснодарского края (протокол от _________________ N ________)

 

 

Наименование должности

работника, ответственного за

организацию делопроизводства   __________________________________________

                                 (подпись)        (расшифровка подписи)

___________________

      (дата)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

отраслевого (территориального) органа

администрации муниципального

образования город Краснодар

от _______________ N ______

Приложение N 35

(к п. 13.6.2)

 

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование  должности   руководи-

                                      теля отраслевого (территориального)

                                      органа

ФОНД N _______                        ___________________________________

ОПИСЬ N ______                         (подпись)   (расшифровка подписи)

дел постоянного хранения              ____________

за _____ год                             (дата)

 

 

  _____________________________________________________________________

         (наименование отраслевого или территориального органа)

/-----------------------------------------------------------------------\

|  N  |Индекс дела|   Заголовок дела    |Дата дела|Количество|Примечание|

| п/п |           |                     |         |  листов  |          |

|     |           |                     |         |  в деле  |          |

|-----+-----------+---------------------+---------+----------+----------|

|  1  |     2     |          3          |    4    |     5    |     6    |

|-----+-----------+---------------------+---------+----------+----------|

 

 

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ______ по N _____, в том числе:

 

литерные номера:

пропущенные номера:

 

 

Наименование должности

составителя описи             ___________________________________________

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

Наименование должности

работника, ответственного за

организацию делопроизводства  ___________________________________________

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

_________________

     (дата)

 

 

УТВЕРЖДЕНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК                        Протокол ЭК

управления по делам архивов         отраслевого (территориального) органа

Краснодарского края                 администрации муниципального

                                    образования город Краснодар

от ____________ N ______            от ____________ N ______

Приложение N 36

(к п. 13.6.2)

 

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование  должности   руководи-

                                      теля отраслевого (территориального)

                                      органа

ФОНД N ______                         ___________________________________

ОПИСЬ N ______                         (подпись)   (расшифровка подписи)

дел по личному составу                ____________

за _______ год                           (дата)

 

 

  _____________________________________________________________________

         (наименование отраслевого или территориального органа)

/-----------------------------------------------------------------------\

| N  | Индекс |    Заголовок дела     |Дата дела|  Срок  | Коли-| Приме-|

|п/п |  дела  |                       |         |хранения|чество| чание |

|    |        |                       |         |  дела  |листов|       |

|    |        |                       |         |        |в деле|       |

|----+--------+-----------------------+---------+--------+------+-------|

|  1 |    2   |           3           |    4    |    5   |   6  |   7   |

|----+--------+-----------------------+---------+--------+------+-------|

 

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ______ по N ______, в том числе:

 

литерные номера:

пропущенные номера:

 

 

Наименование должности

составителя описи             ___________________________________________

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

Наименование должности

работника, ответственного

за работу с кадрами           ___________________________________________

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

________________

     (дата)

 

 

СОГЛАСОВАНО                                   СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                                   Протокол ЭПК

отраслевого (территориального)                управления по делам архивов

органа администрации муници-                  Краснодарского края

пального образования город

Краснодар

от _______________ N ______                   от _______________ N ______

Приложение N 37

(к п. 13.6.2)

 

                                      УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование  должности   руководи-

                                      теля отраслевого (территориального)

                                      органа

ОПИСЬ N ______                        ___________________________________

дел временного хранения                (подпись)   (расшифровка подписи)

за _________ год                      ____________

                                         (дата)

 

 

  _____________________________________________________________________

         (наименование отраслевого или территориального органа)

/-----------------------------------------------------------------------\

|  N  |Индекс дела|   Заголовок дела    |Дата дела|Количество|Примечание|

| п/п |           |                     |         |  листов  |          |

|     |           |                     |         |  в деле  |          |

|-----+-----------+---------------------+---------+----------+----------|

|  1  |     2     |          3          |    4    |     5    |     6    |

|-----+-----------+---------------------+---------+----------+----------|

 

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ______ по N _____, в том числе:

 

литерные номера:

пропущенные номера:

 

 

Наименование должности

составителя описи             ___________________________________________

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

 

Наименование должности

работника, ответственного за

организацию делопроизводства  ___________________________________________

                                (подпись)         (расшифровка подписи)

_________________

     (дата)

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

отраслевого (территориального) органа

администрации муниципального

образования город Краснодар

от _______________ N ______